從零開始GTD——GTD原則

Posted by 彌縫 in 時(shí)間管理 on 09 25th, 2008 | 18 responses

彌縫主導(dǎo)新系列《從零開始GTD》，由淺入深探討 GTD。

這篇文章將介紹GTD的核心原則，同樣也是《從零開始GTD》系列的目錄。

收集

把任何你需要跟蹤、記住、或者要做的事情全部記錄到“收集箱”中：一個(gè)收件箱，電子郵箱，磁帶，筆記本，PDA等等。把你腦中所有東西都清理出來，放入你的收集設(shè)備中，準(zhǔn)備進(jìn)行下一步的處理。每天抽幾十分鐘收集一下腦中的信息，記錄到你的收集設(shè)備中。

處理

將你收集到的任何信息進(jìn)行處理。每個(gè)星期至少處理清空一次你的“收集箱”。

處理你的收集箱要遵循的工作流程：

從第一條信息開始處理；
每次只處理一條信息；
不把任何信息放回收集箱；
如果任何一項(xiàng)需要做：
- 馬上執(zhí)行（如果花的時(shí)間少于兩分鐘）
- 委托別人完成，或者
- 將它延期
否則：
- 將它存檔以便查詢
- 把它刪除，或者
- 為它定義合適的目標(biāo)與情境，以便下一步執(zhí)行

兩分鐘原則：任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去執(zhí)行。兩分鐘是一個(gè)分水嶺，這樣的時(shí)間和正式地推遲一個(gè)動(dòng)作所花的時(shí)間差不多。

組織

GTD描述了一個(gè)建議的列表集合，你可以用來跟蹤需要關(guān)注的項(xiàng)目:

下一步行動(dòng)（Next actions）：對(duì)于每個(gè)需要你關(guān)注的事項(xiàng)，定好什么是你可以實(shí)際采取的下一步行動(dòng)。例如：如果“寫項(xiàng)目報(bào)告”，下一步行動(dòng)可能會(huì)是“給Fred發(fā)郵件開個(gè)簡(jiǎn)短會(huì)議”，“給Jim打電話問報(bào)告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個(gè)事項(xiàng)，可能會(huì)有很多的步驟和行動(dòng)，但是其中一定會(huì)有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應(yīng)該被記錄在“下一步行動(dòng)”列表上。較好的做法是把這些事項(xiàng)根據(jù)能夠被完成的“情境”整理分類，例如“在辦公室”，“用電話”，“在商場(chǎng)”。
項(xiàng)目（Projects）：每個(gè)需要多于一個(gè)實(shí)際的行動(dòng)才能達(dá)到目的的事就是一個(gè)“項(xiàng)目”。使用跟蹤以及周期性的回顧來確保每個(gè)項(xiàng)目都有一個(gè)下一步的行動(dòng)進(jìn)行下去。
等待（Waiting for）：當(dāng)你已經(jīng)指派了一個(gè)事項(xiàng)給其他人或者在項(xiàng)目進(jìn)行下去之前需要等待外部的事件。就應(yīng)當(dāng)在你的系統(tǒng)當(dāng)中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可以采取行動(dòng)或者一個(gè)提醒需要發(fā)出。
將來/可能（Someday/Maybe）：這些事情你需要在某個(gè)點(diǎn)去做，但是不是馬上。例如：“學(xué)習(xí)C語(yǔ)言”，或者“準(zhǔn)備一個(gè)假期計(jì)劃”。

Allen主張使用下一步行動(dòng)列表而非日歷來記錄行動(dòng)，雖然日歷非主要的工具，但是可以用來跟蹤預(yù)約和委托，提醒某件必須在特定期限內(nèi)完成的事情等等。

GTD中另外一個(gè)關(guān)鍵組織模塊是歸檔系統(tǒng)，一個(gè)簡(jiǎn)單易用的歸檔系統(tǒng)。通過歸檔系統(tǒng)，你可以迅速把文件歸檔和提取你所想要的信息，Allen的建議是建立一個(gè)按照字母順序組織的歸檔系統(tǒng)或43 Folders系統(tǒng)（按照12月、31天，共43個(gè)文件夾）。

回顧

按時(shí)回顧自己的列表。如果你沒有及時(shí)整理和回顧每天的信息和行動(dòng)，那么整個(gè)GTD系統(tǒng)就是毫無用處的。通過回顧，指定計(jì)劃，或者了解項(xiàng)目進(jìn)度，從而使自己總是走在時(shí)間的前面，而不是被動(dòng)地被安排。

回顧至少以星期為周期，將未處理的信息進(jìn)行處理，回顧所有的列表，檢查可能已經(jīng)完成的“等待”或“將來/可能”列表中的行動(dòng)。保證所有的事情都在GTD系統(tǒng)中，井井有條，而且所有的事情都更新到最新的情況。雖然剛開始GTD時(shí)，回顧很麻煩，但是千萬(wàn)不要停頓。否則事情的積累，只會(huì)讓你的整個(gè)GTD系統(tǒng)處理過程堵塞，最后使你失敗放棄。