時間有限，我盡量寫得簡明扼要。
PalmOS最讓人懷念的，毫無疑問是DateBK5/6——或者你用另一個很有競爭力的產(chǎn)品，Agendus；再或者你用更小眾的Life Balance；再或者你用ThinkManager, Bonsai，ShadowPlan等等更偏重其他功能但是可以和PIM有某種同步機(jī)制的信息管理軟件，Palm上從來不缺乏這樣的軟件，也從來不缺乏功能、效率、和想象力。
但是PalmOS上的Web應(yīng)用是致命的問題，因此而離開PalmOS來到Android或者iPhone世界的GTDer們，有一種眩暈的、兩眼一抹黑的感覺，無論是軟件還是輸入都成了巨大的問題——不是找到最佳選擇的問題，而是根本就沒有什么選擇。So，這個帖子就是探討一下這個窘境的。
How to Survive Android/iPhone for a Palmer.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
現(xiàn)在我們對這樣兩個概念非常熟悉：Calendar Event或者Todo/Task，而最最基本的Function則是Reminder，在某個時間叫一下，讓你表忘了事情。所有號稱時間管理的軟件必須提供這三個基礎(chǔ)的功能，否則它就不夠完整，而且我們的選擇還真挺多，從桌面的Outlook, Lotus Organizer，到網(wǎng)上的iCal/GCal, 記住牛奶，再到手持設(shè)備上數(shù)不清的小軟件，這些基本的要素都具備。當(dāng)然基于Web的應(yīng)用其提醒是個問題，Pushmail提醒是技術(shù)上最容易實現(xiàn)也比較可靠的，其他的還有短信或者客戶端軟件。
當(dāng)然僅有這些是不夠的，一般的時間管理軟件還需要提供一些高級一點兒的功能，有一些是大家都有的，而另外一些則是獨門絕技，這包括：
1. Priority，任務(wù)的優(yōu)先級。David Allen反對優(yōu)先級設(shè)置，他的argument是，人一眼看過去就能本能的知道什么是urgent的，什么可以delay，他說的完全正確；但是Priority在軟件而言僅僅是一個變量，它除了字面上的意思之外還可以提供一些其他的功能，比如一些軟件允許你用優(yōu)先級過濾，那么把GTD概念中的someday/maybe設(shè)置為最低優(yōu)先級就是一個隱藏的辦法——軟件是死的，人是活的，怎么用取決于人。
2. Time，包括start date, end date, start time, end time, due time, length, recorded length等等。這里面前面的都很容易理解，重要的是設(shè)置要方便，而且除了due time，和cal event的time frame，其他的可能不太重要——如果你的目的僅僅是get things done。不過我在后面會有另一個argument，length或者recorded length也許并不像你想想的那么不重要。
3. 分類，文件夾，標(biāo)簽。這些其實是程序概念，你具體怎么用這些功能是需要自己想好的。標(biāo)簽優(yōu)于其他兩個，因為大部分使用標(biāo)簽的軟件，都允許你為一個事件或者一個task加多個tag，這對tracking和分析很重要。
4. Context，這個概念才是真實存在的東西，有些GTD軟件明確給出這個字段，另外一些則沒有。Context其實該理解為condition，一些事情只有在特定的環(huán)境，特定的人，或者特定的設(shè)備下才能完成，或者說它是dependency——但是我們避免用這個詞兒，這個詞兒對于軟件工程來說有額外的含義，對于項目管理來說也有額外的含義。在那些沒有提供Context功能的軟件里實現(xiàn)Context功能需要一些創(chuàng)造力，如果有標(biāo)簽功能，那很好；但是如果沒有呢？比如在DateBK5里，我的習(xí)慣是用聯(lián)系人，它允許你為一個事件插入多個聯(lián)系人，我并不介意地址本里有一個叫做百腦匯或者科技京城的聯(lián)系人。
5. Project, Subtask, Dependencies；這些是大部分時間管理軟件欠奉的功能，也是為什么很多用戶轉(zhuǎn)而尋求腦圖軟件或者項目管理軟件或者功能更強(qiáng)的列表軟件來實現(xiàn)GTD的原因。而其中的Dependencies功能，即任務(wù)A要在任務(wù)B完成之后立刻開始這樣的功能，恐怕只有在Project軟件中才能完成了。另外一種需求是對template的需求，有些工作是由一串subtask構(gòu)成的，但是這樣的項目重復(fù)率很高，所以預(yù)先定義task template并且能重復(fù)使用會很省力氣。
6. Goal，Short-term/long term, Life-long Goal；這是Life balance的支持者信奉的功能；它回歸一種人生的哲學(xué)，勞逸結(jié)合，不要成為工作狂，要多花一些時間在家庭和健康上，Good Philosophy，不過我不關(guān)心Philosophy，我們關(guān)心的是Benefit。這類功能的軟件會給你一個pie chart，看看你的時間為不同的goal分配了多少，它甚至可以根據(jù)平衡目標(biāo)去schedule你的非固定時間任務(wù)，Good point too。但是為每個時間錄入時間是個苦惱的活兒。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
關(guān)于David Allen的7個桶，我不重復(fù)了，Allen的7個桶是任何一個GTD用戶都要理解的東西；Serious GTD用戶都研究過，買過書，買過軟件，然后David Allen聲名鵲起名利雙收，你也可以在某個設(shè)備或者軟件上辛勤的按照他的思路去做，而且結(jié)果也可能很滿意，這些都很好。
我在這里要說的是另外一個問題，在Android/iPhone這樣的輸入殘廢，應(yīng)用匱乏的設(shè)備上怎么辦？
簡單的回答是：
1. 放棄在終端上大量錄入的習(xí)慣。
2. 轉(zhuǎn)而使用在線的App，我個人發(fā)現(xiàn)Remember the milk和Toodledo都是很好的，其他的也有很多，非常多，但是這兩個是目前最成熟的。
3. 回到一個我們曾經(jīng)在Palm上迷失的地方——Planing。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
我們必須問這樣兩個問題：
1. 為什么人們沒有扔掉Outlook或者紙質(zhì)的Planner，效率手冊，全部投奔Palm或者其他的電子GTD設(shè)備？是價格太高或者軟件功能不夠好嗎？
2. 為什么我們用了軟件之后，雖然對生活和工作確實大有幫助，但是對于時間管理和繁雜事務(wù)，我還是有恐懼感，我還是處于忙亂的失控狀態(tài)？我去年想過的事情到今年年底了還沒有開始做？
第一個問題的答案非常簡單，手持電子設(shè)備的效率很成問題。它僅僅在錄入的時候有效率，但是對于Planning，對于Tracking & Analysis，還是很糟糕。
第二個問題的答案也很簡單，如果你管理的不是你自己，而是一個團(tuán)隊，那么精明強(qiáng)干的秘書確實對你完成工作很有幫助，但是，她是執(zhí)行者，她不會代替你分析思考如何改善的問題，能做這件事情的只有你自己。
請記住這樣兩句話：
1. Plan is useless, but planning is invaluable.
2. You can't improve what you don't measure.
第一句是項目管理箴言，第二句是質(zhì)量管理金句。而管理時間，自己的時間，和這些并沒有本質(zhì)的不同。
我的建議是把GTD這件事情分兩步走：
第一步，collect，也就是add task，這事兒完全可以在手持設(shè)備上完成。當(dāng)然在電腦邊上的時候用瀏覽器完成也很好。
第二部，也是新思維的關(guān)鍵，一定要找時間出來做planning。
那么什么是planning？
David Allen說過一個非常對但是也非常錯的話。他說，凡是沒有rigid time frame的事情你都不該寫在Calendar里，那是災(zāi)難——非常正確，不然你會疲于奔命的Re-schedule，寫在task里簡單多了，象DateBK5/6那樣能自動float就更帥了，Right ? Wrong。
采用這種方式GTD，我不能說就不好——如果你的目的僅僅是Getting Things Done, Exactly What 你的秘書小姐 Want。但是采用這個方式讓你Totally miss the point and direction of Time management。Why？如果你不把任務(wù)填入Schedule，那么你就不需要去估計它的時間——長此以往你將對一件事情需要多久完成毫無概念。
這就象你找來一個項目經(jīng)理，你問他知道這個樓怎么蓋嗎？他說他知道，他知道有哪些工作要做，需要哪些材料，但是他不知道需要多少人，多少時間，以及材料多少價格——in terms of project management，他不知道他需要多少resource來完成job。我K，那你還是什么項目經(jīng)理??？
這就是Planning的價值。事實上你應(yīng)該把至少近期的事情填入Schedule，比如明天該做什么。其次你必須估計每個事情的時間，尤其是那些沒做過的——人永遠(yuǎn)是眼睛大肚子小的，給明天塞入一堆事情，到了晚上發(fā)現(xiàn)有一半需要re-schedule到明天去——就像那些永遠(yuǎn)都會在自助午餐上把米飯剩下一半的人。也許確實是菜太難吃了，但是我的建議是，在生意上千萬別讓這種人充當(dāng)你的可靠的項目經(jīng)理，他只會把事情搞砸掉。
每天晚上坐下來看看明天的安排，然后把另外一些任務(wù)的Due time排到明天，為每個任務(wù)估計一下時間——可以填入schedule，如果軟件沒有額外的estimated time length字樣的話。即使更改了執(zhí)行順序也沒什么，現(xiàn)在的軟件拖動time bar都很簡單。
很少有軟件有Time Recording的功能，貌似那屬于Timesheet軟件的功能范疇，但是我發(fā)現(xiàn)這很有用；當(dāng)然，如果軟件不能track，那么至少你自己可以用表簡單track一下。一個估計是15分鐘可以完成的任務(wù)，也許你忽略了等電梯和排隊的時間，40分鐘才完成；一個原本以為4小時可以閱讀完的文檔，實際卻花費了整整兩天的時間。表高估自己，表以為世界都是為你準(zhǔn)備好的運轉(zhuǎn)著。當(dāng)你實際去track這些時間時，你就會對任務(wù)時間的估計越來越準(zhǔn)確，你開始善于分拆任務(wù)，你也能看到自己的portfolio里還有多少工作時間和閑暇時間，而最重要的，是你可以很好的兌現(xiàn)你給別人的諾言，人們會發(fā)現(xiàn)你值得信賴，你答應(yīng)完成的事情都可以在指定的時間完成，且保證質(zhì)量——相信我，這是在職業(yè)生涯中最寶貴的財富。
So, life is much easier if you begin to track and schedule your time. Planning Skill才是Time Management的關(guān)鍵，而我完全不能相信這個工作可以在手持設(shè)備上高效的完成，這也是為什么那些高效成功的Businessman離不開他的紙質(zhì)Planner或者Outlook的原因。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Summary:
1. 選擇一個在線的任務(wù)工具，remember the time和toodledo都值得推薦，前者支持tag，可以實現(xiàn)大部分分類要素，后者支持folder/context/goal等等，收費版支持一級subtask。
2. 改變你的習(xí)慣，每天花一點時間坐在電腦前面整理你的task/cal，為完成的事件提供時間，填寫在cal里，比對一下實際的執(zhí)行時間和預(yù)想的執(zhí)行時間的差異，想想為什么會產(chǎn)生這樣的差異；為近期的未來事件估計時間，放到schedule里，至少估計一下明天的；盡可能為所有事件添加明確的時間信息，如果是一團(tuán)霧水（比如學(xué)習(xí)MSP430單片機(jī)開發(fā)），那么你要拆下去，拆到可以估計的時間，或者拆出一塊時間專門用于調(diào)研和Plan，以便能準(zhǔn)確估計時間——Planning本身也是一件需要時間的task。
3. 手持設(shè)備只是一個附屬品，用于簡單的View一下，以及粗略記錄一點兒該做的事兒——等到Planning的時候再詳細(xì)的考慮這個事兒該在什么時間和用多少時間去搞定。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
如果有具體的需求覺得在線工具不滿意的，歡迎提出，大家探討。
本站僅提供存儲服務(wù)，所有內(nèi)容均由用戶發(fā)布，如發(fā)現(xiàn)有害或侵權(quán)內(nèi)容，請
點擊舉報。
