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Excel中設置到期提醒，能提醒幾天到期，還能改變填充色

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2022.03.21

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Hello，大家好！今天和大家分享如何在Excel中設置日期提醒。

我們在工作中會遇到諸如，合同多久到期，應收賬款是否到期等，各種到期提醒問題。今天就和大家分享如何處理到期問題的一個案例。

1

問題描述

如下圖所示，各員工持有的證件到期日期不同。

要求：1、以當天日期作為比較基準，如果證件已到期，在提示欄內顯示“已過期”；如果證件在未來7天內到期，提示欄內顯示“緊急提醒”；如果證件在未來30天內到期，提示欄內顯示“即將到期”。

2、已到期，整行記錄填充紅色背景色；緊急提醒，整行記錄填充黃色背景色；即將到期，整行記錄填充綠色背景色。

期望得到的效果如下圖所示：

2

操作步驟

1、在D2單元格輸入公式：

=IF(C2<TODAY(),"已過期",IF(C2<TODAY()+7,"緊急提醒",

IF(C2<TODAY()+30,"即將到期","")))

拖動填充柄向下復制公式。

2、選中A2:D8單元格，單擊【開始】-【條件格式】-【新建規(guī)則】，打開【新建格式規(guī)則】對話框。

（1）選擇【使用公式確定要設置格式的單元格】；

（2）輸入公式：=$C2<today()；

（3）單擊【格式】，設置填充色為紅色。

單擊確定，可以看到已過期的記錄，整行數據填充為紅色。

接下來按照同樣的方法，為7天內到期的記錄填充黃色，為30天內到期的記錄填充為綠色。

3、選中A2:D8單元格，單擊【開始】-【條件格式】-【新建規(guī)則】，打開【新建格式規(guī)則】對話框。

（1）選擇【使用公式確定要設置格式的單元格】；

（2）輸入公式：=$C2<today()+7；

（3）單擊【格式】，設置填充色為黃色。

單擊確定，得到的結果如下圖所示?？梢钥吹剑粌H7天內到期的記錄填充為黃色，已過期的記錄也填充為黃色。

單擊【開始】-【條件格式】-【管理規(guī)則】，打開如下圖對話框。單擊選中第1個規(guī)則（也就是填充黃色的規(guī)則），然后單擊向下的小三角按鈕。

這樣原本排在第1位的規(guī)則，移動到下方，成為第2個規(guī)則，如下圖所示：

單擊確定后，可以發(fā)現已過期的記錄顯示為黃色，7天內到期的記錄顯示為綠色。

4、選中A2:D8單元格，單擊【開始】-【條件格式】-【新建規(guī)則】，打開【新建格式規(guī)則】對話框。

（1）選擇【使用公式確定要設置格式的單元格】；

（2）輸入公式：=$C2<today()+30；

（3）單擊【格式】，設置填充色為綠色。

單擊確定，得到的結果如下圖所示?？梢钥吹剑粌H30天內到期的記錄填充為綠色，已過期和7天內到期的記錄也填充為綠色。

單擊【開始】-【條件格式】-【管理規(guī)則】，打開如下圖對話框。

單擊選中第1個規(guī)則（也就是填充綠色的規(guī)則），然后單擊向下的小三角按鈕，一直到該規(guī)則移動到最下方。如下圖所示：

單擊確定，得到的結果如下圖所示?？梢钥吹?，已過期的填充為紅色；7天內到期的填充為黃色；30天內到期的填充為綠色。

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原理解析

本例中，需要將各員工的證件到期日期與當天日期進行比較。使用today()函數動態(tài)獲取當天日期。今天是2022/3/21，那么today()返回的日期就是2022/3/21。當日期變化時，today()返回的當天日期會自動更新。

將證件到期日期與當天日期比較，如果證件到期日期在當天日期之前，也就是說證件到期日期小于當天日期，則提示“已過期”；如果證件到期日期在未來7天內，則提示“緊急提醒”；如果證件到期日期在未來30天內，則提示“即將到期”。這是邏輯判斷的情形，我們自然想到使用IF函數。因為涉及多種情形，因此要多層嵌套IF函數。

對證件到期日期與當天日期進行比較后，根據不同的間隔天數，對整行數據填充不同的背景色。我們會想到使用條件格式。在條件格式新建規(guī)則對話框中，如果公式返回的值為True，則適用設置的格式。在本例中，設置了3個條件格式規(guī)則。當證件到期日期小于當天日期時，背景色填充為紅色；當證件到期日期在未來7天內時，背景色填充為黃色；當證件到期日期為未來30天內時，背景色填充為綠色。

當設置這3個條件格式規(guī)則時，我們需要調整3個規(guī)則的優(yōu)先順序。在【條件格式規(guī)則管理器】對話框中，排在前面的規(guī)則優(yōu)先級別較高，而排在后面的規(guī)則優(yōu)先級別較低。如果我們把條件格式規(guī)則“=$C2<today()+30 背景色填充為綠色”排列在第1個，即優(yōu)先級別最高，那么已到期和7天內到期的也會被填充為綠色。因為已到期和未來7天內到期也滿足這個公式。所有在設置條件格式規(guī)則后，需要調整條件格式規(guī)則的優(yōu)先順序。將條件格式規(guī)則“=$C2<today() 背景色填充為紅色”排列在第1個；將條件格式規(guī)則“=$C2<today()+7 背景色填充為黃色”排列在第2個；將條件格式規(guī)則“=$C2<today()+30 背景色填充為綠色”排列在最后。

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