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Ａ、設(shè)置一級(jí)（Ｆ列）數(shù)據(jù)有效性　　步驟１．建立輔助列，提取不重復(fù)的省份名稱。選定Ｊ２單元格，輸入數(shù)組公式“=IF(AND(COUNTIF(J$1:J1,A$2:A$20)),"",OFFSET(A$1,MATCH(0,COUNTIF(J$1,A$2:A$20),0)0))",按<Ctrl+Shift+Enter>組合鍵結(jié)束，并把公式向下復(fù)制到J20。步驟２．把輔助列（Ｊ列）數(shù)據(jù)定義為名稱。把光標(biāo)放在第２行，單擊菜單“插入”——“名稱”——“定義”（或按ＣＴＲＬ＋Ｆ３組合鍵）。在“名稱”框中輸入名稱“Province"引用位置“=OFFSET($J$2,,,COUNTIF($J$2:$J$100">"))"步驟３．設(shè)置目標(biāo)區(qū)域（Ｆ列）的數(shù)據(jù)有效性。選定Ｆ２：Ｆ２０， 單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“有效性”，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中選擇“序列”，“來(lái)源”中輸入“＝Province”，單擊“確定”按鈕。Ｂ、設(shè)置二級(jí)（Ｇ列）數(shù)據(jù)有效性步驟４．按J列的省份名稱把市I（地）名定義為名稱。按步驟２方法，定義名稱"data"，引用位置為“=OFFSET($B$2,MATCH($J2,$A:$A,0)-2,COUNTIF($A:$A,$J2))”。步驟５．建立輔助列，按省份分類顯示市（地）名。選定Ｋ２單元格，輸入數(shù)組公式“＝IF(AND(COUNTIF($J2=""),"",OFFSET(data,MATCH(0,COUNTIF($J2,J2,data),0)-1,0))"，按CTRL+SHIFT+ENTER組合鍵盤結(jié)束，并把公式向右再向下復(fù)制到N20單元格。步驟６．根據(jù)Ｆ列選定省份，在Ｋ：Ｎ區(qū)域引用相關(guān)的數(shù)據(jù)行，并把它定義為名稱。把光標(biāo)放第２行，用步驟２的方法再定義１個(gè)名稱“City”，引用位置為“=OFFSET($K$2,MATCH($F2,Province,0)-1,,,COUNTIF(OFFSET($K$2,MATCH($F2,Province,0)-1,,,100,">"))"步驟７．設(shè)置目標(biāo)區(qū)域（Ｇ列）的數(shù)據(jù)有效性。用步驟３的方法，設(shè)置Ｇ２：Ｇ２０的數(shù)據(jù)有效性，“來(lái)源”為“＝City”。步驟８．設(shè)置三級(jí)（Ｈ列）數(shù)據(jù)有效性。用步驟３的方法，設(shè)置Ｈ２：Ｈ２０的數(shù)據(jù)有效性，“來(lái)源”為“＝OFFSET（$C$2，MATCH（$G2，$B：$B，0）-2,,COUNTIF($B:$B,$G2))"。到此，全部設(shè)置完畢，效果與上個(gè)例子一樣，但多了一級(jí)的選擇。３３．５數(shù)據(jù)有效性的規(guī)則與限制設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的條件時(shí)，應(yīng)該注意其規(guī)則與限制，以避免做出錯(cuò)誤和無(wú)效的設(shè)置。３３．５．１　數(shù)據(jù)有效性的規(guī)則數(shù)據(jù)有效性的條件使用“自定義”時(shí)，當(dāng)公式的結(jié)果返回邏輯值TRUE或非零數(shù)字時(shí)，條件才為真；其他結(jié)果，條件都為假。３３．５．２數(shù)據(jù)有效性的限制數(shù)據(jù)有效性的條件中，主要有以下幾種限制條件：１）不能直接使用對(duì)其他工作簿或工作表的引用，如“＝Sheet3!$A$1:$A$10”。如果需要，必須定義名稱或使用INDIRECT函數(shù)。２）不能直接引用聯(lián)合、交叉引用或數(shù)組常量，如“＝OR（$A$1={1;2})”。３）不能直接引用內(nèi)存數(shù)組，如“＝ＲOW($1:$10)”。第３４章　　　分級(jí)顯示和合并計(jì)算　　Excel的工作表分級(jí)顯示功能提供了類似目錄樹的顯示效果，它可以根據(jù)層次的需要顯示不同級(jí)別的數(shù)據(jù)。用戶可以根據(jù)需要展開某個(gè)級(jí)別，查看該級(jí)別下的明細(xì)數(shù)據(jù)，也可以收縮某個(gè)級(jí)別，只查看該級(jí)別的匯總數(shù)據(jù)。合并計(jì)算是Excel的另一重要功能，它可以把多個(gè)工作表的數(shù)據(jù)，按字段、項(xiàng)目進(jìn)行自動(dòng)匯總計(jì)算，特別在報(bào)表合并、匯總數(shù)據(jù)時(shí)凸顯其魅力。例如，一個(gè)公司可能有很多的分公司，各個(gè)分公司具有各自的銷售報(bào)表和會(huì)計(jì)報(bào)表，為了對(duì)整個(gè)公司的情況進(jìn)行全面了解，就要將這些分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并，從而得到完整的報(bào)表?！　。常矗薄》旨?jí)顯示分級(jí)顯示能夠?qū)⒁粋€(gè)明細(xì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)按類別組合在一起，通過(guò)鼠標(biāo)單擊分級(jí)顯示按鈕，可迅速地設(shè)定只顯示數(shù)據(jù)表格中那些提供匯總或標(biāo)題的行或列，也可使用分級(jí)顯示按鈕來(lái)查看單個(gè)匯總和標(biāo)題下的明細(xì)數(shù)據(jù)。比如一個(gè)銀行的報(bào)表，總行只想看各省分行的匯總數(shù)據(jù)，省分行只想查看各市分（支）行的匯總數(shù)據(jù)，而不想查看其他下幾級(jí)敵對(duì)支行或分理處的明細(xì)數(shù)據(jù)，此時(shí)使用分級(jí)顯示就可以輕松實(shí)現(xiàn)。３４．１．１　分級(jí)顯示概述示例３４．１　按地區(qū)，省份和季度分級(jí)顯示數(shù)據(jù)表　　圖展示了一份已建立分級(jí)顯示的數(shù)據(jù)表。該數(shù)據(jù)表是各地區(qū)、各省上半年每季度的匯總數(shù)據(jù)，以及各省每個(gè)月的明細(xì)數(shù)據(jù)。如果希望隱藏各省明細(xì)數(shù)據(jù)，僅顯示各地區(qū)的匯總數(shù)據(jù)，可用鼠標(biāo)單擊行分級(jí)顯示按鈕中的＋。此時(shí)，各省的明細(xì)數(shù)據(jù)行已全部隱藏，用戶可以更直觀地看到各地區(qū)每個(gè)月的匯總數(shù)據(jù)。如果用戶只想查看“華北地區(qū)”第一季度明細(xì)，可在表格單擊“華北地區(qū)”左側(cè)的分級(jí)顯示按鈕＋，不單擊“第二季度”正上方的分級(jí)顯示按鈕“－”。用戶可根據(jù)需要單擊行、列的分級(jí)顯示按鈕，顯示不同級(jí)別下的數(shù)據(jù)，也可以單擊行、列的分級(jí)顯示按鈕進(jìn)行任意組合，以查看局部數(shù)據(jù)，不同組合顯示不同的查看效果。３４．１．２　建立分級(jí)顯示為數(shù)據(jù)表格建立分級(jí)顯示，有自動(dòng)建立、手動(dòng)建立和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總３種方法。１．自動(dòng)建立分級(jí)顯示自動(dòng)建立分級(jí)顯示對(duì)數(shù)據(jù)表格的要求較高，如果表格具備以下特征，用戶可以使用自動(dòng)分級(jí)顯示。１）同一組中的行或列均放在一起，把屬于各地區(qū)的省份的行都放在一起。２）匯總行均在每組數(shù)據(jù)的上方或下方，匯總列均在每組數(shù)據(jù)的左側(cè)或右側(cè)。匯總行和匯總列使用求和公式SUM或分類匯總公式SUBTOTAL引用數(shù)據(jù)中的單元格。在圖所示的表格中，單元格C7公式是“=SUM（C2：C6）”，單元格F2公式是“=SUM（C2：E2）”，單元格K2的公式是“=F2+J2”。示例３４．２自動(dòng)建立分級(jí)顯示圖展示了數(shù)據(jù)表在未建立分級(jí)顯示前的狀態(tài)，各匯總行、列已用求和公式ＳＵＭ引用了各求和單元格。要自動(dòng)建立分級(jí)顯示，可按以下操作步驟執(zhí)行。步驟１．選定需要分級(jí)顯示的單元格區(qū)域Ａ１：Ｋ３９，若要對(duì)整個(gè)工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域分級(jí)顯示，可以選定任意單元格。步驟２．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“自動(dòng)建立分級(jí)顯示”。如果工作表已有分級(jí)顯示，Excel將彈出對(duì)話框，請(qǐng)單擊“確定”按鈕，Excel會(huì)用新的分級(jí)顯示替換掉原有的分級(jí)顯示。通過(guò)上述操作后，Excel將自動(dòng)根據(jù)用戶小計(jì)行或列、合計(jì)行或列中的公式來(lái)判斷如何分級(jí)，并建立工作表分級(jí)顯示。若用戶只需要建立行的分級(jí)顯示，請(qǐng)?jiān)诓襟E１選定單元格區(qū)域Ａ１：Ｃ３９，再執(zhí)行步驟２。若要對(duì)建立的分級(jí)顯示應(yīng)用樣式，步驟２操作如下：單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“設(shè)置”對(duì)話框，根據(jù)數(shù)據(jù)匯總行、列的方位，決定是否勾選”明細(xì)數(shù)據(jù)的下方”和“明細(xì)數(shù)據(jù)的右側(cè)”復(fù)選按鈕，再勾選“自動(dòng)設(shè)置樣式”復(fù)選框。最后單擊“創(chuàng)建”按鈕。應(yīng)用樣式后，所有的小計(jì)行（第２級(jí)別）都使用斜體字形，字號(hào)為Excel默認(rèn)的12號(hào)，而不是用戶原來(lái)設(shè)置的字號(hào)（本例設(shè)置為10號(hào)），所有的合計(jì)行（第1級(jí)別）字體都加粗，字號(hào)與小計(jì)行相同。２．手動(dòng)建立分級(jí)顯示要手動(dòng)建立分級(jí)顯示，要求數(shù)據(jù)中同一組中的行或列均放在一起，匯總行均在本組數(shù)據(jù)的上方或下方，匯總列均在本組數(shù)據(jù)的左側(cè)或右側(cè)，匯總行、列中不要求使用公式。注意：每個(gè)匯總行在其所在組中的位置必須一致，即要么都在上方，要么都在下方。匯總列亦同。示例３４．３手動(dòng)建立分級(jí)顯示步驟１．把光標(biāo)定位行號(hào)處，選定華北地區(qū)省份所在的第２～６行（不含小計(jì)行）。步驟２．單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組有分級(jí)顯示”——“組合”。步驟３．用同樣的方法對(duì)其他地區(qū)進(jìn)行組合。步驟４．選定所有地區(qū)的行，不含合計(jì)行，即第２～３８行，單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“組合”。通過(guò)上述操作后，就建立了行分級(jí)顯示，如果還要對(duì)列進(jìn)行分級(jí)顯示，可用同樣的方法對(duì)列進(jìn)行組合。注意：對(duì)行進(jìn)行組合時(shí)，不能把匯總行（如本示例中的小計(jì)、合計(jì)）與明細(xì)數(shù)據(jù)行一起選定進(jìn)行組合。３．利用分類匯總建立分級(jí)顯示當(dāng)用戶選定單元格區(qū)域，執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)”——“分類匯總”命令后。Excel會(huì)自動(dòng)使用SUBTOTAL函數(shù)插入分類求和公式，并自動(dòng)根據(jù)匯總字段，建立行向分級(jí)顯示。３４．１．３清除分級(jí)顯示當(dāng)用戶不需要分級(jí)顯示時(shí)，可清除分級(jí)顯示。清除分級(jí)顯示不會(huì)改變?nèi)魏螖?shù)據(jù)。操作步驟如下：步驟１．單擊分級(jí)顯示按鈕中的最大數(shù)字，以顯示所有明細(xì)數(shù)據(jù)。步驟２．選定數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)任意單元格，單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“清除分級(jí)顯示”。通過(guò)以上操作后，分級(jí)顯示就會(huì)自動(dòng)清除。注意：建立分級(jí)顯示和清除分級(jí)顯示都不能使用“撤消”按鈕來(lái)撤消，在操作前，請(qǐng)慎重考慮是否建立或清除。深入了解　　分級(jí)顯示的深入理解（１）一個(gè)工作表只能有一個(gè)分級(jí)顯示。（２）分級(jí)顯示最多只能有８?jìng)€(gè)級(jí)別的明細(xì)數(shù)據(jù)，每個(gè)內(nèi)部級(jí)別為前面的外部級(jí)別提供明細(xì)數(shù)據(jù)。“總計(jì)”行為第１級(jí)別，各地區(qū)的匯總行為第２級(jí)別，其他數(shù)據(jù)為第３級(jí)別。若要顯示某個(gè)級(jí)別的行，可在分級(jí)顯示按鈕中單擊想要查看的級(jí)別對(duì)應(yīng)的數(shù)字。（３）可以在不刪除整個(gè)分級(jí)顯示的情況下取消分級(jí)顯示中某些部分的組合。操作方法為：按住SHIFT鍵，單擊該組的分級(jí)顯示按鈕，再單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“組及分級(jí)顯示”——“取消組合”。（４）若要在不刪除分級(jí)顯示的情況下隱藏分級(jí)顯示，可單擊菜單“工具”——“選項(xiàng)”，再單擊“視圖”選項(xiàng)卡，在“窗口選項(xiàng)”中，取消“分級(jí)顯示符號(hào)”復(fù)選框的勾選。３４．２合并計(jì)算在Excel中可以通過(guò)合并計(jì)算功能來(lái)匯總一個(gè)或多個(gè)源區(qū)域中的數(shù)據(jù)，具體有兩種方法。一是通過(guò)位置，即當(dāng)源區(qū)域有相同位置的數(shù)據(jù)匯總。二是通過(guò)分類，當(dāng)源區(qū)域沒(méi)有相同的布局時(shí)，則采用分類方式進(jìn)行匯總。合并計(jì)算的源區(qū)域可以是同一工作簿中的多個(gè)工作表，也可以是多個(gè)不同工作簿中的工作表。３４．２．１對(duì)同一工作簿中多個(gè)工作表的合并計(jì)算假設(shè)在匯總公司員工全年工資時(shí)，由于每個(gè)月都可能發(fā)生員工入職或離職，而且排序也不完全一樣，因此，用戶必須通過(guò)分類方式進(jìn)行合并計(jì)算。示例３４．４　合并計(jì)算員工年度工資圖展示了某公司１年中每個(gè)月份的工資總額。每個(gè)月份的數(shù)據(jù)都保存在單獨(dú)的工作表中，而且格式相同。Ａ列為該月份在職員工姓名，Ｂ列為員工在該月份的工資總額。公司必須計(jì)算出每位員工全年的工資總額，以確定全年應(yīng)繳交社保的月數(shù)和基數(shù)。為了合并計(jì)算方便，用戶需先把每個(gè)月的工資總額列的標(biāo)題改為該月份，如１月、２月等。姓名 1月王先 4857劉遠(yuǎn) 3967趙小 4153張自中 3881馬曉平 3578李麗 3144盧永輝 3079吳勇 3654滿迪 3034張國(guó)中 3286李小環(huán) 3073陳中 2775姓名 2月王先 4857劉遠(yuǎn) 3967趙小 4153張自中 3881馬曉平 3578李麗 3144盧永輝 3079吳勇 3654滿迪 3034張國(guó)中 3286李小環(huán) 3073陳中 2775王浩 2704李婷婷 2734孫小妹 2694趙四 2754張國(guó)鋒 2770具體操作步驟如下：步驟１．在匯總表第一行輸入如圖所示的內(nèi)容。姓名 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 應(yīng)繳費(fèi)月數(shù) 應(yīng)繳費(fèi)基數(shù)王先 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 4857 12 58284劉遠(yuǎn) 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 3967 12 47604趙小 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 4153 12 49836張自中 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 3881 12 46572馬曉平 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 3578 12 42936李麗 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 3144 12 37728盧永輝 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 3079 12 36948吳勇 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 3654 12 43848滿迪 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 3034 12 36408步驟２．選定Ａ１：Ｍ１（也可以整行選定），單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“合并計(jì)算”，Excel彈出“合并計(jì)算”對(duì)話框，在“函數(shù)”下拉列表框中選擇“求和”。]步驟３．單擊“引用位置”框，接著單擊１月工作表標(biāo)簽以激活１月工作表，鼠標(biāo)指向列標(biāo)處以選定Ａ：Ｂ列，“引用位置”框中會(huì)自動(dòng)輸入“１月”，單擊“添加”按鈕，“所有引用位置”就自動(dòng)添加一條記錄“１月”。步驟４．單擊２月工作表標(biāo)簽以激活２月工作表，“引用位置”框中自動(dòng)顯示“２月”（若顯示的區(qū)域不正確，則需要手動(dòng)選擇正確區(qū)域），再單擊“添加”按鈕。步驟５．用同樣的方法，添加其他月份的引用位置。步驟６．勾選“首行”和“最左列”復(fù)選框，如果需要?jiǎng)?chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接，則勾選“創(chuàng)建連至源數(shù)據(jù)的鏈接”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕。通過(guò)此操作后，合并計(jì)算就完成了，結(jié)果如圖所示。全年所有在職過(guò)的員工都排在Ａ列，每個(gè)月的工資總額也全部排列在各月份下，如果某月份沒(méi)有該員工的記錄，則該單元格為空。如最后一行的“蘇永中”，只有１月份有工資，因?yàn)樵搯T工２月份已離職，只領(lǐng)了一個(gè)月工資。步驟７．在Ｎ２輸入公式“=COUNT（B2：M2）”，在O2輸入公式“=SUM（B2：M2）”，再選定N2：O2，把公式下拖復(fù)制到第30行，即計(jì)算出每位員工的繳費(fèi)月數(shù)和繳費(fèi)基數(shù)。如果不需要計(jì)算應(yīng)繳費(fèi)月數(shù)，可把各月份工作表的Ｂ１單元格都改為同樣的內(nèi)容，如“工資總額”，匯總表Ａ１和Ｂ１分別輸入‘姓名’和“工資總額”，再按步驟２～步驟６操作。３４．２．２　對(duì)不同工作簿工作表的合并計(jì)算分公司往往將各自的報(bào)表保存在單獨(dú)的工作簿文件上，報(bào)送到總公司。此時(shí)總公司必須將各公司的報(bào)表合并計(jì)算，才能形成總公司的報(bào)表，這就需要對(duì)多個(gè)工作簿的工作表進(jìn)行合并計(jì)算。示例３４．５　匯總分公司報(bào)表圖分別是濟(jì)南和青島分公司報(bào)送的報(bào)表，總公司要匯總的報(bào)表，因?yàn)閳?bào)表的布局完全一樣，用戶可以通過(guò)位置來(lái)合并計(jì)算數(shù)據(jù)。濟(jì)南分公司一月 二月 三月華邦POS 20 29 19華邦進(jìn)銷存 29 11 19華邦決策指示系統(tǒng) 27 24 29代銷軟件 29 10 29青島分公司一月 二月 三月華邦POS 20 23 16華邦進(jìn)銷存 29 23 12華邦決策指示系統(tǒng) 24 17 14代銷軟件 19 21 25總公司一月 二月 三月華邦POS 62 81 58華邦進(jìn)銷存 82 59 54華邦決策指示系統(tǒng) 72 66 68代銷軟件 73 59 79步驟１．打開總公司的匯總報(bào)表文件，選定要匯總區(qū)域的左上角單元格Ｂ３，單擊菜單“數(shù)據(jù)”——“合并計(jì)算”，Excel彈出“合并計(jì)算”對(duì)話框，在“函數(shù)”下拉列表框中選擇“求和”。步驟２．單擊“瀏覽”按鈕，Excel彈出“瀏覽”對(duì)話框，在“查找范圍”下拉列表框中，定位到濟(jì)南分公司報(bào)表文件所在的文件夾。步驟３．單擊“濟(jì)南.xls”文件圖標(biāo)，再單擊“確定”按鈕，　Excel自動(dòng)關(guān)閉“瀏覽”對(duì)話框，并在“合并計(jì)算”對(duì)話框的“引用位置”中輸入完整路徑及文件名，后面附加符號(hào)“！”（‘H：\報(bào)表 \濟(jì)南.xls‘?。?div style="height:15px;">