采用CIF,CIP,CFR的成交的合同，外貿(mào)進出口公司根據(jù)外銷合同規(guī)定備齊出口貨物。
在收到信用證并審查無誤后，就可以辦理出口貨物的租船訂艙托運裝船事宜了。
出口貨物的托運裝船流程分成兩個步驟辦理：
第一步：辦理租船訂艙：
就是在出口報關(guān)前，洽訂運輸工具，找到合適的貨運代理（貨代）并通過貨代確定合適的船公司和船期，再由貨代向船公司或其代理辦理租船訂艙事宜。
如果出口貨物數(shù)量非常大，比如大宗貨物像煤炭，糧食，等等，需要整船載運的，需要辦理租船手續(xù)；
通常的出口貨物數(shù)量，不需要整船裝運的，可以向班輪公司辦理訂艙手續(xù)。
我國外貿(mào)企業(yè)出口貨物通常都是選擇專業(yè)的貨物代理公司辦理出口托運訂艙業(yè)務(wù)；
因為我國進出口貨物海運量的近70%都是通過集裝箱班輪運輸?shù)?。所以這里以集裝箱班輪辦理出口訂艙托運業(yè)務(wù)的流程為例加以說明：
1）外貿(mào)進出口公司按信用證及合同有關(guān)裝運條款填寫“租船訂艙委托書”，并隨附商業(yè)發(fā)票，裝箱單等其他必要單據(jù)。
（無紙化通關(guān)后，可以用掃描件網(wǎng)上傳遞），在船公司規(guī)定的截止收單期前發(fā)給貨代作為訂艙依據(jù)。
2）貨代接受委托后，編制集裝箱貨物“托運單”（BOOKING NOTE, 簡稱 B/N），并以出口企業(yè)的身份向輪船公司或其代理辦理訂艙手續(xù)。
3）船公司根據(jù)托運單內(nèi)容，按照一定的配載原則，結(jié)合船期，貨物性質(zhì)，貨物數(shù)量，裝運港，目的港以及信用證的裝運期有效期，安排船只和倉位。
然后，由輪船公司或其代理簽發(fā) “裝貨單”（SHIPPING ORDER 簡稱 S/O）又稱"關(guān)單" 或“下貨紙”，確認托運人的訂艙。
當船公司或其代理簽出裝貨單時，訂艙工作即告完成，意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經(jīng)締結(jié)。
“裝運單” 的主要作用有下面三點：
a:通知托運人貨物已經(jīng)訂妥裝運在 XX航次 XXX船及裝船日期，以便托運人備貨裝船。
b.便于托運人向海關(guān)辦理出口申報手續(xù)，海關(guān)憑以驗放貨物。
c.作為輪船公司或其代理簽發(fā)給托運人的通知及船長收貨裝運的憑證。
第二步：辦理裝船發(fā)運，即在海關(guān)放行后，憑海關(guān)加蓋放行章的運輸單據(jù)提取貨物，裝船發(fā)運。
辦完訂艙手續(xù)后，出口企業(yè)或其委托的報關(guān)行應(yīng)該持船公司簽署的“裝貨單”，連同出口報關(guān)單等其他海關(guān)要求的單證向海關(guān)申請報關(guān)。
辦理好出口報關(guān)手續(xù)后，經(jīng)海關(guān)放行后，即可由發(fā)貨人裝船啟運，分一下步驟：
1）提貨裝船：
海關(guān)在審單和驗貨（如果需要）后，在“裝貨單”（S/O)上加蓋放行章，發(fā)還給報關(guān)員作為其發(fā)運貨物的憑證。
貨代根據(jù)船期，代理出口企業(yè)前往發(fā)貨倉庫或集裝箱場站提取貨物運進碼頭，由碼頭理貨公司理貨，憑“裝船單”裝船。
2）領(lǐng)取收貨單：
貨物裝船完畢后，即由船長或大副按照實際裝貨情況簽發(fā)“收貨單”。收貨單又稱“大副收據(jù)” （MATE'S RECEIPT 簡稱 M/R），
是船公司簽發(fā)給托運人用于表明貨物已經(jīng)裝妥的臨時收據(jù)，載明收到貨物的詳細情況。
3）換取提單：
托運人或其委托的貨代收到“收貨單” M/R 后，憑該單據(jù)向輪船公司或其代理交付運費并換取正式提單（BILL OF LADING,簡稱B/L.）
我國目前的習慣做法是，填單通常由進出口公司自己或者其委托的貨代代為繕制提單，然后在貨物裝船后，遞交船公司或其代理。
船公司或其代理在審核提單所載內(nèi)容與大副收據(jù)內(nèi)容一致后，正式簽發(fā)提單，并加注“已裝船” （SHIPPED ON BOARD）字樣并加蓋裝船日期印章。
4）發(fā)出裝船通知：
貨物裝船后，應(yīng)及時或按信用證規(guī)定向買方發(fā)出“裝船通知”（SHIPPING ADVICE）,以便對方準備付款贖單，辦理進口報關(guān)和收貨等工作。
如果是CFR 或者FOB合同，因為保險由買方自行辦理，及時發(fā)出裝運通知就更為重要。
5）外貿(mào)進出口公司應(yīng)該根據(jù)信用證規(guī)定的最遲裝運期和備貨進展情況結(jié)合船期情況安排貨物裝運，最好應(yīng)該提前一段時間，以便應(yīng)付意外事情發(fā)生。掌握主動。
