我們經(jīng)常會(huì)在Excel表格中進(jìn)行數(shù)據(jù)的核對(duì)修改，如果要在第一時(shí)間知道哪些數(shù)據(jù)被修改過(guò)，通過(guò)對(duì)修改過(guò)的數(shù)據(jù)做出標(biāo)記是快速識(shí)別這類數(shù)據(jù)的好方法。利用Excel的有關(guān)組件，我們就可以實(shí)現(xiàn)被修改數(shù)據(jù)的標(biāo)記功能。下面，我們以在Excel 2019中操作為例來(lái)說(shuō)明。
1. 用好突出顯示修訂 修改數(shù)據(jù)輕松標(biāo)記
對(duì)于數(shù)據(jù)修改，Excel自帶突出顯示修訂功能。不過(guò)Excel 2019默認(rèn)沒(méi)有顯示修訂菜單，需要點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)→自定義功能區(qū)→不在功能區(qū)中的命令”，在右側(cè)定位到“審閱”，點(diǎn)擊“新建組”，接著定位到“新建組”，然后將左側(cè)的“追蹤更改（舊版）”菜單添加到該組中（圖1）。
返回Excel窗口，點(diǎn)擊“審閱→追蹤更改（舊版）→突出顯示修訂”，勾選“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”，時(shí)間選擇全部，位置選擇B2:B7的數(shù)據(jù)（圖2）。
這樣，當(dāng)我們?cè)谠脊ぷ鞑局袑?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，在修改的單元格中就會(huì)添加三角形標(biāo)記，鼠標(biāo)移到修改位置可以看到修改者和原始數(shù)據(jù)（圖3）。
小提示：如果使用Word 2019，默認(rèn)就有修訂菜單，若是覺(jué)得上述添加菜單操作麻煩，也可以直接將原始工作表粘貼到Word中，接著點(diǎn)擊“審閱→修訂”，這樣在Word中修改的數(shù)據(jù)會(huì)在修改行前添加紅色修訂標(biāo)記，點(diǎn)擊可以看到修訂前后的數(shù)據(jù)對(duì)比（圖4）。
2. 設(shè)置條件格式 修改更醒目
突出顯示修訂需要設(shè)置工作簿為共享模式，并且對(duì)每個(gè)修改區(qū)域手動(dòng)選擇才能顯示修訂。借助條件格式設(shè)置則可以解決突出顯示修訂的不足，不僅可以使用醒目的顏色標(biāo)注修改數(shù)據(jù)（不是像突出顯示修訂那樣使用三角形標(biāo)記），而且可以使用單獨(dú)列顯示原始數(shù)據(jù)（無(wú)需手動(dòng)選擇），當(dāng)然也無(wú)需設(shè)置工作簿為共享模式。
在原工作簿中新建工作表，然后將數(shù)據(jù)都復(fù)制一份到新表中，點(diǎn)擊“開(kāi)始→條件格式→新建規(guī)則”（注意：如果原來(lái)的表格數(shù)據(jù)設(shè)置了“突出顯示修訂”，那么需要取消這個(gè)設(shè)置才能設(shè)置條件格式，否則條件格式菜單不可用）。在打開(kāi)的窗口中選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在公式欄輸入“=B2<>Sheet2!B2”（即兩個(gè)表格的B2值不相同），點(diǎn)擊“格式”，設(shè)置符合條件時(shí)單元格背景顏色填充為紅色顯示（圖5）。
點(diǎn)擊“條件格式→編輯規(guī)則”，選中上述新建的規(guī)則，在“應(yīng)用于”選擇B2:B7數(shù)據(jù)區(qū)域。如果有多個(gè)區(qū)塊數(shù)據(jù)，按住Ctrl鍵進(jìn)行多選即可。這樣上述區(qū)域的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，就會(huì)應(yīng)用設(shè)置的條件格式（圖6）。
為了便于比對(duì)修改前后的數(shù)據(jù)，可以在C1中輸入“修改提示”，在C2中輸入公式“=IF(B2<>Sheet2!B2,"數(shù)據(jù)已改，原始數(shù)據(jù)是"&Sheet2!B2,"")”，表示當(dāng)表1的B2數(shù)據(jù)修改后，在C2顯示“數(shù)據(jù)已改，原始數(shù)據(jù)是表2復(fù)制的數(shù)據(jù)”，將公式下拉填充。接著右擊Sheet2選擇“隱藏”，這樣當(dāng)我們?cè)谠脊ぷ鞅硇薷臄?shù)據(jù)后，由于修改后的數(shù)據(jù)和Sheet2的不同，修改的數(shù)據(jù)單元格就會(huì)自動(dòng)填充為紅色，同時(shí)在C列則會(huì)提示數(shù)據(jù)已經(jīng)修改，并會(huì)自動(dòng)顯示原始數(shù)據(jù)值（圖7）。
3. 簡(jiǎn)單高效 使用VBA設(shè)置修改為數(shù)據(jù)上色
如果需要標(biāo)注的文檔很多，或者工作簿包含多個(gè)工作表，那么每個(gè)表都要重復(fù)設(shè)置上述條件，操作效率不高。這時(shí)，我們還可以借助VBA代碼實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)變動(dòng)全局自動(dòng)上色。
選中上述原始工作表，右擊選擇“查看代碼”，在打開(kāi)的窗口中輸入下列代碼（圖8）：
Dim x
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Target.Value <> x Then Target.Interior.Color = vbRed
End Sub
代碼解釋：這里先使用DIM語(yǔ)句設(shè)定一個(gè)變量，然后使用代碼對(duì)變量進(jìn)行校驗(yàn)，當(dāng)活動(dòng)單元格輸入新值時(shí)就自動(dòng)填充為紅色（代碼vbRed，可以自行更改為其他顏色）。
返回Excel窗口，只要我們對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了更改，那么更改數(shù)據(jù)（當(dāng)然也包括文字等任何修改）的單元格就會(huì)變?yōu)榧t色，默認(rèn)是對(duì)整張工作表生效，也可以設(shè)置代碼對(duì)整個(gè)工作簿生效，這樣工作簿中任何數(shù)據(jù)的變動(dòng)都會(huì)自動(dòng)標(biāo)紅（圖9）。
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