神譯局是36氪旗下編譯團(tuán)隊(duì)，關(guān)注科技、商業(yè)、職場、生活等領(lǐng)域，重點(diǎn)介紹國外的新技術(shù)、新觀點(diǎn)、新風(fēng)向。
編者按：做事或工作效率這個詞，一直以來被大部分人所誤解，認(rèn)為效率高就是很快完成一件事情。但如果我們對自己做的某個事情、某件工作任務(wù)進(jìn)行復(fù)盤，會不會發(fā)現(xiàn)其實(shí)結(jié)果不盡如人意，而且會出現(xiàn)很多無用功？無用功等于浪費(fèi)生命。所以，作為一名社會人，開始認(rèn)真地對待生產(chǎn)效率這件事吧。當(dāng)我們開始研究生產(chǎn)效率，并利用生產(chǎn)效率理論指導(dǎo)工作實(shí)踐時，生活和工作中的驚喜和成就會接踵而至。想要詳細(xì)、透徹地研究提高生產(chǎn)效率的方法，請看生產(chǎn)效率專家Michelle Loucadoux的這篇文章，原文標(biāo)題為：Redefining Productivity To Be Effective for Effort。
劃重點(diǎn)：僅僅為了完成任務(wù)而做事是效率的反義詞。這是浪費(fèi)時間。如果你做的事情沒有一個期望或打算實(shí)現(xiàn)的結(jié)果，那你很可能就沒有實(shí)現(xiàn)效率。
我和很多人一樣喜歡一件一件地完成待辦清單上的任務(wù)。我享受一天結(jié)束時真正“把事情做完”的感覺。我一直專注于研究生產(chǎn)效率相關(guān)領(lǐng)域，這使我得到一個機(jī)會——有家公司找到我，想讓我成為他們的生產(chǎn)效率專家。
我相信生產(chǎn)效率的核心不僅僅是完成更多的事情。我認(rèn)為生產(chǎn)效率運(yùn)動背后的真正驅(qū)動力是認(rèn)識到我們的資源（時間、注意力、金錢等）是有限的，人們都想利用它們，以使我們的生活更美好。不幸的是，許多人在尋求最大限度地利用資源的過程中迷失了方向。
我是一個非常高效的人，但是我對生產(chǎn)效率這個事情了解得越多，就越意識到我一直在用錯誤的方式看待它。我需要重新定義效率，這樣才能真正地重新組織自己的生活，才能完成重要的事情。在這篇文章中，我很高興與讀者分享我是如何重新定義生產(chǎn)效率，以及它是如何徹底改變我的工作方式的。
首先，讓我們研究一下生產(chǎn)效率的定義（這會使我有些書呆子之嫌）。根據(jù)《牛津詞典》，生產(chǎn)效率是“以單位投入的產(chǎn)出率來衡量的生產(chǎn)性付出的有效性，尤其是在工業(yè)領(lǐng)域?！爆F(xiàn)在，這是一個很長的定義（即使對于像我這樣的書呆子來說），所以我認(rèn)為把它分成兩個可分解的部分是很重要的。
生產(chǎn)效率定義的第一部分是指生產(chǎn)性付出的有效性。這對完成工作而言意味著什么？我的關(guān)鍵詞是效率。
多年來，我為很多人做了許多既沒有效率也沒有成果的事情，但做這些事也需要耗費(fèi)很多的資源。我答應(yīng)和實(shí)際上不想花時間在一起的人去喝咖啡；我花了幾個小時幫助別人做一些我并不關(guān)心的事情；最糟糕的是，我花了很多年的時間在一個職業(yè)上轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，從內(nèi)心深處，我知道不會有什么成果。
當(dāng)我在做這些事情的時候，我覺得自己是富有成效的。我把“和Mary一起喝咖啡”寫進(jìn)自己的計(jì)劃里，然后必須實(shí)施這個計(jì)劃。我把計(jì)劃清單里相關(guān)項(xiàng)目的照片發(fā)到Instagram上，按時打卡記錄，在每天完成的事項(xiàng)那里打一個大大的、紅色的X。如此這般，我自我感覺很高效，但當(dāng)我針對所做的事情對照生產(chǎn)效率的定義時，發(fā)現(xiàn)這些事項(xiàng)并不是有效的。
我所有的活動都需要付出努力，但這些活動并不是有成效的。那么，“有成效（effective）”這個詞到底是什么意思？“成功地產(chǎn)生了一個渴望或預(yù)期的結(jié)果，”牛津詞典的專業(yè)人員說。我意識到——在真正重新定義生產(chǎn)效率之前，我的努力是無效的，因?yàn)槲覜]有選擇把時間花在有最終預(yù)期目標(biāo)的事情上。
對于一起喝咖啡、重新整理衣柜、或做一份沒有前途的工作等這些事，我并沒有“意圖實(shí)現(xiàn)的結(jié)果”，這些任務(wù)就不可能是有效的，也不會產(chǎn)生一個特定的預(yù)期結(jié)果（只有出現(xiàn)預(yù)期結(jié)果的事情，才會開始變得有成效)），因?yàn)槲也恢雷约菏欠裼蓄A(yù)期結(jié)果、預(yù)期結(jié)果是怎么開始的。
我決定更詳細(xì)地分析它，所以我在便利貼上寫了這條信息，將其貼在了浴室的鏡子上:
僅僅為了完成任務(wù)而做事是效率的反義詞。這是浪費(fèi)時間。
在一天中，如果你做的每件事情都沒有一個打算實(shí)現(xiàn)的結(jié)果，那你很可能就沒有達(dá)到自己本可以達(dá)到的效率。那么，如何確保自己正在有效地做那些有預(yù)期結(jié)果的事情呢？
我知道，對我來說，除非把事情寫下來，否則各種想法往往會在我腦袋里像彈球一樣蹦來蹦去，轉(zhuǎn)變成各種各樣的事實(shí)。簡言之，我可以說服自己做任何事情。
舉個例子：此刻我必須停止繼續(xù)寫這篇文章，這樣我就可以馬上查看電子郵件，查看我媽媽是否已經(jīng)給我發(fā)了那張照片，因?yàn)槲倚枰诟叻鍟r間把它發(fā)布到Instagram上，以獲得最佳的瀏覽量。
從這個例子我們可以看出來，我的大腦只是想休息一下。我并不需要馬上從一堆電子郵件中找照片。但是，如果我把腦海中反復(fù)出現(xiàn)的東西寫下來，就很難欺騙自己了。
通過在日程安排中另外增加一個專欄，我成功地確保了自己的付出是有效的。在每一個計(jì)劃任務(wù)的旁邊，我寫下對這個任務(wù)的預(yù)期結(jié)果。下圖是我日程安排中的一頁：
在這頁日程安排里，你或許對“Day Batch Danscend”很好奇，Danscend是我的公司名稱。你可以在這個頁面里看到我這一整天的所有活動。你也會注意到，我對“玩得開心”這一預(yù)期結(jié)果是樂于接受的。事實(shí)上，如果你瀏覽自己的日程表，就會發(fā)現(xiàn)沒有任何活動的唯一目的是享受其中或開心。我強(qiáng)烈建議你將它們添加進(jìn)去。樂趣是很重要的。它能讓任何需要創(chuàng)造力的人恢復(fù)活力。
當(dāng)開始在計(jì)劃清單中寫下預(yù)期結(jié)果時，你可能會發(fā)現(xiàn)有些事情沒有預(yù)期結(jié)果。更糟糕的是，你可能會發(fā)現(xiàn)他們之所以在你的日程表中，是因?yàn)槟阌X得需要把他們放在那里，又或者是因?yàn)閯e人想讓你這么做。我強(qiáng)烈建議你們認(rèn)真研究這些事項(xiàng)。如果可能的話，用有成效和目的性強(qiáng)的活動取代它們。這就是生產(chǎn)效率的核心。
最后，在把預(yù)期結(jié)果寫進(jìn)你的時間表幾天之后，評估下你每天為完成這些事所付出的時間比例。例如，你是否會把20%的時間花在自己創(chuàng)業(yè)上，80%的時間用來幫助別人創(chuàng)業(yè)？或者你在一項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)的時間比原本想象的要多得多？當(dāng)評估自己的預(yù)期結(jié)果時，可以問問自己以下這些簡單的問題:
我的預(yù)期結(jié)果是否符合自己的價值觀？
我是否把大部分時間花在對自己來說最重要的事情上？
我有沒有在日程表上安排自我關(guān)懷或讓自己開心之類的預(yù)期結(jié)果？
我覺得自己的這些付出是真正有效的嗎？如果不是，還有什么能讓他們更有效率呢？
在一天結(jié)束的時候，可以看下自己這一天是如何分配時間的，為什么這樣分配，以及你所做的哪件事是比較重要的。你可能覺得自己效率很高，但如果你的付出沒有效果或成果，那么效率就沒有你想象的那么高。
《牛津詞典》對生產(chǎn)效率的第二部分定義是:“以每單位投入的產(chǎn)出率來衡量。”知道自己的付出是有效的很重要，但知道自己如何衡量它們以及所付出的是否值得也很重要。
如果一項(xiàng)活動的產(chǎn)出大于投入，則該活動被認(rèn)為是有生產(chǎn)效率的。產(chǎn)出越大或投入越少，活動的生產(chǎn)效率就越高。
讓我們從植物的角度來看待這個問題（我喜歡園藝）。如果我給一株花椰菜連續(xù)澆水兩個月，但它只產(chǎn)出兩小片可食用的花椰菜，這就不是一株多產(chǎn)的植物。同樣地，如果我給同樣一株花椰菜澆水兩個月，它產(chǎn)出32個花椰菜冠，那么我認(rèn)為這株就是多產(chǎn)的。在這個例子中，衡量的標(biāo)準(zhǔn)是花椰菜的可食用花冠。
你可以把這個方法應(yīng)用到生活中的任何事情上。讓我們看另一個例子。我現(xiàn)在正在宣傳我的一本書。因?yàn)槲也荒軠?zhǔn)確地估計(jì)這本書的購買群體，所以我把相關(guān)的回應(yīng)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。以下所我針對這本書的兩種推銷方法產(chǎn)生的衡量方法：
一個小時的開發(fā)信 > 2個回復(fù)
10分鐘的社交媒體帖子 > 9個回復(fù)
顯然，在社交媒體上推銷這本書要比發(fā)開發(fā)信有效得多。（還涉及很多其他因素，比如電子郵件的購買忠誠度更高等等）但重要的是，在我花時間衡量這兩項(xiàng)行為的輸入和輸出之前，我一直認(rèn)為電子郵件比社交媒體更有效。
用邁克爾·戴爾（Michael Dell）的話來說，“任何可以衡量的東西都可以改進(jìn)?！蓖ㄟ^衡量兩種推廣方式收到的反饋，我發(fā)現(xiàn)在Facebook和Instagram上發(fā)布書籍信息，比冷冰冰地給人們發(fā)電子郵件更有效。
譯者：Vivi
首先，對于每一次投入或付出，你都應(yīng)該選擇衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么。如果你不知道衡量標(biāo)準(zhǔn)是什么，就無法進(jìn)一步往下開展。但是這可能有些復(fù)雜，因?yàn)楹芏鄸|西可以用不同的標(biāo)準(zhǔn)來衡量。
例如，我可以從網(wǎng)友的觀點(diǎn)、點(diǎn)擊率、被接受的出版物或它的盈利數(shù)量來衡量一篇文章的有效性。都是同樣的活動（寫作），但卻有不同的衡量標(biāo)準(zhǔn)。以下是其他活動以及對它們進(jìn)行衡量的方式:
給客戶打銷售電話 > 銷售產(chǎn)品或服務(wù)的量
與朋友一起徒步旅行 > 活動過程中收獲的快樂（快樂程度為1-10分）
工作會議 > 所達(dá)成的決策的數(shù)量
同樣，如果你不知道自己的衡量單位是什么，就很難衡量生產(chǎn)率。
接下來，使用你的衡量單位來評估每個活動是如何與它們的輸出相匹配的。如果你做了很多工作，但收效甚微，也許你應(yīng)該改變方式方法了。
例如，最近我開始拒絕繼續(xù)從事一份給年輕演員提供事實(shí)反饋的工作。這份工作理論上看起來很棒，因?yàn)槲颐總€學(xué)期都能賺很多錢。然而，當(dāng)我分解自己在這個項(xiàng)目上花費(fèi)的時間時，我意識到每小時只能賺不到12美元。
在這個例子中，我的衡量單位是每小時賺到的錢。當(dāng)我真正看輸入和輸出時，它并不值得我花時間。我意識到可以把這些時間花在其他地方，以獲得更大的貨幣產(chǎn)出。
我認(rèn)為我們中的很多人都在以錯誤的方式提高生產(chǎn)效率。我們生活在一種癡迷于生產(chǎn)效率的文化中——專注于把事情做完、尋找新的方式生活、試圖以最快的速度成功等等，但卻經(jīng)常對自己努力工作的結(jié)果不滿意。
當(dāng)你真正花時間向后看，重新定義“把事情做完”對自己的意義時，我相信你可能會發(fā)現(xiàn)有些事情根本不需要從待辦事項(xiàng)清單上劃掉。當(dāng)我這么做的時候，我很驚訝地發(fā)現(xiàn)有很多資源被浪費(fèi)在了沒有預(yù)期結(jié)果的活動上，而且我付出努力所做的很多事情卻只獲得了很少的回報，這些回報不太值得我的付出。
因此，每隔一段時間，后退一步、重新評估、重新定義并設(shè)定一個新的方向是很重要的。對我來說，重新定義生產(chǎn)效率幫助我做到了這一點(diǎn)。
譯者：Vivi
本文來自翻譯, 如若轉(zhuǎn)載請注明出處。
