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秘書(shū)長(zhǎng)首先是秘書(shū)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手；同時(shí)也是“秘書(shū)之長(zhǎng)”，是負(fù)有秘書(shū)工作管理之責(zé)、做好領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)工作之責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)者。他不是領(lǐng)導(dǎo)班子的核心，卻是領(lǐng)導(dǎo)工作開(kāi)展的軸心樞紐，是機(jī)關(guān)“三服務(wù)”工作的“總領(lǐng)”。

在一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)集體中，核心是“一把手”。主持并團(tuán)結(jié)領(lǐng)導(dǎo)班子，進(jìn)行決策和決策落實(shí)的部署、檢查，主要是“一把手”的職責(zé)。

但在領(lǐng)導(dǎo)班子的活動(dòng)中，無(wú)論是召開(kāi)會(huì)議，還是按照分工進(jìn)行調(diào)查研究和指導(dǎo)工作，都需要有人做具體的組織、聯(lián)系和協(xié)調(diào)工作。如果由“一把手”統(tǒng)攬這些具體工作，那么他很容易陷入事務(wù)之中，影響對(duì)重大問(wèn)題的思考和籌劃。這就需要有一個(gè)協(xié)助“一把手”工作的機(jī)構(gòu)和職位，這個(gè)機(jī)構(gòu)一般叫辦公廳（室），這個(gè)職位就是秘書(shū)長(zhǎng)，或不設(shè)秘書(shū)長(zhǎng)的辦公廳（室）主任，或其他類似職位。

秘書(shū)長(zhǎng)或類似秘書(shū)長(zhǎng)的職位設(shè)置，是國(guó)家治理和社會(huì)管理的需要，其主要作用集中表現(xiàn)在四個(gè)方面。

樞紐作用。即承上啟下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)各方的功能。辦公廳和秘書(shū)長(zhǎng)是什么？實(shí)質(zhì)上是“一把手”職位的延伸，是為主要領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)班子集體服務(wù)的機(jī)構(gòu)和“總領(lǐng)”。這個(gè)“總領(lǐng)”，不是決策和實(shí)施決策的總指揮、司令員，不是前進(jìn)的“領(lǐng)頭雁”“發(fā)動(dòng)機(jī)”，而是領(lǐng)導(dǎo)工作得以正常開(kāi)展、有效運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐、軸心，是四面八方各種“力”的交會(huì)點(diǎn)。離開(kāi)它，領(lǐng)導(dǎo)工作就難以形成合力，難以規(guī)范運(yùn)行，難以實(shí)現(xiàn)高效率和高效益。

參謀作用。秘書(shū)長(zhǎng)一般是領(lǐng)導(dǎo)班子成員之一，參與重要決策，但其在領(lǐng)導(dǎo)班子中不是專管一方的負(fù)責(zé)人，而要為領(lǐng)導(dǎo)班子和主要領(lǐng)導(dǎo)提供重要?jiǎng)討B(tài)信息、全局性問(wèn)題決策的意見(jiàn)或方案、實(shí)施決策的計(jì)劃和規(guī)劃等，還應(yīng)隨時(shí)回應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)方面的咨詢，和軍隊(duì)的參謀長(zhǎng)有點(diǎn)類似。如果秘書(shū)長(zhǎng)對(duì)自己職務(wù)的參謀作用認(rèn)識(shí)不足，平時(shí)沒(méi)有注意強(qiáng)化和健全信息的應(yīng)急反應(yīng)機(jī)制，缺乏思想準(zhǔn)備和資訊的積累，在處理一些突發(fā)事件時(shí)靠“臨時(shí)抱佛腳”就很難圓滿完成任務(wù)。這也是考驗(yàn)秘書(shū)長(zhǎng)是否勝任的主要方面。為什么有人把秘書(shū)長(zhǎng)稱為領(lǐng)導(dǎo)的“高參”“智囊”，原因就在于此。

助手作用。參謀也是助手，秘書(shū)長(zhǎng)除應(yīng)充分發(fā)揮參謀作用外，還要為領(lǐng)導(dǎo)班子和主要領(lǐng)導(dǎo)做大量的輔助工作。比如，決策的事先準(zhǔn)備和事后督促檢查，文件的起草、審核、修改、審批、傳遞，受主要領(lǐng)導(dǎo)委托進(jìn)行專項(xiàng)事件的查詢或處理，代表主要領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議、會(huì)見(jiàn)和接待來(lái)訪，聯(lián)絡(luò)、溝通協(xié)調(diào)、會(huì)務(wù)和后勤保障等事務(wù)性服務(wù)工作，以及“一把手”交辦的其他臨時(shí)性工作。還要做一些無(wú)人負(fù)責(zé)或者拾遺補(bǔ)缺的工作等。特別是領(lǐng)導(dǎo)工作中的一些雜務(wù)，凡是秘書(shū)長(zhǎng)和秘書(shū)機(jī)構(gòu)可以也能夠承辦的，就應(yīng)積極主動(dòng)地承攬過(guò)來(lái)，為“一把手”或領(lǐng)導(dǎo)班子其他成員騰出更多時(shí)間抓大事、抓要?jiǎng)?wù)。有些人把類似秘書(shū)長(zhǎng)的職位稱為“不管部部長(zhǎng)”“無(wú)任所大使”，就是這個(gè)原因。

管理作用。秘書(shū)長(zhǎng)的任務(wù)是“參與決策，管理內(nèi)務(wù)”，其發(fā)揮樞紐作用、參謀作用、助手作用都離不開(kāi)對(duì)機(jī)關(guān)工作的管理。管理工作做好了，前述三個(gè)作用才能發(fā)揮得好。管理的任務(wù)，主要是組織指揮辦公廳（室）及有關(guān)部門做好各項(xiàng)綜合服務(wù)工作，完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)；主持制定涉及機(jī)關(guān)內(nèi)部工作運(yùn)轉(zhuǎn)的各項(xiàng)制度、紀(jì)律，并督促、檢查、執(zhí)行；負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)干部職工的思想政治和作風(fēng)建設(shè)、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)等工作，不斷提高干部職工的能力和素質(zhì)；做好機(jī)關(guān)后勤保障等各項(xiàng)服務(wù)工作等。不僅要領(lǐng)導(dǎo)好辦公廳（室）的工作，還要組織指導(dǎo)辦公廳（室）為領(lǐng)導(dǎo)班子和機(jī)關(guān)其他部門服好務(wù)。因此，秘書(shū)長(zhǎng)直接面對(duì)的是機(jī)關(guān)各個(gè)部門，是機(jī)關(guān)全體職工。這也就是秘書(shū)長(zhǎng)被稱為“大管家”“總勤務(wù)”的原因。

總之，秘書(shū)長(zhǎng)在領(lǐng)導(dǎo)班子中不是核心，卻是工作運(yùn)轉(zhuǎn)的軸心；不是主要決策者，卻是決策的重要策劃者；不是“一把手”的第一副手，卻是“一把手”職務(wù)上最親近的助手；不是各部門和下屬地區(qū)的直接領(lǐng)導(dǎo)，卻是與各部門和下屬地區(qū)有廣泛而密切聯(lián)系的上傳下達(dá)的橋梁；不是機(jī)關(guān)所有部門的主管領(lǐng)導(dǎo)，卻是負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)的“首腦”。

秘書(shū)長(zhǎng)的這些職能和領(lǐng)導(dǎo)班子中其他成員相比，也有其鮮明特點(diǎn)。

全局性。秘書(shū)長(zhǎng)是領(lǐng)導(dǎo)班子中除“一把手”外，唯一不受某一方面工作和部門局限，必須時(shí)時(shí)處處考慮全局問(wèn)題的領(lǐng)導(dǎo)。

秘書(shū)長(zhǎng)不同于協(xié)助正職工作的副職。副職雖然也要考慮和參加處理全局性工作，需要有全局觀念，但由于他們分工主管某一方面、某些部門的工作，領(lǐng)導(dǎo)好這個(gè)方面和這些部門的工作是其主要責(zé)任。而秘書(shū)長(zhǎng)的主要任務(wù)則是搞綜合協(xié)調(diào)，為領(lǐng)導(dǎo)集體、為“一把手”服務(wù)。有的在職責(zé)分工上，明確要求協(xié)助“一把手”處理日常事務(wù)，其工作的著眼點(diǎn)和落腳點(diǎn)都得放在全局上。樹(shù)立全局觀念，站在全局立場(chǎng)上處理問(wèn)題，是對(duì)秘書(shū)長(zhǎng)職責(zé)的基本要求。

輔助性。秘書(shū)長(zhǎng)是為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)的職位，是“一把手”身邊的參謀助手，做的主要是輔助性工作。如同修建高樓大廈，他既不是總設(shè)計(jì)師，又不是總建筑師，干的是為總設(shè)計(jì)師提供設(shè)計(jì)資料和初步方案，為總建筑師籌劃資金、勞動(dòng)力和原材料，提供各種保障，并協(xié)助其督促檢查工作進(jìn)展與質(zhì)量情況的工作。

在正常情況下，除非被授權(quán)，在機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)工作之外，秘書(shū)長(zhǎng)既無(wú)決策權(quán)，也無(wú)指揮權(quán)。遇到全局性重大問(wèn)題，必須及時(shí)向“一把手”匯報(bào)并請(qǐng)示，只有獲準(zhǔn)才能介入處理。遇到涉及某一方面或部門的工作，還要向主管這方面工作的副職領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或請(qǐng)示，除特殊緊急情況外，不得隨意決斷，否則就是“越位”。

有時(shí)候“一把手”或主管副職領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)指派秘書(shū)長(zhǎng)“掛帥”處理某一重大問(wèn)題，或代表他們主持某一會(huì)議，但這是應(yīng)急性、臨時(shí)性的任務(wù)，也屬于輔助性的工作。當(dāng)然，秘書(shū)長(zhǎng)在自己分管的部門中也有充分指揮權(quán)和一定決策權(quán)，但這些部門多負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)工作，本身就是輔助性工作，其“指揮”和“決策”都是為了把輔助工作做好。還應(yīng)明確秘書(shū)長(zhǎng)輔助的對(duì)象不僅是“一把手”，還包括副職和其他成員在內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)班子整體。這種關(guān)系不能錯(cuò)位，更不能顛倒，否則秘書(shū)長(zhǎng)工作將“變味”“變性”，很難做好。

機(jī)要性。秘書(shū)長(zhǎng)處于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的中樞位置、核心層，隨時(shí)和主要領(lǐng)導(dǎo)接觸。領(lǐng)導(dǎo)班子和“一把手”的主要活動(dòng)多由秘書(shū)長(zhǎng)協(xié)調(diào)安排。秘書(shū)長(zhǎng)不僅參與重大決策和決策實(shí)施的全過(guò)程，而且常常是決策方案的策劃者、實(shí)施決策的督促檢查者。各類文件的上傳下達(dá)，首先要經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)審批才能發(fā)送有關(guān)人員。秘書(shū)長(zhǎng)還可按規(guī)定擴(kuò)大或縮小文件發(fā)送對(duì)象，或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出發(fā)送范圍的建議，所以被稱為文件命運(yùn)的“審判官”。各類信息，除極少數(shù)直接送交“一把手”外，篩選、綜合、傳遞都是由秘書(shū)長(zhǎng)“總管”，他又被稱為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中“信息最靈通的人”。秘書(shū)長(zhǎng)還是上下左右各方關(guān)系的協(xié)調(diào)者，對(duì)有關(guān)部門的工作和人事接觸廣、了解深，所以也被稱作“萬(wàn)事通”。

實(shí)務(wù)性。領(lǐng)導(dǎo)工作既要?jiǎng)?wù)虛，經(jīng)常研究形勢(shì)，學(xué)習(xí)理論，確定工作的方向、任務(wù)，制定方針政策和規(guī)章制度，對(duì)全局的工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)；更要?jiǎng)?wù)實(shí)，也就是不斷深入實(shí)際調(diào)查研究，從實(shí)際出發(fā)作出決策并落到實(shí)處，以推動(dòng)各項(xiàng)工作朝既定目標(biāo)前進(jìn)。務(wù)虛和務(wù)實(shí)缺一不可。

作為領(lǐng)導(dǎo)班子中主管機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)工作的負(fù)責(zé)人，其“務(wù)實(shí)”不同于其他領(lǐng)導(dǎo)，不是到第一線抓點(diǎn)帶面解決矛盾，而是要把主要精力花在機(jī)關(guān)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)上。許多繁雜的具體事務(wù)，不是只動(dòng)腦動(dòng)口就能辦好的，不少工作是別人難以替代的，必須親自動(dòng)手去干。哪一件辦不好都可能給領(lǐng)導(dǎo)工作造成困難，在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和群眾中造成不良影響。整日事務(wù)纏身，又必須腳踏實(shí)地一件一件去辦，力爭(zhēng)事先把問(wèn)題想到，適時(shí)把話說(shuō)到，盡快把事辦好，是對(duì)秘書(shū)長(zhǎng)工作的要求，也是秘書(shū)長(zhǎng)工作的常態(tài)。

職責(zé)的不規(guī)范性。秘書(shū)長(zhǎng)的職責(zé)可以說(shuō)是五花八門。即使是同一機(jī)關(guān)的同一秘書(shū)長(zhǎng)職位，在不同時(shí)期，其職責(zé)也不盡相同。比如在職務(wù)定位上，有的是領(lǐng)導(dǎo)班子成員，有的不是；在分工上，雖然大都主管辦公廳（室）工作，但其他工作也時(shí)有涉及。有的秘書(shū)長(zhǎng)被明確要求協(xié)助“一把手”抓全面工作，有的只管文書(shū)和后勤，有的只作為“筆桿子”使用，等等。職責(zé)不確定是秘書(shū)長(zhǎng)工作難以規(guī)范化的一個(gè)原因。

工作的被動(dòng)性。秘書(shū)長(zhǎng)的工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)班子服務(wù)，其對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)的輔助性，必然帶來(lái)相應(yīng)的被動(dòng)性。他在完成“一把手”布置的工作時(shí)，不論手頭有多少事，都必須暫時(shí)放下以應(yīng)急。在接受“一把手”委派任務(wù)時(shí)，不論是否有思想準(zhǔn)備，原則上都必須積極去辦。在辦理過(guò)程中，還要按“一把手”的思路想問(wèn)題，適應(yīng)“一把手”的習(xí)慣做工作。

總之，秘書(shū)長(zhǎng)的工作，大部分需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行，常常是被人和事“牽著鼻子走”。與此相應(yīng)，其在時(shí)間上就無(wú)法自由支配。應(yīng)當(dāng)說(shuō)，工作的被動(dòng)性，也是秘書(shū)長(zhǎng)的常態(tài)。但要看到，這種被動(dòng)，是一種有價(jià)值的必要的工作狀態(tài)，換來(lái)的是“一把手”和整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)班子甚至整個(gè)機(jī)關(guān)工作更多的主動(dòng)。