行政后勤篇

一、行政管理的概念... 1

二、行政管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)... 1

三、行政管理體系... 2

（一）行政管理體系概述... 2

（二）行政管理體系組成... 2

四、全面提升行政工作... 2

一、行政管理的概念

【引言】一般說來，企業(yè)設(shè)立行政管理部門的初衷往往是將主營業(yè)務(wù)（研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等）之外的事務(wù)性工作剝離開來，使得企業(yè)的管理者能夠集中精力做主營業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的逐步發(fā)展和壯大，我們又從行政中分離出市場、財(cái)務(wù)、人力資源、客戶服務(wù)等等專門機(jī)構(gòu)。

不斷派生的專門機(jī)構(gòu)因?yàn)槠渎毮艿膯我恍远@得愈發(fā)重要，在企業(yè)中的作用也更加明顯，相形之下，作為“母體”的行政工作就日益顯得沒落，分出去的全部是相對重要的工作，留下來的純粹是事務(wù)性工作。因此對于許多企業(yè)來說，行政工作似乎越來越?jīng)]有重要性可言，在管理者眼中，行政平日里的工作就是東修西補(bǔ)、保潔保安、收發(fā)傳真、前臺(tái)接待等，工作雖不可或缺但也無關(guān)大局。

這是對企業(yè)行政工作的偏見，真正意義上的企業(yè)行政全然不是這個(gè)樣子。專門的行政管理部門，諸如辦公室、總經(jīng)理辦公室、總務(wù)部、行政部等等雖擔(dān)負(fù)著企業(yè)行政管理的組織實(shí)施、具體操作，但只是行政管理工作中的一個(gè)部分、一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)行政管理系統(tǒng)中的一個(gè)小系統(tǒng)。

【概念】廣義的行政管理就是企業(yè)中除去基本的“研發(fā)”“生產(chǎn)”“銷售”這些直接創(chuàng)造企業(yè)效益的業(yè)務(wù)性工作之外的全部事務(wù)；狹義的行政管理往往又將其中比較專業(yè)的“人事管理”與“財(cái)務(wù)管理”工作獨(dú)立出來所剩下的工作事務(wù)。這些剩下的事務(wù)又可以劃分為兩個(gè)方面：行政辦公管理和后勤服務(wù)管理，本人[仝]將其統(tǒng)稱為“行政后勤管理”。

二、行政管理的內(nèi)涵及特點(diǎn)

行政管理的本質(zhì)就是服務(wù)。行政部門應(yīng)以服務(wù)為本，甘當(dāng)幕后英雄的角色。行政以服務(wù)于企業(yè)為最終目的，行政部門應(yīng)該兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真細(xì)致地做好種種行政事務(wù)工作，把領(lǐng)導(dǎo)和員工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來。行政部門的工作永遠(yuǎn)不會(huì)成為企業(yè)關(guān)注的中心。不但不可能，而且不應(yīng)該。因?yàn)?，如果一個(gè)企業(yè)的關(guān)注點(diǎn)不幸竟在于行政部門，那只能說明行政工作做得實(shí)在太糟糕，影響了企業(yè)各方面的工作，影響了企業(yè)最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，以致于引起了大家的關(guān)注。

行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的和不起眼的事務(wù)。但這些事務(wù)只不過是行政管理這棵大樹上的枝枝葉葉而已。行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企業(yè)其他方面的業(yè)務(wù)。行政工作涉及到企業(yè)內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。行政管理的廣度涉及到整個(gè)公司或集團(tuán)的全部運(yùn)作過程；行政管理的深度又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)；行政管理的重要是因?yàn)樗穷I(lǐng)導(dǎo)和各部門、眾員工之間的橋梁；行政管理的敏感是因?yàn)樗婕暗矫總€(gè)成員的切身利益。

眾所周知，行政管理是不涉及公司具體產(chǎn)品(含活動(dòng)、服務(wù))的生產(chǎn)(或提供)的，它是為生產(chǎn)(或提供)產(chǎn)品(或活動(dòng)、服務(wù))過程提供相應(yīng)的資源和服務(wù)，以及對過程中的人和事進(jìn)行規(guī)范組織、監(jiān)控?？傮w來講，行政工作有以下十二字概述：搞好服務(wù)、管好事務(wù)、參與業(yè)務(wù)。這是行政工作的特點(diǎn)，行政工作人員了解工作特點(diǎn)后可以有針對性、有重點(diǎn)、有目的地開展工作。

三、行政管理體系

（一）行政管理體系概述

企業(yè)的行政管理體系可以說是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它是以總經(jīng)理為最高領(lǐng)導(dǎo)、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門組織實(shí)施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個(gè)部門和分支機(jī)構(gòu)的方方面面的一個(gè)完整的系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)。它的作用就是承擔(dān)著企業(yè)的全部行政管理工作，推動(dòng)和保證著企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、市場、銷售等幾大塊業(yè)務(wù)順利、有效地進(jìn)行并確保相互之間的協(xié)調(diào)。

企業(yè)行政管理體系如此重要，然而卻幾乎沒有人去研究它，這是現(xiàn)今企業(yè)普遍感到最頭痛而改進(jìn)它又不知如何下手的主要原因之一。行政管理體系的理想境界應(yīng)該是潤物細(xì)無聲的，它就像一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器，這頭原料（任務(wù)）進(jìn)去，那頭成品（結(jié)果）出來，其中的許許多多曲曲折折，都消化在行政體系之內(nèi)。

（二）行政管理體系組成

1、行政辦公管理

行政辦公管理體現(xiàn)的是對行政事務(wù)的綜合性管理，具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性、中樞性和業(yè)務(wù)性。主要包含有：①文書管理；②檔案管理；③印章管理；④會(huì)議管理；⑤公共關(guān)系管理；⑥前臺(tái)接待等。

2、后勤服務(wù)管理

四、全面提升行政工作

首先是要加強(qiáng)企業(yè)行政管理的制度建設(shè)?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，制度是企業(yè)管理的基石。企業(yè)應(yīng)注重行政制度的建設(shè)與加強(qiáng)，通過制度正本清源。

其次是要全面實(shí)行流程化管理。行政工作總是千頭萬緒，制度只是基礎(chǔ)，行政上的許多環(huán)節(jié)需要靠流程圖來實(shí)現(xiàn)，流程圖的好處就在于它能夠簡單明了地說明工作的關(guān)鍵點(diǎn)，做到“分工清晰、責(zé)權(quán)明確”，使行政的各項(xiàng)工作條理清楚，有利于工作效率和工作質(zhì)量的提升。

第三是要加強(qiáng)表格化管理。工作流程有了、責(zé)任權(quán)利明確了，具體的實(shí)施就可以靠表格來實(shí)現(xiàn)。表格是行政工作中的一個(gè)非常好的工具，許多復(fù)雜的工作只要用表格完全能說清楚，特別是一些需要有追溯性的工作，通過簡單的表格就可以實(shí)現(xiàn)。

最后是提倡“辦公自動(dòng)化”。辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲(chǔ)和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。

※布衣公子 精心編制

公元2010年12月17日