企業(yè)信息管理體系規(guī)劃
——————————————————————————————————————————————————
http://manage.org.cn 2004-5-19 9:03:00 作者：鄧成華 欒… 來源：本站原創(chuàng)
華安盛道管理咨詢公司 鄧成華 欒新
一、信息和信息管理的概念
1. 信息和數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)是對(duì)物體和活動(dòng)描述記錄所形成的文字或數(shù)字，數(shù)據(jù)不完全都是有用的。把數(shù)據(jù)加工處理就形成了信息。數(shù)據(jù)和信息統(tǒng)稱信息資源。信息資源和人力資源、自然資源一起被作為社會(huì)的三大資源之一，是企業(yè)最重要的資源之一。
2. 信息管理的概念
信息管理是為了達(dá)到預(yù)定目的，綜合運(yùn)用各種手段，對(duì)信息活動(dòng)中的各要素實(shí)施全面管理的一種管理思想和管理模式。
3. 信息管理的作用
信息管理所關(guān)注的是信息資源的經(jīng)濟(jì)效益，是如何使信息資源實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。信息管理是提高企業(yè)效益的捷徑之一。
提高信息資源的利用效率。
提高企業(yè)的對(duì)外反應(yīng)速度和能力。
為企業(yè)的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。
改變企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)過程，改進(jìn)企業(yè)的工作方式和工作過程。
三、信息管理體系設(shè)計(jì)的思路
1. 信息管理設(shè)計(jì)的目標(biāo)、依據(jù)和原則
1) 信息管理體系目標(biāo)
在企業(yè)總體發(fā)展目標(biāo)下，建立完善、規(guī)范的信息管理體系，對(duì)企業(yè)的信息資源進(jìn)行科學(xué)管理和利用，為企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營管理和決策提供強(qiáng)有力的信息支持。
2) 信息管理體系設(shè)計(jì)的依據(jù)
從企業(yè)總體戰(zhàn)略目標(biāo)出發(fā)，確定實(shí)現(xiàn)總體戰(zhàn)略目標(biāo)的信息需求，再分析目前企業(yè)信息管理的現(xiàn)狀問題，依據(jù)信息管理的理論和科學(xué)分析，從而設(shè)計(jì)提出的企業(yè)的信息管理體系。
3) 信息管理體系設(shè)計(jì)的原則
信息管理體系的設(shè)計(jì)遵照可操作性、經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性、適用性原則進(jìn)行。
2. 信息管理體系構(gòu)架
信息管理體系結(jié)構(gòu)圖
1) 信息管理體制
• 信息需求結(jié)構(gòu)：通過對(duì)企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的分析，確定企業(yè)所需求信息的結(jié)構(gòu)。
• 信息管理職能結(jié)構(gòu)：通過對(duì)信息管理職能、使用權(quán)限的分析，確定為完成信息管理職能所需要的組織結(jié)構(gòu)。
• 信息管理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)：實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息管理的技術(shù)建設(shè)。
2) 信息系統(tǒng)：
• 決策支持信息系統(tǒng)：建立決策支持信息系統(tǒng)的工作流程與組織結(jié)構(gòu)。
• 管理信息系統(tǒng)：建立市場信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)和制造信息系統(tǒng)。
3) 信息管理體制與信息系統(tǒng)的關(guān)系
• 信息管理體制是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)；
• 信息系統(tǒng)是信息管理體制的延伸和發(fā)展；
四、信息需求結(jié)構(gòu)
1) 企業(yè)管理結(jié)構(gòu)層次
按照工作類型企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)可以分為三個(gè)層次：高層管理者、中層管理層和操作層，三個(gè)層次有不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)與信息需求，層次模型如下：
不同層次的工作內(nèi)容不同，需要不同的信息作支持，二者關(guān)系如下：
決策層
業(yè)務(wù)活動(dòng)：企業(yè)戰(zhàn)略的制定，重大投資決策，其它重大事項(xiàng)的評(píng)估、選擇、決策和監(jiān)督執(zhí)行
信息需求：國家政策、行業(yè)信息、產(chǎn)品信息、市場狀況、決策執(zhí)行信息
信息來源：更多地依賴外部信息
需求重點(diǎn)：外部信息資源建設(shè)，內(nèi)部信息資源的充分利用
管理層
業(yè)務(wù)活動(dòng)：計(jì)劃、管理控制、關(guān)鍵問題分析活動(dòng)
信息需求；計(jì)劃信息、業(yè)務(wù)活動(dòng)信息等
信息來源：外部信息和內(nèi)部信息
需求重點(diǎn)：管理信息的分析，信息共享和信息溝通
操作層
業(yè)務(wù)活動(dòng)：主要是訂單處理，更多地與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)打交道
信息需求：訂單、會(huì)計(jì)記錄、生產(chǎn)記錄等
信息來源：以內(nèi)部信息為主
需求重點(diǎn)：信息處理過程的規(guī)范化、內(nèi)部信息的及時(shí)溝通和業(yè)務(wù)信息的分析
2) 信息需求結(jié)構(gòu)
按照信息的性質(zhì)可以分為市場信息、財(cái)務(wù)信息、生產(chǎn)信息、人力資源信息等多種信息，用于不同方面的企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)。企業(yè)信息需求結(jié)構(gòu)如下表：
企業(yè)信息需求結(jié)構(gòu)
宏觀信息 包括國內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)、文化、法律等各方面的信息國際信息包括：國際投資環(huán)境、國際市場的需求信息。
3) 信息來源
外部信息：外部信息的收集方式主要有情報(bào)收集、調(diào)研和咨詢。
• 情報(bào)收集：通過所有可以利用的渠道和途徑收集與公司有關(guān)的情報(bào)。
• 調(diào)研：通過調(diào)研活動(dòng)獲得某一個(gè)專題的有關(guān)信息。
• 咨詢：請(qǐng)外部中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行咨詢。
內(nèi)部信息：來自于企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)活動(dòng)，在活動(dòng)中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)記錄、文件，通過內(nèi)部記錄活動(dòng)收集。
五、信息管理組織結(jié)構(gòu)
企業(yè)信息管理職能需要一個(gè)健全、有力的組織結(jié)構(gòu)來保障完成。企業(yè)的每一個(gè)部門都要承擔(dān)一定的信息管理職能。
1. 設(shè)計(jì)依據(jù)
1) 信息管理職能確定程序
2) 信息使用權(quán)限
信息的使用權(quán)限規(guī)定信息權(quán)限，包括信息的獲得權(quán)、數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)、數(shù)據(jù)信息的處理權(quán)，以及使用條件和使用方式。
規(guī)定信息使用權(quán)限的目的是為了防止商業(yè)秘密的非法擴(kuò)散，給公司造成損失。使用權(quán)限確定的原則是信息的充分利用和有效控制。使用權(quán)限確定的依據(jù)是工作需要和決策需要。
• 工作需要是根據(jù)工作性質(zhì)和職能范圍，通過工作分析確定各個(gè)崗位為有效開展工作而需要的信息，確定其使用權(quán)限，作為該崗位從業(yè)人員獲取相關(guān)信息作為的依據(jù)。
• 決策需要是指參與決策活動(dòng)需要使用決策支持信息，根據(jù)決策需要授予相應(yīng)的決策信息使用權(quán)。
3) 信息處理流程分析：
信息處理流程如下圖所示：
信息管理流程主要職責(zé)的確定方法：
4) 信息流分析
通過信息流分析明確各部門在信息管理方面的職責(zé)，具體到需要傳遞的信息，使信息管理工作職責(zé)更加明確，更具可操作性。
信息流可以從縱向和橫向兩個(gè)方向進(jìn)行分析。
縱向包括與上級(jí)部門之間的信息交流和與下級(jí)部門之間的信息交流。
下級(jí)部門向上級(jí)主管部門和企業(yè)計(jì)劃部匯報(bào)工作計(jì)劃；
下級(jí)部門向上級(jí)主管或主管部門傳遞業(yè)務(wù)活動(dòng)信息和提交工作報(bào)告；
上級(jí)部門向下級(jí)部門傳達(dá)工作計(jì)劃；
上級(jí)部門向下級(jí)部門傳達(dá)決策信息；
橫向是指與同級(jí)部門之間的信息交流。橫向信息流主要有以下內(nèi)容：
業(yè)務(wù)信息的橫向傳遞給相關(guān)業(yè)務(wù)部門；
財(cái)務(wù)信息在四大中心及職能部門與財(cái)務(wù)部之間傳遞；
2. 信息管理的組織結(jié)構(gòu)
信息管理的組織結(jié)構(gòu)如下圖：
企劃部及其下屬的信息中心是企業(yè)的信息綜合管理部門。
調(diào)研小組是臨時(shí)性的機(jī)構(gòu)，是從事專項(xiàng)調(diào)研活動(dòng)的組織。
營銷中心是市場信息的綜合管理部門。
生產(chǎn)中心是生產(chǎn)信息的綜合管理部門。
供應(yīng)中心是供應(yīng)信息的綜合管理部門。
技術(shù)質(zhì)檢中心是技術(shù)信息、產(chǎn)品信息和質(zhì)量檢驗(yàn)信息的綜合管理部門。
四大中心通過供應(yīng)鏈連接起來，訂單信息在四者之間傳遞。
人力資源部是人力資源信息的綜合管理部門。
財(cái)務(wù)部是財(cái)務(wù)信息的綜合管理部門。
法律審計(jì)部負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)信息的審查和法律信息的綜合管理。
辦公室是企業(yè)行政信息的綜合管理部門。
1) 企劃部
企劃部信息管理的職能有：企業(yè)的信息規(guī)劃，信息的集中管理，信息分析，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供信息支持。
企業(yè)的綜合信息管理：企業(yè)信息規(guī)劃，信息政策的制定。
信息的集中管理：對(duì)分布在企業(yè)各部門的信息統(tǒng)籌規(guī)劃，集中管理，統(tǒng)一分配。
信息的綜合分析：對(duì)外部信息進(jìn)行研究與分析，
決策支持：參與決策重大決策活動(dòng)，為決策委員會(huì)制定戰(zhàn)略提供建議，為投資項(xiàng)目的決策進(jìn)行可行性分析和并提出建議。
向決策委員會(huì)提供企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的意見和方案。
參與投資決策：搜集外部信息，尋找投資機(jī)會(huì)，并對(duì)投資項(xiàng)目進(jìn)行前期調(diào)研、可行性分析。
2) 信息中心
企劃部下屬信息中心，信息中心的工作接受企劃部領(lǐng)導(dǎo)，向企劃部負(fù)責(zé)。
信息中心是企業(yè)信息管理工作的綜合管理部門，是信息資源統(tǒng)一管理與配置的中心，負(fù)責(zé)保障信息渠道暢通，為組織內(nèi)外各層次的需要提供服務(wù)。
① 信息中心的主要職能
制訂企業(yè)信息規(guī)劃。
負(fù)責(zé)企業(yè)信息管理制度的制訂、執(zhí)行與監(jiān)督。
負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息標(biāo)準(zhǔn)的制訂、調(diào)試、實(shí)施和監(jiān)督。
負(fù)責(zé)國內(nèi)外產(chǎn)業(yè)政策、經(jīng)濟(jì)形勢、行業(yè)等外部信息的收集、分析與處理；
對(duì)各部門提出的信息要求進(jìn)行合理性、可行性進(jìn)行審查并提出意見；
對(duì)分散于各部門的信息資源進(jìn)行集中管理。
對(duì)公司各部門的信息工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、指導(dǎo)與監(jiān)督。
為職能部門的信息管理工作提供設(shè)備、技術(shù)和培訓(xùn)等方面的服務(wù)支持。
參與企業(yè)各種類型信息系統(tǒng)的建設(shè)，包括需求分析、設(shè)計(jì)、選擇供應(yīng)商、系統(tǒng)建設(shè)、調(diào)試、投入使用到系統(tǒng)維護(hù)等信息系統(tǒng)建設(shè)的全部過程。
負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)，使各部門實(shí)現(xiàn)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上就能進(jìn)行信息傳遞。
負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)、管理和維護(hù)。
負(fù)責(zé)企業(yè)信息的網(wǎng)上發(fā)布。
負(fù)責(zé)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。
組織企業(yè)各部門的信息培訓(xùn)；
負(fù)責(zé)企業(yè)信息的保密工作，對(duì)企業(yè)內(nèi)部信息進(jìn)行分級(jí)管理
② 崗位設(shè)置
• 信息中心主任
全面負(fù)責(zé)企業(yè)的信息資源管理，向企劃部部長負(fù)責(zé)。
主要職責(zé)如下：
組織制訂企業(yè)的信息技術(shù)、信息資源和信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃；
組織制定企業(yè)的信息管理制度；
組織企業(yè)內(nèi)部信息標(biāo)準(zhǔn)的制定和調(diào)試。
組織和指導(dǎo)信息部門內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)；
組織制訂部門工作計(jì)劃；
組織制訂部門考核方案并監(jiān)督實(shí)施；
協(xié)調(diào)企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人處理有關(guān)信息需求、技術(shù)進(jìn)步等方面的問題；
為各部門提供信息管理服務(wù)和問題解答；
與社會(huì)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)溝通，以便最大限度地利用社會(huì)信息資源。
任職資格：
具有較強(qiáng)的管理能力，至少3年的工作經(jīng)驗(yàn)，曾主持過項(xiàng)目經(jīng)理或擔(dān)任過部門領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)。
具有很強(qiáng)的人際溝通能力和協(xié)調(diào)能力。
良好的人員管理能力。
具有深厚的專業(yè)技術(shù)技能和知識(shí)，了解網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)發(fā)展趨勢，要求具有信息管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)背景。
具有主動(dòng)性、創(chuàng)造性和靈活性的素質(zhì)。
具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神和良好的心態(tài)。
• 資深網(wǎng)絡(luò)管理
主要職責(zé)；企業(yè)內(nèi)部整體網(wǎng)絡(luò)的策劃、設(shè)計(jì)及實(shí)施，統(tǒng)籌管理，網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化；
任職資格：4年以上的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)，通過相關(guān)資格認(rèn)證，熟悉網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)。
• 數(shù)據(jù)庫管理
主要職責(zé)：數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃和設(shè)計(jì)、軟硬件的選擇、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)、根據(jù)信息中心主管的命令發(fā)布使用權(quán)限。
任職資格：熟悉數(shù)據(jù)庫原理，精通數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，具有相應(yīng)的資格和2－3年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。
• 網(wǎng)頁制作
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)企業(yè)對(duì)外網(wǎng)絡(luò)的設(shè)計(jì)。
任職資格：熟練使用網(wǎng)頁制作程序和軟件進(jìn)行網(wǎng)頁制作，具有相應(yīng)資格和2－3年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。
• 設(shè)備管理
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)、計(jì)算機(jī)的采購和維護(hù)。
任職資格：熟悉各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理與維護(hù)，具有相應(yīng)資格和2－3年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，本科以上。
• 信息采編
主要職責(zé)：負(fù)責(zé)與企業(yè)有關(guān)的國家政策、宏觀經(jīng)濟(jì)形勢等信息的采集；負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部信息的收集與發(fā)布。
任職資格：熟悉網(wǎng)絡(luò)信息資源，熟練操作網(wǎng)絡(luò)與電腦，?？埔陨稀?div style="height:15px;">
職能部門既是各種信息的生產(chǎn)者，也是內(nèi)部信息的使用者。因此既有信息的使用權(quán)，又負(fù)有提供相關(guān)信息的責(zé)任。
④ 完成與所管理業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、信息分析、信息傳遞和信息反饋等信息處理工作；
① 營銷中心是市場信息的樞紐，負(fù)責(zé)各種市場信息的統(tǒng)一處理、管理和分配。營銷中心主要負(fù)責(zé)各種市場信息的收集、處理與分析。
② 分公司主要負(fù)責(zé)訂單、客戶信息的收集與處理，國外分公司還要負(fù)責(zé)所在國家和地區(qū)全方位的信息收集工作，包括產(chǎn)業(yè)政策、財(cái)稅政策、行業(yè)狀況、經(jīng)濟(jì)形勢等多方面的住信息。
⑥ 技術(shù)質(zhì)檢中心主要負(fù)責(zé)新產(chǎn)品信息、新技術(shù)信息的收集與處理分析，提供供應(yīng)中心和生產(chǎn)中心產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)信息。
⑦ 調(diào)研小組。調(diào)研小組是非常設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)專項(xiàng)調(diào)研活動(dòng)，為特殊決策活動(dòng)提供信息支持，一般由企劃部根據(jù)需要組織各部門人員參與組成、協(xié)調(diào)其工作。
信息采集者：負(fù)責(zé)采集原始的數(shù)據(jù)，按照操作程序、業(yè)務(wù)規(guī)定采集數(shù)據(jù)并記錄成數(shù)據(jù)文件。一般由一線工作人員（如分公司的員工、生產(chǎn)部門的工人）來擔(dān)任。
信息分析人員：按照業(yè)務(wù)規(guī)定對(duì)信息進(jìn)行分析，并寫作分析報(bào)告。一般由各部門的部長或主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。
數(shù)據(jù)庫維護(hù)人員：負(fù)責(zé)本部門數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理。由專業(yè)的技術(shù)人員擔(dān)任。
3. 信息溝通渠道
企業(yè)的內(nèi)部溝通應(yīng)建立立體的溝通體系，既有規(guī)范、正式的溝通渠道，作為企業(yè)內(nèi)部的信息交流創(chuàng)造有效的溝通方式，同時(shí)以非正式溝通渠道為補(bǔ)充，使信息溝通效率更高。信息溝通體系建設(shè)的重點(diǎn)是例會(huì)制度和報(bào)告制度。企業(yè)的溝通體系如下：
下級(jí)部門要向給上級(jí)部門和高層管理者提供業(yè)務(wù)和管理方面的報(bào)告，反映企業(yè)經(jīng)營管理中的各種情況，主要適用于縱向溝通，有定期和不定期兩種。按照?qǐng)?bào)告的范圍可以分為三種：
會(huì)議制度可以根據(jù)企業(yè)日常經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的需要定期、不定期舉行，定期會(huì)議主要討論日常事務(wù)，不定期會(huì)議主要討論突發(fā)事件或者是臨時(shí)性的重大決策事務(wù)。按照會(huì)議內(nèi)容可分為市場會(huì)議、財(cái)務(wù)會(huì)議、計(jì)劃會(huì)議、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議等。
