作為職場人士，最大的差別很大程度上在于對待時間的態(tài)度，那些站在金字塔尖的人往往是把時間用到了極致。
時間管理的本質(zhì)是對外管理事務(wù)、管理合作關(guān)系，對內(nèi)管理自己。
時間管理主要有三個目的，我們稱為三效：
效果、效率與效能。
效果就是用最少的時間達到目標。
效率比效果更高一個層級，就是用最少的時間達到預(yù)期的效果。
比如我們出差去某地，坐高鐵和坐飛機的價格基本差不多，單純坐飛機需要一個小時，再加上我們出入機場、安檢、托運行李的時間總共就要4個小時了。
如果我們改坐高鐵的話，所有時間加起來只需要3個小時。所以，選擇高鐵是高效率的。
效能，就是三者之中最高的境界，也就是用最少的時間達到最佳的效果，做出最好的成果，這是時間管理的最終目標。
以最優(yōu)解管理時間，是每個職場人士的必備技能。
今天我們就用思維導圖四象限法的形式來高效管理你的時間。
01
什么是思維導圖四象限法？
思維導圖四象限法的核心是把工作按照重要和緊急兩個維度進行劃分。
重要指的是對你而言很重要，比如你的事業(yè)、健康、家庭，以及長期規(guī)劃的自我提升，它們關(guān)乎你的未來。
緊急就是時間比較緊迫的事情，一般是馬上得做或是今天必須完成的事情。
比如：防火是重要的事，救火是緊急的事。如果平時不注意防火，就要常常救火。
又比如：鍛煉身體是重要的事，而看病則是緊急的事。如果平時不鍛煉不愛惜身體，不注重養(yǎng)生，就可能要常常去看病。
我們先來講講右上角的第一象限：重要、不緊急。所占的權(quán)重是65%——80%。
這一象限畫的都是未到期的事情，都是一些對你未來會有重大影響的事情，它們會影響你的事業(yè)、健康、家庭等等，但不是馬上非做不可。
比如職業(yè)規(guī)劃、學習、鍛煉身體、陪伴家人等等。
但凡重要的事情你一定要計劃做、提早做、用心做，這里都有做字，我們可以把做字提前。
這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，但必須重點去做。荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更多的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。
其次是左上角的第二象限：重要且緊急。所占權(quán)重是20%——25%。
這個象限畫的是要到期的重要事情。這樣的事情，會讓人時刻有壓力感，如果此類事情做得過多會讓人心力交瘁。
其中80%是來自第一象限，必須馬上做、立刻做。
比如今天上午要考駕照，今天下午要交設(shè)計稿，今晚母親的生日宴等等。正確的處理方法是：立刻做，馬上做。
這個象限的任務(wù)當然是越少越好了。
如果你是一個善于做時間管理的人，第一象限的事情就要提起布控好，按部就班地做。正常情況下是不會有太多重要事情跑到第二象限的。
左下角的第三象限：不重要但緊急，所占權(quán)重是15%。
這個象限畫的是臨時突發(fā)的不重要任務(wù)。這些事看上去緊急，但與你的大目標沒有太多直接關(guān)系。
比如：家里的空調(diào)壞了，快遞在門口等你簽收，老公沒帶鑰匙進不了門等等。大部分低效的時間管理者，就像無頭蒼蠅一樣，哪里呼叫就去哪里，左突右奔，火急火燎，誤把緊急當成重要。
這個象限的處理方法就是盡量不做，或交給別人做，即便不得不做也是要快速處理，不可深陷其中。
比如家人沒帶鑰匙，讓你從公司回去給他開門，你完全可以花點小錢，叫個閃送員送過去，避免占用你大量時間。
這類事情因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生”這件事很重要“的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。
很多時候，我們花大量時間在此象限打轉(zhuǎn)，大多情況下不過是在滿足別人的期望與標準。
右下角第四象限：不重要也不緊急。所占比重不到1%。
這個象限畫的是一些娛樂、休閑或是不緊急的瑣碎雜事等等。比如看電影、逛街、吃喝玩樂、充話費什么的。
舉個例子，你的同事邀請你中午一起吃飯，吃完后又順便逛了逛，結(jié)果浪費了很多時間，耽誤了正事。這類事情的處理方法是，適可而止。
這個象限的主要目的是用來放松和調(diào)劑的。雖然有時候，在我們很忙很累的時候，需要這樣的事情來放松或緩解壓力，但是如果將此類事情沒有控制的去做，反而對身心有損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。
如果大部分時間都花在這個象限上就說明你缺少理智。不是被時間牽著鼻子走過度放縱自己，玩物喪志，就是做事沒有大局觀，被芝麻綠豆大的瑣事牽著鼻子走，舍本逐末，浪費生命。
總之，在使用四象限管理時間時，為了不讓腦滿癥給我們帶來焦慮和壓力，先要把大腦清空，并且清理出來的任務(wù)要按重要和緊急分為四大類做計劃，同時為了避免換上“緊急麻痹癥”，你的大部分計劃都應(yīng)該安排在重要且不緊急的第一象限，盡可能減少第二象限的任務(wù)。
02
思維導圖四象限法要遵循的原則？
現(xiàn)在，我們對時間管理的四個象限有了比較清楚的認識，那么，你認為這四個象限的事情應(yīng)該分別按照怎樣的方式處理呢？正確的處理方式是遵照4D原則。
1、對于第一象限的事情有計劃的去做。（Do it a planned way?。?/strong>
第一象限的事情，雖然不是那么緊急，但是如果你現(xiàn)在不重視它，它隨時都可能發(fā)展成重要且緊急的事情。因此第一象限的事情要定好時間有計劃地去做。
2、對于第二象限的事情立即去做。（Do it now！）
第二象限的事情，是我們壓力和危機的源頭，必須立即去做！否則后果非常嚴重。
3、對于第三象限的事情授權(quán)或委婉拒絕（Delegate?。?/strong>
第三象限的事情，我們應(yīng)該認識到它是我們忙碌而盲目的源頭。對于這個象限的事情最好授權(quán)別人去做，或者通過委婉的拒絕減少這類事務(wù)的投入。
4、對于第四象限的事情盡量別做（Don’t do it！）
第四象限的事情，是一個用于緩沖調(diào)整的象限。當你疲憊時，你可以通過一些不重要不緊急的事情來調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是你不能在這個象限里投入太多的精力，否則就是浪費生命。
03
如何應(yīng)用思維導圖四象限法呢？
我們可以畫一幅這樣的思維導圖，然后多復(fù)印幾份彩色的，隨時放在文件包里。我們看到這幅導圖中分別畫了4種顏色的燈泡，起到了提示的作用。
橙色的燈泡代表的是重要不緊急的事情；
紅色的燈泡代表的是重要緊急的事情；
藍色的燈泡代表的是緊急不重要的事情；
綠色的燈泡代表的是不重要不緊急的事情。
我們可以以月、周、天為單位進行時間管理。
比如說早上到達公司后你可以拿出這張空白的導圖，將一天中你的工作事項根據(jù)輕重緩急以關(guān)鍵詞的形式填寫到相應(yīng)的象限導圖分支上。
一天工作結(jié)束后，你在完成的事項旁邊打個?，沒完成的畫個?。
如果一天的工作任務(wù)你全部保質(zhì)保量都完成了，看到這張導圖后你將會非常有成就感。
沒有完成的工作事項就屬于“遺留事項”了，需要你繼續(xù)填寫在第二天的空白導圖中，什么時候完成什么時候就不用填寫了。
04
核心提煉
我們可以把要完成的事情用象限的方法來進行分類。
第一象限：重要、不緊急的事情，要計劃去做；
第二象限：重要且緊急的事情，要立即去做；
第三象限：不重要但緊急的事情，授權(quán)或委婉拒絕；
第四象限：不重要也不緊急的事情，盡量別做。
05
應(yīng)用案例
繪圖 楊景涵
四象限法能理清任務(wù)的主次關(guān)系和輕重緩急，是非常好用的效率管理工具。用思維導圖的形式表現(xiàn)出來更加直觀具體，能更好的規(guī)劃時間，減少焦慮，避免拖延。
重要不緊急象限的任務(wù)都是長期計劃，從未來，事業(yè)，健康，家庭，自我提升五個緯度來規(guī)劃時間。理想狀態(tài)下，這部分時間安排應(yīng)該占比65-80%，做計劃的時候要考慮SMART原則。否則后期難以按計劃行事。例如，導圖中健康和家庭部分，我的時間規(guī)劃都具體到時間，頻率甚至準備旅游的月份。
我會將中心圖和重要不緊急象限的內(nèi)容畫好后打印出來，其余三個象限按照天或者周為單位再做安排。這樣既節(jié)省時間還目標明確，始終知道自己的主要精力應(yīng)該放在哪些地方。
不重要不緊急的事情，學會拒絕和放棄?？刂瓶词謾C的時間，集中處理各種消息等等。
緊急不重要的事情可以購買服務(wù)，利用工具，委托他人，節(jié)省的時間專注到重要不緊急的事務(wù)上。
每天都會有一些重要緊急的事務(wù)，可以采取小事合并，大事切割，組合起來在合適的時間做。比如，利用等車坐飛機的時間處理報銷票據(jù)，網(wǎng)上采買必要品，聽本書等等。
一目了然的時間規(guī)劃，輕松掌控自己的生活。
第一象限 重要&不緊急
第二象限 重要&緊急
第三象限 緊急&不重要
第四象限 不重要&不緊急
06
運用思維導圖四象限法的好處
1、采用思維導圖模式的清單把事情或內(nèi)容寫下來會提高完成率。加州多明尼克大學教授蓋爾．馬修斯博士做過相關(guān)研究，發(fā)現(xiàn)只要人們把事情寫下來最后完成的概率就會提升20%——30%。
2、有助于理清思路。做事沒有頭緒最影響工作效率。導圖四象限的關(guān)鍵在于分類，按照它確定優(yōu)先順序，根據(jù)這個來處理事項進行劃分，就很清楚應(yīng)該將重點放在哪些事情上了。
3、運用思維導圖模式的清單有助于減輕焦慮。人一忙就會產(chǎn)生巨大的壓力，一旦有了壓力就會出現(xiàn)情緒波動，經(jīng)常處于焦慮中不僅影響身體健康，還會影響工作效率。當你把一項項工作內(nèi)容都寫下來之后，是不是瞬間感覺輕松了呢？不再需要試圖記住每一項任務(wù)，而只需要按照導圖清單去整理執(zhí)行即可。此外，你每完成一項任務(wù)請一定要劃掉它，這會讓你感覺如釋重負，隨著被你劃掉的工作內(nèi)容越來越多，你的焦慮也會越來越少的。
4、有助于提升專注度。通過思維導圖四象限法，你會很清楚地看到在某個時間段需要處理的某項任務(wù)，也就很容易集中精力應(yīng)對當前任務(wù)了。即使是任務(wù)中斷了，回來之后看一眼你所畫的思維導圖，仍然可以重新進入工作狀態(tài)。
時間管理的核心目標：在于通過適當?shù)墓ぞ呓⒐ぷ饔媱澫到y(tǒng)，將一切繁雜的事務(wù)趕出大腦，放到外部的工作計劃系統(tǒng)中，相當于你的外腦，從而緩解大腦的精神負擔，讓你始終用輕松愉快的狀態(tài)面對眼前的工作。
