什么是時間管理？
時間如水，靜靜流瀉，她對每個人都是公平的，時間本身是沒有任何問題的。那么，怎么去理解“時間管理”呢？“時間是無始無終的，而每個人的生命卻是有限的?！币虼耍瑫r間管理的對象不是“時間”，而是每一個“使用時間的人”，其本質就是“自我管理”。另外，魯迅先生說“時間是組成生命的材料”，那么，管理時間，也就是管理生命，即管理自我。
那么由此可以理解，所謂的時間管理，不是管理時間，而是基于時間的“無法開源、無法節(jié)流、不可取代、不可再生”等特性，去管理“自我對時間資源使用的方式、方法以及與時間對應的事項安排”，以求減少時間浪費，用最短的時間或在預定的時間內實現既定目標的行為。
在日常生活中，組織管理好自己生活的方方面面，最有意義、最大限度地利用自己所擁有的時間，這就是時間管理。不僅僅是工作的管理，同時也包含著家庭生活、業(yè)余時間、業(yè)余愛好的管理。
為什么要進行時間管理？
做好時間管理能讓你更好地工作，準確及時地完成計劃
將教會你如何更加聰明地工作，而不是更加忙碌地
有更多的時間與家人或朋友在一起
有更多的時間去完成你以前因為“沒有時間”而推遲的事情
不再受制于外界因素，學會控制這些因素，使其配合你的個性、人生目標及對于未來的規(guī)劃
一旦學會掌握自己的時間和生活，你將從生活中獲得更大的自由！
一、什么是四象限法則
美國著名管理學家科維提出的一個時間管理的理論：時間“四象限”法，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。
按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，區(qū)別就在于前者能帶來價值，實現某種重要目標，而后者不能。
上面是一個普通人和高效能人士時間安排的一個比較圖。高效能人士的時間安排是，把65%-80%的時間安排在重要但不緊急的工作，由于他們把大部分工作都提前統(tǒng)籌和規(guī)劃好了，其余象限的工作自然而然就減少了。
案例：一個價值2.5萬美元的建議
曾經有位效率研究專家艾伊貝李，他給當時的美國史卡魯鋼鐵公司的總裁查魯斯一個時間管理的建議，結果查魯斯因為這個建議給了艾伊貝李一張價值2.5萬美元的支票，那是為了感激李給他的這個神奇的建議，那么這個建議是什么？
原來，查魯斯每天忙于公司中繁復的事務，他是一個追求完美的人，但是事無巨細，他一個人怎么可能管得過來，于是很多事情最后都不能有效地做下去。而李的這個建議正是：
不要想把所有事情都做完
手邊的事情并不一定是最重要的事情
每天晚上寫出你明天必須做的事情，按照事情的重要性排列
第二天先做最重要的事情，不必去顧及其他事情，第一件事做完后，再做第二件，依此類推
到了晚上，如果你列出的事情沒有做完也沒關系，因為你已經把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做
于是，查魯斯按照李給他的建議試了一段時間，誰知效果非常驚人。
二、如何對事項進行四象限歸類
評估一件事情時，重要程度的標準是按照職業(yè)價值觀來判斷的，緊急程度是按照時間底限來確定的。當我們手上的待辦事項清單已經列好一堆事情時，部分人并不知道如何對事項進行分類，給出的建議是：
給所有的待辦事項后面增加兩列，分別是“重要程度”和“緊急程度”
先對事項進行“輕重”區(qū)分，給所有事項以職業(yè)價值觀為標準區(qū)分為是重要還是不重要
再對事項進行“緩急”區(qū)分，給所有事項以時間截止期限為標準區(qū)分是緊急還是不緊急
如此簡單幾步，就基本可以把所有待辦事項分類歸集到對應四象限中。
三、處理四象限事務的法則
其實可以看出我們在優(yōu)化清單時是按照先輕重再緩急的思路，所有我們在安排工作時應該把主要的精力放在重要的事項，首先重要且緊急的優(yōu)先級肯定最高，對于重要不緊急或者緊急不重要的事情，我們應該把更多的精力放在重要不緊急的事項。
第一象限：重要且緊急，立即去做
我們工作中的主要壓力和生活的主要壓力就是來自于第一象限的任務，但第一象限中80%的任務都是來自于第二象限中沒有被很好處理的事務。
第二象限：重要但不緊急，有計劃的去做
比如編寫下個季度的工作計劃、指定家庭投資理財策略。這些事情雖然看起來不緊急，但如果不處理的話隨時都會發(fā)展成為重要而且緊急的事情。對于這類事情，也要制定一份時間計劃表，持續(xù)推進，避免進入第一象限。
第三象限：不重要但緊急，交給別人去做
在團隊協(xié)作時不要讓工作進度停留在自己身上。當你手上碰到的事情需要其他同事協(xié)助處理時，就需要在知道事情時盡早將事情轉交給其他同事，你只是負責跟進進度，而不是一直將事項放在自己這邊，等到最后時刻才想起轉交給同事。這個習慣一方面給同事預留了充足的時間，另一方面基本上都是我們去push別人而不是別人來push我們，整個人的工作狀態(tài)也會變好。
第四象限：不重要而且不緊急，盡量別去做
這個象限的事情用來當做前三個象限的調劑還差不多，可以通過做一些不重要且不緊急的事情來調整自己的心態(tài)和身體，但如果一直沉迷于第四象限，那我們的產出就會打折扣，就是在浪費生命。比如，當身心疲憊的時候，約上幾個朋友一起吃飯玩耍，這叫勞逸結合，但如果每天都這么做，那就是不務正業(yè)了。
四、四象限法則小結
對以上的內容我們來做個簡單的總結。先把事項分類然后放入四象限中，然后針對不同象限中的事情各個擊破，具體如下：
根據自己的職業(yè)價值觀判斷事項的重要程度
根據事項的時間截止期限判斷其緊急程度
將待辦清單中所有事項歸類放到四象限中
對四象限中的不同象限的事項采取不同的處理原則和方式
應該將主要的時間精力放在解決第二象限的事項，避免其變成第一象限，我們所謂的工作計劃和任務目標是針對第二象限的事項來說的
第三象限的事情盡量交給別人去
第四象限的事情適當調劑即可，切不可長期沉迷
“四象限時間管理”的目標不是鼓勵我們將日程安排的極其飽滿，每天完成N多事情才覺得有成就感，而是要讓我們學會將時間、精力更多地分配到那些對于達成人生目標有重要價值的事情上，即關注那些“重要不緊急”象限里的任務。不同的價值觀，對于同一件事情的事務象限劃分也會不一致。
第一步 事項清單
月/周目標的分解或計劃的安排
各種未完成事項（歷史累積）
所有新增事項隨時記錄，匯總到“待完成”事項清單，安排到對應的日歷日期
第二步 優(yōu)先排序
每天上班第一件事，羅列“待完成”事項清單
將“待完成”清單中與Deadline最接近的事項取出
根據“四象限”模型進行排序和安排
根據四象限法則做最重要的事情，不必去顧及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此類推
第三步 每晚回顧
每天晚上結束時整理清單
完成的工作劃掉/刪除
新增工作加入待完成清單
可明確日期的事項，放入對應的日歷項
當天工作按照效能四象限歸類
檢視自己的時間管理狀況，及時調整
不斷進步，直到形成習慣
理想狀態(tài)：80%時間→重要且不緊急的事情
時間管理的障礙
沒有目標或缺乏計劃
工作優(yōu)先次序不明,重要工作未能按時完成
沒有設定完成時限
電話或人的干擾,不能集中工作
多項重要工作須同時處理,時間出現沖突
安排與文件雜亂無章，工作不能妥善分配
無力拒絕要求和誘惑,不能兼顧個人工作
拖延工作,把重要工作押后,影響工作進度
不能有效授權
時間估計不切實際,未能有足夠時間完成工作
信息不足/不正確/延誤
溝通失誤/不足
猶豫不決
職權不清
缺乏自律
急于求成
時間管理金科玉律
1.設立有挑戰(zhàn)但可實現的目標
2.設定所有工作的完成期限
3.建立固定的日常工作模式
4.在精力最充沛時做最用腦力的工作，盡可能久地做那些確實關鍵重要的工作（20/80定律）
5.不要推遲你不喜歡但重要的事情——先做
6.不重要的事遲一點做——聚在一起做
7.弄清楚問題，再去做
8.分析你在時間管理方面的障礙
9.有選擇，要學會拒絕，確立你不希望被打擾的時間
10.分步驟，一次只做一件小事，一旦開始就要完成
11.在工作效率低時，多休息
12.定時檢討時間的運用，永遠尋找更大發(fā)揮時間價值的方法
13.把事情做得足夠好，設定標桿，避免過份的完美主義
14.養(yǎng)成記筆記組織思路和想法的習慣
15.避免將整塊時間拆散
1. 學會授權
對于第三象限的事情，交給別人去做
在團隊協(xié)作時不要讓工作進度停留在自己身上。當你手上碰到的事情需要其他同事協(xié)助處理時，就需要在知道事情時盡早將事情轉交給其他同事，你只是負責跟進進度，而不是一直將事項放在自己這邊，等到最后時刻才想起轉交給同事。這個習慣一方面給同事預留了充足的時間，另一方面基本上都是我們去push別人而不是別人來push我們，整個人的工作狀態(tài)也會變好。
2.給所有事情都設定一個期限
1958年，英國歷史學家、政治學家西里爾·諾斯古德·帕金森（Cyril NorthcoteParkinson）通過長期調查研究，出版了《帕金森定律》(Parkinson‘s Law)一書。帕金森經過多年調查研究，發(fā)現一個人做一件事所耗費的時間差別如此之大：他可以在10分鐘內看完一份報紙，也可以看半天；一個忙人20分鐘可以寄出一疊明信片，但一個無所事事的老太太為了給遠方的外甥女寄張明信片，可以足足花一整天。特別是在工作中，工作會自動地膨脹，占滿一個人所有可用的時間，如果時間充裕，就會放慢工作節(jié)奏或是增添其他項目以便用掉所有的時間。
定出完成時間
安排跟進
帕金森定律表明，工作往往會越拖越長，最終耗盡所有可用時間！
3.不要同時多任務
不要同時多任務,這只會消耗注意力，聰明人要遠離瑣碎，保持焦點
由于我們一次只能踏上一條船，“船”的選擇便顯得格外重要。為此，經濟學家告訴我們，要保持焦點：一次只做一件事情，一個時期只有一個重點
把思考和執(zhí)行獨立開來，是為了更快的執(zhí)行和更好的思考
避免打擾，在適當時候要說“No”
從事第一象限活動時，可以拒絕 — 果斷拒絕
從事第一象限活動時，無法拒絕 — 學會折中
4.如何提高工作效率
在有限時間內，我們總是非常專注并且有效率
所以我們要學會提前休息，在疲勞之前休息片刻，既避免了因過度疲勞導致的超時休息，又可使自己始終保持較好的“競技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。好的身體本身就是一個節(jié)約時間的要素。
推薦書籍：《番茄工作法圖解》
番茄工作法主張在25分鐘時間段內專注進行高質量工作，接著進行5分鐘的休息。休息時間做什么？方式很多，但主要目標是讓大腦充電，并且對之前吸收的知識進行后臺處理。休息期間，抵制誘惑，不要在休息時間閱讀電子郵件、閱讀新聞、打電話，不要做對下一個番茄鐘會造成額外壓力的任何事情。
番茄工作法的目標是專注的高質量工作，休息期間的目標則是專注而高質量的放松。一段高質量的5分鐘休息可以馬上給我們足夠的能量，以意想不到的輕松開始下一番茄鐘。
番茄工作法有五個基本步驟：
—決定待完成的任務
—設定番茄工作法定時器至 n 分鐘（通常為25分鐘）
—持續(xù)工作直至定時器提示,記下一個x
—短暫休息3-5分鐘
—每四個x，休息15-30分鐘
希望大家學以致用，馬上行動起來！
