認(rèn)識(shí)你的時(shí)間，是每個(gè)人只要肯做就能做到的，這是一個(gè)人走向成功的有效的自由之路——彼得·德魯克
在和團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人阿潘的溝通過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)之前5個(gè)人一周的工作量，現(xiàn)在8個(gè)人兩周才勉強(qiáng)做完，產(chǎn)品質(zhì)量上卻不合格，無(wú)法達(dá)到上限標(biāo)準(zhǔn)。這個(gè)問(wèn)題給阿潘帶來(lái)很大困擾，工作量的不斷疊加，必須要增加人員。人員的增加并未解決工作量的問(wèn)題，大家比之前更忙了。
當(dāng)團(tuán)隊(duì)只有幾個(gè)人時(shí)，阿潘的微管理方式還可以勉強(qiáng)應(yīng)付。團(tuán)隊(duì)規(guī)模擴(kuò)大到10個(gè)人以上時(shí)，團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)了效率低下等一系列問(wèn)題，更壞的情況是經(jīng)常無(wú)法按時(shí)發(fā)布產(chǎn)品。阿潘自己每天也陷入了給團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目“救火”的困境中，解決一個(gè)問(wèn)題又引發(fā)另外一個(gè)問(wèn)題。由于產(chǎn)品發(fā)布時(shí)間拖延，不得不緊急上線，上線后又出現(xiàn)問(wèn)題，好像進(jìn)入了一個(gè)死循環(huán)。
許多管理者經(jīng)常會(huì)抱怨，時(shí)間總是不夠用，有很多工作做不完，每天都要加班到很晚。
等到真正去問(wèn)他們每天都在忙什么時(shí)，他們又說(shuō)不出來(lái)到底時(shí)間花費(fèi)在哪里。
當(dāng)感覺(jué)有什么事情不對(duì)勁的時(shí)候，這就預(yù)示著已經(jīng)出問(wèn)題了。
時(shí)間管理專家Laura Vanderkam，是一位有著四個(gè)孩子的母親。她在TED上的一期演講《How to gain control of your free time》中講了一個(gè)真實(shí)的案例：有一位非常忙的女士，要照顧生意、孩子、父母，還要做社區(qū)服務(wù)等等。在一個(gè)周三晚上她出去了一趟， 回家發(fā)現(xiàn)熱水器壞了， 地下室被水淹了。第二天她找了一個(gè)水管工， 第三天她找來(lái)了專業(yè)人員清理地毯。所有時(shí)間加起來(lái)一共花費(fèi)了7個(gè)小時(shí)。 假如，你在這一周剛開(kāi)始時(shí)就問(wèn)她，“你能在這周抽出七個(gè)小時(shí)指導(dǎo)七個(gè)有潛力的人嗎？ ”得到的答案和大多數(shù)人是一樣的，“怎么可能，你沒(méi)看我有多忙？”但是她最后不得不抽出七個(gè)小時(shí)， 因?yàn)樗牡叵率叶急凰土耍?她擠出了這七個(gè)小時(shí)。
時(shí)間是有彈性的，一件事情我們沒(méi)有時(shí)間做，只不過(guò)是借口而已。沒(méi)時(shí)間去做意味著這件事暫時(shí)還不值得做，現(xiàn)在有更重要的事要做。所以，時(shí)間管理的關(guān)鍵就是重要的事情要先做，而且要集中時(shí)間做。
關(guān)于管理者時(shí)間管理的討論，一般都是從記錄時(shí)間開(kāi)始，在進(jìn)行分析時(shí)間花費(fèi)在哪里。這樣看起來(lái)比較合理?？墒谴蟛糠止芾碚呙刻烀τ谑聞?wù)性工作，能夠堅(jiān)持記錄畢竟是少數(shù)。記錄還只是第一步。重要的是分析自己的時(shí)間花費(fèi)，知道時(shí)間花在哪里后，再合理的安排時(shí)間，能做到這一步的就更少了。然而，管理者要解決的終極問(wèn)題就是提升工作效率，使管理者在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。
管理者要做好時(shí)間管理首先要在認(rèn)識(shí)到：任何時(shí)間管理的方法都圍繞著一個(gè)中心，即在對(duì)的時(shí)間做對(duì)的事。那如何才能在對(duì)的時(shí)間做對(duì)的事呢？
時(shí)間管理一二三法則：
一個(gè)原則：工作時(shí)間只做和工作相關(guān)的事。
在工作時(shí)間只做和工作相關(guān)的事情，任何其他瑣碎的事情，可以在午休或者下班時(shí)間完成。這個(gè)原則可以確保在工作時(shí)間，專注于做手頭的工作。有本見(jiàn)解深刻的書(shū)叫《學(xué)習(xí)之道 》，作者芭芭拉.奧克利（Barbara Oakley）在書(shū)中介紹關(guān)于大腦的專注模式，一種利用理性、連貫、分解的途徑直接解決問(wèn)題的模式。 有時(shí)候大腦需要進(jìn)入到專注模式，攻克工作中的難題。有些人喜歡在工作間隙刷微信、刷微博或者翻翻朋友圈，這些切換會(huì)打擾到專注力。比如，突然想起來(lái)一件事要和朋友A說(shuō)，發(fā)完微信消息，總會(huì)在心里想著這件事。等開(kāi)始專注于工作時(shí)，朋友A又回復(fù)了消息。一來(lái)一回，不知道要消耗多少時(shí)間和精力。如果可以堅(jiān)守這個(gè)原則，工作效率會(huì)提升很多。一天真正高效工作的時(shí)間只有4到5個(gè)小時(shí)。
兩個(gè)清單：今日必做清單和明日待辦清單
對(duì)于每天的工作任務(wù)，先按照重要程度的優(yōu)先級(jí)排序。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，第一優(yōu)先級(jí)是上司安排的工作。上司獲取信息的來(lái)源更廣，對(duì)問(wèn)題的考慮更慎重。比如，他要和重要客戶開(kāi)會(huì)，需要相關(guān)資料，這個(gè)事情如果沒(méi)做影響很大，可能會(huì)有失去客戶的風(fēng)險(xiǎn)。第二優(yōu)先級(jí)是影響團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)下去的任務(wù)。管理者的工作職責(zé)是保證團(tuán)隊(duì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，按照既定目標(biāo)正確的執(zhí)行任務(wù)。第三優(yōu)先級(jí)是自己的工作，團(tuán)隊(duì)發(fā)展計(jì)劃、人員培養(yǎng)計(jì)劃、市場(chǎng)戰(zhàn)略以及一些雜事等等。
任務(wù)優(yōu)先級(jí)確定好之后，使「TT清單工作法」把所有的任務(wù)分成兩類：
1.今日必做清單 (Today)。每日清晨確定好今日必做清單。在工作中處理當(dāng)前任務(wù)時(shí)，如果有臨時(shí)的緊急任務(wù)，需要再次根據(jù)優(yōu)先級(jí)，重新對(duì)列表調(diào)整順序。
2.明日待辦清單 (Tomorrow)。每日工作結(jié)束時(shí)，在明日待辦清單中加入今日未完成和明天需要做的事情。
三個(gè)步驟：先思考，在動(dòng)手
當(dāng)有一個(gè)新任務(wù)需要做時(shí)，不要著急下手，按照以下步驟去做：
1.思考自己做還是授權(quán)員工做。
有效的授權(quán)也是管理者必須掌握的技能之一，它不但可以節(jié)省管理者的時(shí)間，更重要的是可以培養(yǎng)員工，使他們承擔(dān)責(zé)任和壓力，快速成長(zhǎng)起來(lái)。
2.把任務(wù)拆分成最小可執(zhí)行單元。
完成任務(wù)最好的方式就是把任務(wù)拆分為最小可執(zhí)行單元。有時(shí)候一項(xiàng)任務(wù)是我們要達(dá)到的結(jié)果，具體怎樣去做并沒(méi)有規(guī)劃好。比如，管理者要和員工討論如何提高產(chǎn)品留存率問(wèn)題。就可以先拆分為以下步驟：1.搜集數(shù)據(jù)，分析產(chǎn)品存在的問(wèn)題 2.根據(jù)分析結(jié)果，判斷需要增加功能還是優(yōu)化現(xiàn)有功能 3.整理出功能列表，按照列表排期和規(guī)劃
3.為每項(xiàng)執(zhí)行單元預(yù)估完成時(shí)間和所需要的資源
有些任務(wù)并不是孤立的，有可能需要上司的支持和幫助，這時(shí)候如果上司沒(méi)時(shí)間來(lái)處理，任務(wù)就卡住了。如果提前預(yù)估執(zhí)行單元需要的時(shí)間和資源，就可以提前安排，當(dāng)其中一部分卡住了，可以執(zhí)行其他部分。
根據(jù)19世紀(jì)末20世紀(jì)初意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家巴萊多發(fā)現(xiàn)的 “二八定律”，在任何一組東西中，最重要大約只占其中的20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。具體到任務(wù)管理領(lǐng)域是指大約20%的重要任務(wù)能帶來(lái)整個(gè)工作成果的80%。所以管理者的任務(wù)優(yōu)先級(jí)的排序是非常重要的，能夠決定管理者是否在工作中產(chǎn)生效率。
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