明源地產(chǎn)ERP實(shí)施五步法 |
管理軟件項(xiàng)目的實(shí)施在很大程度上決定了項(xiàng)目的成功與否，所謂“三分軟件，七分實(shí)施”，就凸現(xiàn)了實(shí)施的重要性。擁有數(shù)千家用戶的明源軟件，在長期專注于地產(chǎn)信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中，充分了解了地產(chǎn)行業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，并在此基礎(chǔ)上逐步形成了具有鮮明地產(chǎn)行業(yè)特色的地產(chǎn)ERP實(shí)施五步法。
五步法概述
五步法依托規(guī)范的實(shí)施流程，幫助企業(yè)改善基礎(chǔ)管理，規(guī)范、優(yōu)化、固化業(yè)務(wù)流程，做好系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)切換等各項(xiàng)工作，并提供專業(yè)的項(xiàng)目管理服務(wù)，確保企業(yè)管理信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用。系統(tǒng)實(shí)施過程中，通過各類培訓(xùn)和與顧問的共同工作，有效地實(shí)現(xiàn)知識與技能的轉(zhuǎn)移，為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才。
如下圖所示，五步法包括實(shí)施準(zhǔn)備、應(yīng)用模型設(shè)計(jì)、培訓(xùn)考核、輔助上線和驗(yàn)收交付五個(gè)階段，每個(gè)階段都明確了實(shí)施目的、實(shí)施內(nèi)容、交付成果和風(fēng)險(xiǎn)控制等，以確保各個(gè)階段“里程碑”的順利完成，隨著里程碑的推進(jìn)，整個(gè)實(shí)施項(xiàng)目逐步邁向成功。
第一步：實(shí)施準(zhǔn)備
凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢！充分的準(zhǔn)備和計(jì)劃，對后期的實(shí)施工作將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響!任何項(xiàng)目在開始前，項(xiàng)目要素諸如項(xiàng)目范圍、主體計(jì)劃、組織結(jié)構(gòu)等必須要有明確的界定，沒有范圍的界定，項(xiàng)目將不成其為項(xiàng)目，沒有主體計(jì)劃，項(xiàng)目的進(jìn)度將得不到控制；必須明確本次系統(tǒng)實(shí)施要涵蓋哪些部門的業(yè)務(wù)，哪些是核心的，然后在此基礎(chǔ)上制定階段可控的主體計(jì)劃；另外，我們還要強(qiáng)調(diào)客我雙方組織的對等有效性，雙方在領(lǐng)導(dǎo)層和執(zhí)行層都能建立起對應(yīng)的溝通渠道。
本階段總體目標(biāo)：
雙方成立項(xiàng)目小組，展開對用戶基礎(chǔ)信息的調(diào)查，確立項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)，落實(shí)項(xiàng)目啟動(dòng)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，并確定實(shí)施計(jì)劃。
主要工作內(nèi)容：
·雙方項(xiàng)目小組成立；
·充分了解用戶的網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境，相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)，產(chǎn)品信息等；
·確立項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)；
·雙方協(xié)商并落實(shí)實(shí)施計(jì)劃；
·召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
（準(zhǔn)備階段實(shí)施工作流程圖）
步驟一：成立各自項(xiàng)目小組
·主要工作
明源公司成立以項(xiàng)目為單位的項(xiàng)目小組；按照明源公司成立項(xiàng)目小組的建議，用戶方同步成立明源系統(tǒng)項(xiàng)目小組，全面負(fù)責(zé)明源系統(tǒng)的實(shí)施推廣應(yīng)用。
·參與人員
明源方：項(xiàng)目經(jīng)理、用戶專員、技術(shù)人員、測試人員；
用戶方：項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)業(yè)務(wù)部門主管、相關(guān)業(yè)務(wù)部門骨干。
·完成標(biāo)志
項(xiàng)目小組成立，名單公布。
·注意事項(xiàng)
用戶方的項(xiàng)目協(xié)調(diào)人須在公司內(nèi)部具有較強(qiáng)的溝通、協(xié)調(diào)能力，能夠協(xié)調(diào)用戶各方面的安排。
步驟二：調(diào)查用戶的軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)情況以及用戶的組織結(jié)構(gòu)
·主要工作
通過訪談、索取用戶組織結(jié)構(gòu)等方式，了解用戶的組織結(jié)構(gòu)；給用戶分發(fā)調(diào)查問卷，通過調(diào)查問卷的方式了解用戶的軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)情況。
·參與人員
明源方：項(xiàng)目經(jīng)理；
用戶方：項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員及IT部門相關(guān)人員。
·完成標(biāo)志
用戶將調(diào)查問卷提交，項(xiàng)目實(shí)施顧問可以掌握用戶這三方面的情況。
·注意事項(xiàng)
對于不滿足軟件使用要求的環(huán)境，明源公司項(xiàng)目實(shí)施顧問協(xié)助用戶調(diào)整，目的是使ERP系統(tǒng)開始使用時(shí)，能有個(gè)良好的環(huán)境支撐；但不直接承擔(dān)該工作。
步驟三：落實(shí)項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃
·主要工作
項(xiàng)目實(shí)施顧問與用戶項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人及協(xié)調(diào)人落實(shí)項(xiàng)目整體計(jì)劃，包括階段目標(biāo)、周期、責(zé)任人。
·參與人員
明源方：項(xiàng)目經(jīng)理；
用戶方：項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)項(xiàng)目成員。
·完成標(biāo)志
項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃獲得雙方簽字通過。
·注意事項(xiàng)
項(xiàng)目計(jì)劃的制定必須結(jié)合用戶方的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，并要以項(xiàng)目能夠高效、成功完成為原則。
步驟四：召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
·主要工作
召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，對項(xiàng)目范圍、目標(biāo)及計(jì)劃等面向雙方項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全面匯報(bào)、傳達(dá)，同時(shí)借助雙方領(lǐng)導(dǎo)的參與對項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行全面動(dòng)員；
·參與人員
明源方：項(xiàng)目經(jīng)理、所在區(qū)域公司高層、用戶專員；
用戶方：項(xiàng)目小組所有成員、公司管理層。
·完成標(biāo)志
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議成功召開，項(xiàng)目范圍、目標(biāo)、團(tuán)隊(duì)組成及計(jì)劃達(dá)成共識，達(dá)到會(huì)議預(yù)期效果。
·注意事項(xiàng)
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議一定要將項(xiàng)目實(shí)施的總體計(jì)劃、處理問題的方法表達(dá)清楚，同時(shí)通過用戶方的領(lǐng)導(dǎo)層激發(fā)項(xiàng)目小組全體成員的積極性，落實(shí)責(zé)任，特別要將項(xiàng)目實(shí)施工作明確為項(xiàng)目實(shí)施小組日常工作的一部分，而不是額外工作。
準(zhǔn)備階段相關(guān)文檔：
·硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境調(diào)查表；
·軟件情況調(diào)查表；
·用戶組織結(jié)構(gòu)調(diào)查表；
·項(xiàng)目小組成員名單；
·項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃；
·項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議議程；
·項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議資料；
·項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要；
第二步：應(yīng)用模型設(shè)計(jì)
應(yīng)用模型設(shè)計(jì)階段是明源ERP實(shí)施過程中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，應(yīng)用模型設(shè)計(jì)的過程就是梳理、設(shè)計(jì)出適合企業(yè)自身管理需求并將其沉淀到新軟件系統(tǒng)中的過程。凡是涉及到新舊模式的交替都會(huì)遇到一些阻力，實(shí)施團(tuán)隊(duì)必須給予這個(gè)階段相當(dāng)?shù)闹匾?，采用適當(dāng)?shù)牟呗裕ＷC項(xiàng)目的總體目標(biāo)。
同時(shí)實(shí)施團(tuán)隊(duì)也應(yīng)該清楚地知道，盡管這個(gè)問題非常棘手，但決不能繞開。如果這個(gè)階段的工作做得不扎實(shí)會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)不明，導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果無法確認(rèn)，項(xiàng)目遲遲無法正式上線，實(shí)施進(jìn)入一個(gè)無窮盡的惡性循環(huán)。
應(yīng)用模型設(shè)計(jì)階段的主要工作就是以ERP標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，指導(dǎo)用戶進(jìn)行流程梳理，實(shí)施顧問運(yùn)用房地產(chǎn)其它項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)結(jié)合用戶實(shí)際業(yè)務(wù)把用戶原業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為ERP系統(tǒng)流程；應(yīng)用模型設(shè)計(jì)一般會(huì)有以下三種情況：第一，企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)流程完全一致，直接通過系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)；第二，需要對現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，可以借鑒其它地產(chǎn)商模型或參考實(shí)施顧問的建議后得以實(shí)現(xiàn)；第三，需要個(gè)性化定制，可以通過明源地產(chǎn)ERP的MAP平臺配置或者二次開發(fā)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。
應(yīng)用模型設(shè)計(jì)完成后還需要進(jìn)行驗(yàn)證，對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，對應(yīng)用模型的驗(yàn)證我們可以采取靜態(tài)數(shù)據(jù)驗(yàn)證也可以采取項(xiàng)目試點(diǎn)，對少于5個(gè)項(xiàng)目的公司我們推薦靜態(tài)數(shù)據(jù)驗(yàn)證，對于集團(tuán)型企業(yè)和跨地域企業(yè)我們推薦試點(diǎn)驗(yàn)證。
應(yīng)用模型設(shè)計(jì)階段的實(shí)施目標(biāo)：
實(shí)施顧問和用戶一起梳理現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程，根據(jù)實(shí)施目標(biāo)建立有助于提升用戶管理水平且適合于用戶實(shí)際情況的應(yīng)用模型，并對應(yīng)用模型加以驗(yàn)證。
主要工作內(nèi)容：
·標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)部署；
·業(yè)務(wù)調(diào)研和流程梳理；
·推薦業(yè)務(wù)流程和小范圍培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)；
·和用戶一起建立應(yīng)用模型；
·根據(jù)應(yīng)用模型定義系統(tǒng)；
·初始化規(guī)范建立；
·應(yīng)用模型驗(yàn)證；
（應(yīng)用模型設(shè)計(jì)工作流程）
應(yīng)用模型設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)評估與控制
風(fēng)險(xiǎn)1：
系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境不理想導(dǎo)致部署受阻；
控制方法：
項(xiàng)目準(zhǔn)備階段對系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)進(jìn)行提前實(shí)際測試，并給出合理建議，和對方IT中心緊密配合給出可能的問題以及解決方法，并提前做好準(zhǔn)備。
風(fēng)險(xiǎn)2：
業(yè)務(wù)流程調(diào)研用戶不配合導(dǎo)致無法繼續(xù)或者雙方溝通困難；
控制方法：
首先必須制定明確的調(diào)研計(jì)劃并和對方領(lǐng)導(dǎo)層達(dá)成一致，做到雙方都清楚要做什么，誰來做，何時(shí)做。一般情況我們采取一邊小范圍培訓(xùn)，一邊調(diào)研的方式避免雙方?jīng)]有基礎(chǔ)的溝通。或者采取先培訓(xùn)再調(diào)研的方法，需要注意的是小范圍的培訓(xùn)，一般來講只包含核心人員和業(yè)務(wù)骨干。
風(fēng)險(xiǎn)3：
用戶個(gè)性化復(fù)雜定義應(yīng)用模型困難導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度受阻；
控制方法：
首先需要強(qiáng)調(diào)軟件不能解決所有管理問題，并且必須站在全局考慮先解決核心業(yè)務(wù)流程問題，把能夠通過軟件固化并且能給企業(yè)帶來效益的需求在該階段進(jìn)行處理，對于不影響核心業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的需求計(jì)劃到輔助上線階段進(jìn)行處理。保證項(xiàng)目整體進(jìn)度是關(guān)鍵。
相關(guān)文檔
·系統(tǒng)部署問題集；
·用戶企業(yè)應(yīng)用案例；
·業(yè)務(wù)調(diào)研計(jì)劃；
·推薦應(yīng)用模型；
·用戶企業(yè)應(yīng)用模型；
·初始化規(guī)范；
·需求規(guī)范格式表格；
·模型驗(yàn)證報(bào)告；
第三步：培訓(xùn)考核
雖然我們強(qiáng)調(diào)應(yīng)用模型和初始化規(guī)范工作是系統(tǒng)運(yùn)行的根本，但是我們更重視培訓(xùn)的重要作用，因?yàn)槿耸前衍浖蜆I(yè)務(wù)結(jié)合的唯一的核心紐帶。我們必須通過培訓(xùn)讓每一個(gè)與系統(tǒng)應(yīng)用相關(guān)的人員明白他在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中的位置，他在什么時(shí)間，什么地方，如何操作，系統(tǒng)對他能夠帶來什么，他的操作會(huì)影響到什么。我們的培訓(xùn)是分崗位分時(shí)段的，我們分高層管理，中層管理，項(xiàng)目小組層，業(yè)務(wù)層和系統(tǒng)管理員進(jìn)行差異化的培訓(xùn)。培訓(xùn)同時(shí)我們也推薦通過制度和指引對系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)范性和穩(wěn)定性加以保證。需要指出的是培訓(xùn)的深層次意義在于知識轉(zhuǎn)移，我們希望用戶最終能夠完全駕馭系統(tǒng)，從知識轉(zhuǎn)移的角度我們的培訓(xùn)是貫穿項(xiàng)目始終的。
培訓(xùn)考核階段目標(biāo)：
通過培訓(xùn)讓每一個(gè)系統(tǒng)相關(guān)人員明白他在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中的位置，他在什么時(shí)間，什么環(huán)節(jié)操作系統(tǒng)，以及如何操作系統(tǒng)，系統(tǒng)對他能夠帶來什么，他的操作會(huì)影響到什么。
主要工作內(nèi)容：
·系統(tǒng)基本配置；
·權(quán)限體系建立；
·完成操作規(guī)范與指引文檔；
·協(xié)助用戶準(zhǔn)備培訓(xùn)教室和設(shè)備；
·協(xié)助用戶組織培訓(xùn)工作；
·開展培訓(xùn)工作；
·完成考核工作以及培訓(xùn)總結(jié)；
（培訓(xùn)考核工作流程）
需要指出通過培訓(xùn)可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問題，所以我們在培訓(xùn)考核階段也計(jì)劃了適應(yīng)性調(diào)整。
風(fēng)險(xiǎn)評估與控制
風(fēng)險(xiǎn)1：
對于培訓(xùn)，用戶不配合，更無培訓(xùn)效果而言，后期工作的效果則非常差。
控制方法：
·組織保障：用戶單位在系統(tǒng)實(shí)施到這一環(huán)節(jié)必須明確相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作人員的到位，并從組織上嚴(yán)格保證這些人員對系統(tǒng)培訓(xùn)的重視和參與程度；
·時(shí)間保障：參加培訓(xùn)人員必須將參加軟件的培訓(xùn)作為日常主要工作的一部分，在規(guī)定的時(shí)間里脫崗參加培訓(xùn)，而不是作為份外工作隨意遲到或缺席；
·績效驅(qū)動(dòng)：用戶單位需制定配套的考核措施，從績效角度予以驅(qū)動(dòng)，以保證培訓(xùn)的效果。
相關(guān)文檔：
·系統(tǒng)設(shè)置建議書；
·權(quán)限列表；
·用戶單位崗位操作規(guī)范與指引；
·用戶培訓(xùn)計(jì)劃；
·用戶培訓(xùn)大綱；
·用戶培訓(xùn)考核成績單；
·培訓(xùn)總結(jié)；
第四步：輔助上線
通過培訓(xùn)工作相關(guān)業(yè)務(wù)人員掌握了日常業(yè)務(wù)在系統(tǒng)里的實(shí)現(xiàn)方法，并采用實(shí)操考核的形式加以強(qiáng)化和驗(yàn)證，由此用戶可以開始正式使用系統(tǒng)，這時(shí)系統(tǒng)已經(jīng)成為日常工作的一部分。我們也可以稱該階段為系統(tǒng)切換階段。
系統(tǒng)上線是按照應(yīng)用模型的設(shè)計(jì)，將企業(yè)現(xiàn)行數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)切換到正式的系統(tǒng)之中，如果在這個(gè)階段過程中出現(xiàn)應(yīng)用模型設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)及業(yè)務(wù)不對應(yīng)，致使流程無法順利運(yùn)作，還可以根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)行情況對流程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，以保證整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
輔助上線階段實(shí)施目標(biāo)
確保數(shù)據(jù)正確、及時(shí)的錄入系統(tǒng)，執(zhí)行應(yīng)用模型，系統(tǒng)適應(yīng)性調(diào)整。
主要工作內(nèi)容
·指導(dǎo)和督促用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)；
·執(zhí)行應(yīng)用模型的流程；
·系統(tǒng)適應(yīng)性調(diào)整；
·導(dǎo)入歷史數(shù)據(jù)；
輔助上線階段工作流程
風(fēng)險(xiǎn)評估與控制
風(fēng)險(xiǎn)1：
由于數(shù)據(jù)庫等原因，歷史數(shù)據(jù)無法完整導(dǎo)入。
控制方法：
原本歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，實(shí)施顧問與用戶一定要進(jìn)行深度溝通，因?yàn)橄到y(tǒng)架構(gòu)的變化以及用戶的個(gè)性化修改，一些非核心數(shù)據(jù)可能無法完全導(dǎo)入，所以需要和用戶進(jìn)行深入溝通確保核心數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤導(dǎo)入。
第五步：系統(tǒng)驗(yàn)收
軟件實(shí)施和其它項(xiàng)目一樣也是一個(gè)有始有終的過程，我們需要特別強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)驗(yàn)收并不代表服務(wù)的結(jié)束，明源從來不會(huì)放棄對用戶的支持。應(yīng)該說系統(tǒng)驗(yàn)收是用戶和我們雙方對整個(gè)實(shí)施階段成果的認(rèn)可，驗(yàn)收既是一個(gè)時(shí)間段的結(jié)束，也是一個(gè)新的開始。借此總結(jié)前一個(gè)階段的成果，明確下一個(gè)階段的任務(wù)。房地產(chǎn)行業(yè)在快速發(fā)展，業(yè)務(wù)也在不斷的變化，我們渴望與房地產(chǎn)行業(yè)一起進(jìn)步，所以驗(yàn)收后的維護(hù)階段是我們永不間斷支持用戶的體現(xiàn)，也是我們不斷進(jìn)步的源泉。
驗(yàn)收交付是對在項(xiàng)目實(shí)施周期內(nèi)，已完成的實(shí)施成果進(jìn)行總結(jié)，并確認(rèn)用戶方和顧問方所做的項(xiàng)目實(shí)施工作，確認(rèn)已達(dá)到的項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)，通常稱為項(xiàng)目的驗(yàn)收交付。通過驗(yàn)收交付階段后，代表項(xiàng)目實(shí)施完成，并投入正式應(yīng)用，同時(shí)移交進(jìn)入系統(tǒng)售后服務(wù)。
由于地產(chǎn)ERP的復(fù)雜性，對于ERP系統(tǒng)的驗(yàn)收我們一般推薦分階段驗(yàn)收，例如：銷售部分、租賃部分、成本部分、采購招投標(biāo)部分、項(xiàng)目進(jìn)度部分等。
系統(tǒng)驗(yàn)收階段實(shí)施目標(biāo)
對系統(tǒng)應(yīng)用成果進(jìn)行確認(rèn)，對實(shí)施工作進(jìn)行總結(jié)，引入后續(xù)服務(wù)工作
主要工作內(nèi)容
·整理項(xiàng)目實(shí)施文檔；
·項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)；
·實(shí)施維護(hù)交接；
相關(guān)文檔
·所有項(xiàng)目相關(guān)文檔；
·系統(tǒng)運(yùn)行報(bào)告書；
·系統(tǒng)驗(yàn)收確認(rèn)單；
·實(shí)施總結(jié)報(bào)告；
