神譯局是36氪旗下編譯團(tuán)隊(duì)，關(guān)注科技、商業(yè)、職場(chǎng)、生活等領(lǐng)域，重點(diǎn)介紹國(guó)外的新技術(shù)、新觀點(diǎn)、新風(fēng)向。
編者按：你是否總感覺(jué)有做不完的工作？當(dāng)有數(shù)不清的任務(wù)放在你的眼前，我們首先應(yīng)該處理哪些任務(wù)？當(dāng)面對(duì)紛紛擾擾的外部世界，身處各種各樣讓我們分心的漩渦之中，我們又該如何屏蔽外部的噪音，達(dá)到專注、高效的狀態(tài)？First Round Review 團(tuán)隊(duì)從包括 CEO、執(zhí)行教練以及經(jīng)驗(yàn)豐富的領(lǐng)導(dǎo)層在內(nèi)的人群收集了豐富的案例和資源，并給出了六個(gè)策略，以向您展示如何來(lái)管理自己的時(shí)間和精力，收回那些原本被無(wú)謂浪費(fèi)的、或多或少的時(shí)間和精力。文章標(biāo)題為：Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time。
現(xiàn)在已然進(jìn)入 2019 年的第二季度，許多人會(huì)回顧剛剛過(guò)去的第一季度的目標(biāo)完成情況，然后為自己設(shè)立新的目標(biāo)，新的抱負(fù)。雖然季度是衡量計(jì)劃和目標(biāo)完成的一個(gè)通用時(shí)間段，但我們也都知道真正的工作是在一周、一天甚至一小時(shí)的時(shí)間段里一點(diǎn)一滴的完成。而在這其中，你會(huì)遇到不計(jì)其數(shù)讓你分心的事情，也很容易迷失方向。
諸事繁雜，時(shí)間卻是有限，因此如何在有限的時(shí)間和精力內(nèi)來(lái)找到最應(yīng)該關(guān)注的焦點(diǎn)事項(xiàng)、最應(yīng)該優(yōu)先投入時(shí)間和精力的待辦事項(xiàng)最為重要。當(dāng)有數(shù)不清的任務(wù)放在你的眼前，我們首先應(yīng)該處理哪些任務(wù)？當(dāng)面對(duì)紛紛擾擾的外部世界，身處各種各樣讓我們分心的漩渦之中，我們又該如何屏蔽外部的噪音，達(dá)到專注、高效的狀態(tài)？并且，這絕不僅僅是我們?cè)诠ぷ髦行枰鉀Q的問(wèn)題。注意力分散、辦事低效會(huì)進(jìn)一步壓榨你有限卻又寶貴的時(shí)間，而這些時(shí)間本可以被充分利用，用來(lái)建立有效的人際聯(lián)系，探究并滋養(yǎng)好奇心，或是用于自我提升與發(fā)展。
多年來(lái)，F(xiàn)irst Round Review 團(tuán)隊(duì)從包括 CEO、執(zhí)行教練以及經(jīng)驗(yàn)豐富的領(lǐng)導(dǎo)層在內(nèi)的人群收集了豐富的案例和資源，以解決這個(gè)問(wèn)題。在梳理他們給出的建議這一過(guò)程之中，我們發(fā)現(xiàn)其中存在一個(gè)通用的主題：少即是多。真正高效的生產(chǎn)力意味著安排更少的事項(xiàng)、更經(jīng)常地表示拒絕、并且盡可能地與分心做抗?fàn)?。換言之，那些最富有成效的人并不是給出最多承諾的人，而是有意識(shí)地經(jīng)營(yíng)自己的精力與時(shí)間、懂得做出取舍的那些人。
接下來(lái)我們將提到的六個(gè)策略將向您展示如何來(lái)管理自己的時(shí)間和精力，收回那些原本被無(wú)謂浪費(fèi)的、或多或少的時(shí)間和精力。首先，我們會(huì)從小處開(kāi)始，論述如何識(shí)別可能導(dǎo)致分心的觸發(fā)元素，以及如何馴服你的收件箱。然后，我們會(huì)分享更多的工具，用于幫助你應(yīng)對(duì)更大的挑戰(zhàn)、分配任務(wù)以及保持動(dòng)力。
最后需要特別說(shuō)明的一點(diǎn)是，時(shí)間管理不只是為了讓你獲得最多的時(shí)間，我們更希望通過(guò)這些提示和建議來(lái)幫助你讓每一分鐘都過(guò)得更有意義。
容易分心是人類的天性?，F(xiàn)在，由于觸手可及的各種現(xiàn)代電子設(shè)備的存在，注意力容易被分散這一特質(zhì)被進(jìn)一步放大。這正是身兼創(chuàng)始人、投資者和行為科學(xué)家多重身份的 Nir Eyal 在探究如何打造讓用戶上癮的產(chǎn)品時(shí)所切入的那個(gè)點(diǎn)。作為《上癮：讓用戶養(yǎng)成使用習(xí)慣的產(chǎn)品邏輯》（Hooked: How to Build Habit-Forming Products）這一暢銷書(shū)的作者，Eyal 現(xiàn)在的關(guān)注點(diǎn)已經(jīng)轉(zhuǎn)向幫助專業(yè)人員在工作時(shí)做到全心全意工作，同時(shí)在除卻工作之外的時(shí)間做到與工作抽離。
在他看來(lái)，要想做到優(yōu)先考慮重要的工作，最佳策略之一就是投入更多的精力和注意力，來(lái)把握那些正在削弱我們注意力的內(nèi)部觸發(fā)因素。換句話說(shuō)，你要想戰(zhàn)勝注意力分散這一問(wèn)題，你必須要首先了解那些分散你注意力的因素來(lái)自于哪里。
Eyal 說(shuō)道：“所有的人類行為，包括分心這一行為，都是始于內(nèi)部觸發(fā)因素。我們的身體具有調(diào)節(jié)作用，人體的各個(gè)器官和系統(tǒng)會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)，共同維持內(nèi)環(huán)境的相對(duì)穩(wěn)定，這種狀態(tài)被稱為穩(wěn)態(tài)。如果你感覺(jué)到冷，那你會(huì)穿上外套。如果你覺(jué)得熱，那你會(huì)把外套脫下來(lái)?！睂?duì)于我們使用的產(chǎn)品，也是這樣，并沒(méi)有什么不同。你可能會(huì)出于無(wú)聊不停地查看消息，會(huì)出于孤獨(dú)感而使用 Facebook，出于不確定性使用 Google。Eyal 繼續(xù)說(shuō)道：“這種即時(shí)反應(yīng)正是這些產(chǎn)品能夠讓你形成使用習(xí)慣的原因所在。即便你消除了所有的這些干擾因素，如果你不在內(nèi)部觸發(fā)因素上下功夫，那你還是會(huì)被一些東西分散注意力?！?/p>
以下是 Eyal 給出的一些簡(jiǎn)單的方法和建議，可以幫助我們正面處理內(nèi)部觸發(fā)因素，對(duì)抗分心問(wèn)題：
觀察自己的感覺(jué)。Eyal 建議我們觀察自己的感覺(jué)，注意自己何時(shí)出現(xiàn)分心的問(wèn)題，然后鑒別觸發(fā)分心問(wèn)題產(chǎn)生的情緒。Eyal 說(shuō)道：“例如可能是這種情況，‘嗨，你知道嗎？我正在做的這個(gè)任務(wù)，讓我感到很無(wú)聊，于是我從電腦桌前離開(kāi)，走到大廳，與 Steve 聊了起來(lái)?！ㄟ^(guò)這樣簡(jiǎn)單地觀察自己的情緒，找到背后的原因，我們就可以鎖定這些感覺(jué)以及剖析負(fù)面情緒?！?/p>
運(yùn)用好奇心去探究情緒。關(guān)于可能導(dǎo)致你分心的內(nèi)部誘因，你應(yīng)該運(yùn)用好奇心去探究，而不是對(duì)這些誘因評(píng)頭品足。Eyal 說(shuō)道：“你想要逃避的情緒是什么？是無(wú)聊嗎？是寂寞感嗎？是不確定的感覺(jué)嗎？或者是你害怕自己無(wú)法完成任務(wù)嗎？只有當(dāng)我們聚焦這些潛在的情緒，我們才能開(kāi)始尋找一種不同的方式來(lái)處理這些情緒，而不只是反復(fù)的嘗試完全擺脫它們?！?/p>
當(dāng)你密切關(guān)注你的內(nèi)部觸發(fā)誘因時(shí)，記得要對(duì)自己充滿同理心，接受這些情緒的存在，每個(gè)人都會(huì)有想要逃避一些工作和任務(wù)的時(shí)刻存在。但是當(dāng)你確定了模式之后，比如可能是你永遠(yuǎn)都不想著手去做的任務(wù)，那你要進(jìn)一步考慮背后是否有更深層次的原因。Eyal 進(jìn)一步解釋道：“你可以暫時(shí)使用這些不同的技巧，但是隨著時(shí)間的推移，如果你還是不想去完成任務(wù)，那可能就需要你去探究背后更深層次的原因，搞清楚為什么這對(duì)你來(lái)說(shuō)不是合適的任務(wù)。”
在您注意到了這些內(nèi)部觸發(fā)因素之后，可能還需要其他的支持措施來(lái)讓自己對(duì)抗分心。Eyal 具體闡述了如何通過(guò)制定契約的方式來(lái)讓自己做到專注：
創(chuàng)建一個(gè)尤利西斯契約（又稱自我契約）。尤利西斯契約有點(diǎn)像是你與未來(lái)的自己達(dá)成的約定，約定在特定的時(shí)間內(nèi)完成特定的任務(wù)。塞壬是會(huì)用歌聲迷惑人的女妖，尤利西斯為了讓自己及船上的水手在通過(guò)塞壬島區(qū)域時(shí)能夠做到不被歌聲所迷惑而設(shè)置了一系列的限制（包括將自己綁在柱子上，讓水手們堵住耳朵等措施）。同樣，在面對(duì)分心問(wèn)題時(shí)，你也可以根據(jù)自己的弱點(diǎn)來(lái)采取相應(yīng)的措施和計(jì)劃。Eyal 說(shuō)道：“雖然科技目前來(lái)說(shuō)對(duì)我們?cè)斐闪撕芏嗟母蓴_，很大程度上分散了我們的注意力，但同時(shí)也出現(xiàn)了一些科技工具可以幫助我們，或者說(shuō)強(qiáng)制我們?nèi)ミ_(dá)到專注的狀態(tài)。例如，當(dāng)我需要讓自己專注于寫(xiě)作時(shí)，我會(huì)使用一款名為 Forest 專注森林的應(yīng)用程序，它會(huì)在一段特定的時(shí)間內(nèi)讓我暫時(shí)遠(yuǎn)離手機(jī)，專心于寫(xiě)作。”
為自己找一個(gè)專注力合作伙伴。現(xiàn)代工作場(chǎng)所帶給我們的挑戰(zhàn)之一就是靈活性過(guò)高，而對(duì)于自己整天都在做的工作負(fù)責(zé)度過(guò)低。對(duì)此，Eyal 指出：“現(xiàn)在無(wú)論是在辦公室工作還是遠(yuǎn)程工作都存在一個(gè)問(wèn)題，那就是一眼看去你根本就不知道每個(gè)人實(shí)際都在做些什么，是混日子還是努力工作，你根本就看不出來(lái)?！币虼?，你更需要找一名同事作為你的專注力合作伙伴，并在你們之間實(shí)行問(wèn)責(zé)制。與這位合作伙伴一起坐下來(lái)，或者也可以是通過(guò)視頻、語(yǔ)音聊天的方式，告訴對(duì)方接下來(lái)一個(gè)小時(shí)你將要做些什么工作，然后互相監(jiān)督、督促對(duì)方執(zhí)行這些工作任務(wù)。
重新構(gòu)想任務(wù)。你還可以通過(guò)從不同的角度和方式重新構(gòu)想任務(wù)本身來(lái)讓這些任務(wù)顯得更具吸引力。Eyal 說(shuō)道：“我的朋友 Ian Bogost 是佐治亞理工學(xué)院的一位教授，他研究的是游戲方向，還曾經(jīng)出過(guò)一本書(shū)，叫做《游戲一切》（《Play Anything》）。他提出你可以將任何任務(wù)看作是一種游戲，通過(guò)探究任務(wù)的可變性來(lái)讓這些任務(wù)變得有趣起來(lái)。即便這一任務(wù)最初看上去有些無(wú)聊，那你也要嘗試探究它的可變性，尋找不確定性，尋找其中可能會(huì)有所不同的東西?；蛘吣憧梢宰约涸O(shè)定時(shí)間限制，或者你可以看一下自己是否可以采取不同的方式去做，或者你可以看一下自己是否可以做的更好一些?！?/p>
時(shí)間管理通常用于在細(xì)微之處調(diào)整關(guān)注度，確保每一項(xiàng)任務(wù)都能落實(shí)到位，同時(shí)也可以防止因?yàn)楹雎詴r(shí)間問(wèn)題而導(dǎo)致一些負(fù)面影響。Roli Saxena 在加入 Clever 公司負(fù)責(zé)客戶管理工作之后，很快就發(fā)現(xiàn)自己的職責(zé)范圍在不斷擴(kuò)大，這在成長(zhǎng)型的初創(chuàng)企業(yè)中似乎是司空見(jiàn)慣的現(xiàn)象。她承擔(dān)的責(zé)任和工作越來(lái)越多，為了防止產(chǎn)生職業(yè)倦怠，她開(kāi)始尋求應(yīng)對(duì)策略，并最終開(kāi)發(fā)出了一套關(guān)鍵的框架體系，幫助自己在職業(yè)生涯最艱難的時(shí)刻來(lái)分清主次并且實(shí)現(xiàn)高度專注的狀態(tài)。
她說(shuō)道：“無(wú)論你有多優(yōu)秀，無(wú)論你多么的有經(jīng)驗(yàn)，職業(yè)倦怠都是不可避免的現(xiàn)象。你所能做的就是讓自己盡力避免這一問(wèn)題的出現(xiàn)，創(chuàng)建一個(gè)合適的環(huán)境，可以讓自己在更多的時(shí)候避免倦怠情緒的出現(xiàn)?！碑?dāng)大大小小的各項(xiàng)工作任務(wù)擺在你的面前，當(dāng)你深陷繁復(fù)瑣碎的混亂工作狀態(tài)，你又該如何自處？Saxena 應(yīng)對(duì)這種狀態(tài)有一個(gè)小小的策略，就是將你的工作任務(wù)分類，看它們究竟是“石頭”還是“沙子”。
你需要做的所有擁有相對(duì)重要影響力的事情都是石頭，與之相對(duì)需要你不斷重復(fù)去做的瑣碎事項(xiàng)就屬于沙子，例如處理電子郵件、不太重要的例會(huì)以及查看 slack 消息等。Saxena 說(shuō)道，接下來(lái)，將你一天的時(shí)間想象成是一個(gè)罐裝容器。如果你全天不斷地去做那些并不怎么重要的瑣碎事情，那這個(gè)容器很快就會(huì)被沙子填滿，并且沒(méi)有任何剩余空間可以再用來(lái)容納石頭。在這種情況下，你不會(huì)擁有滿足感，因?yàn)槟阕鏊氖虑閾碛械挠绊懥κ怯邢薜摹?/p>
但是，如果您能夠?qū)Ｗ⒂谝患騼杉匾氖聞?wù)，并且留出相對(duì)封閉的時(shí)間去做，那就相當(dāng)于將石頭放入容器之中，與此同時(shí)，你還可以再倒入許多的沙子來(lái)填滿石頭之外的縫隙。對(duì)于電子郵件的查看和回復(fù)來(lái)說(shuō)也是這樣，保證最重要的消息得到處理，就可以完成最重要的工作。
Saxena 指出：“這樣一來(lái)，你會(huì)更加嚴(yán)格地界定不同電子郵件的優(yōu)先次序，并且更高效的進(jìn)行回復(fù)，這樣你就不會(huì)深陷電子郵件的泥潭之中。對(duì)于沙子類事務(wù)可以有所妥協(xié)，但對(duì)于石頭類事項(xiàng)絕不能妥協(xié)?！?/p>
Saxena 建議在處理電子郵件方面我們可以接受自己內(nèi)心的懶惰情緒，允許其存在，這也是管理沙子類事項(xiàng)的最佳策略之一。她說(shuō)道：“掃一眼電子郵件，看看哪些是重要的待辦內(nèi)容，確保處理好這些郵件，可能會(huì)有其它沒(méi)有處理到的電子郵件，這沒(méi)有關(guān)系。我們不能總是保證電子郵件處于零提醒狀態(tài)，對(duì)于所有的郵件都能立即做出回應(yīng)本身就是一種不現(xiàn)實(shí)的期望。坦白說(shuō)，這也根本就不是其他人對(duì)你的期望，只是你自己強(qiáng)加到自己身上試圖讓自己去滿足的期望。”
電子郵件管理說(shuō)到底其實(shí)就是要給自己一個(gè)許可權(quán)，許可自己在沒(méi)有處理完所有的郵件之前就關(guān)閉收件箱，讓那些未讀郵件保持未讀狀態(tài)，甚至連續(xù)幾天都延續(xù)這種未讀狀態(tài)，這并沒(méi)有什么不妥。
Saxena 表示，為了確保自己不會(huì)遺漏重要的東西，她會(huì)在每周周五最后留出兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)檢查并回復(fù)剩余未處理的非緊急性質(zhì)電子郵件，這樣下周一開(kāi)始她所看到的就又是一個(gè)干凈清爽的電子郵件界面。她說(shuō)道：“比爾·蓋茨曾經(jīng)說(shuō)過(guò)他喜歡雇用聰明但是懶惰的人，因?yàn)檫@樣的人知道該如何以最快的方式去解決問(wèn)題，你也可以將這種想法應(yīng)用到自己身上。如果你能讓自己變得適度‘懶惰’，只優(yōu)先關(guān)注重要的待辦事項(xiàng)，那在工作日剩下的時(shí)間里你也能做到更高效地處理剩下的瑣碎事項(xiàng)?！?/p>
職業(yè)教練 Katia Verresen 的客戶向她請(qǐng)教的往往都是同一個(gè)問(wèn)題，那就是怎樣才能讓自己在排的滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)娜粘瘫碇型诰虺龈嗟臅r(shí)間。為了引導(dǎo)這些客戶養(yǎng)成高效工作的習(xí)慣，Verresen 這位廣受歡迎的教練鼓勵(lì)他們先進(jìn)行自我內(nèi)部反思，然后再來(lái)對(duì)癥采取措施，努力應(yīng)對(duì)外部變化。她指出，成功的執(zhí)行力通常需要身體、情感和精力狀態(tài)都達(dá)到最好的水平。
絕大多數(shù)人都知道人體精力的核心組成部分包括足夠的睡眠、合理的飲食和適度的運(yùn)動(dòng)。雖然知道這一點(diǎn)的人很多，真正這樣去做的人卻很少。能做到在高壓力環(huán)境中仍然保持充沛的精力這一點(diǎn)尤為重要，因?yàn)楸姸嗟膲毫赡懿恢挥X(jué)得就會(huì)損耗掉你的精力和能量。
Verresen 建議我們?cè)趪L試了解自己的身體能量?jī)?chǔ)備狀態(tài)時(shí)可以提出幾個(gè)基本的問(wèn)題：你通常都感覺(jué)很清醒嗎？你的睡眠模式怎樣？你有時(shí)間運(yùn)動(dòng)嗎？在不同的會(huì)議之間你往往會(huì)找時(shí)間休息一下嗎？抑或這些會(huì)議都是無(wú)縫銜接狀態(tài)？你在這些會(huì)議上的參與、互動(dòng)程度如何？
然后進(jìn)一步細(xì)化，使用電子圖表形式以每小時(shí)為單位來(lái)繪制自己清醒與疲憊的時(shí)間比例。Verresen 建議我們可以連續(xù)三天或者是一周的時(shí)間去記錄這些信息、繪制這一圖表，因?yàn)檫@樣的時(shí)間長(zhǎng)度足夠讓你找到自己的清醒與疲憊時(shí)間段模式。她說(shuō)道：“如果你仔細(xì)追蹤這些信息，它們就變成了一部你可以隨時(shí)重播的電影。然后在你看電影的時(shí)候，你可以直觀看到自己在哪些時(shí)間段屬于更為清醒的狀態(tài)，哪些時(shí)間段又達(dá)不到這種狀態(tài)。”
Verresen 說(shuō)道，這樣做不僅僅是為了了解自己是否屬于“早晨精力充沛型”人群，而是要進(jìn)一步掌握自己在一天當(dāng)中的哪個(gè)時(shí)間段擁有足夠的精力、達(dá)到足夠的清醒狀態(tài)去勝任高強(qiáng)度腦力類型的工作。什么時(shí)候能夠解決最棘手的問(wèn)題？什么時(shí)候精力足夠解決那些不是很容易或者還沒(méi)有已知解決方案的任務(wù)？
在掌握了自己每天精力、能量的峰值和低谷這一信息之后，你就可以相應(yīng)地調(diào)整自己的日程安排。在自己精力、能量最充沛的時(shí)間段可以安排復(fù)雜或者是高強(qiáng)度的工作任務(wù)，在精力及能量低谷時(shí)間段安排簡(jiǎn)單或者是低強(qiáng)度的工作任務(wù)。
依據(jù)個(gè)人精力及能量模式來(lái)設(shè)計(jì)日程，調(diào)整工作任務(wù)，這樣做可以大大提高您的生產(chǎn)力。
需要提醒的一點(diǎn)是，不要忘了上一步，一定要先確保自己在日程表中安排的是正確、合適的任務(wù)。對(duì)此，Verresen 表示：“許多領(lǐng)導(dǎo)層都認(rèn)為只要他們能夠回應(yīng)數(shù)量可觀的下屬及其他人的需求或者對(duì)他們有所幫助，那就算是做好了自己的工作。但事實(shí)卻是，如果這些領(lǐng)導(dǎo)層將自己的大部分時(shí)間都用在這上面，那通常意味著他們忽略了原本更大、更重要的優(yōu)先事項(xiàng)?！?/p>
為了保留這些優(yōu)先事項(xiàng)容身的時(shí)間和空間，Verresen 還建議每周留出兩個(gè)時(shí)長(zhǎng)為一個(gè)半小時(shí)至兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間段作為智能空白時(shí)間段。她說(shuō)道：“將這兩個(gè)空白事項(xiàng)的時(shí)間段直接插入到日程表中，確保在這段時(shí)間內(nèi)自己不會(huì)有工作上的安排，不會(huì)被其他人或事情打擾到。理想情況下，這兩段時(shí)間最好不要安排在會(huì)議之前。這段時(shí)間應(yīng)該是在你最清醒同時(shí)也是最清靜的時(shí)候，目標(biāo)就是聚焦、思考目前正在發(fā)生的事情，以及未來(lái)想要做什么。一些創(chuàng)意性解決方案和好的主意和點(diǎn)子也往往都是產(chǎn)生于這樣的時(shí)刻。”
當(dāng)人們有足夠的空間時(shí)，他們的能力會(huì)被放大。當(dāng)他們的時(shí)間和空間被擠壓以至于感到局促時(shí)，他們的能力也會(huì)受限。
除此之外，Verresen 還建議如果可能的話，在日程表中也要預(yù)留出供別人打擾及與他人互動(dòng)的時(shí)間。一個(gè)蘿卜一個(gè)坑式的日程安排需求顯而易見(jiàn)，但辦公時(shí)間總會(huì)有計(jì)劃之外的“打擾”，會(huì)有別的人或事來(lái)分散你的注意力，尤其是公司進(jìn)入高速成長(zhǎng)階段，不斷有新人加入公司時(shí)更是如此。在這種情況下，預(yù)留出機(jī)動(dòng)、靈活的時(shí)間會(huì)成為你的救命稻草。
Front 聯(lián)合創(chuàng)始人兼 CEO Mathilde Collin 以其專注和對(duì)效率的追求而為人所稱道，這也是成就 Front 增長(zhǎng)與發(fā)展的重要元素之一。無(wú)論是她所帶頭的快速融資活動(dòng)，還是令人嘆服的精準(zhǔn)、及時(shí)的溝通，可以說(shuō) Collin 作為 Front 的聯(lián)合創(chuàng)始人兼 CEO 所做的一切都嚴(yán)格堅(jiān)持克制與謹(jǐn)慎的原則態(tài)度。在她看來(lái)，在所有的自律要素之中，時(shí)間管理是最重要，但是也最容易被忽視的要素之一。
Collin 解釋道：“高層次的自制其實(shí)就是只專注少數(shù)幾件事情，這非常具有挑戰(zhàn)性，因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)情況往往是有很多的工作需要你去做，它們從各個(gè)方向拉扯著你的精力，每一件事情看上去都很重要。重點(diǎn)在于你要專注于正確的事情，因此我總是要先確保自己將時(shí)間花在了最重要的事情上?！?/p>
要想確保自己的時(shí)間用在正確的事情上，Colin 建議我們可以退后一步，問(wèn)自己如下幾個(gè)問(wèn)題：
你的日程安排是否能夠凸顯出那些你們團(tuán)隊(duì)每周都圍繞展開(kāi)的優(yōu)先工作事項(xiàng)？
是否有你沒(méi)有投入足夠時(shí)間的活動(dòng)安排？
是否有你可以不受其他事項(xiàng)打擾，保持封閉或者是“置身事外”的時(shí)間？
如果以上三個(gè)問(wèn)題，你的答案都是“沒(méi)有”，那這就意味著你需要略微調(diào)整你的時(shí)間安排。對(duì)此，Collin給出了如下建議：
處理然后隔絕：為電子郵件創(chuàng)建一個(gè)專用處理時(shí)間窗口并選擇停用通知功能
Colin 說(shuō)道：“我在每天的日程表中都會(huì)留出兩段各自為三十分鐘的專用時(shí)長(zhǎng)用于瀏覽以及處理收件箱信息，在這之外的時(shí)間我會(huì)盡我自己最大的努力不再去查看收件箱?！睘榱藥椭约罕３謱Ｗ?，Colin 完全關(guān)閉了通知功能，只留下了日歷提醒。她繼續(xù)說(shuō)道：“無(wú)論是手機(jī)還是電腦，電子郵件、聊天以及其他一些工具的通知功能我都已經(jīng)設(shè)置了禁用，只留下了日歷提醒和通知，這樣我就不會(huì)錯(cuò)過(guò)任何事情，并且隔絕其他的一切可以讓我的工作效率達(dá)到最大化、顯著降低壓力。我發(fā)現(xiàn)這樣做很有效果，我也讓整個(gè) Front 團(tuán)隊(duì)都發(fā)起這項(xiàng)挑戰(zhàn)，看看自己能否做到一個(gè)周的時(shí)間完全禁用通知功能?，F(xiàn)在哪怕是周末的時(shí)間，我也不再登錄那些 app，這樣誘惑我分心的因素也就不復(fù)存在了。”
為自己留出“超脫事外”、清理思緒的時(shí)間
Colin 認(rèn)為在她所施行的所有優(yōu)化日程安排的嘗試中，“超脫事外”的思考時(shí)間是其中最有價(jià)值的嘗試。她說(shuō)道：“每周我都會(huì)留出半天的時(shí)間來(lái)讓自己真正專注于一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，面前只有一本記事本，沒(méi)有電腦。對(duì)此，我進(jìn)行過(guò)許多種嘗試，例如將這一次半天的時(shí)間分割成每周幾次，每次幾個(gè)小時(shí)，但我發(fā)現(xiàn)這樣一來(lái)很難集中注意力，效果遠(yuǎn)不如一次半天這樣的安排?！?/p>
周五回顧過(guò)往，并做好下一周的安排
Colin 對(duì)此解釋道：“我每個(gè)周五的下午都會(huì)留出 15 分鐘的時(shí)間用于‘回顧我的日程安排’，我會(huì)重新審視我們的季度目標(biāo)以及最重要的幾個(gè)任務(wù)主題。然后我會(huì)查看一下日程安排，確保與下一周的工作相符。例如，現(xiàn)在招聘對(duì)我來(lái)說(shuō)是頭等大事，我需要投入大約三分之一的時(shí)間來(lái)面試管理職位的求職者。但是當(dāng)我查看日程安排，發(fā)現(xiàn)其中安排的都是滿滿的產(chǎn)品會(huì)議，或者說(shuō)我只預(yù)留了一次面試的時(shí)間，那我就知道這與下周的重要任務(wù)有些脫節(jié)，我需要再添加一個(gè)面試招聘的日程?！?/p>
Colin 認(rèn)為這樣做可以說(shuō)是一舉兩得，還可以成為另一種安全保障，那就是確保她為正確的事情分配足夠的時(shí)間。她進(jìn)一步解釋道：“例如，如果我對(duì)直接下屬說(shuō)我本周的目標(biāo)就是決定新的銷售組織結(jié)構(gòu)，那在我的日程安排中，最好是有一些與此相關(guān)的個(gè)人工作安排和重點(diǎn)會(huì)議安排?！?/p>
分析你的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)意圖與現(xiàn)實(shí)的匹配
Collin 偶爾會(huì)在 Twitter 上詳細(xì)分享她自己的時(shí)間安排，下面就是其中一例：
“每一周要結(jié)束時(shí)，我都會(huì)讓我的 EA 發(fā)送一份日程分析給我，其中根據(jù)日程活動(dòng)的類型而進(jìn)行匯總和分類，例如面試、銷售、管理等等。我之前就是通過(guò)這樣的方式來(lái)發(fā)現(xiàn)自己需要加強(qiáng)招聘工作力度。我也會(huì)從團(tuán)隊(duì)層面來(lái)看一下我的日程安排，看看我是否在一個(gè)團(tuán)隊(duì)身上投入的時(shí)間太多而忽略了另一個(gè)團(tuán)隊(duì)?！?/p>
我們每次談?wù)撽P(guān)于時(shí)間管理的話題，似乎都是將它放在每天的日程安排這一背景下去考慮。但其實(shí)，要實(shí)現(xiàn)更強(qiáng)的“生產(chǎn)力”需要我們優(yōu)先考慮長(zhǎng)期目標(biāo)，確保我們?cè)谀切╅L(zhǎng)期的截止期限（通常到來(lái)的速度比我們想象的更快）里不斷地穩(wěn)步前進(jìn)。
Stacy La 在加入大數(shù)據(jù)支撐的醫(yī)療保險(xiǎn)初創(chuàng)企業(yè) Clover Health 擔(dān)任首席設(shè)計(jì)師職位后就發(fā)現(xiàn)自己需要處理這一問(wèn)題。身處 Clover 這樣一家早期階段的初創(chuàng)企業(yè)，她必須要讓自己能夠滿足公司快速擴(kuò)張的工作需要。這也就意味著她不僅要時(shí)刻看顧好自己的個(gè)人項(xiàng)目和成長(zhǎng)中的設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，同時(shí)還需要密切關(guān)注自己的目標(biāo)是否跟得上公司快節(jié)奏的發(fā)展步伐。因?yàn)楣?jié)奏快，所以目標(biāo)往往瞬間就會(huì)發(fā)生變化和轉(zhuǎn)換。
為了努力在這個(gè)快節(jié)奏的工作環(huán)境中找到立足點(diǎn)，La 開(kāi)始嘗試調(diào)整自己的時(shí)間管理策略。很快她就意識(shí)到最關(guān)鍵的一點(diǎn)是在做任務(wù)計(jì)劃的時(shí)候，要找到合適的時(shí)間增量來(lái)覆蓋整個(gè)任務(wù)區(qū)域但又不要讓自己的精力太過(guò)分散，無(wú)論你是剛剛開(kāi)始擔(dān)任一個(gè)新職位還是負(fù)責(zé)更多更有難度的工作任務(wù)時(shí)都是這樣。
為了有效地實(shí)現(xiàn)精力覆蓋廣度和深度的平衡，La 建議我們可以分別以兩周和六個(gè)月的時(shí)長(zhǎng)為時(shí)間線來(lái)幫助自己檢查工作進(jìn)度，并在需要的時(shí)候進(jìn)行調(diào)整：
前六個(gè)月：以兩周為一個(gè)時(shí)間段來(lái)確定主題
當(dāng)你擔(dān)任一個(gè)新的職位角色并且在一個(gè)早期階段的初創(chuàng)企業(yè)工作環(huán)境之中處于負(fù)責(zé)工作和任務(wù)不斷增多的狀態(tài)之時(shí)，在實(shí)現(xiàn)一人多用的同時(shí)避免出現(xiàn)各個(gè)不同角色之間的斷層并且保持各個(gè)工作的專注是重中之重。La 建議我們可以圍繞當(dāng)下主題工作任務(wù)為自己制定一個(gè)兩周沖刺日程計(jì)劃來(lái)幫助自己實(shí)現(xiàn)最大的靈活性和最高的專注度。
La 說(shuō)道：“我發(fā)現(xiàn)兩個(gè)周是有效執(zhí)行任務(wù)并且對(duì)于任何關(guān)鍵任務(wù)都能積累足夠的專業(yè)知識(shí)的一個(gè)最佳的實(shí)踐單位。例如，在審查設(shè)計(jì)機(jī)構(gòu)時(shí)，我就將包括規(guī)劃、研究、會(huì)議、評(píng)估和決策在內(nèi)的整個(gè)過(guò)程時(shí)間限制在兩個(gè)周之內(nèi)。以兩周為一個(gè)時(shí)間段來(lái)優(yōu)先確定任務(wù)主題可以讓自己提起足夠的勁頭，在特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)造出真正的價(jià)值，同時(shí)因?yàn)橹挥袃蓚€(gè)周的時(shí)間，即便沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，也不會(huì)造成可怕的挫敗感?！?/p>
接下來(lái)，La 會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展最先面臨的限制性因素這一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)決定任務(wù)事項(xiàng)的優(yōu)先順序。她解釋道：“如果你身處的企業(yè)處于早期創(chuàng)業(yè)階段，那你工作的優(yōu)先事項(xiàng)其實(shí)非常明確。你必須先解決那些最迫在眉睫的限制因素，否則你就會(huì)失業(yè)。例如，在 Clover，我們的工作受到醫(yī)保與醫(yī)助服務(wù)中心截止日期的牽制。我們必須為十月至十二月的開(kāi)放注冊(cè)期做好萬(wàn)全的準(zhǔn)備，也就是說(shuō)我們必須在此之前打造出我們的品牌和網(wǎng)站。這些工作需要先落實(shí)到位，然后我們才能考慮聘請(qǐng)用戶研究人員或者是開(kāi)發(fā)一個(gè)設(shè)計(jì)系統(tǒng)。以兩周為一個(gè)時(shí)間段來(lái)確定主題這種方式足夠靈活，在需要的情況下我可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化進(jìn)行模塊化交換，并且這樣也足夠緊湊，一旦開(kāi)始施行就忙到根本不會(huì)再浪費(fèi)時(shí)間去考慮機(jī)會(huì)成本。”
早期創(chuàng)業(yè)階段企業(yè)的員工：在時(shí)間管理方面，可以將你的優(yōu)先事項(xiàng)疊加在以兩周為一個(gè)時(shí)間段的主題工作之中，這樣就可以更好地平衡可操作性與靈活性。
六個(gè)月之后：標(biāo)準(zhǔn)化你的時(shí)間分配方式
在擔(dān)任新職位超過(guò)六個(gè)月之后，你應(yīng)該就已經(jīng)積累了一定的專業(yè)知識(shí)，并且開(kāi)始尋找更多的時(shí)間從事一些戰(zhàn)略性的工作。在 La 看來(lái)，這也就到了應(yīng)該對(duì)于時(shí)間分配實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的時(shí)候了。在這一階段，她采用的是她在 First Round 的導(dǎo)師，也是 Airbnb 的設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人 Alex Schleifer 所提出的“眼看、動(dòng)手、遠(yuǎn)觀”（“eyes on, hands on, horizon”）的框架策略：
眼看：“這項(xiàng)工作不需要我自己動(dòng)手去做，但需要我保持關(guān)注，例如設(shè)計(jì)師在項(xiàng)目上的進(jìn)展或者是組織的設(shè)計(jì)要求?！?/p>
動(dòng)手：“這些是需要我獨(dú)立去做的工作，例如與職位候選人的會(huì)面或者是開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的 OKR 考核方法?！?/p>
遠(yuǎn)觀：“這一類的工作主題往往是一個(gè)月甚至六個(gè)月之后的主題。它們即將成為我們團(tuán)隊(duì)的關(guān)注焦點(diǎn)，但目前還不是。”
La 繼續(xù)說(shuō)道：“在 Clover，每周剛開(kāi)始的時(shí)候我都會(huì)自己來(lái)確定一遍這個(gè)框架內(nèi)容，但像 Airbnb 這樣規(guī)模的公司，Alex 都是和他的團(tuán)隊(duì)成員一起來(lái)做這件事。他曾向我強(qiáng)調(diào)說(shuō)，不斷地進(jìn)行優(yōu)先工作事項(xiàng)的排序，也就是一次又一次地做出選擇在正確的時(shí)間做正確的事情這一行為，將決定你是能成就這家企業(yè)還是破壞這家企業(yè)的關(guān)鍵?，F(xiàn)在我對(duì)于自己時(shí)間的分配以及這些選擇的成本和投資回報(bào)率等問(wèn)題的態(tài)度都更加謹(jǐn)慎?！?/p>
無(wú)論是從個(gè)人工作實(shí)踐還是團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的追求角度來(lái)看，能夠創(chuàng)建一個(gè)適用的時(shí)間管理策略工具是一件很棒的事情。但是，如果在一天即將結(jié)束之時(shí)，你仍然感覺(jué)自己還有諸多的待辦事項(xiàng)沒(méi)有處理，那這樣你很難會(huì)有進(jìn)步的感覺(jué)。
為了實(shí)現(xiàn)專注、效率和進(jìn)步的平衡，產(chǎn)品測(cè)試與優(yōu)化初創(chuàng)企業(yè) LaunchDarkly 的 CEO Edith Harbaugh提出了一個(gè)實(shí)用的框架來(lái)評(píng)估工作取得的進(jìn)展。這一框架的靈感來(lái)源于她的一次公路自行車之旅，橫跨太平洋西北地區(qū)，一直到加拿大邊境，華盛頓特區(qū)的林肯紀(jì)念堂的臺(tái)階是她越野之旅的終點(diǎn)。Harbaugh 清楚，成就她這一 3360 英里行程的是一次又一次的腳蹬自行車踏板這一動(dòng)作。其實(shí)，無(wú)論是作為自行車騎行者還是作為公司 CEO ，抑或是經(jīng)驗(yàn)豐富的產(chǎn)品供應(yīng)商，她都是這樣來(lái)看待進(jìn)程一事。也正是因?yàn)檫@樣，她才會(huì)鼓勵(lì)所有的初創(chuàng)企業(yè)創(chuàng)始人們都秉承這樣一個(gè)觀點(diǎn)和態(tài)度：每一次前行之旅都是從零開(kāi)始。在她自行車騎行之旅的每一天，Harbaugh 都會(huì)將自行車的里程表重置為零，這一習(xí)慣也延伸到了騎行之外的工作與生活之中。這一習(xí)慣讓她受益良多，包括：
專注。Harbaugh 說(shuō)道：“早在智能手機(jī)出現(xiàn)之前我就已經(jīng)開(kāi)始了自行車越野的嘗試，當(dāng)時(shí)最先進(jìn)的黑莓手機(jī)現(xiàn)在已經(jīng)成了古董。我需要知道自己的確切位置以確保是沿著計(jì)劃的路線前進(jìn)。我們用過(guò)的那些工具新舊更替，不斷出現(xiàn)，又不斷被淘汰，現(xiàn)在想到之前我們用過(guò)的工具和流程有時(shí)候會(huì)感覺(jué)不可思議。但其實(shí)有時(shí)候最簡(jiǎn)單的策略就可以讓你保持專注，沿著正軌前進(jìn)，例如從零開(kāi)始?！?/p>
獲得一種成就感。對(duì)此，Harbaugh 表示：“我發(fā)現(xiàn)如果我不去重置里程表，那每一天所走的里程都顯得有些微不足道。例如，我今天可能將騎行里程從 560 英里提高到了 610 英里，但這種形式的數(shù)字似乎對(duì)我沒(méi)有多大的激勵(lì)作用。我更喜歡專注于其中這 50 英里的差距，而不是 610 英里這個(gè)總里程，看到 610 英里這個(gè)數(shù)字只會(huì)讓我想到我還剩下超過(guò) 80% 的行程需要去完成。其實(shí)，無(wú)論是對(duì)于騎行還是軟件開(kāi)發(fā)來(lái)說(shuō)，指標(biāo)和評(píng)估都至關(guān)重要，但究竟哪些指標(biāo)起到激勵(lì)作用這一點(diǎn)我們往往關(guān)注甚少。如果我到午飯時(shí)間騎行了 30 英里，我會(huì)想，‘很棒！我要盡量在晚飯前再騎 40 英里。’”
避免自滿情緒的出現(xiàn)。Harbaugh 說(shuō)道：“重置里程表讓其歸零會(huì)讓我不再滿足于現(xiàn)狀。道理很簡(jiǎn)單，如果我今天不繼續(xù)努力多蹬幾下，那么我自行車的里程就不會(huì)增加，里程表當(dāng)天的讀數(shù)就還是零。你完成了這個(gè)月的收入目標(biāo)？太棒了，但是這是我們當(dāng)下的勝利，明天，我們依然是從零開(kāi)始。這種思維模式會(huì)讓我們?cè)趹c祝勝利的同時(shí)也意識(shí)到當(dāng)下的缺點(diǎn)和不足，從而避免被勝利的喜悅沖昏頭腦?！?/p>
產(chǎn)品開(kāi)發(fā)其實(shí)同騎行一樣，如果你能夠?qū)Ｗ⒌牟扇⌒袆?dòng)，你就會(huì)成功，但在這個(gè)過(guò)程中你只有感覺(jué)到自己的進(jìn)步才會(huì)讓自己不斷擁有想要獲勝的欲望。
在 LaunchDarkly 創(chuàng)立之初，Harbaugh 每周都會(huì)發(fā)起沖刺活動(dòng)，每天都會(huì)開(kāi)個(gè)簡(jiǎn)短的會(huì)議來(lái)討論關(guān)于工程、營(yíng)銷和銷售等業(yè)務(wù)工作。她說(shuō)道：“每一天的會(huì)上，我們都會(huì)先討論昨天做了什么，然后再討論今天要做的事情?！睂?duì)于沖刺活動(dòng)，她建議保持靈活性?！澳憧梢愿鶕?jù)具體的節(jié)奏調(diào)整沖刺的時(shí)長(zhǎng)，工程部負(fù)責(zé)人 Kevin Henrikson 一開(kāi)始確定的沖刺時(shí)間是兩個(gè)周，但很快他就將沖刺時(shí)長(zhǎng)改成了一個(gè)周，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)幾乎所有的工作都是在最后三四天的時(shí)間內(nèi)完成的?！?/p>
Harbaugh 強(qiáng)調(diào)無(wú)論我們的時(shí)間框架具體安排如何，都應(yīng)該每天點(diǎn)擊“重置歸零”按鈕：“每天都清零，會(huì)讓你即便面對(duì)那些時(shí)長(zhǎng)跨度為一年或者兩年的項(xiàng)目時(shí)也不會(huì)感到畏懼。除此之外，每日清零也會(huì)賦予我們更多的自豪感和責(zé)任感。”
原文鏈接：https://firstround.com/review/our-6-must-reads-for-honing-focus-and-managing-your-time/
譯者：aiko
本文翻譯自 https://firstround.com/review/our-6-must-reads-for-honing-focus-and-managing-your-time/，原文鏈接。
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