在GTD中有最為經(jīng)典的五個(gè)步驟，收集、處理、計(jì)劃、行動(dòng)、回顧，本講從GTD五步驟的角度，整體描述Outlook應(yīng)用。
收集步驟，我一般選擇兩種方式：
第一種是在桌面上創(chuàng)建Outlook便簽快捷方式，有了新的想法立刻記錄進(jìn)去，具體實(shí)現(xiàn)方式見(jiàn)這篇文章：。便簽，是需要一天清理一次的！ 第二種是直接在任務(wù)列表中設(shè)置InBox類別，直接添加任務(wù)，這種情況大多是想到一個(gè)Project但是不用立刻操作的，該列表一周清理一次。 在處理步驟中，古道的GTD更加強(qiáng)調(diào)刪除沒(méi)有必要去做的任務(wù)，這一步驟在Outlook中的操作方式是：將所有打算去做的Projects列入“聯(lián)系人Project文件夾”中，即可獲得Project List，前面也已經(jīng)講到，可以將這些Projects設(shè)置好類別，按照人生規(guī)劃的幾大類別設(shè)置，方便管理。之后審視一下這些Projects真的都需要去做嗎？真的需要立即去做嗎？如果不是，建立一個(gè)Future類別，移動(dòng)進(jìn)去。 這時(shí)就是計(jì)劃步驟，如果是復(fù)雜的任務(wù)建議使用Project軟件、思維導(dǎo)圖軟件來(lái)做，如果較為簡(jiǎn)單，在Project聯(lián)系人對(duì)應(yīng)的詳細(xì)信息或便簽的大幅空白處寫(xiě)即可。 之后，將可以立即實(shí)施的Actions添加為日程表中的“事件”或“任務(wù)”，按前幾講設(shè)好。同時(shí)，建議將Project上述對(duì)應(yīng)位置的文字表示為灰色，意思是已經(jīng)設(shè)置Actions或已完成。 這時(shí)您應(yīng)該從第一項(xiàng)Project開(kāi)始查起，每個(gè)均點(diǎn)選“活動(dòng)”，如果哪一個(gè)Project沒(méi)有一個(gè)活動(dòng)，那么說(shuō)明該P(yáng)roject應(yīng)該被移動(dòng)到Future類別或刪除，因?yàn)镻roject List中的所有Projects都應(yīng)該是正在進(jìn)展中的，而沒(méi)有一個(gè)Action說(shuō)明該P(yáng)roject并為開(kāi)始！當(dāng)然，也需要注意，所有Actions是否已經(jīng)被完成，如果均已完成，那么應(yīng)該標(biāo)志在Project已完成，隱藏即可。 行動(dòng)中，參考前面所談到的各種技巧和方法即可。 注意：如果您完成了一項(xiàng)Action，立即設(shè)置下一步驟的Actions??！千萬(wàn)記得！因?yàn)橐坏┖雎源它c(diǎn)，在您做周回顧之前，這項(xiàng)Project將會(huì)是停滯的！ 回顧工作是非常重要的，雖然這確確實(shí)實(shí)很難堅(jiān)持，但是個(gè)人認(rèn)為至少應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)： 日回顧：清理Inbox，各個(gè)Inbox！回顧一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相關(guān)工作，每天大概10分鐘即可。 周回顧：逐個(gè)查看Projects，是否每個(gè)都有可以執(zhí)行的Actions。同時(shí)考慮該P(yáng)roject是否真的有必要立刻去做？ 月回顧：我個(gè)人習(xí)慣使用思維導(dǎo)圖，做一下全面的整理，尤其對(duì)應(yīng)季度計(jì)劃。 季度回顧：這個(gè)是個(gè)人習(xí)慣，并非GTD提到，因?yàn)槲矣X(jué)得三個(gè)月是一個(gè)非常好的時(shí)間段，做好計(jì)劃和整理工作，對(duì)應(yīng)全年規(guī)劃做好安排！ 年回顧：做好總結(jié)和計(jì)劃等。 第二步：處理
第三步：計(jì)劃
第四步：行動(dòng)
第五步：回顧
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