在使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，庫(kù)存商品明細(xì)帳科目可以設(shè)三級(jí)，但附加條件的各種輔助核算要求精度較高，每輸入一張憑證都要錄入數(shù)量、單價(jià)，自動(dòng)計(jì)算金額等三個(gè)內(nèi)容，當(dāng)碰到某些復(fù)雜的品種需要輸入時(shí)，往往牽扯到這三個(gè)參數(shù)之間的相應(yīng)變化。如果四舍五入的數(shù)字不夠精確，帳套運(yùn)行將會(huì)停止，修改工作無(wú)法正常進(jìn)行，給帳務(wù)處理工作帶來(lái)很大的麻煩，造成不必要的損失，那么怎樣解決這類問(wèn)題呢？
經(jīng)過(guò)不斷的實(shí)踐努力和探索，我總結(jié)了一套做好庫(kù)存商品明細(xì)帳的方法：即在庫(kù)存商品明細(xì)帳中用手工代替電子帳套處理，這樣帳套中庫(kù)存商品明細(xì)帳只需設(shè)一級(jí)科目，輸入一個(gè)總金額就可以進(jìn)行核算，剩下的統(tǒng)計(jì)、合計(jì)、成本結(jié)轉(zhuǎn)，全部在帳外用人工計(jì)算完成，整個(gè)帳套工作簡(jiǎn)單、明了、科學(xué)、正確，對(duì)作帳質(zhì)量和速度將有很大的提高。
手工做庫(kù)存商品明細(xì)帳，說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，聽(tīng)起來(lái)也很容易，但實(shí)際做起來(lái)，并不是那么得心應(yīng)手，品種數(shù)量少還可以，在帳頁(yè)上一筆一筆登記入帳，檢查核對(duì)完成后，用加權(quán)平均法計(jì)算出當(dāng)期銷(xiāo)售成本，月末輸入成本結(jié)帳就可以了；但在實(shí)際工作中，每家企業(yè)的銷(xiāo)售都有上千個(gè)品種，每個(gè)品種下面還分幾十個(gè)細(xì)目，有的金額幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)。如我們經(jīng)常接觸的汽車(chē)零部件銷(xiāo)售、修理修配、鋼材市場(chǎng)等等，如果要做手工明細(xì)帳，需專人負(fù)責(zé)，還要有專業(yè)知識(shí)、對(duì)數(shù)據(jù)敏感的人員才能做好，即便這樣，每個(gè)大類的品種做一本帳，也需要十幾本200-300頁(yè)帳紙的明細(xì)帳簿才能容納所有商品內(nèi)容，而且容易出差錯(cuò)，計(jì)算不準(zhǔn)確，年終盤(pán)點(diǎn)和實(shí)際庫(kù)存的出入很大。所以做手工庫(kù)存商品明細(xì)帳實(shí)在是不可取的方法。但有些工作的確又脫離不了手工做帳。怎樣解決這一矛盾呢？
經(jīng)過(guò)一番苦思冥想和不斷的實(shí)踐，加上對(duì)電子表格的熟練應(yīng)用，我的眼前終于豁然開(kāi)朗：用Excel電子文檔的“手工作帳”代替紙質(zhì)帳頁(yè)作帳，在Excel表上進(jìn)行輸入、統(tǒng)計(jì)、加權(quán)平均法計(jì)算、最后得出發(fā)出商品成本和月末余額，把需要的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)到盤(pán)點(diǎn)表上，不是可以用一張簡(jiǎn)單的電子表格文檔代替復(fù)雜的手工記錄、輕松計(jì)算銷(xiāo)售成本、對(duì)作帳起到事半功倍的效果嗎？
經(jīng)過(guò)耐心的錄入、仔細(xì)的檢查、核對(duì)和修改，加上對(duì)Excel表格的分類、篩選、排序等方法技巧的應(yīng)用，我終于試著做了一張“Excel”表的庫(kù)存商品明細(xì)帳，不僅方法簡(jiǎn)單、省時(shí)、省力，數(shù)據(jù)精確、品種完全種類清晰，而且整張表格看上去簡(jiǎn)潔大方、沒(méi)有涂改、一目了然，對(duì)帳套的處理起到了極大的推動(dòng)作用?，F(xiàn)簡(jiǎn)單介紹給大家，以便拋磚引玉、取長(zhǎng)補(bǔ)短、互相學(xué)習(xí)，共同推進(jìn)“手工電子”帳套處理的向前發(fā)展。
★在一張Excel表的標(biāo)簽處標(biāo)明月份，在表的上方設(shè)置好表頭，如：日期、摘要、規(guī)格、上期結(jié)存、本期收入、本期發(fā)出、本期結(jié)存等內(nèi)容，按順序輸入上期結(jié)存名稱規(guī)格及數(shù)量、單價(jià)和金額，再按認(rèn)證后入帳的增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票為依據(jù)，在收入欄下面填寫(xiě)數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容，最后按發(fā)票順序輸入銷(xiāo)售數(shù)量，核對(duì)無(wú)誤后，對(duì)規(guī)格型號(hào)作簡(jiǎn)單的調(diào)整，使整體上的分類盡量精簡(jiǎn)到最少， 這時(shí)選中全部表格，點(diǎn)擊表上方“數(shù)據(jù)”欄的“排序”按鈕，選中按“規(guī)格型號(hào)”排序的列按鈕，點(diǎn)擊確定，整張表格便會(huì)按“規(guī)格型號(hào)”分為幾類，于是就省掉了我們?cè)诤窈褚化B帳單中尋找相同型號(hào)登記入帳的工作，要知道這是相當(dāng)麻煩的一項(xiàng)工作，而且也方便我們及時(shí)調(diào)整一些已不存在的規(guī)格型號(hào)，簡(jiǎn)化帳頁(yè)。在排序后的表格中，在每一個(gè)品種下面插入一行作為合計(jì)欄，合計(jì)欄用彩色填充加以區(qū)分，并插入一列，在列和彩色條之間寫(xiě)上“本月合計(jì)”字樣，就可以在空白行中進(jìn)行合計(jì)、加權(quán)平均單價(jià)及成本的計(jì)算，用公式計(jì)算出上期結(jié)存、本期購(gòu)入、本期銷(xiāo)售、本期結(jié)存的數(shù)量、單價(jià)和金額。完成計(jì)算工作后，按“CTRL鍵+SHFIT鍵”復(fù)制一張相同內(nèi)容的表格，在后一張表格中，選中“本月合計(jì)”列，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”——“篩選”——“自動(dòng)篩選”，在本月合計(jì)列右上方出現(xiàn)一個(gè)小三角符號(hào)，拉出下拉菜單，在下拉菜單中選取“本月合計(jì)”字樣，出現(xiàn)一張彩色盤(pán)點(diǎn)表，將這張盤(pán)點(diǎn)表打印出來(lái)，就可以做成本結(jié)轉(zhuǎn)帳了。
這種方做帳簡(jiǎn)單、實(shí)用、容易理解，如果還想做一本實(shí)際的手工帳，可以把盤(pán)點(diǎn)表上的數(shù)據(jù)抄寫(xiě)到紙質(zhì)帳頁(yè)上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于驗(yàn)算。
需要強(qiáng)調(diào)的是，在實(shí)際工作中，接觸的商品品種類型復(fù)雜，有的分為上十個(gè)甚至上百上千種類型，為了節(jié)省時(shí)間、集中精力把帳做好，可以作一個(gè)簡(jiǎn)單的歸類， 功能性質(zhì)相同、單價(jià)也相當(dāng)?shù)木涂梢苑譃橐活?，不必每一樣都分到最?xì)，這樣是無(wú)論如何也分不完的。歸類后簡(jiǎn)單明了，調(diào)起帳來(lái)也就容易多了。
還有些商品在實(shí)際銷(xiāo)售中可能暫時(shí)沒(méi)有發(fā)票，這時(shí)會(huì)出現(xiàn)暫估入帳的現(xiàn)象，這特別是在一些不規(guī)范的企業(yè)中是相當(dāng)普遍的，暫估入帳在月初要進(jìn)行沖回，成本結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)要進(jìn)行差價(jià)調(diào)整，在月末進(jìn)行重新暫估，待發(fā)票開(kāi)來(lái)進(jìn)行入帳處理。作為一名會(huì)計(jì)人員，也有責(zé)任及時(shí)提醒企業(yè)開(kāi)具發(fā)票，履行納稅義務(wù)。
在Excel表格的計(jì)算當(dāng)中，還有許多值得借鑒和學(xué)習(xí)的方法，以上介紹的僅只是一些簡(jiǎn)單方法，希望大家能從中得到有益的啟示。
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