第十、如何成功召開財(cái)務(wù)會議
有一句口號是：會而必議，議而必決。
開會的終極目的是解決問題，不然不如不開，切忌開會變成走形式。一般情況下，是發(fā)現(xiàn)有問題非要集中大家在一起商量解決了，才是開會的最佳時(shí)機(jī)。如果沒有發(fā)現(xiàn)有什么需要開會來解決的問題，就暫時(shí)不要開，財(cái)務(wù)工作是很繁忙也是很務(wù)實(shí)的工作，千萬不可為了開會而開會，那樣會讓下屬在內(nèi)心里產(chǎn)生不滿情緒的。
同時(shí)開會要避免搞“一言堂”，開會的目的是要統(tǒng)一認(rèn)識，所以應(yīng)該盡量鼓勵大家都發(fā)言，把所有的疑問都提出來，逐個(gè)進(jìn)行解答，最后讓大家都有正確的認(rèn)識。“一言堂”的會議，表面上威風(fēng)，實(shí)際并不解決問題。
如果是財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的會議，主持人當(dāng)然是財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。開會前會議召集人應(yīng)就需要集中解決的問題、需要交待的問題和需要布置的任務(wù)擬訂一個(gè)初步的提綱。當(dāng)然這些問題該如何解決，首先自己心里要有一個(gè)基本正確的答案。
開會時(shí)，再就要討論的問題逐個(gè)提出來，讓大家討論，征詢大家的意見，并解答疑問。討論時(shí)，如果下屬最后否定了自己的意見，也不要覺得丟了面子。如果一個(gè)會議開得七嘴八舌，表面上不好看，但能真正解決問題。當(dāng)然開會時(shí)，會議主持人要注意把持會議的方向。
在把自己需要解決的問題討論完畢基本形成統(tǒng)一認(rèn)識之后，再要求大家提出各自在工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)的問題和存在困難，能當(dāng)場解決的當(dāng)場解決，需要其他部門配合解決的，會議后再協(xié)調(diào)有關(guān)部門解決。
最后，要把這次會議形成的統(tǒng)一認(rèn)識再給大家重新明確一下。直到大家心里面都沒有疑問了，就可以散會了。
每次會議結(jié)束之后，要馬上就會議上討論的問題形成一個(gè)文字性的規(guī)章制度來，經(jīng)總經(jīng)理簽字之后，頒發(fā)下去，要大家按照統(tǒng)一的規(guī)定執(zhí)行。
這樣，會議上有統(tǒng)一的認(rèn)識，會議后有具體的規(guī)定做要求，每次會議都能及時(shí)解決一些問題，這樣存在問題就會越來越少，工作就會越做越好，今后需要開的會議也就越來越少了。
會議的記錄，我認(rèn)為最好還是自己動手，不要求把所有人的發(fā)言和講話都記下來，只記最有用的要點(diǎn)即可。當(dāng)然如果有明白人幫忙記錄更好，這樣開會時(shí)不會打斷自己的思路。
還有一點(diǎn)：會議上，偶爾也會發(fā)現(xiàn)潛在的值得培養(yǎng)的后備人才。
第十一、如何管理年長固執(zhí)的下屬？
我曾到一個(gè)公司任職財(cái)務(wù)經(jīng)理，那家公司剛把一個(gè)老頭降為副職，因此他特別不配合，什么文件資料都不給我，給他安排什么都不做。我的對策就是：你不做，我做。你完全可以坐在一邊看我干活，而且今后我什么活都不派給你做。一個(gè)月之后，他看我財(cái)務(wù)工作比以前開展得更快，就不再認(rèn)為非他不行了。但我仍然不給他安排事情做，又過了半個(gè)月，他感到這樣只吃飯不干活非常沒意思，就主動要求我給他安排點(diǎn)事情做。由于他在做會計(jì)方面非常不正規(guī)（那時(shí)是手工帳，這個(gè)老會計(jì)師做記帳憑證居然不按基本會計(jì)規(guī)范操作，很讓人意外?。?，就根據(jù)他的特點(diǎn)給他安排些適合于他的外圍方面的活做，他后來和我配合得也非常好。工作關(guān)系協(xié)調(diào)好了之后，再以其他借口請他吃飯，關(guān)系就更融洽了。（絕對不能在工作關(guān)系沒有理順前請他們吃飯，否則他們會以為你必須求他而更加倚老賣老）
真正難受的是，老板給你安排一個(gè)外行領(lǐng)導(dǎo)或者不懂裝懂的領(lǐng)導(dǎo)或者半懂不懂的領(lǐng)導(dǎo)，你想做什么都做不了，出了問題人家還依照和老板的老關(guān)系把責(zé)任全部推給你。
可是現(xiàn)在你是他們的領(lǐng)導(dǎo)，事情就好辦得多，你只要安排得合理，力所能及地說服他們，一般都能配合?，F(xiàn)在又不是鐵飯碗，實(shí)在安排不了，就給老板要求再招聘新人，把他們晾在一邊去。炒不炒魷魚是老板的事情。只要新招進(jìn)來一個(gè)新人，就足以給他們造成威脅！
第十二、財(cái)務(wù)如何與倉庫對賬
| 對于倉庫中幾百上千種備品備件等，在未上ERP的情況下，財(cái)務(wù)如何與倉庫核對，核對依據(jù)所在？財(cái)務(wù)如何進(jìn)行賬務(wù)處理？ |
如果倉庫中有幾百上千種備品備件等，在未上ERP的情況下，就肯定要有詳細(xì)的手工的庫存保管臺帳，對每一筆入庫、出庫都要分品種、分規(guī)格進(jìn)行詳細(xì)登記。數(shù)量、單價(jià)、金額等都要登記齊全。常規(guī)的賬簿登記規(guī)范，如摘要、日小計(jì)、月合計(jì)、結(jié)存等，都要詳細(xì)而全面。一般一個(gè)老庫管員，這些基礎(chǔ)工作都做得相當(dāng)好。如果沒有這些基礎(chǔ)，對賬基本上就免談，即使是對賬，也是在敷衍。
其次是出庫、入庫手續(xù)的問題，所有的入庫單、出庫單必須保證填寫準(zhǔn)確，而且不丟單。這些單據(jù)是會計(jì)（材料會計(jì)或者成本會計(jì)）做帳的基礎(chǔ)。庫房單據(jù)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或者單據(jù)不齊全，會計(jì)的核算肯定也不準(zhǔn)確。即使是上了ERP系統(tǒng)，庫房單據(jù)也是最基本的會計(jì)資料，因?yàn)闊o論電腦軟件發(fā)展到什么水平，會計(jì)工作的原始資料必須要有紙面上的東西作為依據(jù)。
然后就是會計(jì)關(guān)于庫房材料賬務(wù)處理的問題。一般手工帳有兩種處理方式，一種也是分品種、規(guī)格詳細(xì)進(jìn)行登記，相當(dāng)于另外一套庫存保管臺帳；另一種是分類匯總的材料帳，也就是把入庫、出庫的物品按類別進(jìn)行分類，再對同類別進(jìn)行金額匯總后登帳和進(jìn)行會計(jì)賬務(wù)處理。一般情況下最好采取第二種方式，這樣既減少人力，也能監(jiān)督控制庫房保管情況。
在有前面的基礎(chǔ)的情況下，才能真正實(shí)現(xiàn)與庫房的對賬工作。對賬的依據(jù)就是會計(jì)的材料帳和庫管員的倉庫保管臺帳。如果會計(jì)采取的是第一種手工帳方式，這個(gè)好辦，直接對應(yīng)就行了，如果有對不上帳的情況，就查看出庫單、入庫單找原因。如果會計(jì)采取的是第二種手工帳方式，就把庫管員的倉庫保管帳按照類別現(xiàn)場進(jìn)行分類合計(jì)，再與會計(jì)帳對應(yīng)。有不對應(yīng)的，也是查庫房單據(jù)。對于第二種會計(jì)手工帳方式，要求庫房保管帳的分類必須和會計(jì)的一致，這樣才方便核對監(jiān)督。同時(shí)，還要求庫房保管帳必須結(jié)出入庫出庫的金額和結(jié)存金額，不能偷懶，不能只記數(shù)量不記金額（年輕庫管經(jīng)常這樣）。
對賬一致后，再根據(jù)庫存保管帳的結(jié)存數(shù)，進(jìn)行現(xiàn)場盤點(diǎn)。對于盤虧、盤盈的處理，各公司不同。我們的處理方式是：盤盈的充公，盤虧的庫管員照價(jià)賠償。
