上級聽取匯報，是為了能準(zhǔn)確全面深刻地掌握下情，從而使決策更科學(xué)、更有針對性，能更有效地指導(dǎo)工作。因此，匯報材料所提供的情況就應(yīng)在全面準(zhǔn)確反映事實的同時，又做到有重點、有特色、有思想。這樣，匯報才能吸引領(lǐng)導(dǎo)，從而有效達(dá)到匯報目的。
匯報材料的最大特點在于用真實準(zhǔn)確的事實和客觀的評價說話，以事明理。這樣，才能真正發(fā)揮匯報的作用，更好地反映工作情況，為上級決策提供有效信息。
用事實說話，首先是匯報言之有物，不是華而不實。有些人匯報時，為了不出岔子，匯報材料通篇都是說大話、空話、套話，沒有具體數(shù)據(jù)、事例、分析，或者有些為了使匯報顯得有水平，生搬硬湊出一些四六句，語言是漂亮了，但就是讓人聽了不知要表達(dá)什么意思，難以引起共鳴。
一般領(lǐng)導(dǎo)考慮的都是全局性問題，對局部性的具體問題不一定了解詳細(xì)，匯報時對領(lǐng)導(dǎo)希望了解的工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，或者是事情發(fā)生發(fā)展的經(jīng)過、結(jié)果和涉及人員、單位等都應(yīng)該了解清楚，在撰寫材料時，才可能選用典型的最能說明問題的事例，使寫出來的匯報材料有血有肉、吸引人眼球，給人留下深刻印象。其次體現(xiàn)在匯報材料中的內(nèi)容都是真實準(zhǔn)確的。提出的問題、列出的現(xiàn)象、談到的成績，都應(yīng)是客觀存在、真實可信的，尤其是文中涉及的有關(guān)突出成績和薄弱環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、事例、評價等，不能有絲毫差錯。
匯報既不刻意回避問題，也不故意拔高成績。如果內(nèi)容有偏差或者失真，就可能造成不良后果。要做到這一點，就需要深入調(diào)查研究，全面、客觀、辯證地掌握各項情況，并對其作定性定量尤其是定量的科學(xué)分析，不走極端，也不搞絕對化，不憑主觀想象閉門造車、虛構(gòu)事實。這樣才能讓上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解現(xiàn)象、問題的性質(zhì)、意義，以便區(qū)別對待。
一份好的匯報材料，不但要有事實、有重點、有特色，更重要的是要有思想，能從工作中總結(jié)和提煉、升華出較有深度的規(guī)律或是能給人以啟發(fā)的經(jīng)驗。正如毛澤東所說，匯報工作應(yīng)適當(dāng)“發(fā)議論”，“只談情況，不談觀點，是開材料倉庫”。沒有思想的匯報，質(zhì)量肯定不高。
匯報材料的思想性，體現(xiàn)在對材料的分析、總結(jié)上。既綜合各項情況又深入探討道理，不僅羅列現(xiàn)象更揭示規(guī)律，能結(jié)合實際情況作具體分析，抓住事物本質(zhì)，對相關(guān)做法、經(jīng)驗提煉出理性認(rèn)識，不大而化之，不發(fā)空泛議論，不為了顯得有思想而刻意湊出“四六句”。所謂“不以辭害意”，寫作是立意要緊，匯報則思想要緊。詞語堆砌空虛，只會讓人如墜云霧，聽之不得要領(lǐng)。
匯報材料的思想性還體現(xiàn)在其正確性上。匯報的思想觀點不能違背黨的路線方針政策、國家與軍隊的各項法規(guī)制度和上級的命令指示精神，即政治上不能出錯。匯報者往往代表某個單位、某級組織，其言行具有極強的導(dǎo)向性，匯報的任何思想都要與政策、法規(guī)、指示精神保持一致，尤其是對一些有爭議的敏感的思想問題，更應(yīng)謹(jǐn)慎看待，應(yīng)盡量避而不談或者慎之又慎地提出看法，以免出現(xiàn)偏差而導(dǎo)致不良影響。
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