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編者按：如何合理利用時(shí)間并取得成功是一個(gè)永恒的話題。我們所知的不少大佬都在時(shí)間管理領(lǐng)域有著自己獨(dú)特的經(jīng)驗(yàn)。作者在文中向我們介紹了“時(shí)間分塊法”，也就是把一天劃分成不同的時(shí)間段，然后用這些大塊的時(shí)間處理相應(yīng)的任務(wù)，通過(guò)制定一個(gè)讓我們離目標(biāo)更近的有重點(diǎn)的行動(dòng)計(jì)劃，最終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。這個(gè)方法的重點(diǎn)在于，合理的計(jì)劃之后務(wù)必付諸行動(dòng)，把重心放在那些能夠帶來(lái)極大回報(bào)的重要事情上，而不是被那些瑣事分心。本文作者Jari Roomer，原文標(biāo)題How To Save 10–20 Hours Per Week With The Time-Blocking Technique。
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時(shí)間分塊是那些大佬們最有效的時(shí)間管理技巧之一，比如埃隆·馬斯克（Elon Musk）、卡爾·紐波特（Cal Newport）和尼爾·埃亞爾（Nir Eyal）。這個(gè)方法是把一天劃分成不同的時(shí)間段，然后每個(gè)時(shí)間段都專(zhuān)注于一個(gè)高度具體的任務(wù)或活動(dòng)。
通過(guò)用時(shí)間分塊法來(lái)規(guī)劃你的一天，你就可以為這一天制定一個(gè)非常清晰的行動(dòng)計(jì)劃。以我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，它會(huì)讓你的工作效率大大提高，每周可以節(jié)省10-20個(gè)小時(shí)。
正如卡爾·紐波特所說(shuō)的那樣——
有時(shí)人們會(huì)問(wèn)我為什么要費(fèi)心做如此詳細(xì)的計(jì)劃。我的答案很簡(jiǎn)單:它能極大地提高我的效率。我估計(jì)，每周經(jīng)過(guò)規(guī)劃后的40個(gè)小時(shí)的工作產(chǎn)出與無(wú)規(guī)劃的60個(gè)小時(shí)的工作產(chǎn)出是一樣的。
然而，盡管時(shí)間分塊非常有用，但大多數(shù)人并沒(méi)有努力去詳細(xì)計(jì)劃他們的每一天或每一周。但事實(shí)是，如果時(shí)間規(guī)劃得不夠好，它往往會(huì)被浪費(fèi)或使用效率低下。
大多數(shù)人在生活中徘徊，被無(wú)關(guān)緊要的事情分心，而不是遵循一個(gè)讓我們離目標(biāo)更近的有重點(diǎn)的行動(dòng)計(jì)劃。我知道這聽(tīng)起來(lái)很刺耳，但這是真的。
正如羅馬斯多葛派哲學(xué)家塞內(nèi)加（Seneca）曾經(jīng)寫(xiě)道：
人們?cè)诒Ｗo(hù)自己的個(gè)人財(cái)產(chǎn)方面都很節(jié)儉，但是一旦談到浪費(fèi)時(shí)間，他們反而對(duì)于揮霍這件最應(yīng)該吝嗇的東西毫不在意。
有時(shí)人們問(wèn)我，時(shí)間分塊是否會(huì)讓生活方式變得像機(jī)器人一樣。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，事實(shí)正好相反。正是因?yàn)槲覍?duì)每一天都做了非常詳細(xì)的計(jì)劃，所以我能更快地完成我的工作，相比那些沒(méi)有計(jì)劃的人，我每天至少有1-2個(gè)小時(shí)的額外空閑時(shí)間。我越是安排好我的“工作”時(shí)間，我就越有更多的“休息”時(shí)間。
我會(huì)用一種顏色編碼系統(tǒng)來(lái)安排我的每一天和每一周。每一種顏色都代表著我生活中想要成長(zhǎng)和提高的重要領(lǐng)域，或者是我想要達(dá)到的目標(biāo)。
黃色=所有與我的業(yè)務(wù)和副業(yè)相關(guān)的任務(wù)
深綠色=所有與我的健康相關(guān)的活動(dòng)（鍛煉、準(zhǔn)備膳食和我的早晚習(xí)慣）
淺綠色=所有改善我的財(cái)富的任務(wù)和活動(dòng)（管理個(gè)人財(cái)務(wù)，進(jìn)行投資等）
紅色=我和女朋友的所有約會(huì)和活動(dòng)
藍(lán)色=個(gè)人活動(dòng)和社交（游戲之夜，想看的體育比賽，和朋友一起喝咖啡）
紫色=家務(wù)，如打掃、修理房子、進(jìn)行數(shù)字化清理等
上面是我未來(lái)一周的安排，用時(shí)間分塊法做了充分的計(jì)劃
我覺(jué)得創(chuàng)建一個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向的時(shí)間表很有必要。這意味著這個(gè)時(shí)間表應(yīng)該反映你的優(yōu)先事項(xiàng)，你的目標(biāo)和你的夢(mèng)想。
時(shí)間表本身從來(lái)不是目標(biāo)。你的目的絕不是為了填滿你的時(shí)間表，讓你一直很忙。相反，你的日程表是一個(gè)強(qiáng)大的工具，可以幫助你在生活中所有重要的領(lǐng)域都取得進(jìn)步。
你看，大多數(shù)人說(shuō)他們想賺更多的錢(qián)，建立更好的關(guān)系，擁有一個(gè)更健康的身體，并實(shí)現(xiàn)其他雄心勃勃的目標(biāo)。但是，對(duì)大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，這只是一種意愿。在每天和每周的基礎(chǔ)上，在這些意圖上沒(méi)有多大進(jìn)展。這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)人沒(méi)有把他們的意圖變成非常具體的計(jì)劃。
因此，每個(gè)星期天，我都會(huì)好好審視一下我的長(zhǎng)期目標(biāo)和我的90天計(jì)劃。然后，我用這樣一種方式來(lái)規(guī)劃我的整個(gè)星期，它充滿了任務(wù)和活動(dòng)，幫助我在實(shí)現(xiàn)更大的目標(biāo)和夢(mèng)想方面取得顯著的進(jìn)步。這一直是我規(guī)劃實(shí)踐的出發(fā)點(diǎn)。
我不會(huì)一開(kāi)始就計(jì)劃社交、做家務(wù)或忙碌的工作。如果我這樣做了，就沒(méi)有更多的空間來(lái)容納那些真正改變我生活的高影響力項(xiàng)目和活動(dòng)了。我只會(huì)很忙，但不是做到真正有效率。
關(guān)鍵是要把那些能讓你離夢(mèng)想生活更近一大步的任務(wù)和項(xiàng)目按優(yōu)先次序排列。一旦完成，你就按照這些優(yōu)先順序計(jì)劃其他的社交、瑣事和繁忙的工作。再說(shuō)一遍，我們是為了創(chuàng)建一個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向的時(shí)間表，我們是要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。
當(dāng)你開(kāi)始把每天、每周的時(shí)間劃分開(kāi)來(lái)時(shí)，你自己的效率也會(huì)得到提高。盡管如此，我還是要分享一下被科學(xué)證實(shí)的時(shí)間分塊的兩個(gè)主要好處。
好處1：時(shí)間分塊能提高注意力
首先，時(shí)間分塊已經(jīng)被證明可以提高你的注意力。一項(xiàng)研究表明，當(dāng)參與者有時(shí)間壓力時(shí)，他們?cè)趫?zhí)行某項(xiàng)任務(wù)時(shí)分心較少。
當(dāng)你知道你只有一個(gè)小時(shí)來(lái)完成一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，你意識(shí)到你不能把時(shí)間浪費(fèi)在社交媒體、電子郵件或忙碌的工作上。相反，你需要集中精力在你的目標(biāo)上，集中精力完成任務(wù)。
好處2：時(shí)間分塊可以防止拖延
其次，時(shí)間分塊是對(duì)抗拖延癥的完美工具。大多數(shù)人在生活中徘徊，沒(méi)有明確的行動(dòng)計(jì)劃。這很快就會(huì)導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)、拖延和被低價(jià)值的瑣事分心。
時(shí)間分塊是最好的解藥。《英國(guó)健康心理學(xué)雜志》（British Journal of Health Psychology）上的一項(xiàng)研究顯示，當(dāng)參與者打算鍛煉20分鐘——但是沒(méi)有具體計(jì)劃時(shí)——當(dāng)天只有34%的參與者真正鍛煉了。
一旦他們把這個(gè)鍛煉的意圖變成一個(gè)非常具體的計(jì)劃（例如，從11:00到11:20，我要去跑步），實(shí)踐率就從34%上升到了91%。
這就意味著，如果你把良好的意愿轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)計(jì)劃，那么你做這件事的可能性就會(huì)增加3倍。對(duì)于一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的習(xí)慣來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)很大的提升。正如他們所說(shuō)，計(jì)劃可以避免糟糕的表現(xiàn)。
然而，盡管時(shí)間分塊是一種簡(jiǎn)單而有效的提高效率的方法，但大多數(shù)人做得還不夠。事實(shí)證明，聽(tīng)起來(lái)容易做起來(lái)難。
哈佛大學(xué)的一項(xiàng)研究得出的結(jié)論是：“矛盾的是，當(dāng)人們一開(kāi)始有強(qiáng)烈的意圖時(shí)，他們往往會(huì)計(jì)劃不足。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為自己的強(qiáng)烈意愿足以促使他們做出想要的行為，這種信念使他們沒(méi)有耐心采取能夠?qū)⒁庠皋D(zhuǎn)化為行動(dòng)的策略。”
換句話說(shuō)，僅僅有正確的意圖是不夠的。僅僅有動(dòng)力是不夠的。如果你想成功，你需要為它做計(jì)劃。
想學(xué)一門(mén)新語(yǔ)言嗎？那就計(jì)劃好本周練習(xí)的具體時(shí)間。想在Medium上寫(xiě)更多的文章嗎？那就安排好一些不受干擾的寫(xiě)作時(shí)間。想讓副業(yè)起飛嗎？那就在你的日歷和時(shí)間表上撥出時(shí)間來(lái)做這些事情。
關(guān)鍵之處其實(shí)很簡(jiǎn)單。如果你想在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中取得真正的進(jìn)步，那就好好利用的時(shí)間表，把那些你想實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的時(shí)間安排好。當(dāng)你把強(qiáng)烈的意圖和適當(dāng)?shù)挠?jì)劃結(jié)合起來(lái)時(shí)，你就拿到了打開(kāi)成功大門(mén)的鑰匙。
現(xiàn)在你已經(jīng)知道了計(jì)劃的好處以及如何創(chuàng)建一個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向的時(shí)間表，我想分享我的首要規(guī)則，計(jì)劃好每一天以達(dá)到最佳效率。多年來(lái)，我一直遵循這條規(guī)則，這是我每天必做的事情之一：
上午是行動(dòng)，下午是管理。
大多數(shù)人錯(cuò)誤地認(rèn)為工作效率是線性的，但事實(shí)并非如此。你的認(rèn)知表現(xiàn)、精力水平和工作效率一整天都會(huì)波動(dòng)，而不是一條直線。
一天中有些時(shí)候你會(huì)更專(zhuān)注、更有效率、更精力充沛，就像一天中有些時(shí)候你似乎什么事都做不成一樣。這是作為生物的人類(lèi)的本性。要想實(shí)現(xiàn)效率的提升，關(guān)鍵在于順應(yīng)這一規(guī)律，而不是違背它。
根據(jù)研究，大約75%的人（包括我自己）都認(rèn)為早晨是一天中效率最高的時(shí)候。這是大多數(shù)人思維最敏捷、注意力最集中、精力最充沛的時(shí)候。換句話說(shuō)，這是完成高價(jià)值、復(fù)雜任務(wù)的最佳時(shí)間。
如果你也有這種情況，盡可能地利用好這些時(shí)間，把它們?cè)谀愕娜粘瘫碇泻侠戆才?。這些時(shí)間能產(chǎn)生極大的影響，所以你應(yīng)該保護(hù)好這些時(shí)間，甚至區(qū)別對(duì)待它們。
如果你屬于下午晚些時(shí)候或傍晚時(shí)效率最高的那25%，情況則正好相反。利用早上的時(shí)間進(jìn)行管理，下午/晚上的時(shí)間進(jìn)行行動(dòng)。
總而言之，我的早晨總是包含著創(chuàng)造新事物。我一般會(huì)在早晨寫(xiě)文章或書(shū)、致力產(chǎn)品創(chuàng)作、改善銷(xiāo)售渠道。這三個(gè)任務(wù)對(duì)我來(lái)說(shuō)最重要，屬于能帶來(lái)80%結(jié)果的20%的活動(dòng)。
這些任務(wù)的性質(zhì)要求我必須處于最佳狀態(tài)，所以我會(huì)在處于最佳狀態(tài)時(shí)完成它們。與下午相比，早上我的思維更清晰，注意力更集中，精力更充沛。
因此，每天早上我在日歷上劃出3-4個(gè)小時(shí)來(lái)完成深度工作，專(zhuān)注于我最優(yōu)先的任務(wù)。我排除所有可能的干擾，集中注意力，在“心流狀態(tài)”中工作，盡可能做到最好。對(duì)我來(lái)說(shuō)，這是達(dá)到最高效率的終極公式。
下午，我執(zhí)行管理類(lèi)任務(wù)，如電子郵件、回復(fù)評(píng)論、開(kāi)會(huì)和完成行政工作。這些任務(wù)對(duì)我的認(rèn)知能力或精力要求不高，它們甚至可以在次優(yōu)狀態(tài)下完成。畢竟，用一天中效率最高的時(shí)間去做這些低影響、低努力的任務(wù)是很可惜的。
為了以最有效的方式處理管理類(lèi)任務(wù)，我使用了“批處理”技術(shù)。例如，我不是一天內(nèi)回復(fù)幾十封分散的郵件（這會(huì)分散我的注意力，導(dǎo)致大量的思維轉(zhuǎn)換成本），而是撥出時(shí)間一次性高效地解決它們。
最后我還要說(shuō)的是，在制定你的每天或每周的計(jì)劃時(shí)要意識(shí)到計(jì)劃謬誤。所謂計(jì)劃謬誤，是指人們傾向于在日常生活中計(jì)劃太多，而為每項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃的時(shí)間太少。也就是說(shuō)，大多數(shù)人都嚴(yán)重高估了他們?cè)谝惶旎蛞恢芾锬茏龅氖虑椤?/p>
解決辦法很簡(jiǎn)單，每天少計(jì)劃一些任務(wù)和活動(dòng)，給每個(gè)任務(wù)分配更多的時(shí)間，這樣你就有足夠的時(shí)間來(lái)完成你打算做的每個(gè)任務(wù)了。
就我個(gè)人而言，當(dāng)涉及到工作效率時(shí)，我試著采用一種極簡(jiǎn)主義的心態(tài)。我們的目標(biāo)不是做盡可能多的工作，而是專(zhuān)注于少數(shù)能帶來(lái)更高比例結(jié)果的任務(wù)和項(xiàng)目。因此，重點(diǎn)不在于做很多事情，而在于做真正重要的事。
少即是多，只有幾件事能真正推動(dòng)你的目標(biāo)。這些任務(wù)應(yīng)該在你的日程表中按優(yōu)先順序排列，你也應(yīng)該給予這些任務(wù)最多的時(shí)間、精力和注意力。至于那些其余的低價(jià)值的事情可以考慮通過(guò)委托或者外包的方式轉(zhuǎn)移出去，這樣你就可以真正專(zhuān)注于有意義的事情了。
時(shí)間分塊是一種有效的時(shí)間管理技巧，它能幫助你朝著主要目標(biāo)前進(jìn)，每周節(jié)省10-20個(gè)小時(shí)，消除生活中的拖延狀態(tài)。
當(dāng)然，最重要的事情是根據(jù)這些知識(shí)采取行動(dòng)。僅僅了解這些知識(shí)是不夠的，如果你想有所收獲的話，你就必須沉下心來(lái)用時(shí)間分塊法來(lái)規(guī)劃你的每一天、每一周。
譯者：喜湯
本文來(lái)自翻譯
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