基本設(shè)置技巧
在用PowerPoint編輯幻燈片文件的過程中，當(dāng)文件中幻燈片數(shù)目過多時(shí)，如何快速選定多張幻燈片？
答：如果要選定的多張幻燈片是不連續(xù)的，在按住“Ctrl”鍵的同時(shí)，單擊需選定的各張幻燈片。如果要選定的幻燈片是連續(xù)的，則在按住“Shift”鍵的同時(shí)，單擊連續(xù)幻燈片的首、尾頁。
2 在“插入”菜單欄中添加“符號(hào)”項(xiàng)
有人說可以利用PowerPoint“插入”菜單欄的“符號(hào)”選項(xiàng)來添加特殊符號(hào)。為什么在我的電腦上找不到呢？
答：這是因?yàn)槟愕碾娔X上沒有安裝微軟拼音輸入法。只要正確地安裝該輸入法即可。
除了可以利用“插入”菜單插入新的幻燈片以外，還有什么更簡單更快捷的方法嗎？
答：可以通過以下兩種快捷方式來實(shí)現(xiàn)。
（1）選中一張幻燈片，然后按下“Shift+Enter”組合鍵在其后插入一張新幻燈片。
（2）使用“Ctrl+M”組合鍵。兩種方式的區(qū)別在于，前者選中當(dāng)前幻燈片只能通過單擊左邊的幻燈片顯示欄來實(shí)現(xiàn)，而后者無該限制，即使將光標(biāo)定位在當(dāng)前幻燈片編輯區(qū)也可。
4 讓PowerPoint自動(dòng)保存更新后的幻燈片
請問在PowerPoint中要如何進(jìn)行設(shè)置才能讓它自動(dòng)保存更新后的幻燈片，以避免由于死機(jī)或斷電等特殊原因造成的文件丟失？
答：只需要單擊“工具”菜單欄中的“選項(xiàng)”菜單，在“保存”選項(xiàng)卡下選中“允許快速保存”復(fù)選框。同時(shí)還可以設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間間隔，以便PowerPoint自動(dòng)按所設(shè)置的時(shí)間間隔保存更新后的幻燈片。
請問想給幻燈片添加創(chuàng)建的日期或時(shí)間，該怎么做呢？如果希望這個(gè)日期或時(shí)間能隨著系統(tǒng)日期或時(shí)間變化，又該如何操作呢？
答：只需要首先將插入點(diǎn)移動(dòng)到需要插入日期或時(shí)間的幻燈片的相關(guān)位置，然后選擇“插入”菜單中的“日期與時(shí)間”選項(xiàng)，在彈出的對話框中的“可用格式”列表中選定一種表示方式，最后單擊“確定”按鈕即可。只要在該對話框中選擇“自動(dòng)更新”復(fù)選框的話，就可以讓添加的日期和時(shí)間隨系統(tǒng)自動(dòng)更新。
請問如何才能讓頁眉、頁腳中的時(shí)間和日期隨系統(tǒng)自動(dòng)更新？
答：方法其實(shí)很簡單。只需要選擇“視圖”菜單中的“頁眉與頁腳”選項(xiàng)，在彈出的對話框中選擇“幻燈片”選項(xiàng)卡，再選擇“日期與時(shí)間”復(fù)選框，選中“自動(dòng)更新”單選按鈕，如圖4-1所示，最后單擊“全部應(yīng)用”按鈕即可在每次打開PowerPoint文檔時(shí)隨系統(tǒng)自動(dòng)更新頁眉、頁腳的日期和時(shí)間。
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圖4-1 設(shè)置日期和時(shí)間
7 幻燈片中包含的字?jǐn)?shù)和幻燈片張數(shù)的統(tǒng)計(jì)
請問要如何操作才能實(shí)現(xiàn)對幻燈片中的字?jǐn)?shù)和幻燈片的張數(shù)的統(tǒng)計(jì)？
答：只需要單擊“文件”菜單下的“屬性”選項(xiàng)，在彈出的對話框中單擊“統(tǒng)計(jì)”選項(xiàng)卡，在如圖4-2所示的“統(tǒng)計(jì)信息”列表中即可查看。
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圖4-2 查看統(tǒng)計(jì)表
在PowerPoint中添加公式時(shí)，許多特殊符號(hào)和格式都無法直接輸入，請問要如何才能在幻燈片中加入公式？
答：要想在幻燈片中加入既美觀又大方的公式，首先要單擊“插入”菜單中的“對象”命令，在彈出的對話框的“對象類型”列表中選擇“Microsoft 公式3.0”，如圖4-3所示，單擊“確定”按鈕后即可啟動(dòng)“公式編輯器”。
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圖4-3 選擇插入對象類型
在“公式編輯器”窗口中，我們可以利用該工具的強(qiáng)大功能，直接單擊工具欄中的各類公式符號(hào)，即可非常簡單地實(shí)現(xiàn)各類公式的輸入，如圖4-4所示。
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圖4-4 “公式編輯器”窗口
單擊“關(guān)閉”按鈕返回到幻燈片編輯窗口后，就會(huì)發(fā)現(xiàn)公式已經(jīng)插入到該幻燈片中。但是它的大小和位置都不符合要求，還需要對它進(jìn)行改進(jìn)。由于PowerPoint將插入的公式作為“圖片”來對待，因此想移動(dòng)公式的位置時(shí)，只需要選定該公式，當(dāng)鼠標(biāo)箭頭變成雙十字型的時(shí)候，就可以按住鼠標(biāo)左鍵調(diào)整公式位置。如果要改變公式大小，只要把鼠標(biāo)指針移到該公式的控點(diǎn)上，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙箭頭的時(shí)候，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)即可。還可以用鼠標(biāo)右鍵單擊該公式，在彈出的菜單中選擇“顯示圖片工具欄”選項(xiàng)。利用圖片工具欄中的各個(gè)工具來對該公式進(jìn)行顏色、格式等其他方面的改進(jìn)。
為了突出個(gè)性，希望PowerPoint中的工具欄按鈕和菜單欄中的圖標(biāo)能與眾不同。請問能更改這些默認(rèn)的圖標(biāo)嗎？如果可以，要怎樣做呢？
答：當(dāng)然可以。在PowerPoint中提供了多種圖標(biāo)供用戶更改，同時(shí)還可以把自己編輯的新圖標(biāo)作為工具欄上的按鈕或菜單欄中的圖標(biāo)。方法如下：
（1）如果要從系統(tǒng)中選擇其他圖標(biāo)的話，首先單擊“工具”菜單的“自定義”命令，然后選定需要更改圖標(biāo)的工具按鈕或菜單選項(xiàng)，用鼠標(biāo)右鍵單擊打開快捷菜單，選擇“更改按鈕圖標(biāo)”選項(xiàng)，在列表中選定一個(gè)合適的圖標(biāo)即可。也可在彈出“自定義”對話框時(shí)，選擇“命令”選項(xiàng)卡，單擊“更改所選內(nèi)容”下拉按鈕，選擇“更改按鈕圖像”來實(shí)現(xiàn)圖標(biāo)的更改。同時(shí)，還可以單擊“編輯按鈕圖像”，對所選定的圖標(biāo)的顏色、位置等進(jìn)行修改。
（2）如果想使更改的圖標(biāo)更漂亮、更個(gè)性鮮明的話，也可以首先找到想設(shè)置為圖標(biāo)的圖像文件，然后用相應(yīng)的編輯軟件打開并適當(dāng)?shù)木庉嬎ㄗ⒁庖顾拇笮『拖到y(tǒng)圖標(biāo)一致，同時(shí)要保持清晰，系統(tǒng)默認(rèn)的按鈕圖像的大小是 16 x 16 像素）。編輯好以后，執(zhí)行復(fù)制操作，將該圖像復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板，然后再執(zhí)行單擊鼠標(biāo)右鍵后彈出菜單中的“粘貼按鈕圖像”命令即可。如果對這個(gè)圖標(biāo)不夠滿意的話，可以利用“復(fù)位按鈕圖像”命令來恢復(fù)系統(tǒng)圖標(biāo)設(shè)置。
請問要如何才能給幻燈片中的圖片加上文字說明呢？如果想把文字說明放在圖片中呢？
答：只要在幻燈片中添加了圖片，就可以直接單擊屏幕左下方的“自選圖形”按鈕，在彈出的菜單中選擇“標(biāo)注”選項(xiàng)，同時(shí)在標(biāo)注列表中選擇一種合適的標(biāo)注框類型。然后把鼠標(biāo)移到需添加文字說明的區(qū)域，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)出標(biāo)注框，并在其中輸入文字說明。如果需要改變它的大小，可以選中標(biāo)注框，把鼠標(biāo)指針移到相應(yīng)控點(diǎn)上，當(dāng)它變成雙向箭頭的時(shí)候，按住鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)該雙向箭頭即可調(diào)整標(biāo)注框的大小。如果想把文字說明放在圖片中，可以把鼠標(biāo)指針移到標(biāo)注框上，當(dāng)它變成雙十字箭頭的時(shí)候，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)到圖片上即可。
有時(shí)候在PowerPoint中播放幻燈片文稿時(shí)，想在其中同時(shí)加入一些文字。請問要如何設(shè)置才能實(shí)現(xiàn)呢？
答：只需要在播放演示文稿的同時(shí)，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“指針選項(xiàng)”中的“畫筆”選項(xiàng)，此時(shí)指針會(huì)自動(dòng)的變成一枝畫筆的形狀，按住鼠標(biāo)左鍵，就可以隨意書寫文字了。如果要結(jié)束該項(xiàng)操作，可以直接按“Esc”鍵退出，幻燈片會(huì)繼續(xù)播放。
有朋友說，項(xiàng)目符號(hào)除了可以用數(shù)字、字母來做以外，還可以用圖片來做。請問該如何操作呢？
答：方法其實(shí)很簡單。首先選定需要設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)的文字，然后單擊“格式”菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng)，在彈出的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對話框中單擊“圖片”按鈕，就會(huì)出現(xiàn)“圖片項(xiàng)目符號(hào)”對話框，如圖4-5所示。
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圖4-5 “圖片項(xiàng)目符號(hào)”對話框
可以在列表中選擇適合的圖片來做項(xiàng)目符號(hào)。但是如果想用自己喜歡的圖片來做項(xiàng)目符號(hào)的話，就要單擊上圖中的“導(dǎo)入”按鈕，在“將剪輯添加到管理器”對話框中把該圖片導(dǎo)入到圖片選擇列表中，選定后單擊“確定”按鈕即可。
13 如何用特殊符號(hào)做項(xiàng)目符號(hào)
想用一些有意思的特殊符號(hào)來做項(xiàng)目符號(hào)，請問該怎么做呢？
答：方法其實(shí)不難?？梢允紫冗x定需要設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)的文字，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”選項(xiàng)，在彈出的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對話框中單擊“自定義”按鈕，就會(huì)出現(xiàn)“符號(hào)”對話框，如圖4-6所示。
圖4-6 “符號(hào)”對話框
可以單擊“字體”下拉列表選擇不同類型的字體，同時(shí)在下面的符號(hào)列表中選擇各類適合的特殊符號(hào)。如果希望更改符號(hào)的顏色或是大小，還可以在返回的“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對話框中，直接選擇適合的顏色和設(shè)置它的大小以達(dá)到滿意的效果。
在使用PowerPoint菜單的過程中，發(fā)現(xiàn)有時(shí)候要想全部展開所有菜單項(xiàng)，必須單擊菜單中向下的雙箭頭，非常麻煩。有什么方法可以避免這類重復(fù)操作一次性展開全部菜單嗎？
答：可以單擊“工具”菜單欄的“自定義”選項(xiàng)，在彈出的“自定義”對話框中單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡，選定“始終顯示整個(gè)菜單”復(fù)選框，再單擊“關(guān)閉”按鈕即可。
想將PowerPoint中帶有文字說明的圖片保存為圖片格式，以便下次調(diào)用該圖片時(shí)無需再次添加文字說明。請問該怎么做呢？
答：首先選定圖片所在的幻燈片，把圖片以外的其他無須保存為圖片格式的所有文字或?qū)ο蠖记宄蝗缓筮x定該圖片，并把它的大小調(diào)整到和整個(gè)幻燈片編輯區(qū)一致。單擊“文件”菜單欄的“另存為”選項(xiàng)，在彈出的對話框中輸入新的文件名，并且把“保存類型”設(shè)置為“JPEG文件交換格式”或“GIF可轉(zhuǎn)換的圖形格式”，就能實(shí)現(xiàn)把有文字說明的圖片保存為圖片格式這一操作了。
當(dāng)多張幻燈片的著色方案都相同的時(shí)候，有什么快捷方法能夠把同一方案運(yùn)用于多張幻燈片嗎？如果是不同文檔中的幻燈片，可以把某一文件中的著色方案運(yùn)用到另一文件中嗎？
答：當(dāng)然可以。首先選中已經(jīng)著色的一張幻燈片，然后用鼠標(biāo)左鍵雙擊工具欄上的“格式刷”按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針右邊出先一把刷子的時(shí)候，單擊需要運(yùn)用同一著色方案的各張幻燈片即可。如果想把某一文件中的著色方案運(yùn)用于另一文件，可以在打開兩個(gè)文檔之后單擊“窗口”菜單欄的“全部重排”選項(xiàng)，然后像在同一文件中一樣，利用格式刷操作即可。
為了使PowerPoint幻燈片更生動(dòng)、更好看，我們常常需要在幻燈片中插入圖片，可是這樣往往導(dǎo)致文件太大，請問有什么方法可以縮減圖片文件的大小嗎？
答：可單擊“視圖”菜單欄中的“工具欄”選項(xiàng)，在其下拉列表中選擇“圖片”。然后在彈出的圖片工具欄上選擇“壓縮圖片”按鈕，就會(huì)出現(xiàn)如下“壓縮圖片”對話框，如圖4-7所示。
圖4-7 “壓縮圖片”對話框
如果希望壓縮的圖片盡可能的小，可以選定“刪除圖片的剪裁區(qū)域”復(fù)選框。還可以設(shè)置該壓縮是運(yùn)用于“選中的圖片”還是“文檔中的所有圖片”。同時(shí)也可以根據(jù)需要來更改圖片的分辨率，以達(dá)到最佳的效果。
希望幻燈片在播放時(shí)能夠設(shè)置一些特殊效果，讓幻燈片的播放更生動(dòng)、活潑，請問該怎么做才能實(shí)現(xiàn)呢？
答：可以通過設(shè)置不同的切換效果、切換的速度，以及切換時(shí)的各種不同的聲音，來讓幻燈片的播放達(dá)到最佳效果。具體操作如下：首先用鼠標(biāo)右鍵單擊要設(shè)置切換效果的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片切換”選項(xiàng)，此時(shí)在幻燈片編輯區(qū)域的右邊就會(huì)出現(xiàn)幻燈片切換設(shè)置選項(xiàng)框?？梢栽?#8220;應(yīng)用于所選幻燈片”下拉列表框中設(shè)置幻燈片的切換效果；在“速度”下拉列表框中設(shè)置幻燈片切換的快慢；在“聲音”下拉列表框中選擇適合的聲音，如果希望添加其他的聲音文件，還可以選擇列表中的“其他聲音”來導(dǎo)入其他聲音文件，如圖4-8所示。如果想要幻燈片自動(dòng)播放，還可以在“換片方式”選項(xiàng)中設(shè)置每隔多少時(shí)間自動(dòng)切換,同時(shí)還可以隨時(shí)單擊“播放”或“幻燈片放映”按鈕預(yù)覽切換效果。如果想把該切換設(shè)置運(yùn)用于所有的幻燈片，可以單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕。
圖4-8 切換幻燈片
19 快速實(shí)現(xiàn)動(dòng)作按鈕的統(tǒng)一設(shè)置
在PowerPoint幻燈片設(shè)置過程中，我們常常給幻燈片添加動(dòng)作按鈕。可是為了美觀實(shí)用，我們又需要對同一幻燈片中的所有動(dòng)作按鈕做統(tǒng)一設(shè)置，非常麻煩。請問有什么快捷方法嗎？
答：當(dāng)然有。只需要選中已設(shè)置好的動(dòng)作按鈕，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，然后單擊要設(shè)置同樣動(dòng)作按鈕的其他幻燈片，選擇“粘貼”選項(xiàng)，這樣不僅在其他的幻燈片中設(shè)置了相同的動(dòng)作按鈕，這些按鈕的位置也是完全相同的。如果同一幻燈片上的動(dòng)作按鈕較多，可以按住“Ctrl”鍵全部選定以后，再做上述“復(fù)制”、“粘貼”操作。
我們有時(shí)候需要在幻燈片中插入Execl工作表或圖表，該怎么做呢？
答：首先選定需要插入Execl工作表或圖表的幻燈片，并且把插入點(diǎn)移到合適的位置，然后單擊“插入”菜單欄中的“對象”命令。如果要新建一個(gè)Execl工作表或圖表，可以單擊“插入對象”對話框的“新建”單選按鈕，并且在右邊的選擇列表中選擇插入“Microsoft Excel工作表”或“Microsoft Excel 圖表”，如圖4-9所示，單擊“確定”按鈕后就會(huì)插入新建的工作表或圖表。
圖4-9 插入工作表
如果希望插入的是已經(jīng)編輯好的工作表或圖表，則要選擇“根據(jù)文件創(chuàng)建”項(xiàng)，然后單擊“瀏覽”按鈕導(dǎo)入相應(yīng)的工作表或圖表，如圖4-10所示。
圖4-10 插入編輯好的工作表
在使用PowerPoint編輯幻燈片時(shí)，系統(tǒng)提供了很多種模板供我們使用。但是有時(shí)候，為了別具一格，希望把自己設(shè)計(jì)的一些幻燈片樣式保存為模板，該怎么做呢？
答：只需要在保存的時(shí)候，單擊“文件”菜單欄的“另存為”選項(xiàng)，在“另存為”對話框中把保存類型設(shè)置為“演示文稿設(shè)計(jì)模板”即可把該頁幻燈片保存為模板供下次調(diào)用。
在用PowerPoint設(shè)計(jì)幻燈片時(shí)常常用到模板，但是不知道該怎樣才能在每張幻燈片上使用不同的模板。請問該怎么做呢？
答：在PowerPoint XP中實(shí)現(xiàn)該功能比較簡單。首先用鼠標(biāo)右鍵單擊需要應(yīng)用模板的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇“幻燈片設(shè)計(jì)”選項(xiàng)后，幻燈片編輯區(qū)的右邊就會(huì)出現(xiàn)幻燈片設(shè)計(jì)選項(xiàng)框。單擊“設(shè)計(jì)模板”，把鼠標(biāo)在模板列表中合適的模板上停留一會(huì)兒，在右邊出現(xiàn)下拉按鈕時(shí)單擊該按鈕，選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”項(xiàng)。重復(fù)該操作，即可在每張幻燈片上使用不同的模板。
在實(shí)際應(yīng)用PowerPoint XP的過程中，有時(shí)候需要把多個(gè)幻燈片演示文稿合并，并且希望它們分別保持原有的風(fēng)格。請問可以嗎？如果可以，該怎么操作呢？
答：當(dāng)然可以。首先打開需要合并的某一個(gè)演示文稿，然后單擊“工具”菜單欄的“比較并合并演示文稿”選項(xiàng)，在彈出的對話框中選擇要與之合并的另一個(gè)演示文稿并單擊“合并”按鈕，接著按提示單擊“繼續(xù)”按鈕，操作完成后即可實(shí)現(xiàn)兩個(gè)文稿的合并。
有人說在PowerPoint中，使用超鏈接功能不僅可以在不同的幻燈片之間自由切換，還可以在幻燈片與其他程序或文件之間隨意地轉(zhuǎn)換。請問要如何才能設(shè)置超鏈接呢？
答：常用的方法有三種：
（1）直接利用工具欄上的“插入超鏈接”按鈕。首先選定需要插入超鏈接的文字或圖像，也可把光標(biāo)移動(dòng)到要插入超鏈接的相應(yīng)位置。然后單擊工具欄上的“插入超鏈接”按鈕，在彈出的“插入超鏈接”對話框中選擇要插入鏈接的文檔、Web頁或電子郵件地址，如圖4-11所示，再單擊“確定”按鈕即可。
需要注意的是，如果選定的是文字或圖像等幻燈片中已有的對象，那么設(shè)置超鏈接后沒有什么特殊標(biāo)志。只有在幻燈片播放時(shí)，把鼠標(biāo)移到相應(yīng)的對象上，鼠標(biāo)指針會(huì)變成一只“手”型，單擊該對象即可啟動(dòng)超鏈接。如果沒有選定任何對象，只是把光標(biāo)移到幻燈片相應(yīng)的位置，那么可以在“插入超鏈接”對話框的“要顯示的文字”后給鏈接命名，以便幻燈片上出現(xiàn)相關(guān)的帶下劃線的提示，當(dāng)鼠標(biāo)指針移到該提示上時(shí)，同樣會(huì)變成一只“手”型，單擊便可打開超鏈接。
圖4-11 插入超鏈接
（2）也可以利用“動(dòng)作設(shè)置”來實(shí)現(xiàn)。首先選中需要設(shè)置超鏈接的圖像或文字，單擊“幻燈片放映”菜單欄的“動(dòng)作設(shè)置”選項(xiàng)。根據(jù)需要單擊“單擊鼠標(biāo)”或“鼠標(biāo)移過”選項(xiàng)卡。選擇“超鏈接到”單選按鈕，并在下拉列表中選擇要鏈接到的內(nèi)容。如果要鏈接的內(nèi)容不在該下拉列表中，可以單擊“其他文件”來導(dǎo)入相應(yīng)的鏈接內(nèi)容，如圖4-12所示，設(shè)置完畢單擊“確定”按鈕即可。
（3）除了上述兩種方法以外，還可以利用“動(dòng)作按鈕”來設(shè)置超鏈接。方法如下：單擊“幻燈片放映”菜單的“動(dòng)作按鈕”選項(xiàng)，在列表中任選一個(gè)適合的動(dòng)作按鈕。把鼠標(biāo)移到幻燈片編輯區(qū)域，指針就會(huì)變成一個(gè)黑“十”字型，在需要添加超鏈接的位置按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，繪出一個(gè)動(dòng)作按鈕。同時(shí)在彈出的如圖4-12的“動(dòng)作設(shè)置”對話框中，按方法（2）操作即可。
圖4-12 利用“動(dòng)作設(shè)置”
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