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說明:
本文為 2016年7月寫的舊文,最近有好幾個讀者朋友問到類似問題,現(xiàn)搬到公眾號。
前言
前天《“偷懶”的技術(shù)》讀友群里有讀者提出下面的問題:
下表中用Excel的什么功能能表示數(shù)據(jù)的同比增減情況?如果環(huán)比有所增加,用向上箭頭標注;若同比有所下降,用向下箭頭標注。
效果如下圖所示:
這是財務(wù)人員很常見的一個需求,很有代表性,就抽時間將原來簡短的回答擴充成本篇文章。希望對大家有幫助。
這個需求有二個方法可以實現(xiàn):公式和條件格式(圖標集)。圖標集是2007版才增加的功能,所以Excel 2003版的用戶只能使用第一個方法。
問題看以簡單實際上還是有點小小的困難,難點在于:
公式法難點:如何智能化的判斷數(shù)據(jù)是增還是減,自動給箭頭添加不同的顏色,以示區(qū)分。
圖標集難點:如何批量給多個單元格加上相應(yīng)的圖標?
下面分別介紹:
在D2單元格中輸入公式
=IF(C2>B2,"▲",IF(C2=B2,"","▼"))
然后將D列的列寬設(shè)置剛好一個字符的寬度,這樣上下三角箭頭就緊貼2016年的數(shù)據(jù)。效果如下圖:
這個需求有二個方法可以實現(xiàn):公式和條件格式(圖標集)。圖標集是2007版才增加的功能,所以Excel 2003版的用戶只能使用第一個方法。
下面分別介紹
在D2中輸入公式
=IF(C2>B2,"▲",IF(C2=B2,"","▼"))
然后將D列的列寬設(shè)置剛好一個字符的寬度,這樣上下三角箭頭就緊貼2016年的數(shù)據(jù)。效果如下圖:
盡管已經(jīng)實現(xiàn)了所需的功能,但是不太完美,上下三角箭頭顏色一樣的,不好區(qū)分,不能一眼就看出哪個是增加,哪個是減少。所以應(yīng)該用顏色區(qū)分:
假設(shè)同比增長用紅色,同比下降用綠色。如果數(shù)據(jù)是固定不變,我們可以通過設(shè)置單元各的字體顏色來分別將其設(shè)為紅色或綠色。數(shù)字可能會發(fā)生變化,為了達到字符隨在數(shù)字大小相應(yīng)變化,可以用自定義格式。
操作步驟:
1、 將D2單元格公式改為=IF(C2>B2,1,IF(C2=B2,0,-1)),然后下拉填充至D8。此公式的計算結(jié)果是,當(dāng)2016年金額顯示大于2015年時,返回1,小于2015時返回-1,二者相等時為空。
2、 選定D2:D8單元格區(qū)域,右鍵,設(shè)置單元格格式
[紅色]▲;[綠色]▼;
如下圖:
自定義格式解釋:
上圖的自定義格式用分號隔成三段:
第一段用于正數(shù)的格式,第二段用于負數(shù),第三段用于0。
[紅色]表示將字體設(shè)置為紅色。
翻譯一下就是:
如果單元格的值是正數(shù),就顯示為紅色上三角形(公式結(jié)果為1的顯示紅色上三角);
如果是負數(shù)就顯示為綠色下三角形(公式結(jié)果為-1的顯示綠色下三角);
如果是零,顯示為空。
詳細的解釋參見文后的自定義格式的相關(guān)知識點。
在Excel 2007的版本中條件格式增加了圖標集的功能,我們可以使用這個功能進行標注。但是這個功能有一點小小的缺陷:
不能使用相對引用,也就是不能將多單元格批量設(shè)置為符合要求的圖標。
下面我們來看如何設(shè)置以及如何規(guī)避這個缺陷。
選中C2:C8單元格區(qū)域→點擊Excel的“開始”選項卡下的“條件格式”圖標→在彈出的下拉菜單選擇“新建規(guī)則”→在彈出的新建規(guī)則窗口中,規(guī)則類型選擇第一個“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”;格式樣式設(shè)置為“圖標集”,圖標樣式選擇上下箭頭(也可選擇上下三角符號)。然后按下圖進行設(shè)置:
設(shè)置后出現(xiàn)的結(jié)果如下:
顯然,C3和C4單元格圖標是錯誤的。
為什么出現(xiàn)這種結(jié)果呢?
因為條件格式設(shè)置的值是$B$2,為絕對引用,C2:C8單元格都是與B2單元格進行比較,而不是與同一行的單元格比較,所以會出現(xiàn)上面的錯誤。
那我們將$B$2改為B2,怎么樣呢,會出現(xiàn)這樣的錯誤提示:
假如再將其改成$B$$2:$B$8單元格區(qū)域,又會彈出下面的錯誤提示:
那如何才能讓條件格式進行相對引用呢?
我們可以這樣做:
選擇要設(shè)置條件格式的單元格時,僅選擇C2單元格,然后還是按照上面的步驟進行設(shè)置,將值“=$B$2”改為
=OFFSET($B$2,ROW()-2,0)
然后點擊“確定”退出。
公式中的ROW表示取當(dāng)前行的行號,OFFSET函數(shù)為單元格引用函數(shù),上面的公式表示以B2為基準,向下偏移到對應(yīng)行的單元格。
通過OFFSET函數(shù)和ROW函數(shù),解決了圖標集不能使用相對引用的問題。
我們在設(shè)置好B2單元格的條件格式后,再選擇B2單元格,然后雙擊格式刷,逐個點擊C3、C4……C8單元格,將B2單元格的條件格式應(yīng)用到C3、C4……C8單元格。
通過這個方法可以解決不能將多個單元格批量設(shè)置條件格式(圖標集)的問題
設(shè)置好后,效果如下圖:
基本上實現(xiàn)了我們的需求,美中不足的是此方法圖標的顏色不能自定義設(shè)置,比如無法將向上的箭頭改成紅色,向下改成綠色。
附“自定義格式中關(guān)于條件設(shè)置”的相關(guān)知識:
完整的條件格式共分為四段:
[條件1][顏色1]數(shù)字格式1;[條件2][顏色2]數(shù)字格式2;[顏色3]數(shù)字格式3;[顏色4]文本格式4
四段不一定要分全,如果只寫一段,則為:
[條件][顏色]數(shù)字格式
用于表示所有滿足條件的全部數(shù)字,
如果是二段:
[條件][顏色]數(shù)字格式;[顏色3]數(shù)字格式3
第一段表示用于滿足條件的數(shù)字,第二段表示不滿足條件的格式
如果是三段:
[條件1][顏色1]數(shù)字格式1;[條件2][顏色2]數(shù)字格式2;[顏色3]數(shù)字格式3
第一段用于滿足條件1的數(shù)字,第二段用于滿足條件2的數(shù)字,第三段表示不滿足條件1、2的格式
條件1和條件2都可以被省略。當(dāng)未指定條件時,條件1默認為">0",條件2默認為“<0"。即四個區(qū)段中,第一區(qū)段用于正數(shù),第二區(qū)段用于負數(shù),第三區(qū)段用于0,第四區(qū)段用于文本。即為下面的格式
關(guān)于自定義格式中各種符號的相關(guān)知識及應(yīng)用,其內(nèi)容較多,這里就不一一介紹了,請參閱Excel的幫助文件或閱讀《“偷懶”的技術(shù):打造財務(wù)Excel達人》的第三章。
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