寫作之前，做好TCS三步構思法，即基調(diào)，內(nèi)容和結構。
1）基調(diào)（tone）：用正確的基調(diào)傳遞出4類文案的真正價值
總結類：寫的是成績，呈現(xiàn)的是你的潛力。如年終總結，將工作成果寫出意義，會提供難得的一線經(jīng)驗、不同視角，在羅列了貢獻之后找出問題或機遇，以及怎樣解決這個問題或抓住這個機遇
調(diào)查報告類：寫的是調(diào)查結果，呈現(xiàn)的是你求實的態(tài)度。你的措辭是“資料顯示，數(shù)據(jù)表明”，而不是“我認為，我估計”。
申請請示批復類：內(nèi)容是提問，呈現(xiàn)的是你主動的思考方式。不要用傳話筒是語氣（不要說“他們聲稱”，而是說“我注意到”），提供可選擇方案，態(tài)度明確。
計劃類：寫的是階段任務，呈現(xiàn)的是你的責任感。項目計劃不能僅寫行為，還要有可交付的結果（采用OKR目標管理工具，明確目標和關鍵結果。目標可以分解成多個小目標）。進展匯報不是向領導討教，而應該給出方案向領導匯報（重要發(fā)現(xiàn)，關鍵結論，階段性成果等）。
2）內(nèi)容（content）：你寫的每句話是為了讓他繼續(xù)看下一句：
從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”。不是一開始就急著展示公司的厲害，而是給出“痛點”
提供所有必需信息。
要話先說。如項目BP，先寫項目愿景，到市場痛點，解決方案，市場潛力，團隊優(yōu)勢，發(fā)展規(guī)劃，最后才是財務分析（要多少錢）
3）結構（structure）：向下想金字塔結構，把你的假設，變成結論，用結論去說服他人。因為塔尖就像一個熠熠生輝的寶石搶先占據(jù)了他的閱讀記憶，于是在接下來的閱讀中，會將下面的證據(jù)與塔尖的結論做鏈接。
最后，商務寫作的KISS原則（keep it short and simple）壓縮文章：
把注水的文字壓縮掉：“大概，一般來說，話說回來。。?！?/p>
把“在我看來，我覺得，我相信”之類刪掉，因為這是你寫的文章，沒有必要反復提醒讀者這是你的觀點
把意思重復的句子壓縮掉。
1）標題：好的標題有呼喚你和愉悅你的效果
《12月18日——學習成為有效溝通者》
《6月18日會后行動方案，請批示》
2）開頭：開頭三句要有溫度，有重點
第一句暖場：“剛剛的發(fā)言很精彩”、“我上周年會獲益匪淺”。。。
第二三句話馬上進入主題：“給你發(fā)郵件，是為了核實一下。。?！?/p>
3）正文：用“三個凡是”的格式呈現(xiàn)
內(nèi)容上提供所有必需信息，格式上做到三個凡是：
凡是能分段就分：思考以段落為單位
凡是能做小標題的就做：標題注意結構平行（最好做成動賓結構，兩個詞的動詞只保留一個以增加氣勢）
凡是能列清單圖表的就列
4）訴求：立場要清晰，語氣要尊重
把句子拉長：這樣的訴求不太冰冷，容易讓對方配合你
用問句把需求寫出去：“請問周四下午有時間做個電話會議嗎？”
5）結尾：積極開放的結尾，引發(fā)真正的行動
“如果有什么問題隨時聯(lián)系”
“周一我會跟你聯(lián)系看看你還有什么問題我可以協(xié)助”
盼探討
。。。
1）向下想三層，挖出信息化語言，展示思考的深度：
先對問題的解決提出假設，然后收集數(shù)據(jù)，事實，去證明這個假設。
2）要話先說，讓塔尖呼應公司、行業(yè)風向標
文章必須有塔尖（主題），用so what 拷問自己終極主題是什么
塔尖無所謂對錯（因為有塔尖下面的內(nèi)容依據(jù)撐起這個塔尖）
一個符合風向標的塔尖更可能獲得成功（取決于領導的期望、公司的方向）
3）分組歸納，并且歸納出最小容器
4）MECE，用這六個思路展示思考的深度
（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）彼此獨立、完全窮盡、不重合、不遺漏
二分法
過程法（時間順序）
要素法
矩陣法（如時間管理緊急重要）
公式法（年收入=課程單價×課程受眾）
前人智慧（SWOT分析、波特五力模型）
金字塔的塔尖如何擴展為文章的第一段？用SCQA的故事邏輯寫序言，制造出讀者繼續(xù)閱讀的渴望：
Situation情景：讀者認同的事實（如政策、大局、方向標）
Conflict沖突：你發(fā)現(xiàn)一個問題或者巨大機遇
Question問題：怎么解決這個問題，抓住這個機遇
Answer回答：就是金字塔的塔尖
其中的Conflict沖突最重要，主要有三種類型：
恢復原狀：指的是不利情況已經(jīng)凸顯，如銷量銳減
預防隱患：比如新客戶繼續(xù)增加下去會導致系統(tǒng)癱瘓
追求理想：理想和現(xiàn)實有差距，實現(xiàn)理想便是彌補差距
可以找到那時那刻最佳的SCQA排序：
ASC：先答案結論，再情景、沖突——適用于給工作繁忙的領導
CSQA：先提沖突，給他認知的沖擊——適合沒有關注過這個話題的讀者
反義詞套路，制造沖突：你認為大家都認為重要的東西說成次要，其實還有更重要的；大家覺得簡單的問題你看成復雜的
好文章和普通文章的區(qū)別就是作者是在用“假大空”的言詞還是在用實質(zhì)內(nèi)容的語言
1）呈現(xiàn)數(shù)字、事實和細節(jié)呈現(xiàn)信息化語言：
如果需要形容詞來描述，請在后面提供這個形容詞的證據(jù)來支持
呈現(xiàn)的的數(shù)字要經(jīng)過處理，以構建強烈的觀感和印象
2）用類比法或詮釋法明確抽象概念：
類比法：“在任何情況下面對客戶時，我們都應該機敏但又不過于緊張，處于坐過山車和旋轉(zhuǎn)木馬的中間狀態(tài)”
詮釋法：“我們需要情商高的人”改為“我們需要候選人具備與他人達成共贏局面的能力”
3）向前挖原因，展示邏輯：
你也不用覺得很難，職場上需要的只是簡單的因果，也就是你只需要在句子表述中展示簡單原因
4）向后給指南，堅決不寫雞湯：
指南就是務實的建議，可執(zhí)行的計劃。
調(diào)動讀者的情緒，是職場寫作的一大難點，通過以下三個方法為文章賦予溫度
1）避免負面詞匯：只寫“可以做應該做”，不寫“不可以做沒有做到”
2）構建三文治，應對尷尬和負面：在傳遞壞消息時，需要前后補寫兩個面包段落把這個臭肉包起來。前面對對方的肯定，和最后對未來的合作機會。
3）完稿后加上對讀者充分認可的潤滑劑語句，給文章上雙保險。更能促使他們客觀來讀你的建議。
參考閱讀：
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