今天我們來討論excel相關(guān)的知識。每當(dāng)我們提到數(shù)據(jù)錄入和數(shù)據(jù)處理，大多數(shù)人都會想到這個每臺電腦上都會擁有的這款軟件——Microsoft Office Excel。
我記得以前在學(xué)校辦公室兼職的時候，經(jīng)常需要幫老師做表格之類，而剛?cè)サ奈規(guī)缀跏裁炊疾欢琫xcel只會用來打字，每次做東西的時候還要老師手把手教...老師人好不會在這些，可是工作后就不能這樣，領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)就算從沒接觸過也要第一時間學(xué)會相關(guān)技能去完成，這也是成熟的體驗。
很多同學(xué)在畢業(yè)前甚至連接excel的基礎(chǔ)操作都不會，而剛?cè)腴Texcel的時候，都有些很多迷惑，眾多的函數(shù)、高大上的數(shù)據(jù)透視表、power View 和power Map等等，如此強大的excel，我們究竟該如何學(xué)習(xí)？
Excel最基礎(chǔ)的內(nèi)容應(yīng)該是：數(shù)據(jù)錄入，而錄入數(shù)據(jù)其實有很多很多技巧，不然一個個手打么？
而Excel不僅僅是一個數(shù)據(jù)錄入工具，更是一個數(shù)據(jù)處理的工具，因此良好的學(xué)習(xí)開端，由規(guī)范數(shù)據(jù)錄入開始。
比如這幾個規(guī)范錄入數(shù)據(jù)的技巧。
【1】文本型數(shù)字轉(zhuǎn)為數(shù)字格式
有時候我們在處理數(shù)字的時候，會發(fā)現(xiàn)某些單元格左上角有個綠色的小三角，如果我們對這個數(shù)字進(jìn)行求和計算，我們會發(fā)現(xiàn)，我們求和值為零。
可是一列數(shù)據(jù)下來，我們想計算這列的總和，如何解決？
1.選中所有左上角帶有綠色小三角的單元格
2.鼠標(biāo)移動到左側(cè)黃色感嘆號地方進(jìn)行錯誤檢查
3.點擊下拉三角找到轉(zhuǎn)換為數(shù)字
4.點擊轉(zhuǎn)換為數(shù)字，我們會發(fā)現(xiàn)前面我們求和選項顯示為零的數(shù)值現(xiàn)在得出了正確結(jié)果
【2】取消合并單元格
合并單元格這個技巧相信90%的人都知道，雖然合并單元格在視覺上看起來確實更加直觀，但是對于數(shù)據(jù)處理而言，會造成許多的麻煩甚至容易產(chǎn)生錯誤。
比如我們無法連續(xù)選中多個單元格，那我們應(yīng)該如何解決？
1.選擇所有已經(jīng)合并的單元格
2.點擊取消合并單元格
3.點擊查找和選擇找到定位條件
4.選擇空值，點擊確定
5.輸入鍵盤上的【=】再點擊上一個相鄰的單元格
6.使用鍵盤上的【ctrl】+【enter】來填充空白單元格數(shù)據(jù)
【3】文本中應(yīng)去除多余空格
有時候我們從其他平臺導(dǎo)入到excel的數(shù)據(jù)，會包含多余的不可見空格，或者有時候我們?yōu)榱嗣烙^，會對文本中間添加一些空格，但是，在做統(tǒng)計和篩選的時候卻excel無法識別這些空格
如何解決？
1.選中所有單元格
2.點擊開始選項卡下的查找和替換
3.選擇替換選項打開對話窗口
4.在查找內(nèi)容中輸入一個空格
5.在替換為中刪除所有內(nèi)容，什么都不用輸入
6.點擊全部替換，這時候excel會把所有單元格中的空格都刪除掉
【4】規(guī)范出入日期
書寫日期有很多種，有的人喜歡用2017/6/27有的人喜歡用2017.6.27，然而excel并不能識別后者這種用點來分隔的日期，因此在做數(shù)據(jù)篩選的時候無法按照年月日來篩選
如何解決？
1.選擇不規(guī)范的日期單元格
2.點擊數(shù)據(jù)選項卡下面的分裂選項
3.選擇分隔符號點擊下一步
4.具體分隔符號不做處理，在下方數(shù)據(jù)預(yù)覽區(qū)域中顯示并沒有分裂
5.點擊下一步后，在列數(shù)據(jù)格式中選擇日期，后面的下拉菜單默認(rèn)選擇YMD
6.最后單擊完成按鈕，完成對不規(guī)則日期的轉(zhuǎn)換
【5】單元格內(nèi)容應(yīng)統(tǒng)一明確
有些人會喜歡在一個單元格內(nèi)同時輸入數(shù)值和單位，這樣的做法是不可取的，一個單元格記錄著一個屬性，如果把數(shù)值和單位放入同一個單元格，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法求和篩選。
如何解決？
若真想要在一個單元格內(nèi)顯示數(shù)值的同時還顯示單位，我們可以設(shè)置單元格格式
1.選中要設(shè)置的單元格
2.點擊鼠標(biāo)右鍵，打開設(shè)置單元格格式
3.在數(shù)字選項卡下面找到自定義
4.在右側(cè)類型中輸入 G/通用格式'元'
5.點擊確定，這時候單元格值是數(shù)字，但是顯示的時候末尾會加一個“元”
【6】刪除多余的合計行
一張規(guī)范的數(shù)據(jù)表，是不應(yīng)該在數(shù)據(jù)中間增加求和統(tǒng)計的，雖然便于直觀統(tǒng)計，但是這有可能會讓數(shù)據(jù)表無法正常的生成數(shù)據(jù)透視表，如果真想查看分類統(tǒng)計，可以考慮使用分類匯總
1.選中數(shù)據(jù)區(qū)域并進(jìn)行分類字段的排序
2.點擊數(shù)據(jù)選項卡下面的分類匯總，打開對話窗
3.根據(jù)個人所需，選擇相應(yīng)的分類字段、匯總方式以及選定匯總項
4.點擊確定生成分類匯總統(tǒng)計
若不需要分類匯總，可以在分類匯總對話窗中選擇全部刪除分類匯總
除了以上幾點內(nèi)容以外，我們還應(yīng)該注意數(shù)據(jù)的連續(xù)性，不能出現(xiàn)空行或空列的情況隔斷了數(shù)據(jù)
同時要注意表頭的重復(fù)或者缺失情況，完成了以上的這些，才是真正的一個完美的數(shù)據(jù)表。
