郵件發(fā)給他幾天了，他怎么還不回我，不回我怎么做下去，不做下去還怎么向老板交差，不向老板交差怎么活？
他只回我一個(gè)這次活動(dòng)的總結(jié)算怎么回事？我明明還要了去年的年度總結(jié)，下次的活動(dòng)預(yù)算，以及下個(gè)財(cái)年的總體計(jì)劃……
為什么把我的郵件回給整個(gè)組的人？我只是跟你單獨(dú)開(kāi)個(gè)玩笑……
郵件的語(yǔ)氣這么強(qiáng)硬，難道我說(shuō)錯(cuò)什么了，友誼的小船說(shuō)翻就翻了？
……
曾經(jīng)，或現(xiàn)在，職場(chǎng)中的你多多少少都為上面的郵件問(wèn)題所困擾。作為職場(chǎng)中最主要的溝通方式之一，大部分的人每天都要花相當(dāng)?shù)臅r(shí)間處理郵件，工作、合作、交流離開(kāi)它基本無(wú)法順利完成。
工作中如何寫(xiě)出得體的郵件，讓別人愿意與你合作、共事；如何寫(xiě)郵件可以減少誤解，增加效率；如何寫(xiě)郵件可以更好的維系關(guān)系、增進(jìn)溝通，更好的表現(xiàn)出你的職業(yè)素養(yǎng)？掌握以下基本法則，電郵至少不會(huì)是你的職場(chǎng)黑洞了……
法則1：目的明確，一事一問(wèn)
在發(fā)郵件前，先問(wèn)問(wèn)自己：我發(fā)這封郵件的目的是什么？
需要對(duì)方幫助？詢問(wèn)問(wèn)題？溝通進(jìn)度？回答對(duì)方問(wèn)題？...寫(xiě)郵件而不知所謂，是浪費(fèi)自己與別人的時(shí)間。長(zhǎng)久下來(lái)，淹沒(méi)在郵件中的收件人和合作伙伴只會(huì)把你的郵件推后處理。
明確了目的，郵件的標(biāo)題也要簡(jiǎn)單明了，直擊主題，讓收件方也能立刻了解你發(fā)郵件的目的，從而更快的響應(yīng)、回復(fù)你的郵件。一封郵件最好針對(duì)一個(gè)特定的主題，其他事宜可以另起一封郵件分別進(jìn)行討論。即使是同一個(gè)項(xiàng)目，不同的主題雜糅在一起不僅容易降低效率，顧此失彼，還會(huì)造成溝通混亂。
法則2：寫(xiě)郵件要用簡(jiǎn)單、凝練、專業(yè)的語(yǔ)言
用簡(jiǎn)單、凝練的文字寫(xiě)電子郵件。問(wèn)題表述清楚，闡述明確，如果是重點(diǎn)內(nèi)容，或者對(duì)一群收件者的某個(gè)人有特別需要采取行動(dòng)的，要高亮顯示。不要用太艱澀生僻的詞語(yǔ)，過(guò)于復(fù)雜的語(yǔ)句。工作電郵不是施展文學(xué)抱負(fù)、甩包袱抖機(jī)靈的地方。段子手們請(qǐng)稍加壓抑。
也盡量不用通過(guò)工作郵件開(kāi)玩笑，尤其是一些不合時(shí)宜的玩笑。除非涉及保密等特殊情況，在發(fā)送郵件的時(shí)候，你要考慮到你的郵件是否也適合其他人閱讀，包括公司HR和法務(wù)。工作中的郵件不是你捍衛(wèi)隱私的戰(zhàn)場(chǎng)，所以要保持謹(jǐn)慎、專業(yè)的態(tài)度。
發(fā)送前，一定要仔細(xì)校對(duì)。一封郵件如果錯(cuò)字連篇、邏輯混亂，對(duì)收件人來(lái)說(shuō)這是缺乏最基本的尊重。還要稍加思考，是否哪里有會(huì)產(chǎn)生誤解的地方？怎樣改善能避免？
法則3：要有同理心
同理心是你站在別人的角度和位置，嘗試?yán)斫鈩e人的感受的溝通方式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是將心比己，設(shè)身處地的去思考?？梢詥?wèn)問(wèn)自己：
如果是你收到自己的這封郵件，你會(huì)覺(jué)得閱讀輕松明白嗎？
如果別人發(fā)郵件，連你的名字都寫(xiě)不對(duì)，你會(huì)對(duì)對(duì)方有好感嗎？
如果自己像收件人一樣忙，什么樣的郵件你才更愿意優(yōu)先處理？
如果別人找你幫忙，卻頤指氣使，你會(huì)愿意與之合作嗎？
有了同理心在寫(xiě)郵件時(shí)就會(huì)態(tài)度更友好、更懂得尊重別人，更細(xì)致的遣詞用句。也許只是一些微小的區(qū)別，卻會(huì)造成情感上的大不同。而這些差別直接關(guān)系到你們?nèi)蘸筮M(jìn)一步的合作關(guān)系。
人都是更樂(lè)于被認(rèn)同、鼓舞和感謝的。所以收件人在幫了你的忙時(shí)，不要吝惜你的肯定、感謝和贊美，即使這是他們的本職工作，也不要將此視之理所當(dāng)然。
以防疏漏，你可以嘗試建立自己的郵件模板。
稱謂
簡(jiǎn)單的問(wèn)候/感謝
解釋本封郵件的目的與主旨
需要收件人的具體行動(dòng)
結(jié)束語(yǔ)
簽名
法則4：及時(shí)回復(fù)
現(xiàn)在很多人每天上班打開(kāi)電腦，都會(huì)被郵件所淹沒(méi)，但是可能的話，還是要盡可能及時(shí)回復(fù)別人的郵件，這不僅僅是是出于禮貌，也是更有職業(yè)素養(yǎng)的表現(xiàn)。如果對(duì)郵件中所要求的事情沒(méi)有辦法立刻完成，也可以先向?qū)Ψ酱_認(rèn)你收到郵件，大致準(zhǔn)備在什么時(shí)候可以完成，或者你的提議、計(jì)劃是什么。
總結(jié)
無(wú)論是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外的交流中，工作郵件既是重要的溝通方式，也是打造自己職業(yè)形象的重要一面。會(huì)寫(xiě)得體的電郵、懂得電郵的禮儀，是行走職場(chǎng)不可或缺的利器。
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