上一篇中我們談到了建立適合自己的目錄結(jié)構(gòu)，本篇想講講資料管理的其他方面，也就是清理、備份和同步。
1. 定期清理
隨著我們硬盤(pán)里文件的增多，以及各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，無(wú)用的文件會(huì)越來(lái)越多，這個(gè)時(shí)候就需要我們定期清理了。我就把清理Download和我的文檔放入了我的每周回顧中，這樣每周清理一次，任務(wù)也不重。如果等到幾個(gè)月或者更長(zhǎng)時(shí)間，就得專(zhuān)門(mén)找一大塊時(shí)間來(lái)清理了，那可得下很大決心才能做到:)
在Productivity501的訪談中，有人講到：
Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.
我跟這位高手的做法類(lèi)似（竊喜一下），如果一個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)完結(jié)，那么刪掉那些無(wú)用的過(guò)程性的文件，把文件夾打包，然后扔到“備份”目錄中，等待拷貝到我的大硬盤(pán)里。
在上一篇中，我的朋友Redstar留言說(shuō)：
我習(xí)慣在硬盤(pán)里建個(gè)temp文件夾，桌面放上它的快捷方式，這里專(zhuān)門(mén)拖進(jìn)去一些臨時(shí)的文件，比如qq，郵件或者msn里接收的文件，u盤(pán)拷來(lái)的一些文件，一時(shí)沒(méi)時(shí)間去歸類(lèi)，或者根本就沒(méi)必要?dú)w類(lèi)，看了就會(huì)刪掉的那種文件。然后再定期去清理歸類(lèi)這個(gè)文件夾。
跟我的Download目錄起的作用類(lèi)似，但是建立快捷方式的辦法蠻不錯(cuò)的。這一點(diǎn)，跟A. Shun講的提高計(jì)算機(jī)操作效率的方法是英雄所見(jiàn)略同啊。
您是如何組織和整理電腦里的資料的？在留言里與我們分享咯：）
2. 注意安全和備份
現(xiàn)在大家的數(shù)據(jù)基本都在電腦里，相信不少朋友都有過(guò)系統(tǒng)或者硬盤(pán)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的慘痛經(jīng)歷。雖然說(shuō)數(shù)據(jù)和資料丟失了也不會(huì)是世界末日，但終歸有一些不方便，而且重要資料的丟失也是真的會(huì)造成一些損失，所以安全和備份就成了一個(gè)重要話題。不是這方面的專(zhuān)家，只是吃一塹長(zhǎng)一智，痛苦過(guò)幾次之后也留下一些小經(jīng)驗(yàn)：
在Windows下，系統(tǒng)盤(pán)往往是不太安全的，所以重要的文件盡量不要放到系統(tǒng)盤(pán)。其實(shí)我的經(jīng)驗(yàn)是所有自己的數(shù)據(jù)全部放到系統(tǒng)盤(pán)之外才比較保險(xiǎn)。
另外，不要使用電腦的桌面作為文件（尤其是重要文件）存放的地方。一方面堆得滿屏幕的文件會(huì)晃得眼花花，另外Windows的桌面是放在系統(tǒng)盤(pán)里的，一旦系統(tǒng)出了問(wèn)題，桌面上的文件要找回來(lái)就很困難了。
不過(guò)，就算是注意了這一些，也難免會(huì)有硬盤(pán)被雷劈被水淹或者筆記本被偷這種天災(zāi)人禍，所以及時(shí)清理和備份還是蠻重要的。我以前是定期把筆記本硬盤(pán)上的資料存到一個(gè)320G的大硬盤(pán)里。這樣即使遭遇天災(zāi)人禍，數(shù)據(jù)還是在那里。不過(guò)我還是發(fā)現(xiàn)這種方法比較麻煩，常常會(huì)因?yàn)橥祽谢蛘哌z忘而忘記了備份。今年開(kāi)始使用同步工具，發(fā)現(xiàn)可以比較好地解決一些備份的問(wèn)題，下面跟大家分享一下：
3. 同步
不少朋友可能都有兩臺(tái)或者以上的電腦，比如自己的筆記本，辦公室的電腦等等。怎么樣同步不同電腦之間的數(shù)據(jù)，就成了一個(gè)很麻煩的問(wèn)題。其實(shí)現(xiàn)在已經(jīng)有了很多幫助我們解決這個(gè)麻煩的工具，比如Dropbox，Live Mesh，還有Syncplicity。同步工具的功能不僅僅是同步。同一份數(shù)據(jù)相當(dāng)于有了三分備份，這樣感覺(jué)就安全多了。
Dropbox提供2G的免費(fèi)空間，安裝之后會(huì)在My Documents下面建立一個(gè)My Dropbox的文件夾，這個(gè)文件夾內(nèi)的所有文件會(huì)被同步。我在這個(gè)文件夾里放了我的Scrapbook和Zotero的所有資料，這樣在不同的電腦上使用這兩個(gè)工具的時(shí)候就不用擔(dān)心不一致的情況了。不過(guò)因?yàn)檫@兩個(gè)應(yīng)用的數(shù)據(jù)已經(jīng)接近2G，而且文件很碎的原因，在一開(kāi)始索引的時(shí)候花了很長(zhǎng)的時(shí)間。如果數(shù)據(jù)較多的話，需要一點(diǎn)耐心。
Live Mesh提供5G的免費(fèi)空間，靈活性比較大，可以制定硬盤(pán)上的任何目錄進(jìn)行同步。Mesh的傳輸速度比Dropbox稍微快一些，但是啟動(dòng)的時(shí)候會(huì)慢一點(diǎn)，系統(tǒng)資源占的稍多一點(diǎn)。另外，用Live Mesh同步很多很碎的目錄要謹(jǐn)慎，因?yàn)樗饕嫉南到y(tǒng)資源會(huì)比較大，時(shí)間會(huì)很長(zhǎng)……
另外，天方介紹給我了Syncplicity，他用起來(lái)覺(jué)得比Dropbox要快，喜歡的朋友可以嘗試。
我目前是同時(shí)使用Dropbox和Live Mesh。使用了同步工具之后，感覺(jué)文件就安全多了，而且一切過(guò)程都是自動(dòng)的，對(duì)于我這種懶人比較合適。
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