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對(duì)于工具的討論我另開(kāi)了一貼: [GTD]工具篇 , 歡迎大家討論.

最近要換assignment，所以也在思考一些今后的career path和人生方向，并重點(diǎn)針對(duì)一些現(xiàn)在遇到的問(wèn)題看了一些東西。相對(duì)來(lái)說(shuō)最近有點(diǎn)時(shí)間，于是把以前的一些training document翻出來(lái)sharpen the saws。有些心得，慢慢寫出來(lái)，一方面當(dāng)作整理自己的思想，另外一方面也算拋磚引玉。

7 habits是兩年前參加的三天的培訓(xùn)課程，當(dāng)時(shí)覺(jué)得受益匪淺。GTD是最近才開(kāi)始看的東西，和7 habits的一些觀念結(jié)合起來(lái)，可以更好的做到個(gè)人管理從dependence向independence的過(guò)渡。

7 habits探討的層面是戰(zhàn)略性的，從面對(duì)人生的態(tài)度，人生的規(guī)劃，到處世之道。而GTD更多是戰(zhàn)術(shù)層次的，如何去更好的計(jì)劃每天每周每月的生活工作，做到work/life balance。當(dāng)然這些都是應(yīng)該以最終的results實(shí)現(xiàn)為前提的。但是如果這些results和你的人生目標(biāo)有沒(méi)有聯(lián)系，如何讓一個(gè)個(gè)work/project的成功達(dá)成最終的人生理想，這些就不是GTD探討的范圍了。而7 habits則是告訴你如何根據(jù)自己的價(jià)值觀設(shè)定自己的mission statement，如何把自己的行為和mission statement聯(lián)系起來(lái)，不至于背道而馳.

重新審視了一下當(dāng)年7 habits training的時(shí)候?qū)懙膍ission statement,大部分和現(xiàn)在的狀態(tài)還算吻合,還好,沒(méi)怎么偏離航向.但有些小地方的確需要做一些調(diào)整了.

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上面是大的方面. 在細(xì)節(jié)方面,隨著在公司的時(shí)間日久,承擔(dān)了更多的responsibility.事情不免更多且煩雜,下一個(gè)assignment可能會(huì)有更多的challenge,所以在個(gè)人管理方面有所提高是勢(shì)在必行.

因?yàn)槲易非體ork/life balance, 所以之前的Time Management,我更多的是割裂工作和日常生活, 工作用的是公司的Lotus Notes,生活上用palm. 帶來(lái)主要的困擾就是:
1.經(jīng)常因?yàn)槊τ诠ぷ鞫┑袅艘恍┥钌系氖虑?因?yàn)楹苌賹?duì)生活上的事情做review.
2.對(duì)自己所承擔(dān)的各個(gè)社會(huì)角色之間的聯(lián)系做的不夠.

這是我求助更好的方法的主要原因, 一個(gè)星期的書(shū)看下來(lái),覺(jué)得GTD的確可以在這些細(xì)節(jié)方面給予不少幫助.
1. GTD借用了7 habits各個(gè)社會(huì)角色的概念,把每個(gè)社會(huì)角色相關(guān)的事情都列出來(lái),并且分類保存的方式可以清空腦袋,消除焦慮,這是很有價(jià)值的一點(diǎn).
2. Review結(jié)合了長(zhǎng)中短期目標(biāo)(5萬(wàn)-4萬(wàn)-3萬(wàn)-1萬(wàn)-跑道),這樣讓你的daily life和整個(gè)人生目標(biāo)緊密相連.
3. actionable的next action讓短期計(jì)劃(project分類細(xì)化)和執(zhí)行各得其所.
4. 1次只做1件事情貫徹了first thing first的觀念,更加專注,當(dāng)然這是以第一點(diǎn)為前提的.

但GTD也有相應(yīng)的不足, 那就是如何balance importance和urgency. GTD強(qiáng)調(diào)的是urgency, 對(duì)于短期的工作來(lái)說(shuō),這是很有效率的. 但長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看, 這會(huì)讓人忙于救火. 7 habits在這方面有不錯(cuò)的詮釋, 我們應(yīng)該更加注重第二象限: Important & not urgent, 第一,三象限的事情的確很緊迫, 也的確急需處理, 但要以更長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待. 從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看, 如果我們把很多精力放在第二象限, 第一,三象限的事情就可以maintain在一個(gè)比較低的水平, 可以用一些buffer的時(shí)間來(lái)處理.

所以我對(duì)GTD里面盡量空出Calendar,維持這個(gè)"圣地"干凈的做法并不茍同. 有些事情可能的確并不緊急,早一天晚一天都可以, 但重要性很高而且所花時(shí)間精力都不少(比如職業(yè)規(guī)劃啊,organization plan, etc.), 如果一直拖延(好比放在一般的TODO里面), 到時(shí)候可能就變成Important&Urgent,把人拖入"救火"的境地. 對(duì)于這類的事情我寧愿在review的時(shí)候把他們放到calendar里面去, 給出相應(yīng)的大塊時(shí)間來(lái)處理, 這樣在以后的日子里面會(huì)更加從容. 當(dāng)然也不能把calendar撐的太滿, 我們還要留出buffer去處理第一,三象限的"救火".

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2005.7.5   第一次總結(jié):

在GTD中引入7 habits中四個(gè)象限的概念,把局部的GTD擴(kuò)展為更加長(zhǎng)期的規(guī)劃.
第一象限: Important & Urgent ,這是我們不得不focus的   
第二象限: Important but not Urgent, 這是我們最希望把時(shí)間放在上面的, 因?yàn)檫@上面花的時(shí)間越多,第一象限的事情就會(huì)越少. 我們可以更加從容, 而不必忙于救火.
第三象限: Not Important but Urgent , 相比較價(jià)值觀,這些都不是特別重要的,所以是可做可不做的.
第四象限: Not Important & Not Urgent  , 同上.
這其中提到的urgent只是和時(shí)間緊迫相關(guān)聯(lián), important是和自己的價(jià)值觀和mission statement緊密聯(lián)系.

第一象限的事情由于其重要性和時(shí)間緊迫性是需要放入Calendar, 不折不扣的成完.
第三第四象限的事情由于并不重要且無(wú)時(shí)間緊迫性是可以考慮丟棄(完全沒(méi)有重要性的)或者放入todo中進(jìn)一步考量的(有一定重要性,但相比第一第二象限沒(méi)有那么重要).這些是可做可不做的.

所以第1,3,4象限的事情都可以用Calendar和todo很好的管理.

而第二象限的事情是7 habits中一直強(qiáng)調(diào)要我們focus的,這樣可以避免忙于救火,而忽視了真正重要的東西(計(jì)劃,準(zhǔn)備,維持關(guān)系,確認(rèn)價(jià)值觀, review mission statement, etc). 如何正確無(wú)誤的handle這部分事情,是我們討論的重點(diǎn).

但由于其沒(méi)有明確的需要完成日期, 很重要被人忽視. 所以需要發(fā)現(xiàn)一種好的工具和流程,保證其不被忽略.

由于第二象限的工作大部分是長(zhǎng)期的戰(zhàn)略性的東西,大部分應(yīng)該歸于projects一類.這些需要我們獨(dú)立出來(lái)管理,在review的時(shí)候發(fā)現(xiàn)其中條件成熟的進(jìn)行細(xì)化成為一系列的NA, 放入相應(yīng)的calendar和todo list/waiting list/someday/maybe list里面去.

這就需要不斷的review,通過(guò)review來(lái)完成這些細(xì)化工作.

對(duì)于這類第二象限沒(méi)有時(shí)間限定性的projects,是否一般的outliner就可以handle呢?

在這種流程之下,如何找到一個(gè)更好的方法把把細(xì)化出來(lái)的第二象限的NA放入Calendar和todo呢? 比如“每天背10個(gè)單詞”，沒(méi)有固定的時(shí)間。記入todo，那么他很可能被一拖再拖。即使記入Calendar，時(shí)間表帶來(lái)的強(qiáng)制作用，能否收到好的效果？

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2005.7.11   第二次總結(jié):

我們所要處理的事件不論什么相限，都可以分為兩類：一類是放在GTD系統(tǒng)內(nèi)inbox內(nèi)的，另外一類是還沒(méi)有放在GTD系統(tǒng)內(nèi)，臨時(shí)發(fā)生，需要當(dāng)時(shí)‘成立’inbox去處理的。

在一個(gè)可靠的GTD系統(tǒng)里面, 我自己很清楚我的目標(biāo)和價(jià)值觀, 所以很容易做出判斷, 哪些是需要專注的重要事情, 而只是看是否緊急.

review可以幫助我們連接到分解相應(yīng)的projects, identify那些重要的NAs, 并且明確我們的目的.

從技術(shù)的層面來(lái)說(shuō): 對(duì)于不同的NAs標(biāo)注以不同的顏色可以給予更好的提醒. 這也會(huì)帶來(lái)一些副作用: 你需要花更多的時(shí)間來(lái)maintain這套系統(tǒng).

臨時(shí)發(fā)生，需要當(dāng)時(shí)‘成立’inbox去處理的，則需要臨時(shí)緊急成立‘inbox’去處理判定了；由于事件的臨時(shí)性，想做到100%可控也是不可能的，那些都是外部變化導(dǎo)致的... 這兒是一個(gè)open question

對(duì)于完不成的todo(包括規(guī)定了時(shí)間和沒(méi)有規(guī)定時(shí)間的)，僅僅是因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)了優(yōu)先級(jí)更高的，更值得去做的事情而已。他的確沒(méi)有完成，但是，用那些省下的時(shí)間去做的其他事情，很可能會(huì)給你更多的成就感。

Open Question 1:
當(dāng)然肯定也存在某種極端的情況：每天完成urgent的事情都忙不完，已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間去處理其它的任何其它的important 事件了。或者換一種說(shuō)法: 如何更好的對(duì)第三象限的事情說(shuō): NO.

Open Question 2:
臨時(shí)發(fā)生的urgent事情, 如何正確迅速的排放到現(xiàn)有的GTD系統(tǒng)里面去. 這個(gè)priority怎么設(shè)置? 因?yàn)槟呐露际堑诙笙薜?也會(huì)有輕重之分.

(To Be Continued...)

[ Last edited by 鳳凰涅磐 on 2005-7-13 at 17:29 ]