公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)中形成并用于為公務(wù)活動(dòng)服務(wù)的一種應(yīng)用文體。公文除具有作者的法定性、政治性、政策性、權(quán)威性強(qiáng)以及業(yè)務(wù)性特征明顯、時(shí)效性要求高、體式規(guī)范、處理程序固定、目的性強(qiáng)等特征外，還具有明顯的文章寫作特點(diǎn)和獨(dú)特的寫作技巧。筆者根據(jù)工作實(shí)踐與思考，就此談些的體會(huì)和看法。
從公文的文體特性和寫作實(shí)踐看，公文寫作具有4個(gè)基本特點(diǎn)：
1、擬文者地位的從屬性。公文文稿的撰擬者不是真正意義上的作者，而是代為公文的法定作者(組織和領(lǐng)導(dǎo)者)執(zhí)筆撰文，通過(guò)規(guī)范格式的文字組織形式將公文法定作者的意圖表達(dá)出來(lái)。撰擬者對(duì)公文的內(nèi)容和形式?jīng)]有自主權(quán)，必須拋開(kāi)自我，始終在法定作者的站位上，按作者的意圖去定位主旨、思考問(wèn)題、構(gòu)思篇章、提煉詞句，將作者的意圖準(zhǔn)確、充分地體現(xiàn)出來(lái)，而不能以個(gè)人的觀念和情感來(lái)支配公文寫作。
2、擬文者行為的被動(dòng)性。公文撰擬者的行為是受作者支配的，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，是作者“要我寫”，不是“我要寫”。擬文者往往缺乏寫作的“原沖動(dòng)”，尤其是臨時(shí)“授命”的突擊式寫作，擬文者沒(méi)有去啟動(dòng)靈感的充分時(shí)間，不能在“有感而發(fā)”這一寫作的基本情境中行筆。因此公文撰擬者必須練就“招之即來(lái)，為他而發(fā)”的靈感支配本領(lǐng)。
3、作者要求的無(wú)條件性。公文的內(nèi)容、形式、完成時(shí)限都有嚴(yán)格的要求，對(duì)擬文者來(lái)說(shuō)是無(wú)條件的，必須按作者的要求不折不扣去完成任務(wù)。
4、作者意圖的原則性。在多數(shù)情況下，公文作者向擬文者交待擬文任務(wù)時(shí)，往往只是提出原則性的要求或粗線條的思路，而擬文者則必須把作者的意圖完整地表現(xiàn)出來(lái)。這就要求擬文者要善于把作者對(duì)某一公文的要求與其一貫的思想觀點(diǎn)、思維方式、審美意識(shí)結(jié)合起來(lái)，準(zhǔn)確把握作者意圖。同時(shí)，還要把作者的要求與本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)的具體實(shí)際結(jié)合起來(lái)，客觀、系統(tǒng)、全面、深刻地表現(xiàn)作者意圖。這就是公文撰擬者的創(chuàng)造空間。
公文處理的一個(gè)顯著特征是時(shí)間性強(qiáng)，公文作者或制發(fā)的受意者(上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo))對(duì)時(shí)間的要求在多數(shù)情況下是無(wú)條件的。因此，在公文制發(fā)工作實(shí)際中常遇到要求在短時(shí)間內(nèi)完成公文制發(fā)任務(wù)的情況。這就要求公文撰擬者具有公文撰寫的快速反應(yīng)能力。能在相對(duì)于平常短得多的時(shí)間內(nèi)又快又好地完成公文撰寫任務(wù)。從公文撰寫的規(guī)律看，快速撰寫公文可從以下方面探索技巧：
1、快速把握公文主題。把握主題是公文寫作的首要環(huán)節(jié)，快速撰寫公文的前提是把審題時(shí)間縮減到最小限度。快速審題要把握兩點(diǎn)：一是快速摸透寫作任務(wù)下達(dá)者的意圖。具體要善于捕捉任務(wù)下達(dá)者下達(dá)任務(wù)時(shí)的關(guān)鍵的話語(yǔ)或字語(yǔ)，并以之為主線去全面準(zhǔn)確把握實(shí)質(zhì)性的東西；二是快速把握要寫公文涉及事項(xiàng)的背景的實(shí)質(zhì)。即要把握與撰文任務(wù)下達(dá)者意圖確立相關(guān)的形勢(shì)的實(shí)質(zhì)，以進(jìn)一步把握任務(wù)下達(dá)者的意圖。以上兩點(diǎn)的實(shí)質(zhì)就是提示公文撰寫者既要明白的要你撰文者的核心意圖是什么，又要知曉其意圖產(chǎn)生的背景。
2、圍繞主題巧妙地組織和運(yùn)用材料?？焖僮珜懝亩鄶?shù)情況下是沒(méi)有充足時(shí)間去搜集、組織和分析材料的，撰文者只能運(yùn)用原有的材料，緊扣主題從舊材料中提煉出新的規(guī)律性東西來(lái)。同時(shí)，以主題為指導(dǎo)，展開(kāi)豐富的聯(lián)想，在聯(lián)想中搜尋出反映主題所需要的規(guī)律性東西來(lái)。這無(wú)疑需要平時(shí)的積累，但是這種積累是具有一定普遍性的，關(guān)鍵的還是要善于發(fā)現(xiàn)自己這方面的潛在積累，善于開(kāi)發(fā)利用這種積累(無(wú)形的積累)。這對(duì)于公文寫作尤其在缺乏材料的情況下快速完成撰文任務(wù)是很有作用和意義的。
3、掌握大處著眼的撰寫原則。快速撰寫公文的核心是快，難點(diǎn)是快中求好。由于時(shí)間短，要寫出象平時(shí)一樣既準(zhǔn)確又具體并富有美感的文章是不可能或難以辦到的，必須在抓住主要方面的前提下有所舍棄。所以，快寫公文成功的關(guān)鍵是快速構(gòu)建起能準(zhǔn)確反映主題的粗線條的文章結(jié)構(gòu)框架。文章框架搭起來(lái)后，再視時(shí)間的使用情況充實(shí)寫細(xì)。要注意的是，“粗”要以準(zhǔn)為基礎(chǔ)、以精為前提，只有在精選能準(zhǔn)確反映公文主題的材料的基礎(chǔ)上，“粗”才有實(shí)際意義。
4、運(yùn)用條款式寫法。即編號(hào)將公文內(nèi)容分條寫。這種寫法利于快速理清思路，而且節(jié)約段落間過(guò)渡語(yǔ)句的構(gòu)思和寫作耗時(shí)，能大大縮短寫作時(shí)間，并能撰寫出層次分明，主要內(nèi)容準(zhǔn)確清晰的較好文稿來(lái)。
5、充分利用“廢舊”材料?？焖僮珜懝牡囊粭l捷徑是利用原有類似的材料“翻新”再用。運(yùn)用這一方法要注意兩點(diǎn)；一是選用與現(xiàn)撰公文的類型和涉及事項(xiàng)的性質(zhì)相同或相近的文稿，可取其結(jié)構(gòu)框架再利用；二是選用某部分的觀點(diǎn)、論證材料和論證方法類同的文稿，可以之為基礎(chǔ)，結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)以及新政策、新提法作些內(nèi)容上的修改和更換新數(shù)據(jù)；三是標(biāo)題類同的文稿可利用觀點(diǎn)、論證材料和論證方法類同的文稿，其中固定格式的部分換上新的觀點(diǎn)、新提法成為有新意的公文。以節(jié)省這些部分重新構(gòu)思和文字組織的時(shí)間，加快撰稿速度。
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