我們每天早上打開電腦，收到的郵件中有重要的、也有不重要的，那些重要的郵件，就像我們引子中的大石頭，應該先處理，但是這些大石頭的事件不一定很緊急，所以我們將這些大石頭用鼠標拖放到日歷，以免需要處理時找不到對應的郵件，用鼠標拖動郵件到日歷的圖標上。
您會發(fā)現(xiàn)，Outlook會自動為當前的郵件創(chuàng)建一個約會。
1 設定完約會的開始時間和提醒，2 點擊保存并關(guān)閉。
Outlook就會自動將該郵件的內(nèi)容作為約會保存在日歷上，利用這個方法設定重要的的郵件，可以確保重要的但是不是很緊急的事件不會被遺忘，系統(tǒng)還可以智能提醒，如果有Smart Phone 2003 或其他支持Outlook的手機，該信息還將同步到手機上，隨時提醒您。
接下來需要處理的內(nèi)容是小石子。
有些郵件也比較重要，但是只是需要在一個截止日期之前做完就好了，對于這些郵件我們的處理方法類似上述方法，但是有所不同。
按照前面的方法，將郵件直接拖放至任務選項，如下
拖放完成之后，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生一個新的任務，并且自動將郵件的正文作為任務的內(nèi)容，我們只需要設定任務截至時間、任務的提醒就可以讓聰明的Outlook幫助我們記憶該任務了。
然后進入到任務的管理界面，這里存放了各種“小石子”(需要做的事情)，我們可以很方便的管理這些小石子，相當于一個很好的To-Do-List, 但是不需要手動建立，只要從Mail 拖放放就好了。
處理完了小石子，接下來的工作便是處理“沙子”（需要處理但是不是特別緊急的事情，比如新聞郵件，公司公告等），這個時候我們可以利用Outlook 2003 的優(yōu)秀特性標記來設定：鼠標點擊電子郵件右側(cè)的小旗子，小旗子會變成紅色，如圖：
隨后，在Outlook的郵件收藏夾中我們可以看到有若干封標有后續(xù)標志的郵件。
等自己有一些較短暫空余時間的時候，我們就可以考慮去處理這些標有后續(xù)標志的郵件，當我我們處理完郵件后，點擊紅色小旗幟，該封郵件就會從Outlook的標有后續(xù)標志的郵件中消失，這樣，我們很快就可以知道還有多少比較瑣碎的事情沒有處理。
通過以上的學習，我們會發(fā)現(xiàn)電子郵件的收件箱只是一個郵件接收工具，真正的處理事務完全可以通過日歷、任務、后續(xù)標志和收藏夾完成。
下圖是一個匯總表
| 功能特性 | 適合存放的事件 | 類比 |
| 日歷 | 重要緊急或不緊急的事件（需要連續(xù)穩(wěn)定的時間工作） | 大石塊 |
| 任務 | 重要，不緊急、必須完成的事件 | 小石塊 |
| 后續(xù)標志 | 不重要、緊急或不緊急的事情 | 沙子 |
所以我們處理事情的順序應該是自上而下，這樣工作效率才會高。
