⑴ Excel的功能

① 創(chuàng)建和編輯電子表格，是Excel的基本功能。

在Excel工作簿文檔中，提供了若干張被稱為工作表的電子表格。所謂電子表格，即由若干行和若干列構(gòu)成的二維表格。

在Excel中，可以方便地創(chuàng)建工作表，輸入和編輯工作表數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種運(yùn)算，對(duì)表格進(jìn)行各種格式化操作。

② 數(shù)據(jù)圖表化，是Excel提供的一個(gè)十分實(shí)用的功能。

在Excel中，利用工作表中的數(shù)據(jù)，可以方便地生成各種圖表，即用圖形直觀形象地將工作表中的數(shù)據(jù)表示出來(lái)，這就是數(shù)據(jù)圖表化。

在Excel中，提供了柱形圖、條形圖、餅形圖、折線圖等多種圖表模板，使用者可根據(jù)需要選擇使用。創(chuàng)建的圖表還可以通過(guò)格式化加以美化，從而制作出精美的圖表。

③ Excel提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理的功能。

在Excel中，可以方便地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、分類匯總等操作，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理與分析，從中獲取有用的信息。

⑵ 啟動(dòng)Excel的方法

① 打開“開始”菜單，選擇“程序”項(xiàng)，單擊其層疊菜單中的“Microsoft Excel”項(xiàng)，即可啟動(dòng)Excel，并打開一個(gè)名為“Book1”的空工作簿文檔。

② 打開“開始”菜單，單擊菜單頂部的“新建Office文檔”項(xiàng)，在彈出的“新建Office文檔”對(duì)話框中，雙擊“常用”選項(xiàng)卡中的“空工作簿”圖標(biāo)，即可啟動(dòng)Excel，并打開一個(gè)名為“Book1”的空工作簿文檔。

③ 如果桌面上創(chuàng)建有Excel快捷方式，雙擊該快捷方式圖標(biāo)，即可啟動(dòng)Excel，并打開一個(gè)名為“Book1”的空工作簿文檔。

④ 打開“開始”菜單，選擇“文檔”項(xiàng)，在其子菜單中單擊一個(gè)已有的Excel文檔項(xiàng)，即可啟動(dòng)Excel，并打開該文檔。

⑤ 在“我的電腦”窗口或資源管理器窗口中，找到一個(gè)Excel文檔，雙擊該文檔圖標(biāo)，即可啟動(dòng)Excel，并打開該文檔。

⑶ Excel窗口組成

Excel窗口由程序窗口和工作簿文檔窗口套疊而成，包括標(biāo)題欄、菜單欄、“常用”工具欄、“格式”工具欄、編輯欄、工作表編輯區(qū)、狀態(tài)欄等。

① 標(biāo)題欄

標(biāo)題欄位于窗口的最上面。

標(biāo)題欄的最左端是Excel系統(tǒng)控制圖標(biāo)，單擊可打開控制菜單，進(jìn)行程序窗口控制的相關(guān)操作。

系統(tǒng)控制圖標(biāo)右側(cè)，是程序名“Microsoft Excel”，程序名右側(cè)，是打開的工作簿文檔名，默認(rèn)創(chuàng)建的空工作簿文檔名為“Book1”。

標(biāo)題欄的右端，是三個(gè)程序窗口控制按鈕：最小化按鈕、最大化/還原按鈕、關(guān)閉按鈕。

雙擊標(biāo)題欄可使窗口在最大化和還原之間轉(zhuǎn)換，拖動(dòng)標(biāo)題欄可移動(dòng)窗口。

② 菜單欄

菜單欄位于窗口的上方、標(biāo)題欄的下面。

Excel窗口有：文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口、幫助九個(gè)菜單項(xiàng)。

菜單欄的右端中工作簿文檔窗口的三個(gè)控制按鈕：最小化按鈕、最大化/還原按鈕、關(guān)閉按鈕。

單擊“最小化”按鈕，可使工作簿文檔窗口最小化，縮成一個(gè)標(biāo)題欄。

當(dāng)工作簿文檔窗口處于還原狀態(tài)時(shí)，單擊“最大化”按鈕，可使工作簿文檔窗口最大化，與程序窗口套疊在一起。

當(dāng)工作簿文檔窗口處于最大化狀態(tài)時(shí)，單擊“還原”按鈕，可使工作簿文檔窗口與程序窗口分開（工作簿文檔窗口總是位于程序窗口中）。

單擊“關(guān)閉”按鈕，可關(guān)閉工作簿文檔窗口，但并不會(huì)退出Excel。（注：關(guān)閉工作簿文檔窗口時(shí)，如果文檔已被修改而未保存，則會(huì)提示是否對(duì)已修改的文檔進(jìn)行保存）

③ “常用”工具欄和“格式”工具欄

“常用”工具欄和“格式”工具欄通常位于菜單欄的下面。

“常用”工具欄：

“格式”工具欄：

默認(rèn)情況下，“常用”工具欄和“格式”工具欄顯示在同一行。要想將兩個(gè)工具欄分行顯示，可執(zhí)行“工具”菜單的“自定義”命令，打開“自定義”對(duì)話框，在“選項(xiàng)”標(biāo)簽中取消選中“‘常用’工具欄和‘格式’工具欄并排顯示”復(fù)選框。

“常用”工具欄上的按鈕有：新建、打開、保存、剪切、復(fù)制、粘貼、格式刷、撤消、恢復(fù)、自動(dòng)求和、粘貼函數(shù)、圖表向?qū)У?。要增減“常用”工具欄上的按鈕，可單擊“常用”工具欄最右端的“其他按鈕”，打開“添加或刪除按鈕”列表，選中或取消選中相應(yīng)的選項(xiàng)。

“格式”工具欄上有：“字體”列表、“字號(hào)”列表，加粗、傾斜、下劃線、左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊、合并及居中、貨幣樣式、百分比樣式、千位分隔樣式、增加小數(shù)位數(shù)、減少小數(shù)位數(shù)、邊框、填充顏色、字體顏色按鈕等。要增減“格式”工具欄上的按鈕，可單擊“格式”工具欄最右端的“其他按鈕”，打開“添加或刪除按鈕”列表，選中或取消選中相應(yīng)的選項(xiàng)。

在窗口中打開或隱藏工具欄的方法：

打開“視圖”菜單，選擇“工具欄”，在打開的列表中選中的工具欄顯示在窗口中，未被選中的工具欄則被隱藏。右擊菜單欄或工具欄也可打開該列表，開啟或隱藏工具欄。

④ 編輯欄

編輯欄位于窗口中工作表編輯區(qū)的上方。

編輯欄的左端是名稱框，用于顯示活動(dòng)單元格地址。

編輯欄的文本框用于顯示或編輯活動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)或公式。

⑤ 工作表編輯區(qū)

工作表編輯區(qū)實(shí)際上就是工作簿文檔窗口。文檔窗口只有標(biāo)題欄，沒有菜單欄和工具欄，標(biāo)題欄上顯示的是當(dāng)前工作簿文檔名。當(dāng)文檔窗口最大化時(shí)，文檔窗口的標(biāo)題欄與程序窗口的標(biāo)題欄合二為一，文檔名也就隨之顯示在程序窗口的標(biāo)題欄上了。

工作表由若干行和若干列組成，行的左側(cè)是行號(hào)，用數(shù)字1、2、3、……65536標(biāo)示。列的上方是列標(biāo)，用字母A、B、C……IV標(biāo)示。一張工作表中，最大行號(hào)數(shù)為65536，最大列標(biāo)為IV。

工作表編輯區(qū)的右側(cè)和右下端，是垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條，拖動(dòng)滾動(dòng)條，可瀏覽工作表中的數(shù)據(jù)。

垂直滾動(dòng)條和水平滾動(dòng)條的兩端，是向上或向下、向左或向右滾動(dòng)按鈕，向上滾動(dòng)按鈕的上方和向右滾動(dòng)按鈕的右端，是窗口拆分框。用鼠標(biāo)拖動(dòng)拆分框，可將窗口垂直拆分和水平拆分，以便于編輯較大的表格。

工作表編輯區(qū)的左下角標(biāo)有“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”處，即為工作表標(biāo)簽。在一個(gè)Excel工作簿文檔中，可以包含多個(gè)不同類型的工作表，創(chuàng)建工作簿文檔時(shí)，默認(rèn)有3張工作表，即Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”，最多可包含255個(gè)工作表。單擊工作表標(biāo)簽，可選定該工作表，進(jìn)行表格編輯和格式化等操作；雙擊工作表標(biāo)簽，可為工作表命名。

要在工作簿文檔中添加新的工作表，可執(zhí)行“插入”菜單的“工作表”命令。

⑥ 狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于窗口的最下方。

狀態(tài)欄的左端顯示當(dāng)前工作狀態(tài)及操作的相關(guān)信息和提示，中間位置顯示自動(dòng)計(jì)算的結(jié)果，右端顯示功能鍵的狀態(tài)。

⑷ 工作簿文檔的保存

新創(chuàng)建的工作簿文檔，第一次保存時(shí)，無(wú)論執(zhí)行“文件”菜單的“保存”命令或“另存為”命令，或單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，都將打開“另存為”對(duì)話框。

在對(duì)話框中，打開“保存位置”列表，選擇文件要保存的磁盤驅(qū)動(dòng)器和文件夾。

在對(duì)話框中的“文件名”文本框中，輸入文件保存的名稱。

Excel默認(rèn)的文件保存類型為“工作簿文檔”，即擴(kuò)展名為.XLS的文件。

設(shè)置完畢，單擊“保存”按鈕，即可將文件保存在指定位置。

對(duì)已保存過(guò)的工作簿文檔，如果進(jìn)行了修改或數(shù)據(jù)更新，需要保存時(shí)，可執(zhí)行“文件”菜單的“保存”命令，或單擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕。

如果要將修改后的文檔保存為其他類型的文件，則應(yīng)執(zhí)行“文件”菜單的“另存為”命令，在“另存為”重新選擇“保存類型”后再保存。

⑸ 退出Excel

以下方法均可退出Excel：

① 單擊程序窗口的“關(guān)閉”按鈕。

② 雙擊窗口左上角的系統(tǒng)圖標(biāo)。

③ 執(zhí)行“文件”菜單的“退出”命令。

④ 按 Alt + F4 快捷鍵。