如何擺脫無效的會議
在任何管理中，會議是溝通、協(xié)調(diào)和決策的重要手段，它的靈活性、例外性與制度的強制性、約束性構成了組織正常運作的軌道。然而，在現(xiàn)代企業(yè)中，越來越多的管理者共同抱怨“會議太多”，他們大部分的工作時間都花費在冗長的文山會海之中，時間的不受控制令他們感到無比沮喪，他們迷惑：為什么總有些與會者天馬行空的發(fā)言不著邊際；為什么會議開了幾個小時之后依然懸而未決；為什么會議結束后仍不清楚下一步該做些什么；為什么會上各部門相互推卸扯皮條；為什么會議總是沒完沒了。
記得彼得?德魯克曾說：“掌握自己的時間是成為卓有成效管理者的首要基礎”，如何使管理層從無效的會議中擺脫出來，如何提高會議效率，都是組織管理中至關重要的。
1建立開放、協(xié)作的企業(yè)文化
企業(yè)文化是企業(yè)內(nèi)在的特質(zhì)，是共同的價值取向,它深刻影響著企業(yè)的行為，包括開會。之所以在企業(yè)里部門之間的協(xié)調(diào)會議很多，究其原因在于溝通成本過高，也說明了企業(yè)文化存在問題。好的企業(yè)文化一定是開放的、協(xié)作的，這也是降低管理成本的需要。企業(yè)文化不夠開放、缺少協(xié)作精神必然會造成部門之間不相往來，即使往來也各自為政，關注自身利益，而這些并不是幾次協(xié)調(diào)會就能解決的。從根本上說，建立開放、協(xié)作的企業(yè)文化一是讓企業(yè)系統(tǒng)中每一個管理者秉承開放的思想觀念，無部門間的隔閡，只有以企業(yè)共同目標為整體的意識，隨時地溝通，互通有無；二是讓企業(yè)組織架構更扁平更開放，減少溝通鏈條的長度，盡可能地降低因機構設置臃腫而不可避免產(chǎn)生的官僚主義；三是建立開放的辦公環(huán)境，例如：因特殊項目而設立的跨部門的矩陣型項目小組、無間隔的大辦公場所，這些都能提高企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)工作的靈活性、有效性、便利性，降低溝通成本，減少無效會議的次數(shù)。
2樹立控制會議成本的觀念
會議往往被想當然地視作嚴肅的事情，因此也很少有人會去計算成本。在管理學中，會議成本＝每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×會議時間（小時）。平均工資之所以乘3，是因為開會人員多是組織的中、高層管理者，他們收入高于平均工資；乘2是因為參加會議要中斷經(jīng)常性工作，損失以2倍計算。以人均5萬年薪的企業(yè)為例，10人參加3個小時的會議成本約為4100多元，這還不考慮租用會議設施的費用，而這種會議在大型國有企業(yè)每天的會議中微不足道。因此，只有真正明白了會議首先是在消耗企業(yè)贏利時，我們才會認真地對待每一個會議，盡量減少不必要的會議。也許財務部門可以建立一個計算會議成本的模型，對每月發(fā)生的會議成本進行有效監(jiān)控，這樣更能強化控制會議成本在人們心目中的印記。
3會議的有效控制
會議是組織運作的管理手段，同樣包含著計劃、組織、領導、控制的基本過程，對會議進行有效的控制是提高會議效率的關鍵。
3.1提高會議主持人的掌控能力
會議主持人是會議的引導者、控制者甚至是決策者，他首先要明確會議的目標，并且讓每一位與會者清楚地記著會議的目標。許多會議失敗就是因為沒有明確的會議目標，或者在討論中跑到了別的主題。因此，在討論過程中，主持人要控制與會者時刻圍繞目標而進行討論，隨時將跑題的人員拉回到會議討論的主題上。其次，主持人應該掌控會議進度，嚴格會議遵守時間限制，比如說一個半小時結束，就應該控制在一個半小時之內(nèi)，否則會讓與會者產(chǎn)生會議沒有終點的心理，因此討論問題也會由于失去了時間的壓力而變得不積極，而以后會議中，他們也會對會議時間置若罔聞，很難遵守了。另外，會議主持人往往是與會者中級別最高管理者，對與會者造成一定的心理壓力，因此創(chuàng)造出一種寬松、坦誠的氣氛，有利于思想的交流與溝通。會議主持人需掌握控制會議的技巧，如：會議陷入爭執(zhí)，在某個問題上各方無法達成共識時，可考慮如果時間充足，首先在解決問題的目的上達成一致，然后以目的為導向主持分析問題各種解決方案的優(yōu)缺點，以期望雙方達成共識；如果時間緊張，暫時停止討論這個問題，先討論以后的問題。
3.2注重會前的信息共享，以使會議效率最大化
在低效的會議上往往需要花大量時間來介紹問題各方面的背景和情況，尤其是當討論的問題比較專業(yè)的時候。因此，在會議召開之前，組織者應提前發(fā)出會議議程及相關背景資料，讓與會者者了解問題所在，準備自己的意見和方案。
3.3注重會議決策的落實
會議中，似乎大家都達成了共識，但是在會后好像又很難說達成了什么決議，每個人都不清楚自己要做什么或者需要給別人什么協(xié)助都不清楚。因此，要做好會議記錄，在會議結束時做好會議總結，并且會議結束后以郵件或者書面形式將會議紀要和決議發(fā)送到各個與會者，明確每人的職責以及時限，會后需要定期跟蹤關于會議決議的落實情況。
3.4控制好與會人員的范圍
從會議成本計算的公式中可看出與會人員越多，成本越高，因此，與會議主題關聯(lián)度不高的人員盡量避免出席會議，關聯(lián)度高的部門盡量委派一人參加。
會議作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的效率以及整個企業(yè)文化的健康發(fā)展，作為會議繁多的大型國有企業(yè)，更應將提高會議效率，避免無效會議作為企業(yè)管理者思考和踐行的目標。
