始接觸GTD的時(shí)候，總是想去找合適的軟件，最后才發(fā)現(xiàn)，還是紙筆的GTD系統(tǒng)最適合自己。我覺(jué)得原因在于PC上的軟件不是隨時(shí)都能看到，無(wú)法做到隨時(shí)產(chǎn)生的想法都能丟進(jìn)Inbox；而手持設(shè)備還在一定程度上存在著輸入障礙，就是從想法到輸入無(wú)法像紙筆那么流利。GTDLife.cn詳細(xì)描述了為什么紙筆備受時(shí)間管理者親睞。在Lifehacker上的GTD工具評(píng)選中，以Moleskine為代表的紙筆工具當(dāng)選最佳工具。另外，在GTDLife的投票上，紙筆以微弱劣勢(shì)屈居Outlook之后，位列第二。當(dāng)然，最適合自己的才是最好的，好工具還需要自己改進(jìn)。
網(wǎng)上流傳很廣的是用Moleskine做GTD，還有人給出了詳細(xì)的Moleskine Hacking的步驟。但是我一直有疑慮，一是Moleskine那么貴，二是Moleskine是釘死的，有的時(shí)候想靈活處理都不行（比如你的Project差一頁(yè)……）。于是我想，能不能用活頁(yè)本？
改進(jìn)一：使用活頁(yè)本
于是興沖沖跑到淘寶上買了Keny的A6型號(hào)的活頁(yè)本，比其Moleskine動(dòng)輒上百塊的價(jià)格，還是很能讓人接受的。而且，活頁(yè)本可以用很長(zhǎng)時(shí)間喲。
活頁(yè)本的一個(gè)問(wèn)題就是要補(bǔ)充活頁(yè)，而且本子本身所帶的活頁(yè)可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的啟發(fā)，發(fā)現(xiàn)用Open Office的畫圖工具能夠很精確地控制畫圖，于是興起了自己DIY的念頭。于是，用Open Office Draw畫好了我自己的模板（下載見(jiàn)后）。
當(dāng)然，首先要實(shí)現(xiàn)的是GTD里面最重要的概念，“收件箱”和“下一步行動(dòng)”。我用每?jī)身?yè)表示一天。左邊用來(lái)收集要做的事情，有什么念頭就記在上面。而每天處理的時(shí)候就抄寫到右面來(lái)，把左邊的條目劃掉。要做事情的時(shí)候，按照右邊的列表來(lái)進(jìn)行就可以。看著事情一件件劃掉的感覺(jué)很爽的。
使用一段時(shí)間之后，我發(fā)現(xiàn)簡(jiǎn)單的Inbox和Next Action確實(shí)能幫助我保持頭腦的清空。但是有兩個(gè)問(wèn)題，第一，在把事情投入Inbox的時(shí)候，我并沒(méi)能分清事情的輕重緩急。如果每天在做的都是一些雞毛蒜皮無(wú)關(guān)痛癢的小事，怎么能保證長(zhǎng)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)？第二，在安排每天做的事情上，對(duì)于時(shí)間的估計(jì)不是很準(zhǔn)。我一般會(huì)給自己安排較多的事情，而完成70%-80%就覺(jué)得不錯(cuò)了。但是長(zhǎng)期來(lái)說(shuō)還是會(huì)造成心理的負(fù)擔(dān)，影響心如止水的狀態(tài)?？磥?lái)還得繼續(xù)進(jìn)行適合自己的改進(jìn)。
更新（2009-3-21）：最近發(fā)現(xiàn)A6的本子做Inbox和Next Action還不錯(cuò)，但是放Project還是弱一點(diǎn)。于是換了一個(gè)大一點(diǎn)的本子，發(fā)現(xiàn)釘死的本子也有解決的辦法，詳細(xì)的敘述請(qǐng)見(jiàn)本系列第二篇。
改進(jìn)二：給“收件箱”加上輕重緩急
針對(duì)不能分清事情的輕重緩急，無(wú)法保證長(zhǎng)期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的問(wèn)題。我在Inbox的左邊加上了一列，把Inbox分成了四個(gè)部分，分別針對(duì)于高效能人士的七個(gè)習(xí)慣中的緊急重要四象限。
注：我一直覺(jué)得四象限有點(diǎn)奇怪。那天突然發(fā)現(xiàn)原來(lái)這個(gè)四象限的順序跟數(shù)學(xué)里面學(xué)的不一樣……
只不過(guò)我們?cè)谶@里把四象限縱向排列，更有利于我們分清事情的輕重緩急，從而更有組織性。同時(shí)左邊空出來(lái)的一列可以記錄事務(wù)拖延的次數(shù)（下圖是我的本子=D）。
改進(jìn)三：時(shí)間估計(jì)和記錄
針對(duì)給自己安排任務(wù)過(guò)多（或者過(guò)少）的情況，我在Inbox的右邊加上了一列，進(jìn)行時(shí)間的估計(jì)。在Next Action的右邊也加上一列，進(jìn)行時(shí)間的記錄。每天寫下任務(wù)時(shí)估計(jì)任務(wù)需要的時(shí)間，完成后總結(jié)花費(fèi)的時(shí)間。這樣經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，就能修正自己對(duì)于時(shí)間估計(jì)的誤差，增強(qiáng)自己對(duì)于時(shí)間的控制，以及對(duì)于自己工作效率的認(rèn)識(shí)。可以說(shuō)，這是我們客觀認(rèn)識(shí)自己的一種方式。當(dāng)然，這有點(diǎn)相當(dāng)于變相的時(shí)間日志TimeLog, 不過(guò)我覺(jué)得相對(duì)時(shí)間日志來(lái)說(shuō)，這種方法能夠更好的幫助我們認(rèn)識(shí)自己的工作效率。
我的A6的模板可以在下面的鏈接下載，一般打印機(jī)雙面打印就基本上對(duì)齊了，再用剪刀或者裁紙器切成合適的版本，再用打孔器打上孔就OK。如果你是別的型號(hào)，可以修改我的Open Office文件。
Inbox & Next Action (PDF Edition)
Inbox & Next Action (Odf Edition)
每天的事情能夠有效處理了，但是長(zhǎng)期上的目標(biāo)的設(shè)定和每天的結(jié)合還是沒(méi)有著落。不用贅言，長(zhǎng)期來(lái)說(shuō)，習(xí)慣的養(yǎng)成是一個(gè)重要的因素。習(xí)慣能夠幫助你在不知不覺(jué)之間完成你想要完成的很多大事。之前在Productivity501上面看到過(guò)關(guān)于習(xí)慣列表的一個(gè)小技巧，于是我把它搬到了我的GTD系統(tǒng)中。
改進(jìn)四：習(xí)慣表格
左邊是習(xí)慣養(yǎng)成的表格，這樣可以在每個(gè)月對(duì)于自己的習(xí)慣養(yǎng)成的完成情況進(jìn)行總結(jié)，看自己一般來(lái)說(shuō)可以完成幾個(gè)習(xí)慣。右邊是每月計(jì)劃，這樣可以在每個(gè)月對(duì)于自己的目標(biāo)和作息習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整。我現(xiàn)在還加上了Don’t List來(lái)戒掉一些壞習(xí)慣：）
我的A6的模板可以在下面下載，說(shuō)明同上。
Habit List & Monthly Plan (PDF Edition)
Habit List & Monthly Plan (Odf Edition)
我目前的改進(jìn)就是這些，加上晨間日記和每周回顧，應(yīng)付日常的活動(dòng)基本已經(jīng)沒(méi)有問(wèn)題。但是持續(xù)比較長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目與下一步行動(dòng)之間的轉(zhuǎn)換還不是那么流暢，需要進(jìn)一步的改進(jìn)。
“我個(gè)人的組織系統(tǒng)由一個(gè)黃色的標(biāo)準(zhǔn)便箋和一支筆組成（總共 2.99 美元）。便箋的每一頁(yè)表示一天。我在每頁(yè)中間垂直畫一條線，在紙的左邊寫上特定那天要撥打的電話對(duì)象及他們的號(hào)碼，在紙的右邊寫下需要做的事情。沿著左邊頁(yè)邊的空白，我寫下五天內(nèi)計(jì)劃做的每一件事情的時(shí)間。每當(dāng)我完成一件事，便會(huì)在記錄的事件下面畫一條線。如果某個(gè)電話或行動(dòng)需要推遲或延期，我僅僅是翻到對(duì)應(yīng)的那一頁(yè)，記上推遲的時(shí)間。當(dāng)天沒(méi)有完成的工作都會(huì)轉(zhuǎn)到我的便箋的下一頁(yè)（或下下頁(yè)）。我使用這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)近 40 年，并且建立了一個(gè)在40個(gè)不向的國(guó)家擁有雇員超過(guò)2000人的國(guó)際公司（IMG）。令人感到慶幸的是，當(dāng)初我開(kāi)始建立這個(gè)便箋系統(tǒng)的時(shí)候花費(fèi)的投資與它現(xiàn)在所取得的成就相比較而言，簡(jiǎn)直就是微不足道。”
更新（2009-3-21）：我使用紙筆系統(tǒng)實(shí)際上是受到這一小段話的影響而開(kāi)始的。我覺(jué)得想更高效管理自己的話，從這種簡(jiǎn)單的系統(tǒng)開(kāi)始是很好的。而且大部分人也不需要更復(fù)雜的系統(tǒng)：）
現(xiàn)在每天晚上睡覺(jué)之前，對(duì)照自己是否完成了習(xí)慣，并想一想明天要完成的事，用著自己設(shè)計(jì)的表格，不亦樂(lè)乎？
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