由于各方面的原因，大家主要還是用Microsoft Word (以下簡稱Word)編輯論文。Word在寫科技論文方面雖然有一些先天不足，但卻提供了非常強(qiáng)大的功能。如果不能充分利用這些功能，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下，拋塊磚。 原則: 內(nèi)容與表現(xiàn)分離 ==================== 一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，前者是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，而后者則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號(hào)等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì)有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。在排版軟件普及之前，作者只需關(guān)心文章的內(nèi)容，文章表現(xiàn)則由出版社的排版工人完成，當(dāng)然他們之間會(huì)有一定交互。Word 倡導(dǎo)一種所見即所得（WYSIWYG）的方式,將編輯和排版集成在一起，使得作者在處理內(nèi)容的同時(shí)就可以設(shè)置并立即看到其表現(xiàn)?？上У氖呛芏嘧髡邽E用WYSIWYG，將內(nèi)容與表現(xiàn)混雜在一起，花費(fèi)了大量的時(shí)間在人工排版上，然而效率和效果都很差。
本文所強(qiáng)調(diào)的“內(nèi)容與表現(xiàn)分離”的原則就是說文章作者只要關(guān)心文章的內(nèi)容，所有與內(nèi)容無關(guān)的排版工作都交給 Word 去完成，作者只需將自己的排版意圖以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬖V Word。因?yàn)閃ord不僅僅是一個(gè)編輯器，還是一個(gè)排版軟件，不要只拿它當(dāng)記事本或?qū)懽职逵谩Ｖ饕ㄗh如下。
6. 參考文獻(xiàn)的編輯和管理。如果你在寫論文時(shí)才想到要整理參考文獻(xiàn)，已經(jīng)太遲了，但總比論文寫到參考文獻(xiàn)那一頁時(shí)才去整理要好。應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時(shí)就整理參考文獻(xiàn)的習(xí)慣。手工整理參考文獻(xiàn)是很痛苦的，而且很容易出錯(cuò)。Word沒有提供管理參考文獻(xiàn)的功能，用插入尾注的方法也很不地道。我建議使用 NoteExpress，它與Word集成得非常好，也提供即寫即引用（Cite while you write，簡稱Cwyw）的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻(xiàn)的的方插入標(biāo)記，它會(huì)為你生成非常美觀和專業(yè)的參考文獻(xiàn)列表，并且對參考文獻(xiàn)的引用編號(hào)也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規(guī)范，減少出錯(cuò)機(jī)會(huì)外，更可以避免正文中對參考文獻(xiàn)的引用和參考文獻(xiàn)列表之間的不匹配。并且從長遠(yuǎn)來說，本次輸入的參考文獻(xiàn)信息可以在今后重復(fù)利用，從而一勞永逸。noteExpress簡明教程: http://www.scinote.com/supportcn/noncgi/attach/2005/09/07/576-NoteExpress.rar 免費(fèi)下載地址: http://www.scinote.com/support/cgi-bin/download_chs.cgi
