在很多人眼里，Word被當(dāng)作一個大個頭的“記事本兒”，可是，不知道你發(fā)現(xiàn)沒有，同樣是處理一篇簡單的文稿排版，為什么高手的速度辣么快？同樣是使用Word排版，為什么高手的文檔總是那么“耐看”？
這是為什么呢？
其實，很多人都習(xí)慣使用自己認(rèn)為“簡單”的方法來達(dá)到排版目的，比如用空格對齊文本、手工輸入標(biāo)題編號……
盡管這些操作看起來同樣也實現(xiàn)了最終的目的，但是，因為這種“習(xí)慣”而浪費的時間卻被大家忽視了！
在排版過程中，正是因為有許多“習(xí)慣”性的也能“達(dá)到”目的的細(xì)節(jié)操作存在，讓我們失去了探尋正確的高效排版方法的動力。今天，小編就和大家一起來說一說需要我們掌握的排版細(xì)節(jié)。
經(jīng)常有人向我提問：“老師，圖中的符號怎么刪除呀？”
等看到圖中的符號后，我笑了。如上圖紅框中標(biāo)出來的這些符號，其實都編輯提示工具，我們稱之為編輯標(biāo)記。當(dāng)然，上圖中的藍(lán)色波浪線并不是編輯提示標(biāo)記，它和紅色波浪線屬于拼寫和語法錯誤提示。這里我們姑且將它們歸為一類，因為他們都具有輔助編輯文檔的提示功能。
比如標(biāo)題左側(cè)的黑點，它說明該段落設(shè)置了分頁功能，只要段落屬性中設(shè)置了“分頁”功能中三項設(shè)置其中之一，該段落左側(cè)就會出現(xiàn)這個小黑點（如下圖）。
除了這個小黑點外，還有其它一些常見的編輯標(biāo)記，通過【W(wǎng)ord選項】可以看到它們：制表符、窗格、段落標(biāo)記、隱藏文字、可選連字符、對象位置、可選分隔符等，當(dāng)然還有換行符等標(biāo)記并沒有在這里顯示。
在編輯文檔時，通過這些符號，我們可以快速判斷當(dāng)前位置的設(shè)置狀態(tài)，從而快速作出編輯操作的判斷。很多人之所以想“刪除”它們，實際上是擔(dān)心在打印文檔時會被打印出來。其實，它們只是一個輔助工具，并不會被打印出來，要想隱藏他們，可以在上圖中取消【顯示所有格式標(biāo)記】，也可以在【開始】選項卡的【字體】功能組的【顯示/隱藏編輯標(biāo)記】命令或組合鍵【Ctrl+Shift+8】來控制。
請記住：高手是離不開這些編輯標(biāo)記的！
一篇看上去很干凈、整齊的文檔，排版是不是專業(yè)，先用前一點所說的辦法，在【顯示所有編輯標(biāo)記】的狀態(tài)下觀察一下就會一目了然。
這是隱藏編輯標(biāo)記時的截圖，看上去還不錯：
這是顯示編輯標(biāo)記后的截圖：標(biāo)題的居中和正文行首的縮進(jìn)都是靠空格來實現(xiàn)的。
關(guān)于拼寫與語法錯誤提示的問題我們后面再專門討論。
繼續(xù)上面的話題，如果文檔比較短小，用空格來實現(xiàn)段落的首行縮進(jìn)也并非不可以，只能說實現(xiàn)的方法LOW了點。不過，這也僅僅適用于篇幅比較短小的文檔罷了。試想如果對一篇幾十甚至上百頁的文檔全部用空格的話，僅要錄入這么多的空格，也是需要不少時間的，更何況太多的空格，還有可能會影響到后期的排版操作，得不償失。
正確的文本縮進(jìn)應(yīng)該在段落屬性中進(jìn)行調(diào)整：
從上圖中可以看出，文本段落的縮進(jìn)，總共有四種類型，常規(guī)縮進(jìn)為左、右兩種，一般默認(rèn)為0字符即不縮進(jìn)；用的最多的是首行縮進(jìn)；在各級標(biāo)題中一般會設(shè)置懸掛縮進(jìn)。
包括縮進(jìn)在內(nèi)的各種段落格式在第1段設(shè)置好后，在錄入文字的過程中回車生成的新段落會自動繼承前面段落的屬性。所以，縮進(jìn)格式只需要設(shè)置1次即可！在應(yīng)用了樣式的文檔中，可以通過對指定樣式中的段落縮進(jìn)格式進(jìn)行修改，從而方便的對大型文檔中不同部分的文檔分別設(shè)置不同的縮進(jìn)值。
除段落縮進(jìn)外，關(guān)于行間距與段間距的調(diào)整，Word同樣也提供了相應(yīng)的功能，完全不必費時又費力的使用空行。
在和大家交流的過程中小編發(fā)現(xiàn)，有太多的人不喜歡使用自動編號，對于此，小篇認(rèn)為，不喜歡自動編號主要原因還是不了解，感覺無法駕馭自動編號。關(guān)于自動編號的用法可以參考：學(xué)會這招，你就敢使用自動編號！和自動編號的兩種用法兩篇文章。
其實對于自動編號，也可以一分為二的來看，對于短小的文檔，不使用自動編號也無可厚非；但是，如果文檔中有較多的段落需要編號的時候，那建議還是盡可能的使用自動編號，這樣對于文檔的后期修改如增刪項目、調(diào)整段落順序、調(diào)整編號格式等操作來說，使用自動編號就會變得非常的簡單。
對于一篇文檔，打開后查看一下文檔各部分的樣式，就可判斷出一個人的Word操作水平如何。入門級的用戶有一個共同的特點，文檔通篇一般只會出現(xiàn)一種樣式——“正文”樣式，其各級標(biāo)題看上去設(shè)置了不同的格式，其實只不過是對指定文本在正文樣式的基礎(chǔ)上設(shè)置了不同的字體格式而已。
此類文檔，非常不利于后期的文檔維護(hù)，不論是后期各部分的格式修改，還是結(jié)構(gòu)調(diào)整，都會變得異常麻煩。關(guān)于樣式的修改和使用，可以參考：如何修改內(nèi)置標(biāo)題樣式？
很多人習(xí)慣在編輯文檔時，使用鼠標(biāo)滾輪使勁的滾動或者拖動垂直滾動條來翻頁尋找目標(biāo)。在只有二三頁的短小文檔中這樣做無所謂，如果在畢業(yè)設(shè)計、投標(biāo)書等長文檔中這樣做……那只能呵呵了，時間一長，我們就該可憐一下我們的“鼠標(biāo)手”了。因此，使用導(dǎo)航窗格和定位功能來在文檔中跳轉(zhuǎn)就顯的非常有必要了。
在使用了內(nèi)置標(biāo)題樣式或者設(shè)置了大綱級別的文檔中，可以在【視圖】選項卡中勾選【導(dǎo)航窗格】，單擊其中的各級標(biāo)題，可以快速跳轉(zhuǎn)到指定標(biāo)題的起始位置，在各級標(biāo)題上單擊鼠標(biāo)右鍵，你還會發(fā)現(xiàn)更多的快捷操作，你肯定會喜歡上這個功能的哦！
另外，直接按【F5】鍵，會彈出【定位】對話框，通過此功能，可以按頁、節(jié)、行、書簽、表格、公式、圖形等不同類型的對象、目標(biāo)進(jìn)行快速而精確的定位：
在錄入文檔的時候，總會有一些有規(guī)律的內(nèi)容存在，如果關(guān)于觀察和思考的話，自動更正、自動圖文集（文檔部件庫）是一個非常不錯的提高錄入效率的工具！
如上圖設(shè)置后，在Word文檔中輸入（單位）后，就會自動變成“Word技巧達(dá)人歡迎你！”如果將公司全稱、地址等信息通過此功能來輸入的話，將會顯著的提升文檔錄入效率！文檔部件庫甚至還可以帶格式保存文本塊，讓文檔錄入更加方便！
如下圖，當(dāng)文檔中有需要重新?lián)Q頁的時候，很多人習(xí)慣使用N多回車來切換到新頁面：
這其實是完全沒有必要的，一是如果前面的內(nèi)容如果有增減，那就必須對后面的新頁面進(jìn)行重新調(diào)整才能保證后面的文檔位置從頁面的第1頁開始；二是確實這樣太浪費時間，因為我們只需要在按下第一次回車的時候多按一下【Ctrl】鍵就可以快速分頁啦！
好啦，請大家對照一下，看看上面所說的8條細(xì)節(jié)操作，自己平時會幾個呢？歡迎大家留言交流哦！
