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總是無法完成待辦清單上的任務(wù)?是你的方法用錯(cuò)了!
待辦清單(to-do-list)是非常簡(jiǎn)單且有效的任務(wù)管理系統(tǒng)之一,它可以幫我們:①有效掌控與管理自己的時(shí)間與注意力,知道該做什么;②大幅減輕壓力,消除因?yàn)檫M(jìn)度落后產(chǎn)生的沮喪感與內(nèi)疚感;③在更短的時(shí)間內(nèi),完成更多有價(jià)值的任務(wù)。
但現(xiàn)實(shí)中很多人卻用錯(cuò)了這個(gè)方法,無法完成待辦清單上的工作,不僅沒有幫助自己提升完成任務(wù)的效率,甚至是瞎忙一場(chǎng),破壞了你完成任務(wù)的能力
一、無法完成待辦清單的8個(gè)常見原因:
1、你誤解了待辦清單的目標(biāo)。待辦清單的目標(biāo)應(yīng)該是讓你專注在完成“更重要”的事情上,而非完成“所有”的事情。
2、你忽略了截止日期。沒有期限的清單,就只是許愿池。帕金森定律告訴我們:你有多少時(shí)間可以完成工作,你就會(huì)延展你的工作來填滿可用的時(shí)間。如果你不設(shè)定截止日期,這些任務(wù)事項(xiàng)肯定會(huì)一直存在于你的待辦清單中,直到它失去了執(zhí)行的意義。有了期限做為基準(zhǔn),這些任務(wù)才得以被完成與管理,因?yàn)槟銜?huì)有動(dòng)機(jī)完成它。
3、你的清單太長(zhǎng)了。過多的任務(wù)會(huì)分散注意力,超出你的時(shí)間所能完成的比例,只會(huì)令人沮喪,因?yàn)橛行┤蝿?wù)注定沒有時(shí)間去完成。待辦清單不是為了在有限時(shí)間內(nèi)做更多的事,而是將有限時(shí)間做最好的運(yùn)用,做有價(jià)值的事情。
4、你的清單存在太多變異性。清單上的各項(xiàng)任務(wù)之間缺乏關(guān)聯(lián)性,會(huì)導(dǎo)致任務(wù)切換時(shí)的注意力耗損過大、需要花更長(zhǎng)的時(shí)間來完成任務(wù),也會(huì)增加壓力、更容易分心,使得工作效率會(huì)更低。
5、你給自己太多選擇了。過多的選項(xiàng)會(huì)導(dǎo)致決策疲勞而陷入決策趨避的困境,因?yàn)樽龀隼硇詻Q定的能力被削弱了,人會(huì)更傾向于選擇能立刻獲得滿足感的任務(wù),或是逃避去做選擇,把時(shí)間拿去去滑手機(jī)、看視頻和玩游戲,結(jié)果就是什么任務(wù)也沒做。
6、你沒有為每項(xiàng)任務(wù)加上情境。為何做?如何做?都比做什么來得重要;如果缺少了任務(wù)的情境,我們很難判斷哪些任務(wù)是重要的、值得關(guān)注的?甚至不知道完成任務(wù)的必要條件。
7、你對(duì)任務(wù)的定義過于廣泛。缺乏明確的起點(diǎn)與終點(diǎn),會(huì)使得任務(wù)的范圍太過分散,不利于任務(wù)被完成,也難以衡量成效。
8、你的任務(wù)沒有與特定目標(biāo)連結(jié)。你所做的每件事都有目的,沒有厘清目的與目標(biāo),你就會(huì)缺乏動(dòng)機(jī)去做,也就是不知為何而戰(zhàn)?如果你能夠預(yù)期完成一項(xiàng)具體任務(wù)帶來的正面結(jié)果時(shí),就比較不會(huì)去拖延;當(dāng)你將待辦清單中的每項(xiàng)任務(wù),跟特定目標(biāo)連結(jié)起來時(shí),你會(huì)清楚每個(gè)任務(wù)必須完成的原因,也就更有動(dòng)力去完成。

二、如何打造適合自己的完美待辦清單?

知道了影響待辦清單成效的主要原因,那么在設(shè)計(jì)屬于你的待辦清單系統(tǒng)時(shí),就應(yīng)該把這些因素納入考慮。
1、打造完美清單的基本步驟
首先,區(qū)分當(dāng)前任務(wù)與未來任務(wù);
然后,把任務(wù)化整為零,把項(xiàng)目拆解為多個(gè)獨(dú)立的較小、容易做到的任務(wù);
其三,估計(jì)完成每項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)間,為每項(xiàng)任務(wù)設(shè)定可實(shí)現(xiàn)的截止日期;
其四,刪去清單上不必要的任務(wù),把當(dāng)前任務(wù)的數(shù)量限制在7項(xiàng)內(nèi)(不包含微型任務(wù));
其五,依據(jù)項(xiàng)目、類型與地點(diǎn)來管理任務(wù),可以以不同清單或顏色來區(qū)分

2、讓待辦清單有效運(yùn)作的幾個(gè)小訣竅
把那些只需要花費(fèi)幾分鐘就可以完成的微型任務(wù)放在批次處理清單;
注意與管理倦怠感,安排休息時(shí)間;
進(jìn)行每周回顧,評(píng)估各種目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)度、重新排列任務(wù)優(yōu)先級(jí)的必要性;
避免陷入方法論的困境中,待辦清單是手段,目的是完成重要的事,讓生活更美好,而不是建立完美的清單;
接受不完美,跌倒沒關(guān)系,站起來繼續(xù)走就好。
小結(jié):待辦清單的目標(biāo)是確保你把有限的時(shí)間與注意力,集中在最重要的工作上,而不是完成所有工作。有效率不等于讓自己保持忙碌,而是根據(jù)你的短期與長(zhǎng)期目標(biāo),去完成對(duì)的事情。
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