在當(dāng)今的信息社會(huì)中，越來(lái)越多的商務(wù)活動(dòng)需要依托網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，Email、QQ、MSN已經(jīng)成為非常重要的溝通工具，如何讓這些工具直接共享客戶資料呢？傳統(tǒng)的名片已經(jīng)不適用了。不過我們可以通過一些軟件或者數(shù)字設(shè)備，輕松創(chuàng)建屬于自己的電子名片，從而讓各種通信工具、設(shè)備之間共享客戶資料，為自己的商務(wù)工作提供更多的便利！
一、整理我的電子名片
大家一般都習(xí)慣于使用Outlook、Outlook Express、Foxmail等工具來(lái)管理郵件，而通過這些工具就可以非常方便地將自己或者客戶的通信資料，轉(zhuǎn)換為Vcard格式的電子名片。這樣更便于管理和查閱。
小知識(shí)：什么是Vcard？
Vcard是一種非常流行的電子名片格式，是一種全球性的MIME（Multipurpose Internet Mail Extension的縮寫，是一種多用途網(wǎng)際郵件擴(kuò)充協(xié)議）標(biāo)準(zhǔn)，它可以通過電子郵件或者手機(jī)來(lái)交換，在其中可以添加自己或者其他人的相關(guān)信息，信息容量大，便于在網(wǎng)絡(luò)中使用。
1.使用Outlook創(chuàng)建電子名片
啟動(dòng)Outlook2007，需要為自己或者他人制作Vcard電子名片時(shí)，必須先將資料輸入到Outlook中，執(zhí)行“文件→新建→聯(lián)系人”命令，在彈出的“聯(lián)系人”編輯框中輸入客戶的通信資料，包括姓名（如張琳）、地址、電話、郵件以及其他相關(guān)內(nèi)容，還可以將客戶照片添加其中，編輯完畢后，予以保存（圖1）。
圖1
轉(zhuǎn)換時(shí)，單擊“聯(lián)系人”對(duì)話框左上角的Office按鈕，執(zhí)行“另存為→導(dǎo)出到Vcard文件”命令，在彈出的對(duì)話框中，輸入電子名片名，如“張琳”，文件格式選擇“Vrard文件”即可，這樣就可制作成一個(gè)名為“張琳.vcf”的電子名片，其文件后綴名為vcf（圖2）。
圖2
在以后的商務(wù)活動(dòng)中，需要將此電子名片文件發(fā)放給其他人時(shí)，只要拷貝到移動(dòng)存儲(chǔ)器中，或者在郵件、QQ、MSN作為文件發(fā)送即可。而且由于Vrard是一種通用的電子名片文件格式，即便是在沒有安裝Outlook的電腦中也同樣能夠打開。
小提示：為了能夠更加容易查看和管理電子名片，在Outlook2007中提供了聯(lián)系人的名片瀏覽模式，這樣在查看Outlook中的聯(lián)系人時(shí)，其樣式就如同普通名片一樣了。使用這種模式，只要在聯(lián)系人瀏覽窗口中，從右側(cè)的“當(dāng)前視圖”列表框中，選擇“名片”選項(xiàng)即可（圖3）。
圖3
2.在不同數(shù)字設(shè)備之間共享Vcard電子名片
為了實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，很多商業(yè)人士配備了掌上電腦以及智能手機(jī)等數(shù)字設(shè)備，這些設(shè)備都可以非常容易地實(shí)現(xiàn)聯(lián)系人資料與PC進(jìn)行同步，從而可以輕松地共享Vcard電子名片。
如將Outlook中的新增電子名片傳輸?shù)絊martphone手機(jī)時(shí)，在PC端安裝好同步軟件Microsoft ActiveSync，將Smartphone手機(jī)通過數(shù)據(jù)線與PC相連接。在Microsoft ActiveSync軟件主窗口中，執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”菜單命令，在彈出的窗口中，將“同步選項(xiàng)”列表框中的“聯(lián)系人”選項(xiàng)選中，單擊“確定”按鈕，即可自動(dòng)將PC中Outlook中的新增聯(lián)系人自動(dòng)復(fù)制到智能手機(jī)中（圖4）。
圖4
二、妙用TM中的電子名片
Tencent Messenger（簡(jiǎn)稱TM）是騰訊公司推出的一款面向辦公人員的即時(shí)通信軟件。TM在保持原QQ用戶的數(shù)據(jù)資料、使用習(xí)慣的情況下，增加了很多商務(wù)辦公的功能，如：公開名片，個(gè)人形象，行業(yè)黃頁(yè)、行業(yè)查找、智能秘書等功能，很受商務(wù)人士的歡迎。
現(xiàn)在一些朋友喜歡通過TM來(lái)洽談業(yè)務(wù)，而在TM中設(shè)計(jì)了一種特殊的名片，用戶可以將自己的信息添加進(jìn)去，這樣就可以在洽談業(yè)務(wù)過程中，讓對(duì)方查看自己的名片，也可以將此名片發(fā)送給商業(yè)客戶，添加到他的TM通訊錄中。
在TM中創(chuàng)建自己的名片時(shí)，執(zhí)行“文件→個(gè)人資料”命令，在彈出的“TM設(shè)置”窗口中，單擊“我的名片設(shè)置”按鈕，在彈出的名片編輯窗口中，輸入個(gè)人信息，編輯完畢，單擊“確定”按鈕（圖5）。
圖5
當(dāng)創(chuàng)建名片后，在聊天窗口中，自己的名片會(huì)顯示在右下角的“名片”框中，而對(duì)方如果設(shè)置并公開了名片，則會(huì)顯示在右上角的“名片”框中，如果需要將對(duì)方的名片添加到自己的TM通訊錄中，則可以單擊“名片”選項(xiàng)右側(cè)的命令按鈕，從彈出的快捷菜單中，選擇“保存名片到通訊錄”命令即可（圖6）。
圖6
除了以上的方法，我們還可以借用手機(jī)拍攝傳統(tǒng)名片，然后通過OCR名片識(shí)別軟件進(jìn)行識(shí)別，做成電子名片，具體操作方法在下期我們將做具體的介紹。
