給客戶發(fā)送紙質(zhì)信件，自然要在信封上填寫客戶的地址、名稱、郵編等信息。幾百名客戶，就意味著幾百個信封，難道小黃就要在信封上書寫幾百個地址、幾百個名稱等信息嗎?答案是否定的，同樣借助Word 2010中強大的“郵件合并”功能，可以輕松批量打印信封。
在Word 2010提供的“郵件合并”功能中，通過“中文信封制作向?qū)А?，小黃可以快速制作符合自己要求的信封。
1、在Word 2010中，切換到“郵件”選項卡，在“新建”選項組中單擊【中文信封】按鈕，如圖1所示。
圖1 中文信封
2、在隨即打開的“信封制作向?qū)А睂υ捒蛑?，直接單擊【下一步】按鈕，如圖2所示。
圖2 信封制作指導(dǎo)
3、在“選擇信封樣式”頁面中，選擇一種與實際信封尺寸相一致的信封樣式，如“國內(nèi)信封-DL(220×110)”，其他選項保留默認值，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖3所示。
圖3 選擇信封樣式
4、在“選擇生成信封的方式和數(shù)量”頁面，選中“基于地址簿文件，生成批量信封”單選按鈕，然后單擊【下一步】按鈕，如圖4所示。
圖4 生成信封的方式和數(shù)量
5、在“從文件中獲取并匹配收信人信息”頁面中單擊【選擇地址簿】按鈕，如圖5所示。
圖5 選擇地址簿
6、在隨即打開的“打開”對話框中，單擊右下角處的“Test”下三角按鈕，將文件類型更改為“Excel”，如圖6所示。
圖6 地址簿的文件類型
7、瀏覽選擇記錄客戶信息的Excel表格(前提是，已將Outlook中的客戶聯(lián)系人導(dǎo)出到了該表格中，且將“經(jīng)理”和“總經(jīng)理”級別的客戶信息單獨放置在了工作簿的左數(shù)第1張工作表中)，單擊【打開】按鈕，如圖7所示。
圖7 地址簿文件
8、返回到“信封制作向?qū)А睂υ捒?，單擊“姓名”右?cè)的“未選擇”下三角按鈕，在隨即打開的下拉列表中選擇“客戶姓名”選項，如圖8所示。
圖8 選擇對應(yīng)項
9、執(zhí)行“步驟8”類似操作，將稱謂、單位等其他選項與Excel表格中的對應(yīng)項相匹配，再繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖9所示。
圖9 對應(yīng)項
10、在“輸入寄信人信息”頁面中，根據(jù)提示，在“姓名”、“單位”等文本框中輸入相應(yīng)的寄信人信息，繼續(xù)單擊【下一步】按鈕，如圖10所示。
圖10 輸入寄信人信息
11、在向?qū)У淖詈笠粋€頁面中，單擊【完成】按鈕，如圖11所示。
圖11 信封制作完成
12、此時，系統(tǒng)將自動批量生成包含寄信人、收件人信息的信封，如圖12所示。
圖12 自動批量生成信封
13、將批量生成的信封打印到紙質(zhì)信封上。單擊“文件”選項卡，打開后臺視圖，并切換到“打印”視圖中。
14、根據(jù)實際情況設(shè)置打印選項，單擊【打印】按鈕，即可將電子版信封中的信息快速打印到實際的紙質(zhì)信封上，如圖13所示。
圖13 打印
至此，紙質(zhì)的客戶邀請函和信封都已制作完成，小黃只需按順序?qū)⑺鼈冄b在一起進行郵遞即可，如圖14所示。
圖14 完成
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