文/王世民
前言
提高溝通或匯報(bào)水平，有沒(méi)有什么可以速成的方法？
一下子到100分的方法肯定沒(méi)有，但在現(xiàn)有水平上立馬提高100%效果的速成方法還是有的。
4、以怎樣的邏輯順序組織？
跟一個(gè)渴得要命的人交流，你是跟他說(shuō)什么口味的瓜子好吃，他更感興趣？還是跟他說(shuō)如何才能喝到水，他更感興趣？
答案顯然是后者。
做好溝通或匯報(bào)的第一步就是要弄清楚對(duì)方想聽(tīng)什么。
否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什么瓜子好吃一樣，你講得越好，對(duì)方嗓子里就越冒煙，就越不想聽(tīng)你說(shuō)。
因此，在準(zhǔn)備匯報(bào)前，你要問(wèn)自己：這次匯報(bào)是面向誰(shuí)，他（們）的核心訴求是什么？
比如，你在做年終工作匯報(bào)的時(shí)候，你首先得知道這次匯報(bào)會(huì)面向哪些人，是只有你的直接領(lǐng)導(dǎo)呢，還是HR和二線(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)也都會(huì)看。
知道面向哪些人之后，你就要換位思考去想一想，他們每個(gè)人到底想從你的工作匯報(bào)里看到什么。
是想看到你的工作成果，還是你的態(tài)度和努力過(guò)程，或者是你在工作匯報(bào)里展現(xiàn)出來(lái)的分析總結(jié)能力？
回答好了這個(gè)問(wèn)題“這次匯報(bào)是面向誰(shuí)，他（們）的核心訴求是什么”，你就清楚這次匯報(bào)要重點(diǎn)準(zhǔn)備什么了。
今年5月份的時(shí)候，有位同學(xué)跟我反饋：
“我今天去找老板反饋?lái)?xiàng)目情況，結(jié)果老板說(shuō)，他本來(lái)覺(jué)得對(duì)項(xiàng)目情況了解得挺清楚的，聽(tīng)我說(shuō)完后反而覺(jué)得糊涂，變得不放心了?！?/p>
“我都不敢去找老板溝通了”，他最后沮喪地跟我講。
我就問(wèn)他：“你這次去找老板溝通的目的是什么呢?”
他回復(fù)說(shuō)：“我就是將我知道的內(nèi)容都跟老板匯報(bào)下，讓老板知道項(xiàng)目的實(shí)際情況?！?/p>
這就是絕大多數(shù)人在匯報(bào)或溝通時(shí)容易犯的一個(gè)錯(cuò)：目的不明確。
那怎樣才能做到讓自己的匯報(bào)或溝通目的明確呢？
方法有兩個(gè)：
▼ 1、用一句話(huà)說(shuō)出這次匯報(bào)或溝通的目的
即使我們能很清楚地說(shuō)出自己要什么，很多時(shí)候別人也不一定能接收到。
如果我們自己都不能說(shuō)清楚自己要什么，還期待別人能領(lǐng)悟到，那無(wú)異于癡人說(shuō)夢(mèng)了。
因此，去匯報(bào)或溝通前，你一定要先要求自己能以一句話(huà)說(shuō)出這次匯報(bào)或溝通的目的。
如果一開(kāi)始在腦子里提煉有困難，可以先用筆寫(xiě)下各種你想到的話(huà)，3句哪怕4句都行，然后再提煉到只有一句話(huà)。
▼ 2、用5why驗(yàn)證這一句話(huà)是不是你的根本目的
有時(shí)雖然將溝通目的以一句話(huà)提煉出來(lái)了，但很多時(shí)候這句話(huà)并不是自己的根本目的。
我們以上面舉例的那位同學(xué)為例。
他一開(kāi)始提煉出來(lái)的溝通目的是“跟老板反饋?lái)?xiàng)目的實(shí)際情況”。
用5why驗(yàn)證的話(huà)，我們就可以繼續(xù)追問(wèn)“你為什么要跟老板反饋?lái)?xiàng)目的實(shí)際情況呢？”
“因?yàn)槔习逑腠?xiàng)目進(jìn)度再加快一周，但實(shí)際是不可能的？”他回答道。
“為什么項(xiàng)目進(jìn)度再加快一周不可能做到呢？”我們可以繼續(xù)問(wèn)。
“因?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目里有一個(gè)老板沒(méi)有意識(shí)到的重大風(fēng)險(xiǎn)”。
到這兒，我們就可以將一句話(huà)溝通目的改成：跟老板說(shuō)明因?yàn)槟持卮箫L(fēng)險(xiǎn)的存在，項(xiàng)目進(jìn)度不可能再加快一周。
帶著這個(gè)溝通目的去找老板匯報(bào)，效果肯定就比“找老板反饋?lái)?xiàng)目實(shí)際情況”要好上很多。
我經(jīng)常要看不同顧問(wèn)寫(xiě)的管理咨詢(xún)報(bào)告，有售前的，有項(xiàng)目交付的，也有階段匯報(bào)的。
這些報(bào)告經(jīng)常都是動(dòng)輒100來(lái)頁(yè)，內(nèi)容豐富而且制作精美，一般的客戶(hù)看起來(lái)可能會(huì)覺(jué)得顧問(wèn)很專(zhuān)業(yè)，而且很用心。
▲ 圖片源自iSlide
一般越年輕的顧問(wèn)，復(fù)制粘貼的內(nèi)容就越多，恨不得將公司知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容都粘貼在一份報(bào)告里。
而經(jīng)驗(yàn)越豐富的顧問(wèn)，越能從自己這次溝通匯報(bào)的目的出發(fā)，放棄絕大多數(shù)無(wú)關(guān)緊要內(nèi)容的粘貼。
這種不從自己的匯報(bào)目的出發(fā)，盲目填寫(xiě)很多不相關(guān)內(nèi)容的情況，在我們大多數(shù)人的工作匯報(bào)中也很明顯。
3、下一步工作計(jì)劃
比如，有人本來(lái)應(yīng)該是想讓公司提供更多的資源支持的，但在工作匯報(bào)里大談特談自己取得的成績(jī)，結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。
再比如，有人本來(lái)是想證明業(yè)績(jī)不佳不是自己能力不行造成的，但在工作匯報(bào)里對(duì)業(yè)績(jī)不佳的各種客觀(guān)原因濃墨重彩，結(jié)果不僅能力不行的印象未能扭轉(zhuǎn)，還在領(lǐng)導(dǎo)心中留下了推卸責(zé)任的不良印象。
那如何避免以上的錯(cuò)誤，只講該講的內(nèi)容呢？
你可以分為兩步來(lái)做：
▼ 步驟一：列出來(lái)所有自己想講的內(nèi)容
◆ 二是防止在一開(kāi)始就過(guò)濾、丟掉一些關(guān)鍵內(nèi)容。
▼ 步驟二：逐一跟自己的目的匹配
比如，若要跟公司爭(zhēng)取更多資源時(shí)，對(duì)取得的成績(jī)要一帶而過(guò)，而是要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)遇到的困難和挑戰(zhàn)，這樣公司才更愿意給你追加資源。
再比如，若想改變因業(yè)績(jī)不佳帶來(lái)的能力質(zhì)疑，對(duì)客觀(guān)原因要一帶而過(guò)，而是要重點(diǎn)在下一步工作計(jì)劃上發(fā)力，做出一份能提升業(yè)績(jī)的可執(zhí)行的計(jì)劃出來(lái)，這樣領(lǐng)導(dǎo)就能看到你的能力，從而愿意給多你一次機(jī)會(huì)。
有個(gè)廣為人知的傳說(shuō)，說(shuō)的是清末名臣曾國(guó)藩在圍剿太平天國(guó)時(shí)，前期作戰(zhàn)不利，一直在打敗仗。
幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫(xiě)道“…屢戰(zhàn)屢敗…”，曾國(guó)藩看后改成了“…屢敗屢戰(zhàn)…”。
結(jié)果朝廷看了后，不僅未責(zé)罰作戰(zhàn)不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎(jiǎng)。
這個(gè)“屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)”的故事給我們揭示了一個(gè)很重要的道理：
同樣的內(nèi)容，如果組織的方式不同，透露出來(lái)的意思是有著天壤之別的。
那怎樣做才能將要講的內(nèi)容組織得更出色呢？
你可以分為下面兩步來(lái)做：
▼ 1、按照“對(duì)方想聽(tīng)什么”做修正
你在第三步“我需要講哪些內(nèi)容”中，已經(jīng)羅列出所有跟你溝通或匯報(bào)目的有關(guān)的內(nèi)容。
比如，給老板匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快一周時(shí)，不能說(shuō)“老板，項(xiàng)目有風(fēng)險(xiǎn)，因此項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快”，因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度無(wú)法加快不是老板想聽(tīng)到的。
你要換個(gè)說(shuō)法，讓老板知道你是積極支持項(xiàng)目進(jìn)度加快一周的，只是在推進(jìn)中遇到了一個(gè)繞不開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)。
修正后的說(shuō)法參考如下：“老板，我將項(xiàng)目按加快一周做了實(shí)施調(diào)整，其中遇到了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，現(xiàn)在的做法是兩種：一是投入更多資源來(lái)嘗試能否降低這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，但把握很低；二是維持原先的項(xiàng)目進(jìn)度?！?/p>
▼ 2、比較不同的邏輯順序組合效果
所有的內(nèi)容按照“對(duì)方想聽(tīng)什么”做過(guò)修正后，還面臨一個(gè)排列先后的問(wèn)題：哪個(gè)內(nèi)容放前面，哪個(gè)內(nèi)容放后面。
這個(gè)排列順序影響是很大的，像曾國(guó)藩調(diào)整了下“敗”和“戰(zhàn)”的順序后，呈現(xiàn)出來(lái)的意思就完全不同了。
排列可以遵循的邏輯順序有四種：時(shí)間邏輯順序，結(jié)構(gòu)邏輯順序，重要性邏輯順序，演繹邏輯順序。
你一開(kāi)始不確定哪種邏輯順序更適合的時(shí)候，可以每種邏輯順序都試下，然后再選用最合適的。
如下圖所示：
出色的匯報(bào)或溝通需要我們綜合能力的提升，無(wú)法一蹴而就。
但如果你能在匯報(bào)或溝通前，做一遍下面四個(gè)問(wèn)題的自問(wèn)，那么你的匯報(bào)和溝通效果一定能在現(xiàn)有水平上，立馬得到大大的提升。
▲ 圖 | 溝通及匯報(bào)清單
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