對(duì)于企業(yè)的ERP項(xiàng)目來說，簽訂好實(shí)施合同是非常重要的。雖然ERP項(xiàng)目很少會(huì)鬧到對(duì)薄公堂的地步，但是一份好的實(shí)施合同確實(shí)可以給企業(yè)帶來很多好處，比如避免一些不必要的麻煩，減少很多不必要的支出等等。
在《掌控你的ERP命運(yùn)》一書里面，總結(jié)了企業(yè)在談判ERP實(shí)施合同時(shí)需要特別注意的十件事情。
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一、咨詢公司的合伙人以及行業(yè)專家來企業(yè)是不需付費(fèi)的
前面已經(jīng)提到，咨詢公司的合伙人或者高層領(lǐng)導(dǎo)，要定期來企業(yè)給領(lǐng)導(dǎo)小組以及項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)，而不是為了閃亮登場(chǎng)一下然后拿錢走人（這些人的收費(fèi)一般都很高）。
事實(shí)上，咨詢公司合伙人或者執(zhí)行經(jīng)理花在企業(yè)ERP項(xiàng)目上的時(shí)間是很少的，因此不應(yīng)該向企業(yè)收費(fèi)。不能收費(fèi)的原因還有兩個(gè)。首先，企業(yè)付給咨詢公司的實(shí)施費(fèi)用里面，已經(jīng)包括了他們的傭金或者抽成百分比。其次，他們是咨詢公司的高層領(lǐng)導(dǎo)。他們跟底下的實(shí)施顧問不一樣，能不能把企業(yè)的ERP項(xiàng)目做好，對(duì)他們來說有著非常重要的意義，這種意義不是幾個(gè)工作小時(shí)的咨詢費(fèi)用所能媲美的。畢竟一旦項(xiàng)目失敗，消息傳出去，對(duì)于咨詢公司未來的業(yè)務(wù)將會(huì)有很大的負(fù)面影響。
二、不要為顧問工作日程的改變買單
有些ERP廠商或者咨詢公司，為了確保企業(yè)在需要顧問的時(shí)候有顧問可用，會(huì)要求企業(yè)給每個(gè)參與項(xiàng)目的顧問在每周都購買一定的工作小時(shí)數(shù)。然后如果顧問的工作日程有變，他們會(huì)跟企業(yè)另行商議如何收費(fèi)。企業(yè)一定不要接受他們的這種做法。如果咨詢公司的顧問不能滿足正常的項(xiàng)目需要，那么企業(yè)一開始就不要找這樣的咨詢公司來合作。
比較可行的方案是，企業(yè)應(yīng)該基于自己的需要，與咨詢公司一起為每個(gè)參與項(xiàng)目的顧問制訂一個(gè)工作日程。再重復(fù)一次，在整個(gè)項(xiàng)目周期的每一周，每個(gè)顧問應(yīng)該來企業(yè)服務(wù)多少小時(shí)，需要事先計(jì)劃好，然后以此為起點(diǎn)來展開實(shí)施工作。在不同的項(xiàng)目階段，每個(gè)顧問需要來企業(yè)服務(wù)多長(zhǎng)時(shí)間是不一樣的，并且這個(gè)工作日程也不是一成不變，將來還會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要而修改。當(dāng)然，一旦把顧問的工作日程確定下來并且通知了顧問本人以后，企業(yè)就要盡量減少工作日程的改變。然而計(jì)劃還是沒有變化快，改變工作日程也是常有的事。事實(shí)上，顧問們自己對(duì)工作日程的修改，可能比企業(yè)還要多。
三、不要為顧問花在學(xué)習(xí)上的時(shí)間買單
舉例來說，企業(yè)可能雇用了一個(gè)非常厲害的實(shí)施顧問，但是這個(gè)顧問對(duì)項(xiàng)目上將要用到的一個(gè)新的實(shí)施工具不是很熟悉，這通常不是什么大問題。對(duì)于顧問花在學(xué)習(xí)這個(gè)新工具上的時(shí)間，企業(yè)不要按正常費(fèi)率支付，給一個(gè)折扣價(jià)就可以了。
另外，對(duì)于那些出于學(xué)習(xí)目的跟隨其他顧問一道來企業(yè)的學(xué)徒顧問（tag-along consultants），企業(yè)是能夠接受的。但是充當(dāng)師傅的顧問的每小時(shí)費(fèi)率，在一段時(shí)間內(nèi)應(yīng)該要低一些，因?yàn)樗麄兛隙ㄒ〞r(shí)間去教自己的徒弟。對(duì)于來企業(yè)的實(shí)習(xí)顧問（trainee consultant），如果是處于學(xué)習(xí)階段也是不能向企業(yè)收費(fèi)的。當(dāng)跟隨來的學(xué)徒顧問能夠在項(xiàng)目上發(fā)揮作用的時(shí)候，他們的每小時(shí)費(fèi)率也是比較低的，畢竟他們的工作經(jīng)驗(yàn)比較少。
四、記錄好顧問的實(shí)際工作小時(shí)數(shù)
企業(yè)在支付顧問費(fèi)用的時(shí)候，大多是基于實(shí)際的顧問工作小時(shí)數(shù)來支付的，可能會(huì)多付也可能會(huì)少付，這個(gè)跟如何計(jì)算工作小時(shí)數(shù)有一定的關(guān)系。在記錄顧問的實(shí)際工作小時(shí)數(shù)的時(shí)候，可以以十分之一小時(shí)為最小時(shí)間段進(jìn)行累加，也可以以四分之一小時(shí)為最小時(shí)間段進(jìn)行累加。這些計(jì)算方法看起來可能沒什么大不了的，但是如果仔細(xì)推敲，還是大有玄機(jī)的。舉例來說，假設(shè)有四個(gè)顧問參與企業(yè)的ERP項(xiàng)目，項(xiàng)目周期是十二個(gè)月。根據(jù)上面的計(jì)算方法，如果每周都多計(jì)算一個(gè)小時(shí)的工作小時(shí)數(shù)，那么累加起來需要企業(yè)多支付的顧問費(fèi)用就不是一個(gè)小數(shù)目。
五、顧問的非現(xiàn)場(chǎng)工作必須事先得到企業(yè)的認(rèn)可
對(duì)于像ERP這樣的項(xiàng)目，如果實(shí)施顧問主要是遠(yuǎn)程向企業(yè)提供服務(wù)，那么是很難做好的。顧問的大部分時(shí)間應(yīng)該是在企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，這樣有利于集中注意力，同時(shí)也能取得更好的溝通效果。然而對(duì)于有些工作，顧問不在現(xiàn)場(chǎng)也能取得同樣的效果。如果有這樣的機(jī)會(huì)就一定要充分利用，以達(dá)到減少差旅費(fèi)用的目的。不過要強(qiáng)調(diào)的是，如果顧問想離場(chǎng)完成一些實(shí)施工作，必須事先得到企業(yè)方項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可。企業(yè)可不想在支付顧問費(fèi)用的時(shí)候，突然多出來一筆。
六、明確顧問的哪些工作是不需企業(yè)付費(fèi)的
除了事先明確好的工作內(nèi)容，在合同里面還必須要詳細(xì)說明，顧問的哪些活動(dòng)是不需要企業(yè)付費(fèi)的。比如顧問的差旅時(shí)間、休息或者午餐時(shí)間，是不需要企業(yè)付費(fèi)的。有時(shí)候，雖然顧問在企業(yè)這邊工作，但是有可能會(huì)花時(shí)間跟他們的其它客戶進(jìn)行溝通，以解決其它項(xiàng)目上的問題。對(duì)于顧問的這部分時(shí)間，是不能向企業(yè)收取費(fèi)用的，企業(yè)要留心這種情況。
七、針對(duì)顧問的差旅費(fèi)用設(shè)置合理的上限
對(duì)于顧問的差旅費(fèi)用，企業(yè)要設(shè)置一個(gè)合理的上限，差旅費(fèi)用包括機(jī)票費(fèi)、旅館費(fèi)、餐費(fèi)以及租車費(fèi)用。如果顧問的這些費(fèi)用會(huì)超出上限，一定要事先得到企業(yè)方項(xiàng)目經(jīng)理的認(rèn)可。企業(yè)最好在就近的酒店為自己的顧問協(xié)商一個(gè)折扣價(jià)，這樣就可以降低差旅費(fèi)用。
八、不要為咨詢公司的辦公費(fèi)用買單
咨詢公司的顧問在企業(yè)開展業(yè)務(wù)的時(shí)候，他們用于內(nèi)部管理的時(shí)間，企業(yè)是無需付費(fèi)的，對(duì)于他們所消耗的辦公用品，企業(yè)也不用管，這些屬于咨詢公司做業(yè)務(wù)所需要支付的成本。如果企業(yè)為顧問們的辦公耗材買單的話，他們?cè)谟玫臅r(shí)候就會(huì)大手大腳。
九、保留與顧問終止合作并且不用支付終止費(fèi)用的權(quán)利
企業(yè)有權(quán)利在任何時(shí)間出于任何原因終止與任何顧問的合作并且不用支付終止費(fèi)用。當(dāng)然如果要終止與某個(gè)顧問的合作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提前幾周通知咨詢公司及其本人。
十、對(duì)于固定價(jià)格或者按進(jìn)度付款方式的附加考慮
不管做什么項(xiàng)目，企業(yè)越早了解項(xiàng)目的細(xì)節(jié)，就越能獲得更好的信息用于項(xiàng)目決策。在處理實(shí)施費(fèi)用的時(shí)候，如果企業(yè)采用固定價(jià)格或者采用按項(xiàng)目進(jìn)度分階段付款（fixed price or progress payment）的方式，就要盡早細(xì)化項(xiàng)目的整體規(guī)劃，并把它們整合到合同里面。這就意味著，在簽訂實(shí)施合同之前，咨詢公司與企業(yè)要一起做盡可能多的分析與了解，并且對(duì)ERP項(xiàng)目要完成的實(shí)施任務(wù)，雙方能達(dá)成比較好的共識(shí)。
這不是說，在處理實(shí)施費(fèi)用的時(shí)候，如果是采用按人天計(jì)費(fèi)（time and material）的方式，企業(yè)就可以走捷徑。不管是哪種情況，企業(yè)都應(yīng)該做好事先的計(jì)劃工作以避免出現(xiàn)大的意外。但是如果采用按人天計(jì)費(fèi)的方式，大家就都要清楚項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間和成本是實(shí)打?qū)嵉摹?/span>
對(duì)于固定價(jià)格或者按項(xiàng)目進(jìn)度分階段付款的方式，企業(yè)應(yīng)該對(duì)固定價(jià)格到底是多少或者如何定義進(jìn)度做一些調(diào)查與研究，理解個(gè)中要害是很重要的。務(wù)必讓企業(yè)所花的每一分錢，都落實(shí)到具體的實(shí)施工作上面去。
因此企業(yè)要特別注意項(xiàng)目范圍的每個(gè)方面，尤其是ERP軟件的特征與功能清單，以及相關(guān)的定制軟件開發(fā)工作。同樣重要的是，對(duì)于每個(gè)實(shí)施階段的實(shí)施任務(wù)清單、每項(xiàng)實(shí)施任務(wù)完成以后應(yīng)該達(dá)到什么效果，以及由誰來承擔(dān)每項(xiàng)實(shí)施任務(wù)的主要責(zé)任（是顧問負(fù)主要責(zé)任還是企業(yè)負(fù)主要責(zé)任），這些工作一定要事先做到位。
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本文根據(jù)《掌控你的ERP命運(yùn)》一書的相關(guān)內(nèi)容為基礎(chǔ)整理，該書原版作者為美國(guó)資深ERP專家，中文版本已由電子工業(yè)出版社出版發(fā)行。
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