對于書籍等文檔內(nèi)容較多的長文檔，Word 2000提供了許多便捷的操作方式及管理工具?？梢酝ㄟ^大綱視圖或文檔結構圖方式快速查看、組織文檔結構；可以用主控文檔來合并和管理子文檔；可以靈活編排目錄和索引；可以在書籍中插入題注、標注、腳注、尾注和交叉引用等，從而使編輯排版書籍工作變得輕松方便。
利用大綱視圖管理文檔
大綱視圖方式下可以清晰地看到整個文檔的文檔結構，并且可以通過拖動標題來移動、復制或者重新組織文檔。例如要將一個段落移動到另一個位置，只要將該段落標題拖到目標位置即可。
要從其他視圖方式切換到大綱視圖方式，可以選擇“視圖”菜單下的“大綱”命令，或者直接單擊水平滾動條左側的“大綱視圖”按鈕。大綱視圖方式如圖58所示。
點擊看大圖
對于一篇新文檔，通過大綱視圖方式可以快速建立文檔提綱。
首先切換到大綱視圖方式，然后依次輸入每一個標題，并在每個標題后按下回車鍵。這時的標題全部應用Word 2000內(nèi)置的“標題1”樣式，并且級別相同。
如果需要改變某個標題的標題樣式及標題級別，可以拖動標題左側的分組符號。Word 2000中調(diào)整標題級別的方法是：
將鼠標指向標題左側的顯示符號上，當鼠標指針變成黑十字箭頭形狀時，按住鼠標左鍵拖動鼠標。如果要將標題降低級別，向右拖動分級符號；如果要將標題提升至高級別，則向左拖動分組符號。在鼠標移動時，鼠標指針變?yōu)樗诫p向箭頭形狀，同時在移動過程中會出現(xiàn)垂直線，表明拖動過程中的級別變化，當標題調(diào)整至所需級別時，釋放鼠標左鍵即可。
如果需要移動標題到其他位置時，只要向上或向下拖動分級符號至所需位置，這時該標題下的段落也將一起移動。
對于已有的文檔也可以采用此方法來重新調(diào)整和組織文檔結構。
使用主控文檔與子文檔
在編寫書籍的過程中，需要多人共同完成書籍的編寫工作，這時可以將書籍按章節(jié)分為若干個單獨的文檔(子文檔)，然后由不同的作者來完成各自文檔的編寫工作，編寫完成后，再通過Word 2000將這些子文檔合并成一個完整的文檔。并對其進行重新組織、設置格式、創(chuàng)建目錄等。
1.1.1 新建主控文檔
單擊“新建”按鈕，建立一個新文檔，然后切換到大綱視圖方式，建立書籍的的大綱(即標題)，為每個標題指定標題樣式，如對章標題指定“書籍標題1”，節(jié)標題指定“書籍標題2”，小節(jié)標題指定“書籍標題3”。
選定要拆分到子文檔中的標題和文本。所選內(nèi)容中第一個標題的格式就是每個子文檔的起始標題樣式或大綱級別。例如，如果選內(nèi)容以“書籍標題2”開始，那么Word 2000將要選定文本中的每個“書籍標題2”處創(chuàng)建一個新的子文檔。
單擊“大綱”工具欄上的“創(chuàng)建子文檔”按鈕。
選擇“文件”菜單中的“另存為”命令，輸入主控文檔的文件名，單擊“保存”按鈕，Word 2000就會保存新的主控文檔和其子文檔，子文檔的命名由Word 2000根據(jù)子文檔標量中和第一行字符自動命名。
1.1.2 將已有文檔轉換成主控文檔
打開已有文檔，切換到大綱視圖方式。使用標題樣式建立主控文檔的大綱。其余操作與新建主控文檔的方法基本一致。最后選擇“文件”菜單中的“另存為”命令保存主控文檔。
1.1.3 插入子文檔
打開主控文檔并切換到大綱視圖方式。在書籍大綱中子文檔插入的位置處單擊，單擊“大綱”工具欄上的“插入子文檔”按鈕，打開“插入子文檔”對話框，選擇需要插入的文檔，單擊“打開”按鈕，在主控文檔就出現(xiàn)了剛才所選的文檔。
1.1.4 合并子文檔
打開主控文檔并使所有子文檔處于展開狀態(tài)，將要合并的子文檔移動到相鄰的位置并選定這些子文檔，單擊“大綱”工具欄上的“合并子文檔”按鈕，即可將子文檔進行合并。
使用題注
在書籍中經(jīng)常要在文檔中插入圖形、表格等內(nèi)容。為了利于編輯查找和便于讀者閱讀，通常要在圖形、表格的上方或下方添加一行諸如“圖1”、“表2”等文字說明。這時我們可以利用Word 2000的題注功能在插入這些圖形、表格等內(nèi)容時，自動添加題注。
選擇“插入”菜單下的“題注”命令，打開“題注”對話框。單擊“自動插入題注”按鈕，打開“自動插入題注”對話框。
在“插入時添加題注”列表框中，選擇要自動添加題注的選項，可以同時選擇多個選項。在“標簽”下拉列表框中選擇題注標簽，系統(tǒng)內(nèi)置“圖表”、“表格”和“公式”三種題注標簽。如果要使用如“圖”、“表格”等自定義標簽時，單擊“新建標簽”按鈕，然后輸入自定義標簽文字即可。在“位置”框中可以指定題注是位于“項目下方”或是“項目上方”。單擊“確定”按鈕完成插入題注設置。
這樣當在Word 文檔插入這些設定的選項時，Word 2000將會自動插入題注。
使用腳注和尾注
腳注和尾注都是一種注釋方式，用于對文檔解釋、說明或提供參考資料。腳注通常出現(xiàn)在頁面的底部，作為文檔某處內(nèi)容的說明；而尾注一般位于文檔的末尾，用于說明引用文獻的來源。在同一個文檔中可以同時包括腳注和尾注。
腳注和尾注由注釋引用標記和與其對應的注釋文本。您可以讓 Word 自動為標記編號，也可以創(chuàng)建自定義的標記。添加、刪除或移動了自動編號的注釋時，Word 將對注釋引用標記進行重新編號。
在注釋中可以使用任意長度的文本，并像處理任意其他文本一樣設置注釋文本格式。您可以自定義注釋分隔符，即用來分隔文檔正文和注釋文本的線條。
在文檔中插入腳注或尾注的方法是：
在頁面視圖方式下，單擊要插入注釋引用標記的位置。選擇“插入”菜單中的“腳注和尾注”命令，打開“腳注和尾注”對話框。如圖60所示。
在“插入”選項區(qū)中，單擊“腳注”或“尾注”單選按鈕。在“編號方式”下選擇所需選項。
單擊“確定”按鈕。
這時Word 將在腳注或尾注編輯區(qū)插入注釋編號，并將插入點置于注釋編號的旁邊。 鍵入注釋文本。
使用書簽
書簽是文檔中加以標識和命名的項目或位置，以便以后引用。利用書簽可以快速跳到指定位置、創(chuàng)建交叉引用以及為索引項標記頁范圍等。
Word 2000中添加書簽的方法是：
選定要為其指定書簽的內(nèi)容，或單擊要插入書簽的位置。
選擇“插入”菜單中的“書簽”命令，打開“書簽”對話框。
在“書簽名”框中，鍵入或選擇書簽名。如果選擇原有的書簽名進行添加操作，Word將會從其原來的位置刪除書簽并將書簽應用到當前所選定的內(nèi)容。
單擊“添加”按鈕。 Word 2000將把書簽插入到文檔中。
需要注意的是書簽名必須以字母開頭，可包含數(shù)字但不能有空格?？梢杂孟聞澗€字符來分隔文字，例如，“標題_1”。
刪除書簽的方法很簡單，在“書簽”對話框中，選擇要刪除的書簽名，單擊“刪除”按鈕即可。
要快速定位到書簽所標注的內(nèi)容，可以采用下面的方法：
選擇“編輯”菜單中的“定位”命令，打開“查找和替換”對話框中的“定位”對話框。如圖61所示。
在“定位目標”列表框中選擇“書簽”選項，然后在“請輸入書簽名”下拉列表框中選擇要定位的書簽。單擊“定位”按鈕，即可直接跳轉到該書簽所在的位置。
使用交叉引用
交叉引用是對文檔中其他位置的內(nèi)容的引用。例如，“請參閱第 3 頁上的圖表 1”。在Word 2000中，可以為標題、腳注、書簽、題注、編號段落等創(chuàng)建交叉引用，如果后來添加、刪除或移動了交叉引用所引用的內(nèi)容，就可以非常方便地更新所有的交叉引用。
創(chuàng)建交叉引用的具體操作方法是：
在文檔中，鍵入交叉引用開頭的介紹文字例如，可鍵入“詳細內(nèi)容，請參閱XXX”。
選擇“插入”菜單中的“交叉引用”命令，打開“交叉引用”對話框。 如圖62所示。
在“引用類型”下拉列表框中，單擊要引用項目的類型，例如編號項、圖表等。
在“引用內(nèi)容”下拉列表框中，選擇要在文檔中插入的信息，例如段落編號、頁碼等。
在“引用哪一個…”框中，單擊要引用的特定項目。例如，第1章第1節(jié)的標題。
如果選中“以超級鏈接形式插入”復選框，那么交叉引用就以超級鏈接方式插入到文檔中，這樣只要單擊它，就可以跳轉到所引用的內(nèi)容。
如果“包括‘見上方’/‘見下方’”復選框可用，可選中此復選框來包含有關所引用內(nèi)容的相對位置的信息。
例如，假設正在插入對標題“使用交叉引用”所在頁碼的交叉引用。如果標題在交叉引用之下，交叉引用將顯示為“使用交叉引用 見下方”。如果標題在其他頁上，交叉引用將顯示為“使用交叉引用 見第40頁”。
