公文發(fā)文號中，年份外的括號應(yīng)用中括號“ 〔 〕 ”，而不用小括號“（ ）”或方括號“[ ]”。
如：魯教辦（2004）5號 （錯(cuò)誤）
魯教辦[2004]5號 （錯(cuò)誤）
魯教辦〔2004〕5號 （正確）
二、文字材料中序號標(biāo)點(diǎn)的正確使用
正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”的小圓點(diǎn)寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1.”，但不能“（1）”。
1．“第一”、“第二”，“首先”、“其次”等后面應(yīng)用逗號（“，”）。
2．“一”、“二”、“三”等后面應(yīng)用頓號（“、”）。
3．“
4.序號如加括號，如（1）（2）（3）等后面不加標(biāo)點(diǎn)符號。
三、年份的正確用字
年份如用“二○○四年四月”的方式表述，則中間的“○”不能寫成阿拉伯?dāng)?shù)字“0”或英語全角字符“Ｏ”。
應(yīng)當(dāng)寫明年月日，不能簡寫，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個(gè)字、用3號仿宋體字排印。
四、標(biāo)題
國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，置于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
五、正文
行政機(jī)關(guān)用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排28個(gè)字。要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過
正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排??；有兩級小標(biāo)題的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排?。挥卸嗉壭?biāo)題的，第一級用小標(biāo)宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。
法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個(gè)自然段的第一行左邊空兩個(gè)字排印，行距相同。獨(dú)立成段的小標(biāo)題，末尾無標(biāo)點(diǎn)符號；小標(biāo)題之后接著排印正文的，末尾有句號。
六、漢語拼音注音的正確使用
1．大小寫：句子的首字母大寫；詩行的首字母大寫；專有名詞每個(gè)詞首字母大寫；標(biāo)題可以全部大寫。
2．分連寫：詞內(nèi)連寫，詞間分寫。
七、數(shù)字及標(biāo)點(diǎn)符號方面存在的問題
1. 數(shù)字。《辦法》規(guī)定，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。但使用過程中有應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字卻用漢字、數(shù)字寫法不規(guī)范等現(xiàn)象存在。
數(shù)字精確到某一單位的個(gè)位數(shù)時(shí)，其小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字的省略表述“余”字應(yīng)置于單位詞之后。另外，同一份文件里對同事項(xiàng)的阿拉伯?dāng)?shù)字保留小數(shù)位應(yīng)統(tǒng)一。
數(shù)字、年份不能回行。
2. 標(biāo)點(diǎn)符號。 國家標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號用法和出版物上數(shù)字用法規(guī)定：句子內(nèi)部并列詞語之間用頓號；兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù)，數(shù)字之間不得用頓號。
有些文件在對有關(guān)部委所屬二、三級單位進(jìn)行審計(jì)的表述中，將其寫作“二三級單位”，“二三”之間缺少頓號，使得兩個(gè)預(yù)算級次與概數(shù)的概念相混淆；“二、三十個(gè)”，屬于相鄰的兩個(gè)數(shù)字并列連用表示概數(shù)，中間不應(yīng)用頓號隔開。
如使用書名號，其內(nèi)應(yīng)寫全稱。例如：《會計(jì)法》，如用書名號就寫全稱《中華人民共和國會計(jì)法》，如用“會計(jì)法”，則不應(yīng)加書名號。
波折號長度應(yīng)為兩個(gè)漢字寬度，但是有的文件里只有一個(gè)漢字的寬度，容易與“一”字混淆。
3.正確區(qū)分連接號和破折號
（1）凡文中使用連接號的應(yīng)使用“～”，而不使用“——”或者“—”。
如：2004年3月～5月中的“～”，不用“——”或“—”。
（2）凡文中使用破折號的應(yīng)使用占兩個(gè)空格的“——”而不用“～”或只占一個(gè)空格的“—”。
如：再接再厲，推進(jìn)語言文字規(guī)范化工作——2004年語言文字工作總結(jié)。
八、印刷、裝訂
國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，公文雙面印刷，頁碼套正，左側(cè)裝訂，不掉頁。頁碼用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣
