哈嘍，大家好，這里是一周進步。
我是若夢。
很多人在學習Excel的時候，經常會忽略了一個最基礎的功能：數據錄入。
01. 把文本型數字轉為數字格式
你可能會經常遇到這種情況：處理數字時，有些單元格左上角會有個綠色的小三角。
這些小三角看起來很不起眼，但當我們對這些數字進行求和計算就會發(fā)現，最后求出的數值居然為零。
這其實是因為，此時帶有綠色小三角的數值為文本型數字，想要對這些文本型數字進行計算，就需要我們先將它轉為數字格式。
- 操作步驟：
① 選中所有左上角帶有綠色小三角的單元格；
② 鼠標移動到左側黃色感嘆號地方進行錯誤檢查；
③ 點擊下拉三角找到轉換為數字，并點擊它；
這時候，文本型數字就都轉化為數字格式啦，我們也可以發(fā)現求和選項已經得出正確的結果啦。
02. 快速取消合并單元格
合并單元格這個技巧相信90%的人都知道，而且不少同學都非常喜歡用。
不過，雖然合并單元格在視覺上看起來確實更加直觀，但對于【數據處理】而言，會造成許多的麻煩甚至容易產生錯誤。
比如，我們在對合并單元格的數據進行篩選時，無法篩選中其中的全部數據，最后可能會對數據分析結果造成影響。
那如果取消了合并單元格，這些空單元格的位置又該如何快速填充呢？
其實并不需要一個個復制粘貼，只需要知道一個快捷鍵就可以了。
- 操作步驟：
① 首先選擇所有已經合并的單元格；
② 點擊取消合并單元格；
③ 點擊查找和選擇找到定位條件；
④ 選擇空值，點擊確定；
⑤ 輸入鍵盤上的【=】再點擊上一個相鄰的單元格；
⑥ 使用鍵盤上的【ctrl】+【enter】就能來填充空白單元格數據。
03. 去除文本數據中的多余空格
不知道有多少同學喜歡在Excel中添加一些空格來增加美感。
比如這些銷售員的姓名，雖然通過空格，能讓名字對齊，但在進行統(tǒng)計或篩選的時候，excel卻無法識別這些帶空格的名字。
這時，我們就需要去掉這些多余的空格。
當然，肯定不是一個個手動刪除。
巧用Excel，能夠幫你快速批量刪掉這些多余空格
- 操作步驟：
① 先選中所有單元格；
② 點擊開始選項卡下的查找和替換；
③ 選擇替換選項打開對話窗口；
④ 在查找內容中輸入一個空格；
⑤ 在替換為中刪除所有內容，什么都不用輸入；
⑥ 然后點擊全部替換。
這時候excel會把所有單元格中的空格都刪掉了。
04. 規(guī)范輸入日期
書寫日期的形式有很多種，有些人喜歡用2021/2/21，而有的人喜歡用2021.2.21。
但我們推薦大家統(tǒng)一都用前者的日期形式表達，因為excel并不能識別用點來分隔的日期。
所以也會導致這類「用點來分割的日期」在篩選時無法按年月日來篩選。
如果你的文件中日期格式混雜，其實不用再重新一個個手動輸入，只需要完成以下幾個操作就可以統(tǒng)一啦！
- 操作步驟：
① 選擇不規(guī)范的日期單元格；
② 點擊數據選項卡下面的分列選項；
③ 選擇分隔符號點擊下一步；
④ 具體分隔符號不做處理，在下方數據預覽區(qū)域中顯示并沒有分裂；
⑤ 點擊下一步后，在列數據格式中選擇日期，后面的下拉菜單默認選擇YMD；
⑥ 最后單擊完成按鈕，完成對不規(guī)則日期的轉換。
05. 單元格內容應統(tǒng)一明確
不少人在使用Excel時還會喜歡在一個單元格內同時輸入數值和單位。
這樣的做法是不可取的，因為一個單元格記錄著一個屬性，如果把數值和單位放入同一個單元格，會導致數據無法求和篩選。
如果真的想要在一個單元格內顯示數值的同時還顯示單位，其實可以直接設置單元格格式
- 操作步驟：
① 選中要設置的單元格；
② 點擊鼠標右鍵，打開設置單元格格式；
③ 在數字選項卡下面找到自定義；
④ 在右側類型中輸入 G/通用格式'元'；
⑤ 點擊確定，這時候單元格值是數字，但是顯示的時候末尾會加一個“元”。
這樣操作下來，單元格里不僅能顯示單位，還能進行正常運算。
06. 刪除多余的合計行
一張規(guī)范的數據表，是不應該在數據中間額外增加求和統(tǒng)計的。
雖然很直觀，但可能會讓數據表無法正常的生成數據透視表。
如果真想查看分類統(tǒng)計，可以考慮使用分類匯總。
- 操作步驟：
① 選中數據區(qū)域 并進行 分類字段的排序；
② 點擊數據選項卡下面的分類匯總，打開對話窗；
③ 根據個人所需，選擇相應的分類字段、匯總方式以及選定匯總項；
④ 點擊確定—生成—分類匯總統(tǒng)計。
不需要分類匯總時，可以在分類匯總對話窗中選擇—全部刪除—分類匯總。
以上，就是今天給大家?guī)淼牧鶄€規(guī)范錄入數據的技巧。
看完記得給我點個贊哦。
我們下期再見。
