Excel數(shù)據(jù)有效性應用 - 辦公軟件 - Excel教程
近期公司組織分批旅游的消息得到了證實，有三個國內(nèi)的旅游地點可以隨意挑選，對于平時枯坐辦公室的員工是個大喜訊，而對于人力資源部的小劉來說，又有任務要忙了。
上次組織旅游因為時間比較倉促，沒有用電子表格進行旅游登記，導致了后續(xù)訂票、組織等一系列混亂。這次小劉專門用Excel做了一個實用的統(tǒng)計表。為了將數(shù)據(jù)表填寫準確不出現(xiàn)任何偏差，希望達到幾個特殊要求，看看“數(shù)據(jù)有效
性”有限制數(shù)據(jù)輸入和選擇數(shù)據(jù)功能的大顯神通吧。
一、用定義“名稱”配合“數(shù)據(jù)有效
性”功能填寫“姓名”
在填寫“姓名”一欄時，填寫的姓名要與前面“員工登記表”中的“姓名”內(nèi)容一致，并給出提示信息；若填寫名字有誤，則給出錯誤提示信息。
圖1：
由于第1列“姓名”數(shù)據(jù)要來自于前面“員工登記表”的“姓名”一列，所以要先打開“員工登記表”，并將“姓名”一列的數(shù)據(jù)全部選中。然后用鼠標在“名稱框”中單擊，并在其中輸入“name”名稱，回車。
圖2：
返回“旅游統(tǒng)計表”中，然后將第1列“姓名”一列空單元格選中，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效
性”命令，將對話框中的“允許”條件更改成“序列”，并在“來源”框中輸入“=name”表達式。
圖3：
選擇“輸入信息”選項卡，在“標題”欄中輸入“注意”文字，在“輸入信息”欄中輸入“請?zhí)顚懪c‘員工登記表’一致的名字！”。
圖4：
再選擇“出錯警告”選項卡，在“標題”欄中輸入“出錯了！”，在“”欄中輸入“你輸入的姓名與員工登記表的姓名不符，請重新輸入！”。 確定，返回數(shù)據(jù)表，今后只要用鼠標定位到“姓名”一列任意的單元格中，便可立即顯示出一個提示信息框，顯示提示的內(nèi)容。利用單元格右側(cè)的下拉列表來選擇前面表的名單信息了，若輸入或選擇正確，就可以順利填寫，如果輸入的姓名與前面的“人員登記表”不相符，會立即彈出“報錯”對話框， 注意：只有利用對數(shù)據(jù)表定義“名稱”方法，才能使“數(shù)據(jù)有效
性”具有跨表引用的功能。
二、利用“值列表”序列有效
性填寫“旅游地點”
“旅游地點”一欄中只能填寫“海南三亞”、“西域新疆”和“云南大理”三者之一，不能隨意進行填寫，或填寫縮寫形式，否則無法進行篩選查看。
圖5：
直接將“旅游統(tǒng)計表”中的“旅游地點”一列空單元格選中，然后選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效
性”命令，將對話框中的“允許”條件更改成“序列”，并在“來源”框中輸入“海南三亞，西域新疆，云南大理”文字。單擊“確定”按鈕后返回數(shù)據(jù)表，今后便可利用單元格右側(cè)的下拉列表來選擇要去旅游的地點了。
小提示：
在“來源”框中填寫數(shù)據(jù)值時，要在輸入的每兩個旅游地點中間使用“英文”的逗號進行分隔，
三、讓“數(shù)據(jù)有效
性”的結(jié)果當if函數(shù)的參數(shù)填寫“出發(fā)地點及時間”
在填寫“出發(fā)地點及時間”一欄時，要根據(jù)選擇旅游地點的不同分別填寫出發(fā)地點和時間：若去“海南三亞”則在“出發(fā)地點及時間”中填寫“北京西站 10月8日”，“西域新疆”和“云南大理”分別為9日和10日。為了確保“出發(fā)地點及時間”準確無誤，所以可以考慮使用“IF”函數(shù)自動進行判斷和填寫。
圖6：
選中第1為員工的“出發(fā)地點和時間”單元格。然后在單元格中輸入“=IF(C3="海南三亞","北京西站 10月8日",IF(C3="西域新疆","北京站 10月9日","首都機場 10月10日"))”表達式。通過這個函數(shù)表達式可以根據(jù)前面“旅游地點”單元格中的內(nèi)容直接判斷和填寫出“出發(fā)地點及時間”單元格中的內(nèi)容。
圖7：
輸入完成后，單擊鍵盤的“Enter”鍵，直接得到第1位員工的“出發(fā)地點及時間”結(jié)果，然后用鼠標拖拽該單元格右下角的填充柄，計算出每位員工的“出發(fā)地點及時間”結(jié)果。
好了，做到這里，這張旅游統(tǒng)計表的信息已經(jīng)全部填寫完成了，數(shù)據(jù)全部使用了“數(shù)據(jù)有效
性”的設(shè)置，所以最大限度的保證了數(shù)據(jù)的準確和統(tǒng)一。在秋高氣爽的季節(jié)，避開了國慶長假的旅游高峰，祝小劉公司的員工旅途愉快！
在實際工作中，數(shù)值的大小范圍、文本的長度限制等很多地方都可以設(shè)置數(shù)據(jù)的有效
性，規(guī)范操做，帶來極大的便利。員工入職登記、培訓管理、團隊協(xié)作、財務報表填寫……這些技巧都發(fā)揮了很大的作用。希望大家不斷實踐，不斷提高。
在下期中，我將為大家介紹Excel表格的
美化技巧，如果有什么問題和建議，請發(fā)送郵件到bangong@cfan.com.cn。
