巧做設(shè)置，使公式更加明了

在工作表的公式中，我們經(jīng)常是通過(guò)單元格標(biāo)號(hào)來(lái)引用數(shù)據(jù)的，如“F2=A2+B2+C2+D2”。這樣很難一下子了解公式具體的內(nèi)容。有沒(méi)有方法用文字來(lái)取代單元格的符號(hào)，讓公式更直觀些呢？

答：這個(gè)想法的確很不錯(cuò)，當(dāng)然也是可以實(shí)現(xiàn)的?？梢园聪铝胁襟E來(lái)操作：例如在一個(gè)特定的數(shù)據(jù)庫(kù)工作表中，一般每一列數(shù)據(jù)都是同一個(gè)字段下的?？梢韵葹槊恳涣袛?shù)據(jù)設(shè)置好相應(yīng)字段名（如：語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、外語(yǔ)、總分等）。再單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，選擇“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。在“工作簿選項(xiàng)”區(qū)域中選擇“接受公式標(biāo)志”復(fù)選框，如圖2-5所示。

圖2-5  “重新計(jì)算”選項(xiàng)卡

最后單擊“確定”按鈕。這樣如果要利用公式計(jì)算時(shí)，可以直接在公式中輸入字段名稱來(lái)表示了，例如：總分=語(yǔ)文＋數(shù)學(xué)＋外語(yǔ)。

在連續(xù)單元格中自動(dòng)輸入等比數(shù)據(jù)序列

請(qǐng)問(wèn)有什么好的方法來(lái)輸入一個(gè)較大的等比序列嗎？

答：可以通過(guò)填充的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。具體操作如下：首先在第一個(gè)單元格中輸入該序列的起始值，然后通過(guò)拖動(dòng)操作選擇要填充的所有單元格。再依次單擊“編輯”菜單中的“填充”項(xiàng)下的“序列”命令。在彈出的“序列”對(duì)話框中，再選擇“類(lèi)型”中“等比序列”單選按鈕，再在“步長(zhǎng)”文本框中輸入等比序列的比值。最后還要在“終止值”文本框中輸入一個(gè)數(shù)字。不一定要是該序列的最后一個(gè)值，只要是一個(gè)比最后一個(gè)數(shù)大的數(shù)字就可以了。如圖2-6所示。

圖2-6  自動(dòng)輸入等比序列

最后單擊“確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動(dòng)將序列按照要求填充完畢。

選擇大范圍的單元格區(qū)域

由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標(biāo)拖動(dòng)操作，總是無(wú)法一次性準(zhǔn)確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。請(qǐng)問(wèn)有什么別的好方法嗎？

答：當(dāng)然有?？梢栽囋嚾缦虏僮鳎菏紫仍凇懊Q”框（就是公式輸入欄fx左邊的輸入框）中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號(hào)，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個(gè)單元格名稱代號(hào)，中間用“：”冒號(hào)分開(kāi)。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩個(gè)單元格為對(duì)角的長(zhǎng)方形區(qū)域就會(huì)被快速的選定。

為修改后的工作表添加批注

想在對(duì)工作表文檔進(jìn)行修改的同時(shí)，在修改處添加批注，以方便日后查閱。請(qǐng)問(wèn)該如何操作？

答：為修改添加批注是很容易實(shí)現(xiàn)的。具體操作如下：首先選擇已經(jīng)修改過(guò)的單元格，然后單擊“插入”菜單中的“插入批注”命令。這時(shí)在該單元格旁邊會(huì)彈出一個(gè)黃色的文本輸入框，輸入框最上邊會(huì)自動(dòng)顯示系統(tǒng)安裝時(shí)使用的用戶名字，當(dāng)然也可以改為當(dāng)前使用者的名字。在光標(biāo)處就可以輸入要添加的批注了。輸入完成后鼠標(biāo)單擊任意位置，批注文本框就會(huì)自動(dòng)隱藏起來(lái)。這時(shí)在該單元格的右上角部位會(huì)多出一個(gè)紅色的小三角形符號(hào)，當(dāng)鼠標(biāo)移動(dòng)至該單元格上時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出剛才添加的批注內(nèi)容。同時(shí)還可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該單元格，在彈出的菜單中通過(guò)“編輯批注”和“清除批注”命令來(lái)進(jìn)行其他的修改操作。

隱藏行或列的其他方法

請(qǐng)問(wèn)要實(shí)現(xiàn)行或者列的隱藏有什么其他好的方法嗎？

答：要實(shí)現(xiàn)行或者列的隱藏除了利用“隱藏”命令外，還有以下幾種方法可以實(shí)現(xiàn)。其中最簡(jiǎn)單的就是直接拖動(dòng)鼠標(biāo)來(lái)實(shí)現(xiàn)。先移動(dòng)鼠標(biāo)指針至要隱藏的行或者列的最下邊或最右邊，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成了一個(gè)黑色的帶有上下箭頭的“+”字狀時(shí)。按下鼠標(biāo)左鍵，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)使其不可以見(jiàn)即可。當(dāng)然也可以通過(guò)鍵盤(pán)組合鍵來(lái)操作完成：按下組合鍵“Ctrl+9”隱藏的是行；按下組合鍵“Ctrl+0”隱藏列。如果要取消隱藏，只需要再同時(shí)按下“Shift”鍵，即同時(shí)按下“Ctrl+Shift+9”、“Ctrl+Shift+0”組合鍵。中華考試網(wǎng)(www．Examw。com)

當(dāng)然如果要隱藏的行或者列比較多時(shí)，用這上述兩種方法還是顯得有點(diǎn)麻煩，這時(shí)可以試試?yán)谩癝hift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵來(lái)隱藏。首先利用“Ctrl”鍵來(lái)選擇所有要隱藏的行或者列，然后同時(shí)按下“Shift+Alt+→（右方向鍵）”組合鍵，這時(shí)會(huì)彈出“創(chuàng)建組”對(duì)話框，如圖2-7所示。

詢問(wèn)要?jiǎng)?chuàng)建的組是行還是列。如何隱藏的是行就選擇“行”單選按鈕，如果隱藏的是列就選擇“列”單選按鈕。最后單擊“確定”按鈕完成。這時(shí)在工作表中行或者列的序號(hào)處會(huì)產(chǎn)生一條黑線，它將剛才選擇的所有行或列連接起來(lái)，同時(shí)在末端會(huì)有一個(gè)“－”符號(hào)。單擊該符號(hào)，則所選的行或者列就會(huì)組成一個(gè)組，從而達(dá)到隱藏的效果。同時(shí)“－”號(hào)會(huì)變成“+”號(hào)。要恢復(fù)隱藏，只要再單擊該“+”號(hào)即可?；蛘甙聪聰?shù)字“1”或“2”也可以。

恢復(fù)被隱藏的行或列的快捷方式

請(qǐng)問(wèn)除了使用“取消隱藏”命令外，還有什么更快捷的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)找出已經(jīng)被隱藏的行或列嗎？

答：要取消隱藏的行其實(shí)有更簡(jiǎn)單的方法。例如要恢復(fù)被隱藏的第2行，可以執(zhí)行如下操作：首先將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到第1行和第3行之間的位置，當(dāng)鼠標(biāo)的指針變成橫向?yàn)椤埃健碧?hào)，縱向?yàn)楹谏珜?shí)心雙箭頭的十字形狀時(shí)，執(zhí)行用鼠標(biāo)左鍵雙擊操作，這樣被隱藏的行就會(huì)顯示出來(lái)了。這種方法比用“取消隱藏”命令要快捷的多。取消列的隱藏方法同上所述。

在常規(guī)格式下輸入分?jǐn)?shù)

當(dāng)在工作表的單元格中輸入如“2/5、6/7”等形式的分?jǐn)?shù)時(shí)。系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為日期格式。所以每次都要先將單元格格式設(shè)置為“分?jǐn)?shù)”后才可以正確顯示。難道就沒(méi)有辦法可以在常規(guī)格式下直接輸入分?jǐn)?shù)嗎？

答：在“常規(guī)”模式實(shí)現(xiàn)分?jǐn)?shù)的輸入是可以實(shí)現(xiàn)的，而且還是非常簡(jiǎn)單的。只要在輸入分?jǐn)?shù)前，先輸入“0＋空格符”。然后再在后面輸入分?jǐn)?shù)即可，如輸入“0□2/3”（□表示空格）即正確顯示為“2/3”。需要注意的是，利用此方法輸入的分?jǐn)?shù)的分母不能超過(guò)99，否則輸入結(jié)果顯示將被替換為分母小于或等于99的分?jǐn)?shù)。如輸入“2/101”，系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)換為近似值“1/50”。

在單元格中自動(dòng)輸入時(shí)間和日期

日期和時(shí)間的輸入形式太麻煩，而且有時(shí)記不清楚。請(qǐng)問(wèn)有什么方法讓系統(tǒng)自動(dòng)輸入時(shí)間和日期嗎？

答：可以執(zhí)行以下方法來(lái)實(shí)現(xiàn)：選中需輸入的單元格，直接按下“Ctrl+；”組合鍵可輸入當(dāng)前日期；如果直接按下“Ctrl+Shift+；”組合鍵即可輸入當(dāng)前時(shí)間；當(dāng)然也可以在單元格中先輸入其他文字然后再按以上組合鍵，如先輸入“當(dāng)前時(shí)間為：”再按下“Ctrl+ Shift+；”組合鍵，就會(huì)在單元格中顯示“當(dāng)前時(shí)間為：16：27”這樣的結(jié)果。

以上方法美中不足的是輸入的時(shí)間和日期是固定不變的。如果希望日期、時(shí)間隨當(dāng)前系統(tǒng)的日期、時(shí)間自動(dòng)更新，則可以利用函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。輸入“=today()”得到當(dāng)前系統(tǒng)日期的函數(shù)，輸入“=now()”得到當(dāng)前系統(tǒng)時(shí)間和日期的函數(shù)。

移動(dòng)單元格中公式計(jì)算的結(jié)果

一般地，可以通過(guò)在單元格中輸入公式自動(dòng)計(jì)算出數(shù)據(jù)的結(jié)果。但是將這個(gè)計(jì)算結(jié)果移動(dòng)到其他單元格時(shí)，結(jié)果都變成了“0”，這是怎么回事？該如何解決？

答：可以通過(guò)以下操作來(lái)解決：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺辈藛沃械摹斑x項(xiàng)”命令，再選擇“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。選擇“手動(dòng)重算”復(fù)選框，同時(shí)取消選擇“保存前自動(dòng)重算”復(fù)選框，使其無(wú)效，最后單擊“確定”按鈕即可。這樣就可以通過(guò)“復(fù)制”和“粘貼”命令來(lái)正確移動(dòng)公式計(jì)算出的結(jié)果了。

以圖片格式插入Word中的文本內(nèi)容

請(qǐng)問(wèn)在不用截圖軟件的情況下，可以直接將Word文檔中的某些文本內(nèi)容以圖片格式插入工作表的單元格中嗎？

答：當(dāng)然可以，可以直接利用系統(tǒng)的內(nèi)置功能實(shí)現(xiàn)文本內(nèi)容到圖片格式的轉(zhuǎn)換。具體操作如下：在Word編輯界面，先選定需要插入的文字內(nèi)容，然后利用“復(fù)制”命令將其復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板中。然后在Excel環(huán)境下，選定要插入該圖片的單元格，再按住“Shift”鍵，同時(shí)單擊“編輯”菜單中的“粘貼圖片”命令。這樣即可將剪貼板中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成圖片格式并插入到工作表中。如果選擇的是“粘貼鏈接圖片”命令，則將圖片和工作表建立鏈接關(guān)系。

求和函數(shù)的快捷輸入法

求和函數(shù)“SUM”可能是我們?cè)诠ぷ鞅砦臋n中使用最多的函數(shù)了。請(qǐng)問(wèn)有什么好辦法來(lái)快速輸入嗎？

答：其實(shí)“SUM”函數(shù)不必每次都直接輸入的，可以單擊工具欄中的“∑”符號(hào)按鈕來(lái)快速輸入。當(dāng)然還有更快捷的鍵盤(pán)輸入，先選擇單元格，然后按下“Alt+=”組合鍵即可。這樣不但可以快速輸入函數(shù)名稱，同時(shí)還能智能地確認(rèn)函數(shù)的參數(shù)。