知識管理是一個事件，要發(fā)揮作用需要具備幾個條件，一個是主體：知識使用者，一個是客體：知識提供者。主體和客體要發(fā)生作用，這中間有個中介，我們暫且稱為“知識門戶”。其作用是主體與客體之間的交互界面。
知識提供者通過知識門戶提供相關(guān)知識，但由于缺乏明確的需求對象，提供的知識是相對發(fā)散性的，無法對知識使用者提供有針對性的知識，同樣的道理，知識使用者一方面自己有不同的屬性（如工作性質(zhì)不同，銷售或者市場），另一方面，不同的應(yīng)用場景使用的需求也不同。這時候就會變成雙方的信息量掌握不對稱，一邊是知識提供者提供的知識填滿了知識倉庫，一邊是知識使用者不能及時精確的尋找到自己所需要的各類知識。這時候，所謂的“全文檢索”等技術(shù)也不能從實際上幫到我們做相關(guān)知識的類聚。中文搜索引擎最常用不過百度，試試搜索一下“知識管理”關(guān)鍵字，馬上給你提示：找到相關(guān)網(wǎng)頁約3,570,000篇，哪些是和我們相關(guān)的呢？佛祖知道，你我不知道。
如何才能有效的在茫茫的知識海洋將自己所需要的知識進(jìn)行類聚呢？
一種方式我們稱為“異步知識傳遞”。就是知識提供者提供知識和知識使用者使用知識的時候兩者存在著時間差。從技術(shù)上我們可以使用“靜態(tài)知識地圖”，根據(jù)知識使用者的角色定位，梳理好相關(guān)階段內(nèi)需要的文檔。舉個例子，一個新員工入職了，首先需要填寫個人簡歷，接下來會填寫新員工入職申請表、電腦申請表等等，我們按照流程次序把需要使用到的表單模板都陳列在一起，新員工按照這個次序填寫完畢，他（她）的新員工入職流程也就走完了。這種模式是針對“新員工”這個維度來進(jìn)行的。同樣的道理，一個銷售員從開始接觸客戶的時候，需要用到的公司簡介、到過程需要使用到的各類技術(shù)文檔，到最終簽約時的報價與合同模板，都可以用知識地圖的方式進(jìn)行展現(xiàn)。這樣，我們就可以按照職位、崗位等不同的屬性設(shè)定與之相關(guān)的知識地圖。
使用這種方式的前提是，相關(guān)的文檔模板是在一段時間被相對比較固定使用的，不會頻繁變更。
一種方式稱為“同步知識傳遞”。就是知識使用者可以同步接收到知識提供者提供的知識，并可以根據(jù)需要進(jìn)行對話。這種方式可以使用的技術(shù)主要有“動態(tài)知識地圖”和即時通訊工具。
還是銷售員的例子，靜態(tài)知識地圖解決了的問題是，站在銷售員的角度，各個階段需要使用到的文檔模板。但是如果站在銷售經(jīng)理甚至更高的角度，如果管理的銷售員有多個，這時候我們就需要關(guān)注不同的階段中，各個銷售員各自提交了哪些文檔。要實現(xiàn)這種效果，這時候就需要使用到“動態(tài)知識地圖”。根據(jù)這種技術(shù)，我們可以定義即時抽取發(fā)表在預(yù)設(shè)目錄下的文檔，并按照我們規(guī)定好的模式進(jìn)行展現(xiàn)。比如銷售可以分為銷售線索、銷售機(jī)會等階段，銷售員只要在預(yù)設(shè)的銷售線索目錄下提交相關(guān)的文檔，我們就可以在預(yù)設(shè)的銷售經(jīng)理動態(tài)知識地圖中展現(xiàn)各個銷售員提交的文檔。這樣銷售經(jīng)理就可以通過動態(tài)知識地圖，隨時了解各個銷售員的進(jìn)展。如果在接收知識的過程中發(fā)現(xiàn)有問題，可以隨時使用即時通訊工具進(jìn)行溝通。
還有一種方式稱為“協(xié)同知識傳遞”。就是在實際的工作過程中知識提供者根據(jù)不同的工作階段實時的提供相應(yīng)的知識，實現(xiàn)這種方式，我們使用的工具為“內(nèi)嵌知識地圖”。
舉個例子，項目管理的WBS中一般分為不同階段和若干個項目子任務(wù)。在不同的項目子任務(wù)中輸出物編寫，對于有經(jīng)驗的項目干系人自然是手到擒來，但剛接觸不久的新人，如何才能不至于偏離太多。這時候，我們可以在每個項目的子任務(wù)內(nèi)嵌該子任務(wù)曾經(jīng)編制效果最好的輸出物作為標(biāo)桿以便干系人作為參考，在使用過程中建立反饋機(jī)制，可以編制該子任務(wù)的過程溝通，在該子任務(wù)完結(jié)時，編寫任務(wù)完成小結(jié)，這樣便將知識不斷的融入到新的解決方案。在工作過程中如影相隨的知識地圖，可以有效的提高我們的工作效率，而且對使用者幫助的目標(biāo)性更強，這樣的話，推行知識管理不再是被人抗拒的障礙，可以水到渠成。
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