簡單做(ZTD)習(xí)慣培養(yǎng)2——處理

更簡單，更具行動力的終極高效系統(tǒng)：Zen To Done(簡易做)翻譯系列，趕快到褪墨上閱讀吧～

• 好習(xí)慣：快速地對信息作出決定，從而避免收件箱堆積

收件箱中的原料（stuff）的堆積是造成耽擱的重要原因。只有及時(shí)處理信息，對原料及時(shí)做出決定和歸納成類，你才能避免原料的堆積。我建議每天至少處理一次你的收件箱，若有需要你可能要更頻繁地整理。

第一，限制你的收件箱。你需要查看的信息和資料都會在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的時(shí)間去管理好它們。所以盡量減少你的收件箱數(shù)量，剛好滿足你的需求即可。

列出所有你收集信息的途徑，評估每一條途徑帶來的價(jià)值，合并某些收件箱或者刪除那些無用的收件箱。若認(rèn)定某條途徑?jīng)]有價(jià)值，就拋棄它一周，然后再考慮是否確實(shí)要刪除它。對于其他的一些途徑，想想能夠?qū)⑺鼈兒喜⒊梢粋€收件箱。比方說：家中 有好幾個地方被你用來存放收到的信息？那改用一個收件箱來收集所有的郵件、工作記錄、學(xué)校筆記、電話表、電腦輸出文件、時(shí)間表等等。你有四個email郵 箱？嘗試讓它們都轉(zhuǎn)發(fā)到一個郵箱中。總之，越少越好，盡量將收件箱數(shù)量控制在4～7左右。

第二，管理你的收件箱。長期閱讀我博客的讀者應(yīng)該會覺得挺耳熟的，但是我還是要反復(fù)地強(qiáng)調(diào)：不要讓你的收件箱溢出。留著大量未完成的原料未處理，絕對會讓你感到巨大的壓力。所以，趕快成為自己收件箱的管理大師！

每天檢查并且處理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要檢查幾次（我每小時(shí)檢查一次email），但是不要頻繁的檢查。這只會浪費(fèi)你的時(shí)間，降低你的工作效率。但是也不能一天之內(nèi)一次也不檢查，否者你的原料又會堆積起來，記住堆積是你最大的敵人。

1. 從上往下處理信息，馬上做出決定。從收件箱中的第一項(xiàng)開始，立刻做出決定，不要跳過、拖后或延遲做出決定。
2. 刪除。如果你不需要這條信息，就刪掉它（總是保持這個為優(yōu)先選擇）。
3. 委派他人。你是做這件事的合適人選嗎？如果不是，交給最適合的人。
4. 立刻完成。如何這件事需要的時(shí)間少于兩分鐘，那立即完成它，而不要放到任務(wù)清單中。
5. 等下在做的任務(wù)。如果這件事需要的時(shí)間多過兩分鐘，馬上把它列入任務(wù)清單中，并且等下馬上完成它。
6. 制作檔案。你需要額外的參考文件來完成某件事情，那趕快為它制作一個檔案。
7. 無論如何，不要讓收件箱里有剩余的項(xiàng)目。刪除或者制作檔案，處理每一個項(xiàng)目直到收件箱為空。注意，如果你的收件箱中有上百的項(xiàng)目，那最好把它們放入另一個文件箱中等下處理（專門擱出幾個小時(shí)去處理它們），接著再繼續(xù)處理新進(jìn)入收件箱中的信息。
8. 重復(fù)這些步驟，保持你的收件箱為空。如果你有限制自己的收件箱數(shù)量，實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)并不難。保持收件箱為空會讓你覺得棒極了，慶祝一下？！記住，不要一整天都在處理收件箱，最好形成習(xí)慣總是在固定的時(shí)刻去處理它們。