外貿企業(yè)主要是指處于流通環(huán)節(jié)的貿易公司，一般來說，沒有屬于自己的生產設備，沒有明確屬于本公司的自產產品，主要依靠外購產品再對外銷售，其經(jīng)營方式與生產企業(yè)有很大的差別，故其出口退稅申報操作流程與生產企業(yè)相比也有較大的差別。具體來說，外貿企業(yè)的出口退稅申報操作流程如下：
一、外貿企業(yè)應在貨物報關出口之日起90日內，準備以下出口退稅單證，用于出口退稅申報。主要包括：
1、出口貨物報關單(出口退稅專用)；
2、出口商品專用發(fā)票；
3、購進貨物取得的增值稅專用發(fā)票(抵扣聯(lián)，并應自開票之日起30日內辦理認證手續(xù))或分批單；
4、外匯核銷單(出口退稅聯(lián))；
5、主管稅務機關要求提供的其他資料。
二、外貿企業(yè)應在貨物報關出口后，及時取得出口貨物報關單，并登錄電子口岸，查詢比對出口信息與紙質報關單是否一致。若一致，應在每個工作日的上午8：00至下午16：00向國稅局提交電子信息。
三、根據(jù)主管稅務機關要求，使用指定的外貿企業(yè)出口退稅申報軟件錄入出口退稅信息，生成出口退稅申報數(shù)據(jù)，傳遞至軟盤。
四、整理、裝訂出口退稅報表、單證成冊，在規(guī)定的申報時間內辦理出口退稅正式申報。若申報數(shù)據(jù)準確、單證無誤、報表一致，則通過審核，轉入審批環(huán)節(jié)；若存在需要調整、更正的數(shù)據(jù)或單證及報表，則應按主管稅務機關的要求進行處理。
五、對于已經(jīng)審批完畢的出口貨物，主管稅務機關將按法定程序辦理退庫手續(xù)。外貿企業(yè)應根據(jù)銀行退轉的出口退稅退付憑證進行賬務處理，至此申報完畢。
附：外貿企業(yè)出口退稅申報錄入的操作流程
基本要求：
1、申報軟件：外貿企業(yè)出口退稅申報系統(tǒng)10.0版（該軟件從本網(wǎng)站下載、安裝，并進行系統(tǒng)維護，之后方可操作使用）
2、申報系統(tǒng)安裝路徑：c:/出口退稅/出口退稅申報系統(tǒng)10.0版
3、拷取或下載認證發(fā)票信息的保存路徑：A:/出口退稅/認證發(fā)票信息
4、網(wǎng)上下載預審反饋信息的保存路徑：c:/出口退稅/審核反饋信息
(注：以上內容可以根據(jù)個人習慣自行設置，出口退稅稅種僅指增值稅,以下僅指出口退稅申報而不包括單證申報,由于出口退稅遠程申報系統(tǒng)和出口退稅申報軟件的不斷更新，以下內容可能會存在變動的地方，請注意查詢最新通知。)
第一步：拷取或下載增值稅專用發(fā)票認證信息并讀入申報系統(tǒng)
進入出口退稅申報系統(tǒng)7.1版，所屬期為200601，選擇“基礎數(shù)據(jù)采集/外部數(shù)據(jù)采集/認證發(fā)票信息讀入”，在彈出的“認證發(fā)票信息讀入”窗口，選擇目標文件為，點擊“確定”，系統(tǒng)彈出提示“一共(多少)條數(shù)據(jù)，確定讀入嗎?(Y/N)”（這里的數(shù)據(jù)數(shù)量與企業(yè)當月認證的進項發(fā)票數(shù)量一致），選擇“是”，系統(tǒng)提示“認證發(fā)票信息讀入完畢”，點擊“確定”。
第二步：錄入出口退稅購進明細數(shù)據(jù)
選擇“基礎數(shù)據(jù)采集/進貨明細申報數(shù)據(jù)錄入”，點擊“增加”
關聯(lián)號：2006010001（10位）
稅種：V(此處僅指增值稅)
部門代碼、部門名稱：企業(yè)沒有分部核算，則此為空
申報年月：系統(tǒng)根據(jù)所屬期自動填，如2006年1月，則填200601（6位）
申報批次：當月申報的批次數(shù)。第1次申報為01（2位），第2次申報為02，依次類推
序號：同一關聯(lián)號下多項進貨的順序號，0001（4位），依次類推
發(fā)票號碼：購進貨物的增值稅專用發(fā)票右上角的數(shù)字（8位），回車后自動生成以下項目
發(fā)票代碼：系統(tǒng)根據(jù)讀入的認證發(fā)票信息自動生成
進貨憑證號：同上
分批批次：同上
供貨方納稅號：同上.
發(fā)票開票日期：同上
商品代碼：此票貨物對應出口報關單上的編號，回車后自動生成以下項目
商品名稱：系統(tǒng)自動生成
單位：同上
數(shù)量：根據(jù)購進增值稅專用發(fā)票或分批單位上本次申報數(shù)量來填寫，注意保證單位同以上單位一致
計稅金額：系統(tǒng)根據(jù)讀入的認證發(fā)票信息自動生成，如果是分批單時，此處要填分批單上本次申報金額。
法定征稅稅率：同上
稅額：同上
退稅率：系統(tǒng)自動生成
可退稅額：同上
專用稅票號：無則空
備注：在填寫出口貨物輔料時，數(shù)量為零，此處填WT。
回車后，系統(tǒng)提示，點擊“保存”則保存此筆記錄，點擊“保存并增加”則保存此筆記錄后新增一條空白記錄。進貨明細數(shù)據(jù)錄入完畢后，點擊“審核認可”按鈕，選擇數(shù)據(jù)范圍為“當前篩選條件上所有記錄”，選擇操作為“審核”，點擊“確認”，則所有進貨明細數(shù)據(jù)的標識一欄設置為“R”， 點擊“退出”，回到主界面。
第四步：錄入出口退稅出口明細數(shù)據(jù)：
選擇“基礎數(shù)據(jù)采集/出口明細申報數(shù)據(jù)錄入”，點擊“新增”
關聯(lián)號：同進貨
部門代碼、部門名稱：企業(yè)沒有分部核算，則此為空
申報年月：當月申報的批次數(shù)。第1次申報為01（2位），也可輸入1后回車生成
申報批次：當月申報的批次數(shù)。第1次申報為01（2位），也可輸入1后回車生成
序號：同一關聯(lián)號下多項進貨的順序號，0001（4位），也可輸入1后回車生成
進料登記冊號：非進料加工業(yè)務，此處為空
出口發(fā)票號：企業(yè)開具的出口發(fā)票上的號碼
報關單號：報關單上海關編號的后9位+0+報關單上列示的出口商品項號(01)共12位
出口日期：報關單上的出口日期
美元離岸價：出口商品的出口美元離岸價，幣種及成交方式不一致的，需要換算。
核銷單號：見報關單上的批準文號
商品代碼：出口商品的商品編號
商品名稱：系統(tǒng)根據(jù)以上商品編號自動生成
單位：系統(tǒng)根據(jù)以上商品編號自動生成
出口數(shù)量：報關單上出口商品的數(shù)量
實退稅數(shù)量：系統(tǒng)自動生成
平均單價：同上
出口進貨金額：同上
退稅率：同上
退增值稅稅額：同上
退消費稅稅額：同上
代理證明號：“代理出口證明”的編號+01
遠期收匯證明：遠期收匯證明的編號
備注：
標識：
申報標志：
調整標志：
回車后，系統(tǒng)提示，點擊“保存”則保存此筆記錄，點擊“保存并增加”則保存此筆記錄后新增一條空白記錄。
出口明細數(shù)據(jù)錄入完畢后，點擊“審核認可”按鈕，選擇數(shù)據(jù)范圍為“當前篩選條件上所有記錄”，選擇操作為“審核”，點擊“確認”，則所有進貨明細數(shù)據(jù)的標識一欄設置為“R”
點擊“退出”，回出主界面。
第五步：初審
選擇“數(shù)據(jù)加工處理/進貨出口數(shù)量關聯(lián)檢查”，彈出“文本查看器”
若存在進貨與出口數(shù)量不匹配的情況，會給出具體的關聯(lián)號，并在進貨及出口數(shù)據(jù)的標識欄出現(xiàn)E的錯誤標志。出現(xiàn)該種情況，則需要修改進貨或出口數(shù)據(jù)，保證進貨與出口數(shù)量一致，修改之后還要注意進行“審核認可”，來修正數(shù)據(jù)標識上的“E”狀態(tài)。注意無論是進貨及出口是一方面出錯，還是兩方面出錯，修改后雙方都需要重新做“審核認可”。無錯誤，點“關閉”即可。
選擇“數(shù)據(jù)加工處理/換匯成本檢查”，彈出“文本查看器”
正常情況下，出現(xiàn)換匯成本檢查通過的結果，點“關閉”即可
可能出現(xiàn)換匯成本高或低的情況，一般不影響申報
若出現(xiàn)未找到換匯成本檢查數(shù)據(jù)，則是因為做進貨及出口明細數(shù)據(jù)錄入后未做審核認可標志或前一步數(shù)量關聯(lián)檢查出錯或修改后未做審核認可檢查來訂正數(shù)據(jù)標識上的“E”
選擇“數(shù)據(jù)加工處理/預申報數(shù)據(jù)一致性檢查”，彈出“文本查看器”
正常情況下，出現(xiàn)預申報數(shù)據(jù)一致性檢查通過的結果，點“關閉”即可
若出現(xiàn)不一致的結果，則需要修改申報明細數(shù)據(jù)。
第六步：生成預申報數(shù)據(jù)
選擇“數(shù)據(jù)加工處理/生成預申報數(shù)據(jù)”，彈出“生成預申報軟盤”對話框，若是退稅申報，則選擇“退稅申報”，關聯(lián)號<=后，輸9個9若是單證申報，則選擇“單證申報點“確定”出現(xiàn)文本查看器，沒有錯誤則無內容顯示，點擊“關閉”出現(xiàn)“生成申報軟盤”對話框，①若是稅務局支持網(wǎng)上遠程預審，則選擇“遠程申報”，下面的路徑系統(tǒng)自動給出，其結果是打開一個出口退稅網(wǎng)頁，根據(jù)企業(yè)上傳的預審數(shù)據(jù)，稅務局遠程進行預審，并反饋預審信息，下載后企業(yè)可以根據(jù)反饋信息進行相關處理；②若是需要到稅務局進行預審，則選擇“本地預審”，路徑是A：，其需要進行預審數(shù)據(jù)被保存到軟盤上。企業(yè)攜帶軟盤到所屬稅務局進行預審。點擊“確定”彈出“生成預申報數(shù)據(jù)”窗口，顯出預申報數(shù)據(jù)存放路徑，以供遠程申報上傳使用
第七步：遠程預審：登錄出口退稅遠程申報系統(tǒng)
選擇“預審數(shù)據(jù)上傳”，輸入相關信息點擊“瀏覽”，通過預申報數(shù)據(jù)存放路徑找到預申報數(shù)據(jù)文件，點擊“上傳”，提示“上傳成功”。
選擇“查詢下載信息”，找到已經(jīng)預審完成的反饋信息后，點擊“下載”，選擇“保存”下載文件，保存路徑為“C:/出口退稅/審核反饋信息”，點擊“保存”。由于每次退稅預審反饋的文件名都是相同的，但其內容不同，所在當其提示“是否替換它”時，選擇“是”。
第八步：預審反饋信息處理，進入出口退稅申報系統(tǒng)8.0版
選擇“預審反饋處理/退稅申報預審信息接收”，在彈出的“稅務機關反饋信息讀入”對話框中，根據(jù)前一步稅務機關預審反饋信息下載保存的路徑，選擇選擇目標是否讀入”時，選擇“是”，彈出“稅務機關反饋信息讀入”存放路徑的對話框(無須更改)，點擊“確定”，彈出“確定讀入上列數(shù)據(jù)嗎？”，選擇“是”，系統(tǒng)提示“成功讀入”，選擇“確定”
選擇“預審反饋處理/退稅預審信息處理”，顯示具體的反饋信息，企業(yè)根據(jù)反饋信息來具體處理申報數(shù)據(jù)，比如說數(shù)據(jù)不正確的修改數(shù)據(jù)，電子信息未到的等待信息齊全等等。
如果沒有影響正式申報的問題，就可以進行下一步，確認正式申報數(shù)據(jù)了。
第九步：確認正式申報數(shù)據(jù)
選擇“預審反饋處理/確認正式申報數(shù)據(jù)”，
第十步：生成正式申報數(shù)據(jù)
打印進貨明細表：選擇“退稅正式申報/查詢本次申報數(shù)據(jù)/進貨明細申報數(shù)據(jù)查詢”，點擊“擴展功能”，選擇“打印到EXCEL”，點擊“打印”，份數(shù)為“2”打印出口明細表：選擇“退稅正式申報/查詢本次申報數(shù)據(jù)/出口明細申報數(shù)據(jù)查詢”，點擊“擴展功能”，選擇“打印到EXCEL”，點擊“打印”，份數(shù)為“2”
注：如果選擇“打印到EXCEL”，則生成的報表為A4紙大?。蝗绻x擇“打印報表”，則生成的報表為B4或A3紙型大小
打印匯總表：選擇“退稅正式申報/查詢本次申報數(shù)據(jù)/退稅匯總申報表錄入”，點擊“增加”，申報年月為“200601”，批次為“01”，以下內容自動生成，點擊“保存”。點擊“打印報表”按鈕，選擇“打印到EXCEL”，點擊“打印”，份數(shù)為“4”，紙型為A4大小
生成正式申報軟盤：選擇“退稅正式申報/生成退稅申報軟盤”，彈出“退稅申報軟盤”對話框，選擇申報路徑為“本地申報”，路徑為“A”
第十步：正式申報
申報資料：裝訂報表封皮(1份)（需加蓋企業(yè)公章）
出口退稅匯總申報表(3份，其中1份裝訂) （需加蓋企業(yè)公章）
進貨明細申報表(1份) （需加蓋企業(yè)公章）
出口明細申報表(1份) （需加蓋企業(yè)公章）
增值稅專用發(fā)票(抵扣聯(lián))或分批單
出口貨物報關單（出口退稅專用）
出口商品專用發(fā)票
外匯核銷單(出口退稅聯(lián))
正式申報軟盤
