《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第八條規(guī)定了報(bào)告的適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。根據(jù)條例的規(guī)定和黨政機(jī)關(guān)各部門的寫作實(shí)踐,不少公文寫作教材將報(bào)告分為工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告三種主要類型。裴顯生主編的《應(yīng)用寫作》一書中把報(bào)告分成7類，工作報(bào)告、情況報(bào)告和答復(fù)報(bào)告是其中三種主要形式。這三種報(bào)告寫作的重點(diǎn)略有不同：工作報(bào)告旨在向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)日常工作的進(jìn)展情況；情況報(bào)告旨在向上級(jí)機(jī)關(guān)反映日常工作之外的各方面情況，如社會(huì)動(dòng)態(tài)、職工思想狀況、嚴(yán)重的自然災(zāi)害以及其他需要上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)了解和掌握的特殊情況；答復(fù)報(bào)告是針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問進(jìn)行答復(fù)而寫出的報(bào)告，針對(duì)性強(qiáng)。下面筆者談?wù)勄闆r報(bào)告的寫作。
一、情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、意見的寫作區(qū)別
對(duì)于情況報(bào)告的寫作，裴顯生主編的《應(yīng)用寫作》一書中強(qiáng)調(diào)情況報(bào)告在寫作時(shí)要遵循的思路為：首先對(duì)所反映的問題或情況作一概述，然后集中分析產(chǎn)生問題的原因，最后提出解決問題的意見和辦法。筆者覺得它雖然給出了寫作內(nèi)容的一個(gè)結(jié)構(gòu)框架，但是沒有揭示出情況報(bào)告寫作內(nèi)容的本質(zhì)，這主要基于以下兩個(gè)原因：其一，這種行文思路和有些調(diào)查報(bào)告的寫作思路是一致的。如2006年6月由國(guó)務(wù)院辦公廳牽頭組織的調(diào)查組寫的《關(guān)于重慶市巫山縣部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)鏟苗種煙違法傷農(nóng)事件的調(diào)查報(bào)告》，全文由三部分內(nèi)容組成：基本情況、原因分析、采取的措施。這樣一來，情況報(bào)告的寫作結(jié)構(gòu)和它基本一致，因此就無法區(qū)分它們之間的寫作區(qū)別。其二，情況報(bào)告中如果把情況分析、提出建議也作為兩個(gè)重要內(nèi)容去寫，是不大符合報(bào)告的寫作要求的。因?yàn)榍闆r報(bào)告的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是對(duì)客觀情況的陳述，用敘述的手法，重點(diǎn)寫做了哪些工作，具體情況怎樣，將有關(guān)工作情況或問題向上級(jí)機(jī)關(guān)陳述清楚。如果將主觀分析和建議作為調(diào)查報(bào)告的重要內(nèi)容去寫，則恰恰與公文中另一文種“意見”的寫作內(nèi)容相似。意見的寫作，就是要對(duì)問題作出全面分析，提出自己的觀點(diǎn)和看法，然后在分析的基礎(chǔ)上拿出切實(shí)可行的解決方法和措施。很顯然，情況報(bào)告如果按前文提到的行文思路去寫，那又與意見的寫作相混淆。
二、情況報(bào)告寫作內(nèi)容要素
任何應(yīng)用文的寫作，均有其寫作要素，如合同的要素包括標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行的期限、方式和地點(diǎn)。通知的內(nèi)容要素包括通知的原因、通知的事項(xiàng)。筆者認(rèn)為情況報(bào)告寫作內(nèi)容的要素是：客觀發(fā)生的情況、下級(jí)圍繞發(fā)生的情況所做的工作。之所以由這兩個(gè)內(nèi)容構(gòu)成情況報(bào)告的寫作內(nèi)容要素，一是因?yàn)榍闆r報(bào)告的寫作重點(diǎn)必須圍繞情況展開，因此發(fā)生的情況便成為寫作內(nèi)容的一個(gè)要素，二是因?yàn)閳?bào)告的本質(zhì)特點(diǎn)就是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，那么，向上級(jí)匯報(bào)本單位圍繞客觀情況所作的工作便成為寫作內(nèi)容的另一要素。
下面筆者結(jié)合例文，談一下情況報(bào)告寫作中的這兩個(gè)要素。
（一）客觀發(fā)生的情況
所轄工作范圍內(nèi)出現(xiàn)的新動(dòng)向、新問題，必須及時(shí)讓上級(jí)了解，以做到“下情上達(dá)，勿隱情不報(bào)”，因此，客觀發(fā)生的情況是情況報(bào)告中首先要寫的內(nèi)容?？陀^發(fā)生的情況是一種客觀存在，往往表現(xiàn)為一種狀態(tài)、一個(gè)事件，向上級(jí)匯報(bào)時(shí)需講清它的發(fā)生、經(jīng)過和結(jié)果。在寫作過程中，表達(dá)方式基本上是概述，少用筆墨，寫作內(nèi)容只需交待客觀情況的幾個(gè)要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中的第一段，就對(duì)發(fā)生火災(zāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果作了簡(jiǎn)單交待。
××××年×月×日上午9點(diǎn)40分，我省××市百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)事故。市消防隊(duì)出動(dòng)15輛消防車，經(jīng)過4個(gè)小時(shí)的撲救，大火才被撲滅。在這次火災(zāi)中，除消防隊(duì)員和群眾奮力搶救出部分商品外，百貨大樓三層樓房的余下商品全部被燒毀。時(shí)值開始營(yíng)業(yè)不久，顧客不多，加之疏散及時(shí)，幸而未造成人員傷亡。但這次火災(zāi)已造成直接經(jīng)濟(jì)損失792萬元。
再如《中國(guó)人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文中的第一段：
最近，我區(qū)內(nèi)××專科學(xué)校用計(jì)劃外收入資金，發(fā)給教職工每人100元購物券。
這一句話也簡(jiǎn)單交待了時(shí)間、人物、事件，非常簡(jiǎn)煉。
（二）采取的工作措施
情況匯報(bào)中，針對(duì)發(fā)生的新情況，下級(jí)是如何處理的，是否得當(dāng)，必須讓上級(jí)知道，以避免發(fā)生因處理不當(dāng)而帶來嚴(yán)重后果。因此，向上級(jí)匯報(bào)針對(duì)新情況所做的工作，是情況報(bào)告寫作中的另一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。由于這些工作處理起來往往頭緒多，而且領(lǐng)導(dǎo)也非常重視，因此這部分內(nèi)容就要寫得詳細(xì)具體。總的來講，要注意三點(diǎn)：
首先要事實(shí)求是，做了什么寫什么，不得虛構(gòu)編造。譬如，工作中調(diào)查了情況發(fā)生的原因，就把原因?qū)戇M(jìn)去，如果沒有調(diào)查，就不寫。××市百貨大樓發(fā)生火災(zāi)，事情重大，商業(yè)廳作為主管部門，肯定要調(diào)查火災(zāi)發(fā)生的原因，而且要向上級(jí)匯報(bào)，故在《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中就必須對(duì)調(diào)查原因有所體現(xiàn)。而在《中國(guó)人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文中，由于銀行沒有調(diào)查學(xué)校發(fā)行變相貨幣的原因，所以就不必涉及。
其次要圍繞所做的工作，組織合理的次序行文。一般都是按照工作措施實(shí)施的時(shí)間順序去寫。部門處理突發(fā)事故，其工作程序通常是這樣：調(diào)查事故的原因、事故的現(xiàn)場(chǎng)處理、事故的反省和預(yù)防，如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文的內(nèi)容次序：調(diào)查原因—現(xiàn)場(chǎng)處理—追究責(zé)任—事后反省—預(yù)防措施。
再次要注意材料的點(diǎn)面結(jié)合。面上材料的使用可以讓上級(jí)了解宏觀的基本情況，點(diǎn)上材料的使用既說明了材料的典型，又增強(qiáng)了說服力，使報(bào)告的敘述變得更加生動(dòng)。如《××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中“我廳××副廳長(zhǎng)帶領(lǐng)有關(guān)人員趕到現(xiàn)場(chǎng)處理”一句，“××副廳長(zhǎng)”作為典型材料在文章中使用，使報(bào)告顯得更有說服力。
三、情況報(bào)告寫作需要把握的兩個(gè)原則
（一）要突出工作積極性
情況報(bào)告寫作要突出工作積極性，主要有兩點(diǎn)原因。首先，從下級(jí)自身來說，工作上應(yīng)該具有一種積極進(jìn)取的精神狀態(tài)，工作消極被動(dòng)、不作為是怠慢失職的表現(xiàn)。其次，從另一方面講，以積極進(jìn)取的面貌從事工作是上級(jí)的要求。在2009年7月13日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于實(shí)行黨政領(lǐng)導(dǎo)干部問責(zé)的暫行規(guī)定》中就有以下條款，“在行政活動(dòng)中濫用職權(quán)，強(qiáng)令、授意實(shí)施違法行政行為，或者不作為，引發(fā)其他重大事件的要問責(zé)”“對(duì)突發(fā)性事件處置失當(dāng)，導(dǎo)致事態(tài)惡化，造成惡劣影響的要問責(zé)”。由此可見，下級(jí)對(duì)新情況作出積極應(yīng)對(duì)是上級(jí)的要求。當(dāng)然，寫出工作的積極性要建立在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，如果這個(gè)部門對(duì)于發(fā)生的情況反應(yīng)遲鈍、工作無作為或應(yīng)對(duì)不到位、處理有偏差，那也必須實(shí)話實(shí)說，讓上級(jí)及時(shí)了解情況進(jìn)行指導(dǎo)。
（二）內(nèi)容要全面，要寫出成效
情況報(bào)告要寫得全面，首先要寫出針對(duì)新情況所做的所有工作，不要遺漏。如果把新情況處理得很周全，圍繞情況做了很多工作，卻沒有全部寫進(jìn)報(bào)告，這就不是實(shí)事求是，還會(huì)導(dǎo)致上級(jí)不能知曉真實(shí)情況，影響工作的正常進(jìn)行。其次要寫出工作的成效。工作卓有成效，說明工作中下了功夫，是積極工作的證明，即便工作中發(fā)生的是重大事故或失誤，也要寫出發(fā)生事故后積極處理的效果，比如事故的善后處理，避免今后發(fā)生類似的情況而采取的防范措施等等，這些都必須要寫出來。如果工作一點(diǎn)效果都沒有，那就說明工作有問題，要好好反省?！丁痢潦∩虡I(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓重大火災(zāi)事故的報(bào)告》一文中，商場(chǎng)繼續(xù)營(yíng)業(yè)、追究相關(guān)人員的責(zé)任、做深刻反省并布置今后的預(yù)防工作，這些內(nèi)容便是其工作效果的體現(xiàn)。而《中國(guó)人民銀行××市××區(qū)分行關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告》一文中，相關(guān)的兩個(gè)單位表示承認(rèn)錯(cuò)誤，并保證今后不再發(fā)生此類問題，這也是其工作效果的體現(xiàn)。
附例文：
例文1：
中國(guó)人民銀行××市××區(qū)分行
關(guān)于發(fā)現(xiàn)變相貨幣的報(bào)告
市人行：
最近，我區(qū)內(nèi)××?？茖W(xué)校用計(jì)劃外收入資金，發(fā)給教職工每人100元購物券。據(jù)了解，這是該校與××百貨商場(chǎng)商妥，用支票付給××百貨商場(chǎng)20000元，教職工憑該校發(fā)給的購物券到××百貨商場(chǎng)選購商品。據(jù)了解該購物券共印一百張，上有編號(hào)和學(xué)校財(cái)務(wù)公章，但未標(biāo)明金額，購物有效時(shí)間為12月15日至12月25日。因購物券已在規(guī)定時(shí)間內(nèi)購齊商品而銷毀，故我們未見到實(shí)樣。
為此我們先后向××學(xué)校和××百貨商場(chǎng)指出，上述購物券雖未標(biāo)明金額，但仍屬于變相貨幣，是違反國(guó)家現(xiàn)金管理規(guī)定的。這兩個(gè)單位表示承認(rèn)錯(cuò)誤，并保證今后不再發(fā)生此類問題。
根據(jù)總行關(guān)于“禁止發(fā)行變相貨幣的規(guī)定”，特此報(bào)告。
中國(guó)人民銀行××市××區(qū)分行
××××年×月×日
例文2：
××省商業(yè)廳關(guān)于××市百貨大樓
重大火災(zāi)事故的報(bào)告
商業(yè)部：
××××年×月×日上午9點(diǎn)40分，我省××市百貨大樓發(fā)生重大火災(zāi)事故。市消防隊(duì)出動(dòng)15輛消防車，經(jīng)過4個(gè)小時(shí)的撲救，火災(zāi)才被撲滅。在這次火災(zāi)中，除消防隊(duì)員和群眾奮力搶救出部分商品外，百貨大樓三層樓房的余下商品全部燒毀。時(shí)值開始營(yíng)業(yè)不久，顧客不多，加之疏散及時(shí)，幸而未造成人員傷亡。但這次火災(zāi)已造成直接經(jīng)濟(jì)損失792萬元。
經(jīng)查明，此次火災(zāi)是因電焊違章作業(yè)，在一樓電焊鐵窗架時(shí)，電火花濺到易燃貨品上引起的。另外，市商業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和公安消防部門的安全防火指示執(zhí)行不力，百貨大樓安全制度不落實(shí)，許多安全隱患長(zhǎng)期未得到解決；電焊加固鐵窗，本應(yīng)停止?fàn)I業(yè)，為了利潤(rùn)，竟邊營(yíng)業(yè)邊作業(yè)，忽視了安全工作，這也是造成火災(zāi)的原因之一。
火災(zāi)發(fā)生后,省人民政府召開了緊急防火電話會(huì)議。嚴(yán)肅指出了××市發(fā)生火災(zāi)的嚴(yán)重性，批評(píng)了××市不重視安全工作的錯(cuò)誤傾向。我廳××副廳長(zhǎng)帶領(lǐng)有關(guān)人員趕到現(xiàn)場(chǎng)處理。市商業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)在市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)下，組織力量對(duì)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行清理。百貨大樓職工在總結(jié)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，在街道路口增設(shè)攤點(diǎn)，以緩和市場(chǎng)供應(yīng)。公安機(jī)關(guān)對(duì)事故責(zé)任者××已拘留審查。市委、市政府在分清責(zé)任的基礎(chǔ)上，對(duì)有關(guān)人員視情節(jié)輕重，進(jìn)行嚴(yán)肅處理：給予專管安全工作的百貨大樓黨委副書記、副總經(jīng)理××撤銷黨內(nèi)外職務(wù)、開除黨籍、開除公職的處分并交司法部門依法處理；撤銷百貨大樓黨委書記和商業(yè)局黨組 成員、市百貨大樓總經(jīng)理的職務(wù)。
這一次火災(zāi)事故，是我省商業(yè)系統(tǒng)歷史上最大的一次，損失嚴(yán)重，影響很壞，教訓(xùn)深刻。問題雖然發(fā)生在××市，但也暴露了我省商業(yè)安全工作上還存在不少問題，有的地區(qū)安全制度不落實(shí)，檢查不認(rèn)真，隱患整改不力，缺乏針對(duì)性的防火措施。我們平時(shí)深入了解不夠，檢查督促不嚴(yán)，因此，我們也有一定責(zé)任。為了吸取教訓(xùn)，防止類似事故發(fā)生,已根據(jù)我省實(shí)際，多次用電話、簡(jiǎn)報(bào)通知各地引起注意，并定于4月20日召開全省商業(yè)系統(tǒng)安全工作會(huì)議，制定下一步安全工作方案，切實(shí)把我省商業(yè)系統(tǒng)安全工作抓緊、抓好。
特此報(bào)告。
××省商業(yè)廳
××××年×月×日
聯(lián)系客服
