朋友們的問題涉及到了時(shí)間管理的話題。關(guān)于時(shí)間管理，我從高中就有主動(dòng)閱讀相關(guān)書籍，因?yàn)楫?dāng)年一心想考好的學(xué)校，需要更高效地運(yùn)用每一分鐘。高三的時(shí)候，我和室友夜晚到凌晨睡覺是常態(tài)。下課的時(shí)候，也是在做數(shù)學(xué)題。散個(gè)步都在討論歷史。吃個(gè)飯，洗個(gè)澡之類的事情，我嚴(yán)重懷疑這些瑣碎的事情我們當(dāng)年一律5分鐘解決。
后來，我考上湖南師范大學(xué)，室友考上華中科技大學(xué)，我們都讀了研（她讀得比我早），她還留了校，嫁了個(gè)博士老公，生了個(gè)漂亮的女孩。當(dāng)年考上學(xué)校，和天賦無關(guān)，是集中了全部精力只解決一件事的結(jié)果。
羅列一下學(xué)習(xí)接觸過的時(shí)間管理術(shù)，以及與時(shí)間管理相關(guān)的概念。
四象限法則
我接觸的第一個(gè)時(shí)間管理術(shù)，就是四象限法則。這個(gè)法則流傳很廣，大凡提時(shí)間管理的都會提到它。它的核心是幫助人們對手頭的事情進(jìn)行重要性歸類，而這應(yīng)該是時(shí)間管理的基礎(chǔ)。
這個(gè)理論的提出者是美國管理學(xué)家史蒂芬·科維。單純提這個(gè)名字，可能會有點(diǎn)陌生，但是如果提到他的一部暢銷作品，可能就會感到熟悉，那就是在商界產(chǎn)生巨大影響的《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》。
科維把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同程度劃分，基本上可分為四個(gè)象限：重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急，這便是著名的四象限法則。
有了這個(gè)框架，便可以行動(dòng)了，首先把手頭要做的事情羅列出來，根據(jù)重要性和緊迫程度分成四個(gè)類別。
但是問題來了，是不是羅列出來的事情就都要做完呢？重要的事情先做，什么是重要的事情呢？
關(guān)于第一個(gè)問題，回答是：時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。
關(guān)于第二個(gè)問題，很抱歉，我沒有辦法回答。什么事情對你來說是重要的，這個(gè)要結(jié)合個(gè)人工作學(xué)習(xí)生活的實(shí)際情況，答案在自己那。因此，從這個(gè)角度來說，時(shí)間管理是一種能力，決定什么事情重要的能力。
對于當(dāng)年讀高中的我來說：重要緊迫的事情，是學(xué)習(xí)，是每天每個(gè)學(xué)科的作業(yè)，第二天必須要交；重要不緊迫的事情，還是學(xué)習(xí)，是每天每個(gè)學(xué)科的延伸閱讀和訓(xùn)練，我需要大量的積累；不重要但緊迫的事情，是吃飯、洗漱清潔；不重要不緊迫的事情，談戀愛、逛街、化妝打扮、閑聊。
羅列好以后，接下來，具體談?wù)勅绾翁幚硭膫€(gè)象限的內(nèi)容。
第一象限：重要又緊迫的事情，立即做！
我們工作中的主要壓力來自第一象限，這一類別里事情具有時(shí)間的緊迫性和影響的重要性，無法回避也不能拖延，比如重大項(xiàng)目的談判，重要的會議工作，立馬去把第一象限里的事情完成，壓力就得到了緩解。不過，有些壓力和危機(jī)是自己造成的，平日原本不緊迫的重要事情一拖再拖，最后變成了又重要又緊迫。
第二象限：重要但不緊迫的事情，有計(jì)劃做！
這個(gè)象限里的事情，在時(shí)間上沒有緊迫性，但是對于個(gè)人或者企業(yè)的存在和發(fā)展都具有重大意義。應(yīng)該第一時(shí)間把這個(gè)象限里的任務(wù)進(jìn)行分解，然后一個(gè)一個(gè)解決，并制定時(shí)間表，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。謹(jǐn)防它因?yàn)橥涎?，而變成又重要又緊迫的事情，溜進(jìn)第一象限給自己增添壓力。
是否主動(dòng)有計(jì)劃地去完成重要的事，對于個(gè)人來說，是一個(gè)人是否自律的標(biāo)志，對于企業(yè)來說，是傳統(tǒng)低效管理者和高效卓越管理者的區(qū)別。
未雨綢繆，應(yīng)該把80%的精力用在有計(jì)劃地處理好那些平日里對我們來說重要，但還不緊迫的事情上。在事情沒有造成壓力前，從容淡定地主動(dòng)去做，總好過日后手忙腳亂地瞎忙。
第三象限：不重要但緊迫的事，交給他人去做！
在工作上，什么是不重要但緊迫的事情？比如造成干擾的緊急事件，打若干個(gè)溝通電話，打麻將三缺一不可事件。
這個(gè)象限里的事情因?yàn)榫o迫，常常讓我們產(chǎn)生錯(cuò)覺，以為它同第一象限里的事情一樣重要，其實(shí)這個(gè)重要是對于別人的重要。花太多時(shí)間在這些事情上打轉(zhuǎn)，為了滿足他人的期望和標(biāo)準(zhǔn)而奔波不息，是我們忙碌又盲目的源頭。
最好的方法是放權(quán)交給別人去做，或者通過委婉的拒絕減少此類事務(wù)的發(fā)生。
第四象限：不重要不緊迫的事，盡量少做！
第四象限的事情沒有意義，但人們經(jīng)常會跌進(jìn)第四象限而無法自拔，玩游戲、看娛樂視頻。布封說：“最嚴(yán)重的浪費(fèi)就是時(shí)間的浪費(fèi)”。因此，必須想方設(shè)法走出第四象限。
關(guān)于四象限法則的知識大致歸納到這里，總結(jié)一句：優(yōu)先解決第一象限，投資第二象限，區(qū)分一三象限，走出第四象限。
生物鐘管理
有效的利用生物鐘。
在一次閱讀中，讀到生物鐘的知識：原來人的體力、情緒等不穩(wěn)定是正常的，它們和女人的那點(diǎn)事一樣有周期。這世界沒有超人。
自然界的生物體內(nèi)都有一個(gè)生物鐘，人也不例外。所謂生物鐘，就是生命活動(dòng)的規(guī)律。人體有三大生物鐘。情緒生物鐘的周期是28天，智力生物鐘的周期是33天，體力生物鐘的周期是23天。
在體力的高潮期，人會感覺體力充沛；當(dāng)情緒處于高潮時(shí)，人會感覺心情舒暢；當(dāng)智力處于高潮時(shí)，會感覺記憶力好、思維敏捷，而處在低潮時(shí)的感覺則正好相反。三個(gè)周期不一定會同時(shí)達(dá)到高潮或低潮，而是分別按自己的規(guī)律進(jìn)行反復(fù)。
了解這個(gè)變化規(guī)律后，可以進(jìn)行一些調(diào)節(jié)。體力低潮時(shí)，容易感到疲憊，要注意休息，減少活動(dòng)；情緒低潮時(shí)，容易煩躁不安，可以進(jìn)行一些娛樂活動(dòng)，或室內(nèi)室外運(yùn)動(dòng)，放松心情；智力低潮時(shí)，注意力沒有以往那么容易集中，時(shí)不時(shí)還忘記點(diǎn)事，這時(shí)要避免記憶方面的學(xué)習(xí)，因?yàn)樾什桓摺?/span>
三個(gè)生物鐘不僅有大周期，還有小周期，體力、情緒、智力在一天中也發(fā)生周期性的變化。通常一天中會出現(xiàn)四個(gè)高潮期和四個(gè)低潮期，6點(diǎn)、10點(diǎn)、17點(diǎn)、21點(diǎn)是高潮期，4點(diǎn)、14點(diǎn)、19點(diǎn)、24點(diǎn)是低潮期。在高潮時(shí)，人體力充沛、心情舒暢、注意力集中、記憶力強(qiáng)；在低潮時(shí)，則體力下降、情緒低落、注意力分散、記憶力下降。養(yǎng)成午休的習(xí)慣，及時(shí)讓身體和大腦得到休息，可以幫助我們更好適應(yīng)工作、學(xué)習(xí)的要求。
生物鐘的知識幫助我們更了解自己，觀察并掌握自身的生物鐘周期，高潮期進(jìn)行工作、學(xué)習(xí)，效率更高，低潮休息和調(diào)整 ，可以讓高潮期更早的到來，并相應(yīng)延長。有效的利用生物鐘，尊重生理規(guī)律，不盲目也不苛刻，對自己多一點(diǎn)愛。
注意力管理
19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出一個(gè)時(shí)間管理帕累托原則，核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財(cái)富是被20%的人掌握，世界上80%的人只分享了20%的財(cái)富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。
帕累托原則啟發(fā)我們要注意力管理的重要性，這和四象限法則可以結(jié)合起來。四象限法則里強(qiáng)調(diào)投資第二象限，這異曲同工。由時(shí)間管理轉(zhuǎn)移到注意力管理，能讓人從瑣碎的事務(wù)中得到解脫。
精力管理
精力管理和時(shí)間管理是什么關(guān)系？充沛的精力可以保證時(shí)間規(guī)劃執(zhí)行得更順利。成年人的精力水平在30歲后逐年下降，事業(yè)、家庭的要求卻不斷增加，作為上有老下有小的成年朋友來說，就更要注重精力管理了。
如何擁有充沛的精力？
充沛的精力離不開四個(gè)方面：好的體能，積極正面的情緒，聚焦的注意力，意義感或說價(jià)值感。從這四個(gè)方面去調(diào)整自己的精力。
如何分配精力？
這又回到前面提到的那些原則了，人的精力是有限的，分配到關(guān)鍵事情上去，一次盡量做一件事，聚焦起來。
番茄工作法
番茄工作法是一個(gè)簡單易行的時(shí)間管理方法，有一本書《番茄工作圖解法》對此進(jìn)行了詳解。
它提出把工作時(shí)間劃分為多個(gè)番茄時(shí)間，一個(gè)番茄時(shí)間包含兩個(gè)部分：25分鐘的工作學(xué)習(xí)和5分鐘的休息。
番茄工作法概括起來就是：選擇一個(gè)待完成任務(wù)，將時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)X短暫休息一下(5分鐘就行，活動(dòng)、喝水、方便等等)，每4個(gè)番茄時(shí)段可以多休息一會兒（15-30分鐘）。
實(shí)施番茄工作法，需要準(zhǔn)備以下工具：一個(gè)番茄計(jì)時(shí)器（實(shí)物計(jì)時(shí)器或虛擬計(jì)時(shí)軟件都可以），一張Activity inventory每周活動(dòng)清單，一張to do today每日代辦工作計(jì)劃表，一張Record每日執(zhí)行記錄表。
每周活動(dòng)清單：一周開始前，列出當(dāng)周要做的事項(xiàng)，按橫縱劃分四個(gè)象限（如下圖），每晚睡前查閱，劃掉已完成的任務(wù)事項(xiàng)。
每日代辦工作計(jì)劃表：在每一天的開始，從每周活動(dòng)清單中選出當(dāng)天必須完成的任務(wù)，記在to do today 計(jì)劃表中，每一步是一個(gè)番茄鐘的時(shí)間，最后預(yù)留一部分時(shí)間給計(jì)劃之外的緊急事件（臨時(shí)任務(wù)）。任務(wù)完成，就在后面畫個(gè)X。
每日執(zhí)行記錄表：這張表對應(yīng)每日工作計(jì)劃表的數(shù)據(jù)，分為計(jì)劃任務(wù)和臨時(shí)任務(wù)，完成的番茄時(shí)間可轉(zhuǎn)化為一份記錄，把任務(wù)執(zhí)行情況做好登記：預(yù)估番茄數(shù)、執(zhí)行番茄數(shù)、（內(nèi)部外部）打斷次數(shù)、差異原因分析、優(yōu)化空間等。每周結(jié)束后把活動(dòng)清單里未完成事項(xiàng)記錄在這張表的后面。
番茄定時(shí)器：每次設(shè)置為25分鐘，設(shè)置好后，開始執(zhí)行每日代辦工作計(jì)劃表里的任務(wù)，不管是誰使用定時(shí)器，一個(gè)人或多個(gè)人，都應(yīng)該能清楚看到剩余時(shí)間。通過這種方式，可以了解到自己完成每項(xiàng)不同類型任務(wù)究竟需要多少個(gè)番茄時(shí)間。
番茄工作法的注意事項(xiàng)：
1、必須有一份適合自己的作息時(shí)間表。根據(jù)個(gè)人實(shí)際情況，合理設(shè)置自己一個(gè)工作日內(nèi)的番茄時(shí)間段，盡量將重要的工作放在頭腦高效時(shí)段，比如上午8:30~11:00，下午15:00到17:00等；不一定所有工作都要納入番茄時(shí)間段里，找到適合自己的工作節(jié)奏。
2、不要在非工作時(shí)間內(nèi)使用'番茄工作法'。（例如：用3個(gè)番茄時(shí)間陪兒子畫畫、用5個(gè)番茄時(shí)間練瑜伽，等等。)
3、一個(gè)番茄時(shí)間不能被中斷，它標(biāo)志著25分鐘純粹的工作。也不能被分割，沒有所謂半個(gè)或四分之一個(gè)番茄時(shí)間，保證一個(gè)番茄時(shí)間的完整性。如果一個(gè)番茄時(shí)間被打斷，這個(gè)番茄時(shí)間就要被作廢，從頭開始，重新設(shè)置一個(gè)番茄時(shí)間。如果一項(xiàng)任務(wù)已經(jīng)完成，但一個(gè)番茄時(shí)間還未結(jié)束，可以利用剩下的時(shí)間超量學(xué)習(xí)，直到定時(shí)器響起。
4、保護(hù)番茄工作法，減少干擾。干擾分為內(nèi)部干擾和外部干擾。內(nèi)部干擾往往和自身精力不集中相關(guān)，比如工作過程找東西吃、刷手機(jī)娛樂等，這個(gè)需要自我控制。如何減少外部干擾？不妨及時(shí)明確地告知對方，與對方協(xié)商，約定回復(fù)的時(shí)間。
5、合理安排番茄時(shí)間。如果任務(wù)預(yù)估所花時(shí)間不足一個(gè)番茄工作時(shí)間，把任務(wù)累積起來。如果任務(wù)預(yù)估要花超過5到7個(gè)番茄工作時(shí)間，那就將這種復(fù)雜的任務(wù)分解成幾個(gè)小任務(wù)。
6、不要拿自己的番茄數(shù)據(jù)與他人的番茄數(shù)據(jù)比較。
7、番茄的數(shù)量不可能決定任務(wù)最終的成敗。
小結(jié)
最后回答開篇朋友向我提出的問題：其實(shí)我自己并非一個(gè)嚴(yán)苛的自律者，我并沒有什么嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅r(shí)間作息，我只是覺得學(xué)習(xí)讓我充實(shí)，所以上班期間，我就夜晚學(xué)習(xí)；假期，我就上午學(xué)習(xí)，下午做個(gè)瑜伽，然后陪孩子做作業(yè)。我的時(shí)間是彈性的，或見縫插針的學(xué)習(xí)，或從容的學(xué)習(xí)，反正無論什么情況下，都很難離開學(xué)習(xí)這件事。學(xué)習(xí)對我來說，是永遠(yuǎn)的第二象限，是我要投資80%精力去完成的事情。
因此，在談到時(shí)間管理這個(gè)話題，我的另一個(gè)感慨是：時(shí)間總會有的。當(dāng)心里有一件很想做的事情，有一個(gè)目標(biāo)后，時(shí)間自然會有了，無須特別安排，生活里其他事情會神奇地給這個(gè)目標(biāo)讓道。
我能夠回憶和整理的信息就這么多了，祝你找到自己的節(jié)奏和方法。哦，補(bǔ)充推薦一本書《清單革命》。
