你是否曾在會議上為自己強大的適應能力而感到震驚呢？有了日程安排表后，我們總是希望能準時完成一件事然后再投入進下一項待辦事項。但時間不等人，所以即便我們很想在某件事上多花點時間，可我們還是會選擇快速完事以便有時間去做其它事情。所以，我們會選擇在短暫的工作休息期間去查收郵件，簡略地進行回復，果斷地直接刪除垃圾郵件。
而在日常工作中，我們總會發(fā)現(xiàn)在面對自己的日常安排時顯得那么無力。比如有時總會有幾件小事縈繞在我們心頭，令人感覺很不是滋味；而有時我們會被不期而至的電話和電子郵件累得夠煩悶；還有就是老板突然委派一項緊急的任務給自己。
即便你制定了一份看上去有多完美的日程安排表，那都還不夠。你還需要把這幾件事記在心上：
>>切忌超額計劃
在制定日程安排時，我們所犯的最大的一個錯誤就是超額計劃。我們一整天的工作量可以有多大？我們對此總抱有樂觀的估量，有時甚至是不切實際的。盯著黑板六七個小時，我們以為自己可以記住上面所有的東西，但事實是根本我們做不到。當我們在制定日程安排時看到紙上那一大塊一大塊的空白區(qū)域就總想把它給填滿，但實際上我們永遠也完成不了那么多的工作量。
不論你的工作是什么，你總會碰上一些干擾和阻礙。你也會發(fā)現(xiàn)要完成一項工作總要花費更多的時間。你每天都花多長時間去查收郵件呢？也許你覺得半個小時就綽綽有余了，但實際情況卻有可能是整整一個小時。
>>預留緩沖時間
通常我們都會制定如下的日程安排表：
8：00 - 9：00 階段任務1：寫報告
9：00 - 9：30 查收郵件
9：30 - 10：30 電話會議
。。。。
與其把每件事情都安排得十分緊湊，倒不如每次都留出10分鐘左右的緩沖時間。當你從一項任務轉向另一項任務時，這段緩沖時間就為可以讓你做好充分的準備，不論是心態(tài)方面還是其它方面，你就可以更好的投入這項工作。（ 例如，假如你需要在電話會議前花上十分鐘找一些相關資料或者是沖杯咖啡的話，那么你要犧牲原本計劃用來查收郵箱的10分鐘時間才行。）
你還可以從另一個角度去設定緩沖時間。如果你的老板需要在星期五下午五點前讀到你的報告，你就可以把截止期限提前至星期四5點。這樣做的好處就是你大可不必在最后一刻匆忙趕時間。而且這也意味著你在星期五時的工作心情會更棒。此外，你還能有充足的時間來應對突發(fā)事件和一些緊急任務。
>>為干擾項提前做好準備
不論是在我們工作順利還是不順的時候，干擾時時會出現(xiàn)。所以，你就要提前做好準備。不要把每分鐘都排進你的日程安排表中去------留出一些空閑時間，這樣你才能有多余時間去處理延遲或拖延的任務。
在向老板或客戶報告完成任務所需的精確時間時，你一定要把處理干擾項所需的時間也考慮進去 。如果完成一份銷售計劃需要整整十四個小時的話，千萬不要說你可以在兩天之內完成------因為一定會出現(xiàn)一些意外干擾拖緩你的工作進度。
>>定期休息一下
你的日常安排表不應該看起來像是一張耐力測試表。如果你全力以赴地投入進每一項任務，那你每隔一段時間就要得休息一下。不休息一下的話，沒有人可以至始至終做到全神貫注。
在完成了一項工作后，給自己留出一段休息調整的時間。每天早上和下午各玩半個小時俠盜飛車會讓你更有創(chuàng)造力。假如你是自由自由者的話，那做到這點也就更容易了。但你的老板也許不這樣認為。但你至少你還可以：離開辦公桌，走到飲水機旁沖一杯咖啡，或做一些幾乎不需要腦力的事情(比如說擦桌子，或者整理文件)，這些活動都有助于你從高度集中的工作中解放出來。
你的日程安排計劃表又是怎樣的呢？你還有什么有效的方法可以與大家分享？（完）
